高校財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)新模式探討

楊茜

摘要：高校傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)是指報(bào)銷(xiāo)人將符合要求的報(bào)銷(xiāo)憑證拿到財(cái)務(wù)處報(bào)賬大廳，并排隊(duì)等候，由財(cái)務(wù)人員在一定時(shí)間內(nèi)予以辦理的一種報(bào)銷(xiāo)模式。傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)造成師生報(bào)銷(xiāo)排長(zhǎng)隊(duì)的難題。而網(wǎng)上自助式報(bào)銷(xiāo)優(yōu)化了報(bào)賬流程，基本能夠?qū)崿F(xiàn)“無(wú)等候報(bào)銷(xiāo)”“無(wú)現(xiàn)金支付”等功能，對(duì)提高高校財(cái)務(wù)管理水平有極大的幫助。高校實(shí)行網(wǎng)上自助式報(bào)銷(xiāo)是必然的趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：自助報(bào)銷(xiāo)；網(wǎng)絡(luò)；高校財(cái)務(wù)所謂網(wǎng)絡(luò)自助報(bào)銷(xiāo)的主要流程為：需要報(bào)賬的工作人員利用校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)登入報(bào)賬系統(tǒng)的自助分區(qū)，參照業(yè)務(wù)類(lèi)型、以及報(bào)銷(xiāo)方式種類(lèi)等按規(guī)定甄選報(bào)銷(xiāo)的項(xiàng)目?jī)?nèi)容和編號(hào)、支付形式等相關(guān)項(xiàng)。在核實(shí)報(bào)銷(xiāo)金額之后再提交，之后通過(guò)流程提出申請(qǐng)，報(bào)賬申請(qǐng)人借助這種投遞方式將報(bào)銷(xiāo)單層級(jí)遞交并經(jīng)過(guò)各級(jí)批準(zhǔn)人簽發(fā)同意后傳遞回到財(cái)務(wù)部，清賬業(yè)務(wù)系統(tǒng)能夠自動(dòng)的提取報(bào)銷(xiāo)信息并回傳給財(cái)務(wù)人員來(lái)辦理入賬手續(xù)且在賬務(wù)人員進(jìn)行處理的同時(shí)，系統(tǒng)能夠自動(dòng)的提撿出賬務(wù)相關(guān)憑證。對(duì)比基礎(chǔ)常規(guī)的報(bào)銷(xiāo)方式，網(wǎng)絡(luò)自助報(bào)銷(xiāo)的新模式能夠極大程度的節(jié)約工作時(shí)間，提高工作效率，但是這種報(bào)銷(xiāo)方式在提高財(cái)務(wù)相關(guān)部門(mén)工作效率的同時(shí)，其工作實(shí)施的各環(huán)節(jié)仍急需改進(jìn)、優(yōu)化，這樣通過(guò)網(wǎng)絡(luò)自助報(bào)銷(xiāo)、報(bào)賬的工作才能夠趨于穩(wěn)定。

一、高校網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)特點(diǎn)

（一）報(bào)銷(xiāo)過(guò)程流暢

在網(wǎng)絡(luò)這一便捷途徑之下，申請(qǐng)報(bào)銷(xiāo)的人能夠在各地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)登入報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)，選取對(duì)應(yīng)的報(bào)銷(xiāo)子項(xiàng)和系統(tǒng)設(shè)置選擇需要報(bào)銷(xiāo)內(nèi)容、附帶票據(jù)、金額等等，并選取錄入的支付相關(guān)信息、資料。還能夠自動(dòng)生成報(bào)銷(xiāo)單，逐級(jí)遞交到規(guī)定相關(guān)的指定審批人。不需要排隊(duì)等候便能夠完成報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)。財(cái)務(wù)工作相關(guān)人員能夠在財(cái)務(wù)端口，通過(guò)自助報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)匯集所有報(bào)銷(xiāo)信息，因?yàn)樵诰W(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)的系統(tǒng)內(nèi)加入了很多復(fù)雜的計(jì)算步驟和標(biāo)準(zhǔn)。并設(shè)置了預(yù)算預(yù)警，超預(yù)算、超范圍的審核規(guī)則，通過(guò)系統(tǒng)控制，財(cái)務(wù)人員無(wú)需核查開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算額度，只需做好相關(guān)原始單據(jù)的審核工作，降低了財(cái)務(wù)人員核算的差錯(cuò)率，大大提高財(cái)務(wù)工作的效率。

（二）信息傳遞更加及時(shí)和準(zhǔn)確

提高了經(jīng)費(fèi)使用效率。網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)具有強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)與查詢(xún)功能，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)信息及時(shí)、準(zhǔn)確的傳遞。在傳統(tǒng)的報(bào)銷(xiāo)制度下，報(bào)銷(xiāo)人員對(duì)經(jīng)費(fèi)余額及剩余額度把握不準(zhǔn)，經(jīng)費(fèi)會(huì)出現(xiàn)項(xiàng)目互串，額度超支使用的現(xiàn)象，最終導(dǎo)致大量的調(diào)賬等情況。網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)推行后，賬務(wù)處理系統(tǒng)與自助報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)，財(cái)務(wù)資源得到共享，報(bào)銷(xiāo)人員和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以及時(shí)查看和跟蹤每一筆報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)，及時(shí)掌握經(jīng)費(fèi)去向，實(shí)時(shí)查詢(xún)經(jīng)費(fèi)額度，便于相關(guān)責(zé)任人及時(shí)使用項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，合理安排經(jīng)費(fèi)開(kāi)支，保證經(jīng)費(fèi)指標(biāo)及額度的正確使用，提高經(jīng)費(fèi)使用效率。同時(shí)，各職能部門(mén)也能通過(guò)網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)，跟蹤查詢(xún)分管項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)使用情況，以便做好監(jiān)督和督促，使高校的財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算的規(guī)范性和透明度得到有效增強(qiáng)，大大提高了資金的使用效率。

（三）網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)提升服務(wù)質(zhì)量

通過(guò)網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)提升了財(cái)務(wù)部門(mén)的服務(wù)水平，報(bào)銷(xiāo)是財(cái)務(wù)部門(mén)面向廣大教職工的主要業(yè)務(wù)，這項(xiàng)工作做得好壞將直接影響財(cái)務(wù)部門(mén)的服務(wù)質(zhì)量。網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)推行后，報(bào)銷(xiāo)人員無(wú)需為報(bào)銷(xiāo)某筆費(fèi)用而耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力進(jìn)行排隊(duì)等候，系統(tǒng)的方便和快捷，大大拉近了財(cái)務(wù)與教職工的距離，同時(shí)，網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)給財(cái)務(wù)報(bào)賬大廳營(yíng)造了安靜、溫馨的環(huán)境，以往的嘈雜、擁擠無(wú)序的場(chǎng)景不復(fù)存在，不僅提升了財(cái)務(wù)部門(mén)的形象和教職工的滿(mǎn)意度，也提升了財(cái)務(wù)部門(mén)的服務(wù)水平。

二、網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)在實(shí)施過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）使用者不熟悉操作流程，對(duì)網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)存在抵觸心理

網(wǎng)上自助報(bào)賬系統(tǒng)要求教職工通過(guò)網(wǎng)絡(luò)登陸網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)，錄入相關(guān)報(bào)銷(xiāo)信息，相當(dāng)于財(cái)務(wù)人員錄入記賬憑證，與傳統(tǒng)手工填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單信息相比，網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)對(duì)報(bào)銷(xiāo)人員的報(bào)銷(xiāo)知識(shí)要求更加苛刻。這對(duì)那些日常忙碌于教學(xué)和科研，并且對(duì)系統(tǒng)操作不熟悉的教職工，會(huì)增加額外的工作量，因此他們會(huì)選擇傳統(tǒng)的方式進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)，從而在一定程度上阻礙了網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)流程的推廣。

（二）當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息的安全風(fēng)險(xiǎn)大

網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)推行后，大量的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在網(wǎng)上傳遞，而財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性要求極高。若網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭遇病毒攻擊，將導(dǎo)致網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的崩潰，勢(shì)必造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)丟失和外泄，甚至支付信息被惡意篡改，造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。所以網(wǎng)絡(luò)將成為網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的安全隱患。

（三）網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)返工率高

介于網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)的干預(yù)下，報(bào)賬工作流程得以?xún)?yōu)化，財(cái)務(wù)人員從臺(tái)前走到了幕后，只能通過(guò)電話與報(bào)銷(xiāo)人員進(jìn)行溝通。財(cái)務(wù)人員在審核過(guò)程中經(jīng)常會(huì)遇到票據(jù)不合法、經(jīng)費(fèi)審批手續(xù)不全、業(yè)務(wù)選擇不正確等問(wèn)題，有的只需要報(bào)賬人員對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行解釋說(shuō)明，個(gè)別特殊情況，單據(jù)存在信息缺漏的仍需要報(bào)賬人員取回原始單據(jù)，完善相關(guān)報(bào)賬手續(xù)后，再重新進(jìn)行投遞，顯然許多問(wèn)題報(bào)銷(xiāo)人員必須親臨現(xiàn)場(chǎng)，通過(guò)電話溝通無(wú)法解決。隨著網(wǎng)上自助報(bào)賬業(yè)務(wù)量與日劇增，報(bào)銷(xiāo)單返工量也隨之增長(zhǎng)，為此財(cái)務(wù)人員將耗費(fèi)大量的時(shí)間精力進(jìn)行電話溝通和查找問(wèn)題單據(jù)，影響了財(cái)務(wù)報(bào)賬效率。

（四）嚴(yán)格的內(nèi)控制度下財(cái)務(wù)審批對(duì)高校網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)的制約

經(jīng)費(fèi)審批，部分經(jīng)費(fèi)需要多個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審批，報(bào)銷(xiāo)人員需要待報(bào)銷(xiāo)單全部審批通過(guò)后，才能完成整個(gè)票據(jù)填報(bào)工作，如果中間某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)耽擱，則可能導(dǎo)致整個(gè)審批過(guò)程大大延長(zhǎng)。網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)因沒(méi)有設(shè)置經(jīng)費(fèi)審批功能，將制約整個(gè)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)的進(jìn)程，阻礙了網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的推廣。

三、改進(jìn)網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的對(duì)策研究

（一）做好宣傳和操作培訓(xùn)網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)這種全新的報(bào)銷(xiāo)模式

它的推行需要廣大教職工的認(rèn)可。首先要做好宣傳工作，讓大家充分了解網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的便捷性，通過(guò)視頻文件、宣傳手冊(cè)等對(duì)網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)操作流程進(jìn)行演示和講解，讓廣大教職工了解網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)的優(yōu)勢(shì)和具體操作方法，激發(fā)大家積極去嘗試使用。

（二）完善網(wǎng)上簽字審批功能

實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)審批網(wǎng)絡(luò)化。在網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)平臺(tái)，建立網(wǎng)上經(jīng)費(fèi)簽字審批功能，報(bào)銷(xiāo)人員完成報(bào)銷(xiāo)單填報(bào)后，根據(jù)財(cái)務(wù)審批要求，選擇需要審批的人員，進(jìn)行送審，經(jīng)費(fèi)審批人隨時(shí)隨地，只要有網(wǎng)絡(luò)，即可完成簽字審批手續(xù)。從而報(bào)銷(xiāo)人員無(wú)需因經(jīng)費(fèi)審批人出差無(wú)法簽字審批而耽擱報(bào)銷(xiāo)時(shí)間，提高了報(bào)銷(xiāo)單據(jù)的流轉(zhuǎn)速度。

（三）加大系統(tǒng)集成

提高網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)的易用性。高校經(jīng)費(fèi)實(shí)行國(guó)庫(kù)集中支付后，用款計(jì)劃成了經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)的枷鎖，若報(bào)銷(xiāo)人員對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)用款計(jì)劃的填報(bào)數(shù)、使用數(shù)和結(jié)余數(shù)不做好準(zhǔn)確的記錄，將影響經(jīng)費(fèi)的使用效率。通過(guò)網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)，融入用款計(jì)劃填報(bào)平臺(tái)，在該平臺(tái)進(jìn)行用款計(jì)劃填報(bào)的同時(shí)，還可以在網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)進(jìn)行取數(shù)和統(tǒng)計(jì)，讓報(bào)銷(xiāo)人員很直觀的了解每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)用款計(jì)劃的變化情況。

（四）加強(qiáng)系統(tǒng)安全

提高防范意識(shí)。推行網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)后，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的保護(hù)顯得十分重要。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)連同網(wǎng)絡(luò)管理部門(mén)，采取相應(yīng)的技術(shù)手段保護(hù)財(cái)務(wù)信息不遭到破壞，嚴(yán)格監(jiān)管不同使用者的使用情況，防止財(cái)務(wù)信息遺失。要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的內(nèi)部牽制，將監(jiān)控和操作分離，做好實(shí)時(shí)監(jiān)控，建立數(shù)據(jù)保護(hù)機(jī)制。還應(yīng)該就系統(tǒng)設(shè)定內(nèi)部管理人員進(jìn)行規(guī)范，建立嚴(yán)格的權(quán)限準(zhǔn)入制度，防止內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)造成重大損失。在系統(tǒng)大量使用的情況下，系統(tǒng)服務(wù)器存儲(chǔ)于計(jì)算的能力有了更高要求，應(yīng)該及時(shí)對(duì)服務(wù)器進(jìn)行維護(hù)和改進(jìn)。

（五）建立有效的溝通渠道

建立有效的溝通渠道，加強(qiáng)報(bào)銷(xiāo)人與財(cái)務(wù)人員的溝通聯(lián)系。網(wǎng)上自助報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)改變了以往“面對(duì)面”報(bào)銷(xiāo)的模式，在給大家?guī)?lái)便捷的同時(shí)，面臨著財(cái)務(wù)人員如何與報(bào)銷(xiāo)人的溝通問(wèn)題。