對(duì)人事檔案信息化管理的探析

王華

[摘 要] 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，在各個(gè)行業(yè)中的應(yīng)用也越來越廣泛。在當(dāng)前人事檔案管理工作中，信息技術(shù)的應(yīng)用有效地提高了人事檔案管理的水平，不僅人事檔案管理效率得以大幅度提升，而且為人事檔案的利用奠定了良好的基礎(chǔ)。文中分析了人事檔案信息化管理的必要性，同時(shí)對(duì)人事檔案信息化管理的途徑進(jìn)行了具體的闡述。

[關(guān)鍵詞] 人事檔案；信息化管理；途徑

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 21. 093

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2016）21- 0180- 02

人事檔案信息化管理有利于人事檔案利用率的提升，有利于人事檔案管理效率的提高，人事檔案信息化管理是必然趨勢(shì)。信息化發(fā)展已成為當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)從檔案管理的改革工作中我們也不難看出，信息化發(fā)展作為檔案管理改革的總方向。在當(dāng)前人事檔案管理工作中，充分的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更好的運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，通過對(duì)人事檔案各類信息進(jìn)行編輯、管理、存儲(chǔ)和檢索，提供更準(zhǔn)確及方便的人事檔案信息利用，加快推動(dòng)檔案信息資源共享的步伐?，F(xiàn)就人事檔案信息化管理的途徑分析了幾點(diǎn)。

1 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，建立一支高素質(zhì)人事檔案管理隊(duì)伍

要全面實(shí)行人事檔案信息化管理。就必須要有一批高素質(zhì)檔案管理人員作保證。因此，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高管理水平有工作能力，認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和人事檔案管理知識(shí)，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，努力使自己成為既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，又懂得機(jī)管理技術(shù)的具有雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才，熟悉本單位基本情況、干部人員概況，以利于人事檔案工作的順利開展；檔案人員要加強(qiáng)自身素質(zhì)的培養(yǎng)，要努力學(xué)理論、學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)技術(shù)，以適應(yīng)單位建設(shè)和發(fā)展的需要。 2 加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，為信息化建設(shè)打下基礎(chǔ)

近幾年來，很多企事業(yè)單位開始走上信息化人事檔案的建設(shè)進(jìn)程中，為實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)，首先就是要加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。一方面，要強(qiáng)化檔案庫房的檔案保存環(huán)境，為電子檔案的保存與信息化的設(shè)備提供環(huán)境基礎(chǔ)。針對(duì)新建的檔案庫房制定新的標(biāo)準(zhǔn)，加大其信息化的設(shè)備建設(shè)，針對(duì)已有的建房應(yīng)著重其改造。對(duì)紙質(zhì)檔案的庫房管理應(yīng)保證溫度和濕度以及防塵因素，為人事檔案的保存提供良好的環(huán)境。對(duì)于信息化的檔案，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息化設(shè)備運(yùn)營要求的環(huán)境建設(shè)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)中心機(jī)房、服務(wù)器、電子檔案庫房等基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善。包括一些基本的防靜電設(shè)施、防磁等基本設(shè)施，更要完善防信息泄露以及保密技術(shù)等。而對(duì)已建成的庫房和已有的紙質(zhì)檔案，一定要分區(qū)進(jìn)行保存，做好功能型結(jié)構(gòu)的改造，并逐步完善相應(yīng)設(shè)施。其次，對(duì)于檔案信息化建設(shè)來說，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是非常關(guān)鍵的條件，很多企事業(yè)單位在這一方面做得還不夠好，網(wǎng)絡(luò)布線凌亂、設(shè)備共享度低、安全隱患多等現(xiàn)象非常普遍。所以，我們必須采取一定的科學(xué)措施進(jìn)行改善。

3 制定網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)的規(guī)則制度

網(wǎng)絡(luò)檔案具有開放性特征，人事檔案在很長的時(shí)間內(nèi)需要具有保密性，這就要求制定有關(guān)的法律法規(guī)和指標(biāo)，不斷規(guī)范人們的行為。因此，需要盡快地頒布檔案信息數(shù)據(jù)輸入的相關(guān)法規(guī)，規(guī)定軟件的使用標(biāo)準(zhǔn)、信息數(shù)據(jù)的編排規(guī)則和流程等基礎(chǔ)性工作。

4 要強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)

干部人事檔案管理要緊緊圍繞干部人事制度改革需要，提升服務(wù)意識(shí)，變“死檔案”為“活檔案”，從線下整理到線上管理，促進(jìn)人事檔案管理信息化進(jìn)程。依托干部人事檔案信息平臺(tái)，對(duì)重要信息全面錄入，組織日常維護(hù)，提高檔案的管理與利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案全面、動(dòng)態(tài)化長效管理。五是注重對(duì)系統(tǒng)管理與維護(hù)，提升使用價(jià)值

在日常管理維護(hù)中，本著方便、快捷、有效、實(shí)用的原則，充分發(fā)揮信息系統(tǒng)自動(dòng)生成干部任免、調(diào)動(dòng)審批表、干部名冊(cè)等功能，及時(shí)將干部的基本情況、人事變動(dòng)、工作調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況、年度考核和到齡退休等而引起的數(shù)據(jù)更新在軟件中進(jìn)行改動(dòng)，確保信息庫的“鮮活度”，實(shí)現(xiàn)干部信息日常管理的動(dòng)態(tài)化和科學(xué)化，達(dá)到干部信息數(shù)據(jù)新、資料全的工作標(biāo)準(zhǔn)。為縣委了解干部隊(duì)伍現(xiàn)狀、干部政策決策、干部隊(duì)伍發(fā)展規(guī)劃和日常管理提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，提高工作的質(zhì)量和效率。

5 增強(qiáng)檔案信息化管理的安全意識(shí)

在對(duì)各種信息資料的密級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，正確運(yùn)用好計(jì)算機(jī)的加密功能，如何防止計(jì)算機(jī)的安全問題是一個(gè)老生常談的話題，這就需要對(duì)通用的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)依據(jù)不同的使用權(quán)限進(jìn)行分門別類的加密，正確的處理好檔案信息的保密與合理利用二者相輔相成的關(guān)系。要摒棄以往懶惰、不思進(jìn)取的老觀念，也要規(guī)避設(shè)限太多、思想隨便的狀況。二要優(yōu)化檔案審核流程。干部人事檔案審核是順利進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)。要從源頭抓起，及時(shí)組織好檔案收集工作，加強(qiáng)與有關(guān)部門的聯(lián)系，疏通材料來源渠道，發(fā)揮檔案管理者的主觀能動(dòng)性，以積極主動(dòng)和高度負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，形成檔案材料收集的長效管理。要嚴(yán)把入檔關(guān)，對(duì)入檔材料鑒別真?zhèn)?、查漏補(bǔ)缺，強(qiáng)力保障干部人事檔案的真實(shí)性、權(quán)威性。人事檔案是經(jīng)組織審查或認(rèn)可的集中保存的“原始記錄”。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)處理，手續(xù)不全的材料退回補(bǔ)充信息，虛假信息堅(jiān)決禁止入檔，保障人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性。

6 實(shí)現(xiàn)信息資源共享

人事檔案管理的覆蓋面較廣，人事檔案的來源趨于復(fù)雜。人事檔案的應(yīng)用范圍廣泛，像畢業(yè)生的就業(yè)、公務(wù)員的考核等都與人事檔案息息相關(guān)。采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案，可以將不屬于個(gè)人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_放的交流模式。

主要參考文獻(xiàn)

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