新形勢下完善人事檔案管理的對策分析

黃思欣

摘要：人事檔案管理作為人事管理的重要內(nèi)容之一，對于單位的正常運轉(zhuǎn)意義重大。近年來社會的發(fā)展和人事制度改革的深化，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)時代發(fā)展要求。因此，我們必須認清社會發(fā)展形勢和人事檔案管理工作發(fā)展趨勢，認真分析現(xiàn)階段人事檔案管理工作的現(xiàn)狀和不足，立足新形勢不斷改進和完善檔案管理工作思路和內(nèi)容，更好地為單位的發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有功能。

關(guān)鍵詞：人事檔案;檔案管理;發(fā)展對策

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）歸檔材料內(nèi)容和形式不夠規(guī)范

人事檔案歸檔材料的完整性是檔案管理的重要基礎(chǔ)，但是長期以來由于部分檔案材料未按照人事檔案歸檔要求進行整理，造成歸檔材料的不完整，以及歸檔不及時，這種情況下很容易出現(xiàn)檔案材料遺漏、歸檔形式錯誤等現(xiàn)象，難以全方位系統(tǒng)的反映客觀真實情況。這種不規(guī)范現(xiàn)象長期得不到改善，將會直接影響人事管理工作的有效性。目前主要存在的問題有以下幾點，內(nèi)容填寫格式不規(guī)范，書寫字跡潦草、模糊，不易辨認;書寫用筆不規(guī)范，有的部分用圓珠筆書寫，甚至存在鉛筆代替;歸檔材料紙張規(guī)格不統(tǒng)一，同一檔案材料中存在多種規(guī)格，造成后期人為的裁剪，部分內(nèi)容還要通過裱糊來進行完善，影響了檔案材料的原始性，造成不必要的人力物力的浪費。

（二）檔案管理現(xiàn)代化、信息化程度有待改善

隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，計算機信息的水平也在不斷提高，人事檔案信息管理系統(tǒng)逐步被廣泛應(yīng)用，盡管如此有些先進的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，人事檔案管理的現(xiàn)代化程度和信息化水平仍有很大的改善空間。目前有的單位只是將個人信息、檔案目錄輸入計算機，在資料檢索、調(diào)閱檔案等工作程序上仍然采取的是手工操作，未能充分利用。由于收集和鑒定工作不到位，所以導(dǎo)致檔案信息的可用性低。這樣既不利于檔案的保管，還影響了工作效率。

（三）人事檔案管理人員專業(yè)水平需要提高

檔案管理工作是一項系統(tǒng)性較強的工作，要求工作人員具備專業(yè)的檔案管理知識和能力，而且還要適應(yīng)檔案管理工作的單調(diào)性、枯燥性，以及具備細心、耐心等心理素質(zhì)。目前由于部分單位對認識檔案管理工作缺乏必要的重視，造成一些人事檔案管理人員身兼多職，甚至缺乏專業(yè)的檔案管理知識，對文件資料的歸置、整理、保管等業(yè)務(wù)操作不規(guī)范，極大的影響了檔案管理工作效率，對于單位檔案查閱帶來不便。

二、新形勢下完善人事檔案管理的對策

（一）規(guī)范人事檔案管理工作流程

人事檔案的利用帶有一定的預(yù)見性，人事檔案集中利用的時段相對固定，除日常性查閱使用外，在人事調(diào)整前后，檔案的調(diào)閱和歸檔是日常管理的重點，進一步明確對人事檔案的材料完整性、歸檔及時性的要求，避免出現(xiàn)在人員調(diào)動或者退休時才對檔案材料進行全面的整理，平時大量的任免考核材料都擠壓留存在一起，沒有及時整理歸檔等不良現(xiàn)象的發(fā)生。此外，在人事檔案材料的整理中，頁面規(guī)格、書寫筆跡等都要嚴格執(zhí)行歸檔要求，便于以后單位進行人事檔案的查閱、調(diào)取。

（二）進一步提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平

對于人事檔案管理而言，必須要建立科學(xué)性、系統(tǒng)性的管理制度，保證管理工作的有序開展，促進人事檔案管理工作規(guī)范化、法制化和制度化建設(shè)。完善人事檔案的保存、歸檔、保密、轉(zhuǎn)遞及鑒別等制度，對人事檔案材料不斷進行完善、更新和補充。要求管理人員對收集到的檔案材料認真檢查鑒別，確保檔案材料表述的準確性和手續(xù)的完備性，保證人事檔案材料內(nèi)容的真實與客觀。

（三）重視人事檔案管理的信息化建設(shè)

隨著信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，人事檔案管理工作中的信息化建設(shè)也迫在眉睫。通過建立全面系統(tǒng)的信息化系統(tǒng)，能夠使人事檔案查閱更加的方便、快捷，節(jié)約了查閱資料花費的時間。計算機信息系統(tǒng)在人事檔案管理中的引入能夠有效地提高人事檔案管理工作的效率，信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用是時代發(fā)展的必然趨勢，但同時也會導(dǎo)致管理風(fēng)險的提升，因此信息化管理系統(tǒng)建立的通知，也必須要建立相應(yīng)的信息化安全維護系統(tǒng)，確保人事檔案資料的機密性與安全性。

（四）全面提高人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

單位應(yīng)注重人事檔案管理人才的培養(yǎng)，注重管理隊伍的建設(shè)，提升檔案管理水平。首先，人事檔案管理工作者要具備良好的政治素質(zhì)和保密意識，所以應(yīng)該加強人事檔案管理人員的思想學(xué)習(xí)，提高其思想認識和政治水平。其次，要保持和維護固定的人事檔案管理人員，檔案管理工作的熟練自于長期經(jīng)驗的積累，檔案管理人員固定，才能不斷積累和提高其業(yè)務(wù)能力，提高檔案管理工作效率。再次，加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案管理人員通過參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)交流，掌握堅實的檔案管理的論知識、學(xué)習(xí)先進的檔案管理方法，提升管理水平和技術(shù)能力，推動本單位人事檔案管理工作的進步與發(fā)展。

三、結(jié)束語

人事檔案管理工作是單位進行內(nèi)部管理的重要基石，因此必須實事求是，與時俱進。作為人事檔案管理人員，要創(chuàng)新思想觀念，不斷提升人事檔案管理方式方法，全面提高服務(wù)水平。檔案管理是企業(yè)管理工作的一部分，必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時期發(fā)展的需要，樹立新的觀念，建立新的體制，實行新的管理制度，用求實創(chuàng)新的精神把握檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律，勇于探索和實踐，更好地發(fā)揮應(yīng)有功能。

參考文獻：

[1] 張小藝. 關(guān)于人事檔案管理的創(chuàng)新模式研究[J]. 新聞傳播，2016（16）.

[2] 王麗. 信息時代人事檔案管理新方略[J]. 企業(yè)改革與管理， 2016（16） .

[3] 周翠萍. 論人事檔案管理[J]. 中外企業(yè)家， 2016（21）.