淺談煙草商業(yè)企業(yè)系統(tǒng)化管理整合的方法

沈偉+趙輝+韓梅

【摘 要】本文以解決煙草商業(yè)企業(yè)管理問題為出發(fā)點(diǎn)，以推進(jìn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)為抓手，以“目標(biāo)統(tǒng)籌、文件整合、績(jī)效評(píng)價(jià)”為路徑，開展管理系統(tǒng)化深度整合，實(shí)現(xiàn)企業(yè)流程化驅(qū)動(dòng)和標(biāo)準(zhǔn)化管控。在廣度上，運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)體系“簡(jiǎn)化、統(tǒng)一、協(xié)調(diào)、優(yōu)化”的原則 ，融合各類管理模式和管理工具方法，發(fā)揮管理合力；并對(duì)職責(zé)、流程、目標(biāo)、規(guī)定、考核等各類文件和日常規(guī)章制度進(jìn)行整合，確保企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)同一業(yè)務(wù)管理事項(xiàng)要求明確，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，操作簡(jiǎn)捷，逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)由繁到簡(jiǎn)，由厚變??；在深度上，強(qiáng)化各工作關(guān)鍵環(huán)節(jié)的可量化的尺度性要求，不光是解決“干什么、誰來干”的問題，更要明確每一個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)“怎么干”“干到什么程度”，使考核指標(biāo)與崗位業(yè)績(jī)逐一對(duì)應(yīng)，逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)由定性到定量，由“外在要求”到為內(nèi)生動(dòng)力。

【關(guān)鍵詞】煙草商業(yè)企業(yè)；標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)；管理整合

一、管理整合目標(biāo)

以推進(jìn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)為抓手，以BPR流程優(yōu)化為基礎(chǔ)、以“目標(biāo)統(tǒng)籌、文件整合、績(jī)效評(píng)價(jià)”為路徑，明確各管理體系及管理工具方法的各自目標(biāo)、確定各管理體系及管理工具方法的關(guān)鍵控制點(diǎn)、梳理各管理文件并進(jìn)行ECRS整合，努力實(shí)現(xiàn)質(zhì)量、職業(yè)健康安全管理體系及企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系、精益管理方法在企業(yè)層面一體化運(yùn)行、精簡(jiǎn)高效運(yùn)行；為企業(yè)層面業(yè)務(wù)流程整合、優(yōu)化確立方法，提高過程管理效率，減少管理成本。

二、管理整合的方法

1.以目標(biāo)統(tǒng)籌為方法，規(guī)范基礎(chǔ)管理要求

組織存在的價(jià)值，在于目標(biāo)的達(dá)成。結(jié)合戰(zhàn)略管理、體系方針及目標(biāo)管理、精益管理、對(duì)標(biāo)管理、創(chuàng)新管理、內(nèi)控指標(biāo)體系，突出各標(biāo)準(zhǔn)的績(jī)效指標(biāo)，突出規(guī)范與效率持續(xù)提升，新增文件執(zhí)行率、規(guī)范性文件轉(zhuǎn)化、體系改進(jìn)與考核等多項(xiàng)考核指標(biāo)，細(xì)化責(zé)任人、措施方法，突出各標(biāo)準(zhǔn)的績(jī)效指標(biāo)，形成層次清晰、層級(jí)支撐、主次分明、協(xié)調(diào)統(tǒng)一的體系目標(biāo)管理系統(tǒng)。常態(tài)化的體系目標(biāo)管理將工作結(jié)果盡可能量化，以增強(qiáng)體系管理的高效運(yùn)作，達(dá)到“最短、最快、最優(yōu)”的目的，實(shí)現(xiàn)發(fā)現(xiàn)問題—分析問題—改進(jìn)問題—固化措施的良性循環(huán)。

2.以文件評(píng)審為手段，確保管理運(yùn)行有效

以文件評(píng)審為手段，在標(biāo)準(zhǔn)編寫過程，著力整合優(yōu)化現(xiàn)有管理文件，在現(xiàn)有文件的基礎(chǔ)上進(jìn)行新增、修訂、刪減、轉(zhuǎn)化。根據(jù)業(yè)務(wù)模塊劃分，分頭“識(shí)別、清理和轉(zhuǎn)化”管理制度、程序、操作規(guī)范等文件內(nèi)容及要求，確保標(biāo)準(zhǔn)的有效性。

一是全面清理。開展大規(guī)模規(guī)章制度清理工作，對(duì)照法律法規(guī)和行業(yè)上級(jí)要求，計(jì)劃對(duì)現(xiàn)存管理制度、操作規(guī)程和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)作全面清理，按照簡(jiǎn)明管用、便于操作的要求，進(jìn)行存、廢、改、立；歸類、整理相關(guān)記錄表單，統(tǒng)一合并要素一致的表單，優(yōu)化要素可以合并使用的表單，精簡(jiǎn)、刪除不能反映核心工作過程和結(jié)果的記錄表單及要素；通過以上方式確保企業(yè)規(guī)章制度對(duì)同一業(yè)務(wù)管理事項(xiàng)要求明確，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，操作簡(jiǎn)捷，逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)章制度由繁到簡(jiǎn)，由厚變薄。

二是動(dòng)態(tài)識(shí)別。建立標(biāo)準(zhǔn)識(shí)別轉(zhuǎn)化工作機(jī)制，對(duì)需要轉(zhuǎn)化的文件和會(huì)議要求，明確轉(zhuǎn)化內(nèi)容、轉(zhuǎn)化要求、轉(zhuǎn)化責(zé)任人和完成期限，確保在第一時(shí)間把行業(yè)相關(guān)管理規(guī)定和工作要求轉(zhuǎn)化為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，充分發(fā)揮企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)實(shí)際業(yè)務(wù)工作的規(guī)范指導(dǎo)作用。

三是有效轉(zhuǎn)化。按照“整體同步、統(tǒng)一融合”的原則，在全面清理的基礎(chǔ)上，將現(xiàn)有的上級(jí)紅頭文件、管理體系程序文件、上級(jí)部門管理要求、管理制度、管理規(guī)定、工作計(jì)劃、操作規(guī)范等現(xiàn)有管理體系第三層次文件與GB/T15496的要求相對(duì)接，確立管理、技術(shù)、工作三類企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。針對(duì)原有煙葉生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容，進(jìn)行梳理轉(zhuǎn)化為煙葉生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)模塊的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。針對(duì)原有精益管理成果，提煉管理步驟、管理要求及實(shí)施重點(diǎn)，固化精益管理成果，并轉(zhuǎn)化為相關(guān)的管理、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。針對(duì)原有QC活動(dòng)管理機(jī)制，完善QC活動(dòng)管理要求、管理流程及管理要點(diǎn)，并轉(zhuǎn)化為相關(guān)的管理、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。通過以上“識(shí)別、清理和轉(zhuǎn)化”工作，切實(shí)把規(guī)定要求及管理成果融入業(yè)務(wù)流程、融入職能職責(zé)，既源于規(guī)則，又爭(zhēng)取嚴(yán)于規(guī)則，把外在規(guī)定變?yōu)閮?nèi)在規(guī)范，把外在要求化為內(nèi)生動(dòng)力。

3.以要素整合為基礎(chǔ)，搭建文件整合框架

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系及質(zhì)量、職業(yè)健康管理體系文件的整合優(yōu)化應(yīng)以要素整合為基礎(chǔ)，堅(jiān)持“數(shù)量適度原則、系統(tǒng)協(xié)調(diào)原則、規(guī)范和效率并重原則”，搭建文件整合框架，以達(dá)到文件最優(yōu)、方法最適、效率最高。

在充分了解企業(yè)管理現(xiàn)狀及管理需求的基礎(chǔ)上針對(duì)現(xiàn)有管理體系文件，按照《煙草商業(yè)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系 構(gòu)成與要求》的管理要求，對(duì)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系進(jìn)行系統(tǒng)梳理。在原有管理體系的基礎(chǔ)上，以企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系為邏輯鏈條，分析、整合、轉(zhuǎn)化現(xiàn)行的質(zhì)量管理體系、職業(yè)健康安全管理體系、企業(yè)安全標(biāo)準(zhǔn)化、對(duì)標(biāo)管理方法、目標(biāo)管理方法、精益管理方法、上級(jí)單位管理要求、管理制度、管理規(guī)定、工作計(jì)劃、操作規(guī)范；按照業(yè)務(wù)過程劃分為16個(gè)類別的管理標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，具體包括：企業(yè)基礎(chǔ)管理標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)營(yíng)銷標(biāo)準(zhǔn)、專賣監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)、人力資源標(biāo)準(zhǔn)、煙葉生產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)、財(cái)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)、行政事務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、職業(yè)健康安全標(biāo)準(zhǔn)、黨建思想政治標(biāo)準(zhǔn)、信息化標(biāo)準(zhǔn)、綜合管理標(biāo)準(zhǔn)，從而建立起一套層次清晰，歸口合理、任務(wù)明確的標(biāo)準(zhǔn)體系框架。

4.以精益流程優(yōu)化為核心，落地管理整合路徑

企業(yè)管理各類文件的整合優(yōu)化，規(guī)范是前提和基礎(chǔ)，效率是目的和方向，以“精益管理”為方向，打通流程接口。對(duì)原有獨(dú)立分散、各自驅(qū)動(dòng)、互不銜接的流程進(jìn)行統(tǒng)一定義，對(duì)流程的重復(fù)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行歸并、重組，以流程驅(qū)動(dòng)的方式打端到端的連接，形成以企業(yè)價(jià)值鏈流程為核心的流程文件。通過系統(tǒng)管理流程，整合管理資源，厘清相關(guān)聯(lián)的程序尤其是跨部門工作程序間的職責(zé)接口、過程接口，進(jìn)一步理順工作程序各環(huán)節(jié)的銜接，清晰崗位職責(zé)，提高運(yùn)行效率，實(shí)現(xiàn)流程增值，促進(jìn)企業(yè)管理由職能管理向流程管理轉(zhuǎn)變。通過流程優(yōu)化的方法，運(yùn)用取消（Eliminate）、合并（Combine）、重排（Rearrange）、簡(jiǎn)化（Simplify）原則優(yōu)化精簡(jiǎn)現(xiàn)有管理文件；并將流程優(yōu)化、精益改善的工作方法和經(jīng)驗(yàn)，通過體系文件加以落實(shí)、固化、推廣、應(yīng)用，以達(dá)到文件最優(yōu)、方法最適、效率最高。

一是明確流程管理工作的目標(biāo)、步驟、方法、工具，建立精益流程管理實(shí)施模型（見上圖），將流程優(yōu)化、改善的工作方法和經(jīng)驗(yàn)，通過體系文件加以落實(shí)、固化、推廣、應(yīng)用，以達(dá)到文件最優(yōu)、方法最適、效率最高。

二是利用ECRS原則優(yōu)化流程，優(yōu)化文件。通過利用ECRS分析法優(yōu)化核心業(yè)務(wù)流程，消除職能重疊以及扁平化，重點(diǎn)消除流程非增值，建立與流程配套的KPI、制度和表單等。圍繞核心業(yè)務(wù)、重點(diǎn)環(huán)節(jié)、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，針對(duì)工作環(huán)節(jié)中可有可無的細(xì)枝末節(jié)，化繁為簡(jiǎn)或合并剔除；清理、刪除現(xiàn)有工作程序與實(shí)際工作脫節(jié)、無法執(zhí)行的工作程序和工作步驟，做到有文件必執(zhí)行；歸類、整理各類記錄表單，統(tǒng)一、合并、優(yōu)化表單要素，精簡(jiǎn)、刪除不能反映核心工作過程和結(jié)果的記錄表單及表單要素，達(dá)到痕跡記錄的簡(jiǎn)明實(shí)用。

通過運(yùn)用ECRS原則，對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程中問題點(diǎn)的研究和可行的改進(jìn)方案的論證，合理地確定之間的工作接口?？茖W(xué)優(yōu)化主要業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)“統(tǒng)一、協(xié)調(diào)、簡(jiǎn)化、優(yōu)化、安全、高效”和規(guī)范的目的，實(shí)現(xiàn)流程縱向與橫向無縫對(duì)接，消除不創(chuàng)造價(jià)值的流程和不必要的步驟，對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行一次重新優(yōu)化。

5.以績(jī)效評(píng)價(jià)為手段，落地系統(tǒng)化改進(jìn)機(jī)制

建立“四級(jí)二維”目標(biāo)指標(biāo)體系，對(duì)企業(yè)的整體績(jī)效評(píng)價(jià)制訂了一套嚴(yán)格的評(píng)價(jià)改進(jìn)系統(tǒng)，由四部分構(gòu)成：即方針目標(biāo)管理系統(tǒng)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系、質(zhì)量管理體系、職業(yè)健康安全管理體系和績(jī)效評(píng)價(jià)考核管理系統(tǒng)。這幾個(gè)模塊各有側(cè)重、互相兼容，互為補(bǔ)充，成為全方位測(cè)量企業(yè)績(jī)效的五把尺子。通過這5個(gè)模塊的運(yùn)作，以管評(píng)統(tǒng)一為方法，收集、分析數(shù)據(jù)和信息，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)對(duì)4個(gè)方面績(jī)效的評(píng)價(jià)，這4個(gè)方面包括：顧客與市場(chǎng)的績(jī)效評(píng)價(jià)；財(cái)務(wù)績(jī)效評(píng)價(jià)；資源管理績(jī)效評(píng)價(jià)；過程有效性績(jī)放評(píng)價(jià)，從而從實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化。

建立績(jī)效評(píng)價(jià)改進(jìn)系統(tǒng)?？?jī)效評(píng)價(jià)改進(jìn)系統(tǒng)涉及所有部門、層次和所有過程，既關(guān)注企業(yè)長(zhǎng)期戰(zhàn)略規(guī)劃進(jìn)展情況績(jī)效，也包括主要價(jià)值創(chuàng)造過程和關(guān)鍵支持過程的日常管理運(yùn)作績(jī)效。日常管理運(yùn)作績(jī)效又分為3個(gè)層次，即企業(yè)總體績(jī)效、過程績(jī)效和部門績(jī)效。

企業(yè)各個(gè)層次的績(jī)效評(píng)價(jià)改進(jìn)分析機(jī)制，在各個(gè)管理領(lǐng)域廣泛地開展績(jī)效評(píng)價(jià)改進(jìn)分析，并建立文件化的程序，推進(jìn)多種統(tǒng)計(jì)技術(shù)在數(shù)據(jù)分析中的應(yīng)用。針對(duì)績(jī)效評(píng)價(jià)改進(jìn)系統(tǒng)及關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)的確定結(jié)果，對(duì)績(jī)效評(píng)價(jià)改進(jìn)分析的領(lǐng)域和分析方法進(jìn)行了策劃，用于對(duì)戰(zhàn)略規(guī)劃進(jìn)展情況、日常運(yùn)營(yíng)指標(biāo)和過程績(jī)效指標(biāo)定期進(jìn)行績(jī)效分析，分析關(guān)鍵成功因素以及改進(jìn)空間。

通過明確績(jī)效評(píng)價(jià)改進(jìn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析責(zé)任，將每個(gè)關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)的責(zé)任落實(shí)到相關(guān)部門，績(jī)效評(píng)價(jià)改進(jìn)分析的責(zé)任部門通過運(yùn)用各種工具和統(tǒng)計(jì)技術(shù)來分析和理解數(shù)據(jù)、并將分析的結(jié)論和報(bào)告輸出到相關(guān)部門，實(shí)現(xiàn)了績(jī)效評(píng)價(jià)改進(jìn)分析結(jié)果的有效溝通和充分利用；通過與歷史數(shù)據(jù)和信息的比較分析，評(píng)估發(fā)展趨勢(shì)和發(fā)展速度；通過與長(zhǎng)短期目標(biāo)的對(duì)比分析，評(píng)估目標(biāo)的完成程度；通過與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的數(shù)據(jù)和信息的比較分析，評(píng)估與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的差距。通過這一系列的績(jī)效評(píng)價(jià)改進(jìn)分析，實(shí)現(xiàn)為管理把脈，并尋找優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)和改進(jìn)的方向，從而為煙草商業(yè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略調(diào)整、管理和技術(shù)創(chuàng)新提供了有力的支撐。

參考文獻(xiàn)：

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