建立“運(yùn)單結(jié)算審核查詢系統(tǒng)”方案探討

佘中勝

摘要：主要依據(jù)公司運(yùn)費(fèi)結(jié)算、審核、查詢現(xiàn)狀，從中發(fā)現(xiàn)一些存在的不足，探討如何建立一套科學(xué)、高效的運(yùn)單結(jié)算審核和查詢系統(tǒng)，以滿足公司對(duì)運(yùn)費(fèi)的嚴(yán)格管理和控制要求，幫助企業(yè)不斷提升經(jīng)營管理水平。

關(guān)鍵詞：運(yùn)單結(jié)算；審核；查詢；預(yù)算控制

中圖分類號(hào)：F23

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

doi：10.19311/j.cnki.1672.3198.2016.28.057

1 當(dāng)前運(yùn)費(fèi)控制、核算現(xiàn)狀及存在的不足

公司一直以來，運(yùn)費(fèi)的結(jié)算與控制過程，首先是車輛使用部門（站隊(duì)）通過手工填寫紙質(zhì)路單，路單的內(nèi)容為車牌名、司機(jī)姓名、辦什么事、車輛起止點(diǎn)、車輛值班時(shí)間等信息。然后，由運(yùn)輸單位匯總收取路單，按各車輛使用部門（站隊(duì)）制作一個(gè)電子表，計(jì)算出各部門（站隊(duì)）當(dāng)月路費(fèi)。運(yùn)輸單位月末送交公司調(diào)度室蓋章審核，調(diào)度室審核后再將紙質(zhì)路單送交財(cái)務(wù)部門成本崗。成本崗將每一張路單分別檢查其單價(jià)、運(yùn)行里程及計(jì)算出來的金額。然后再匯總計(jì)算每個(gè)車輛使用單位的運(yùn)費(fèi)，核實(shí)金額。

存在的不足：運(yùn)單被使用單位錯(cuò)簽時(shí)較難發(fā)現(xiàn)，運(yùn)單流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)多，審批周期長；計(jì)算、審核涵蓋車輛、時(shí)間、單價(jià)等信息，較為費(fèi)時(shí)費(fèi)力；不能做到分類統(tǒng)計(jì)，不方便輛車使用對(duì)運(yùn)費(fèi)的信息查詢；不利于成本預(yù)算控制。

2 建立運(yùn)單結(jié)算審核查詢系統(tǒng)目的和作用

實(shí)現(xiàn)運(yùn)單輸入、防錯(cuò)糾錯(cuò)、自動(dòng)計(jì)算、網(wǎng)上申報(bào)、審批全過程管理，業(yè)務(wù)部門實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)查詢、控制，提高工作效率和成本預(yù)算控制水平，也有利于公司內(nèi)部審計(jì)和效能監(jiān)察，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，改正錯(cuò)誤。同時(shí)可以提高工作效率，節(jié)約人工成本。

3 方案制訂

（一）設(shè)立運(yùn)費(fèi)路單錄入、審核模塊；（二）設(shè)定各車輛使用部門、單位對(duì)路單的審核功能；（三）設(shè)立查詢統(tǒng)計(jì)模塊、數(shù)據(jù)導(dǎo)出模塊、打印模塊；（四）設(shè)立運(yùn)費(fèi)預(yù)算分解、控制模塊；（五）充分利用現(xiàn)有“油氣儲(chǔ)運(yùn)公司工單審核系統(tǒng)”功能，將“運(yùn)單結(jié)算審核查詢系統(tǒng)”并入該系統(tǒng)中，自成相對(duì)獨(dú)立模塊。

4 系統(tǒng)模塊設(shè)定應(yīng)達(dá)到的功能

4.1 運(yùn)費(fèi)路單錄入、審核模塊應(yīng)具有的功能

各車輛運(yùn)費(fèi)承包單位、科室以專有用戶名錄入運(yùn)單。錄入項(xiàng)目為兩種：

（1）按使用時(shí)間錄入。系統(tǒng)維護(hù)進(jìn)各種車型的小時(shí)單價(jià)進(jìn)數(shù)據(jù)庫，錄入時(shí)在系統(tǒng)中下拉窗口中選擇車型、車牌號(hào)（系統(tǒng)建立啟用前維護(hù)進(jìn)數(shù)據(jù)庫）。如為新增車輛，手工錄入車牌號(hào)，司機(jī)姓名。運(yùn)單金額欄自動(dòng)根據(jù)所選車型單價(jià)與使用時(shí)間，計(jì)算出運(yùn)費(fèi)，金額=運(yùn)輸時(shí)間×單價(jià)。單價(jià)一經(jīng)維護(hù)進(jìn)去，錄入運(yùn)單用戶無權(quán)修改，修改權(quán)限由財(cái)務(wù)部門成本崗控制。

（2）按使用距離錄入。用戶錄入使用起止點(diǎn)（錄入后，可自動(dòng)保存，下次錄入可選擇），“運(yùn)輸公里”可自動(dòng)生成，也可以手工修改公里數(shù)。單價(jià)為系統(tǒng)生成，金額=運(yùn)輸公里×單價(jià)。錄入運(yùn)單用戶無權(quán)修改，修改權(quán)限由財(cái)務(wù)部門成本崗控制。

（3）按使用時(shí)間和運(yùn)輸距離混合錄入。按（1）、（2）兩種情況錄入，形成合計(jì)金額。保存時(shí)自動(dòng)生成運(yùn)費(fèi)單編號(hào)。

（4）單據(jù)錄入后應(yīng)具備的功能：①錄入如有差錯(cuò)，未審核前可以查找、修改，但單價(jià)欄不可修改。②保存單據(jù)，之后提交審核。③打印單據(jù)。

運(yùn)費(fèi)結(jié)算單界面如圖1。

4.2 各車輛使用部門、單位對(duì)路單的審核功能

各車輛使用部門、單位先到本部門領(lǐng)導(dǎo)審核，然后調(diào)度室調(diào)度崗審核，最后核算室成本崗審核。

4.3 查詢統(tǒng)計(jì)模塊功能

（1）各站隊(duì)、部門只能統(tǒng)計(jì)查詢本部門發(fā)生的運(yùn)費(fèi)。運(yùn)費(fèi)查詢可以查詢累計(jì)發(fā)生明細(xì)金額，也可以分車牌號(hào)統(tǒng)計(jì)查詢明細(xì)帳。明細(xì)帳如圖2。

（2）調(diào)度室車輛調(diào)度崗、核算室成本崗可查詢統(tǒng)計(jì)全公司及各站隊(duì)、部門運(yùn)費(fèi)，也可查詢統(tǒng)計(jì)運(yùn)輸單位（凱通公司、金運(yùn)公司等）按月或累計(jì)發(fā)生的運(yùn)費(fèi)；還可以按車牌號(hào)查詢?cè)撥囕v當(dāng)月運(yùn)費(fèi)和本年累計(jì)發(fā)生的運(yùn)費(fèi)明細(xì)。查詢到最明細(xì)級(jí)為路單，如圖3。

（3）查詢統(tǒng)計(jì)出來后，數(shù)據(jù)有導(dǎo)出功能，導(dǎo)出表格為EXCEL表單形式。單位查詢?nèi)鐖D2。

（4）財(cái)務(wù)部門成本核算崗，有按月查詢各單位車輛

運(yùn)費(fèi)明細(xì)和累計(jì)發(fā)生額、公司運(yùn)費(fèi)匯總賬的所有權(quán)限，包括按車牌號(hào)查詢當(dāng)月和累計(jì)發(fā)生情況。

4.4 運(yùn)費(fèi)預(yù)算分解、控制模塊功能

“運(yùn)單結(jié)算審核查詢系統(tǒng)”的預(yù)算模塊應(yīng)具有運(yùn)費(fèi)預(yù)算金額維護(hù)和預(yù)算警戒提示、控制功能。

4.4.1 運(yùn)費(fèi)預(yù)算分解

年初，按照油田公司下達(dá)的運(yùn)費(fèi)總預(yù)算，由公司預(yù)算委員會(huì)分解到各基層單位和科室。財(cái)務(wù)科預(yù)算崗負(fù)責(zé)把各單位、各科室承包的運(yùn)費(fèi)指標(biāo)維護(hù)到“運(yùn)單結(jié)算審核查詢系統(tǒng)”的預(yù)算模塊中，并依次由調(diào)度室審核、財(cái)務(wù)科長審核。

4.4.2 運(yùn)費(fèi)預(yù)算控制

當(dāng)某個(gè)單位或部門發(fā)生的運(yùn)費(fèi)累計(jì)金額達(dá)到預(yù)設(shè)的警戒值（如年初預(yù)算指標(biāo)的90%），再錄入運(yùn)費(fèi)結(jié)算單時(shí)，系統(tǒng)彈出窗口提示；當(dāng)累計(jì)金額達(dá)到年初預(yù)算指標(biāo)時(shí)，則系統(tǒng)禁止錄入新增路單。車輛使用單位只有向公司主管部門申請(qǐng)并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)科預(yù)算崗重新在“運(yùn)單結(jié)算審核查詢系統(tǒng)”預(yù)算模塊中調(diào)增預(yù)算，然后才能繼續(xù)錄入新增路單。

財(cái)務(wù)科預(yù)算崗根據(jù)公司預(yù)算要求，可調(diào)整預(yù)算指標(biāo)。調(diào)整后，須財(cái)務(wù)科長、調(diào)度室審核通過后生效。

5 運(yùn)單結(jié)算審核查詢系統(tǒng)的發(fā)展方向

該系統(tǒng)運(yùn)行逐步成熟和完善后，最終實(shí)現(xiàn)與ERP系統(tǒng)對(duì)接。具體講，就是運(yùn)費(fèi)結(jié)算單一旦完成填制并審核后，相關(guān)數(shù)據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)入ERP系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)成本崗月末自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證，成本費(fèi)用計(jì)入各使用單位。