論財務(wù)人員在科技項目預(yù)算和決算中的角色

唐蓮英

【摘 要】要解決科研項目經(jīng)費在預(yù)算、開支和決算階段的問題，必須充分調(diào)動財務(wù)人員的積極性，將他們列入項目組中，共同承擔(dān)項目的“責(zé)、權(quán)、利”。文章在分析科研項目預(yù)決算中財務(wù)人員缺失現(xiàn)象的基礎(chǔ)上，分析了研究人員和財務(wù)人員的關(guān)系，認(rèn)為科研項目必須全過程邀請財務(wù)人員參與其中，并讓他們分享項目成果，實現(xiàn)科研項目績效的最優(yōu)化。

【關(guān)鍵詞】科研項目經(jīng)費；預(yù)算；決算；開支；參與

【中圖分類號】F239 【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-0688（2016）10-0118-03

科研項目是科技創(chuàng)新的重要手段，是科技成果的主要來源。隨著科技投入的日益增加，各研究機構(gòu)的科研項目也逐年增加。科研項目預(yù)算是科技項目申請和簽訂的重要步驟，經(jīng)費決算也成為科研項目驗收的前提條件。國家和地方也出臺了一系列政策和措施來規(guī)范科研經(jīng)費的預(yù)算，統(tǒng)一了預(yù)算編制的形式和內(nèi)容，以確保科技經(jīng)費的規(guī)范、高效使用。但與此不相適應(yīng)的是，大部分項目預(yù)算是科研人員編制的，他們對預(yù)算的技術(shù)手段和參照標(biāo)準(zhǔn)的理解不足，對預(yù)算的編制依據(jù)理解有偏差[1]，造成經(jīng)費預(yù)算缺乏可信的科學(xué)計算數(shù)據(jù)，科技項目申報書設(shè)計的經(jīng)費預(yù)算表格實際上成為簡單的收支平衡表[2]。能否通過有效的方法，讓財務(wù)人員積極參與科研項目經(jīng)費預(yù)算的編制，讓科研人員與財務(wù)人員能更好地實現(xiàn)互動和分工，讓財務(wù)人員主動參與科研項目經(jīng)費預(yù)算、收支及項目決算的全過程，提高科研經(jīng)費的執(zhí)行效率，這是科研項目預(yù)算執(zhí)行是否高效的前提。本文在分析科研項目財務(wù)人員缺失狀況的基礎(chǔ)上，分析科研項目中研究人員與財務(wù)人員的關(guān)系，提出了讓財務(wù)人員積極參與科研項目預(yù)決算的一些方式和方法。

1 科研項目預(yù)決算中財務(wù)人員的缺失

科研項目在申請過程中，通常是由一個人完成，不但撰寫項目申請書，而且也編制經(jīng)費預(yù)算。項目經(jīng)費下達(dá)后，會根據(jù)項目需要隨心所欲地開支，除非報賬時受到限制。項目結(jié)題后，對超預(yù)算的開支，通過調(diào)賬來解決。項目的全過程缺乏與財務(wù)人員的合作和溝通，導(dǎo)致科研人員與財務(wù)人員互不理解，相互埋怨。

1.1 在預(yù)算編制過程中的缺失

在科研項目的預(yù)算編制中，不但要符合目標(biāo)的相關(guān)性，而且要符合政策的相關(guān)性和經(jīng)濟合理性原則。在科目的編制和歸屬中，不但要符合科研項目的開支范圍，而且還要符合財務(wù)對科目開支的要求。在科目金額的分配過程中，不但要符合經(jīng)費比例的要求，而且要符合相關(guān)政策的要求。此外，各省對會議費、差旅費等制定了多個詳細(xì)的、全面的管理辦法，而科研人員缺乏對這些文件的解讀，將影響預(yù)算的準(zhǔn)確性。預(yù)算編制過程中財務(wù)人員的缺失已是普遍問題，也是科研項目經(jīng)費出現(xiàn)問題的首要原因。

1.2 在經(jīng)費開支過程中的缺失

經(jīng)費開支與預(yù)算不同，指的是項目在開展項目研究過程中所發(fā)生的經(jīng)濟費用。符合研究項目需要的開支并不一定符合財務(wù)經(jīng)費開支的要求，這正是研究人員不能理解的。在出差過程中，不但要求不同的職稱人員在住宿及購票過程中有不同的開支額度，也會對差旅過程中能開支和不能開支的費用有詳細(xì)的要求。不但對轉(zhuǎn)賬有具體的規(guī)定，而且對發(fā)票的開具也有詳細(xì)的要求。會議費和國際合作費也是如此?？蒲腥藛T在發(fā)生費用開支以后，會出現(xiàn)一些不符合報賬規(guī)定的費用，他們把這些現(xiàn)象歸為財務(wù)人員不配合項目研究，導(dǎo)致項目開支不及時。這些原因是項目開支過程中財務(wù)人員的缺失引起的。

1.3 在經(jīng)費決算中的缺失

科研項目組通常在項目研究內(nèi)容和指標(biāo)完成時，才會關(guān)心項目經(jīng)費的使用問題。但由于科研項目費用已經(jīng)發(fā)生，常常會發(fā)生項目經(jīng)費超支或結(jié)余過多的問題。項目超支時，如果項目組還有其他在研項目，他們會要求財務(wù)人員將相關(guān)費用調(diào)整到其他項目上，這個做法會增加財務(wù)人員的負(fù)擔(dān)，也給財務(wù)人員帶來業(yè)績上的不良記錄，造成雙方的不愉快。經(jīng)費結(jié)余過多時，項目組通常是集中地、一次性地將費用預(yù)付給材料供應(yīng)商，以供日后研究使用。這種做法也不符合財務(wù)的規(guī)定，但由于各種原因，財務(wù)人員通常會違心操作，但會對項目組有諸多看法，不利于科研項目的財務(wù)驗收。

2 科研項目中科研與財務(wù)人員的關(guān)系

財務(wù)人員在科研項目中的缺失，原因是多方面的，但總體而言，是研究人員和財務(wù)人員在科研項目中的責(zé)任和權(quán)利不對等而引起的。對于研究人員來說，他們認(rèn)為財務(wù)人員是為研究人員服務(wù)的，總是寄希望于財務(wù)人員能主動介入項目預(yù)算，主動提醒科研項目開支的明細(xì)及要求，主動配合科研項目決算，主動承擔(dān)科研項目審計。但對財務(wù)人員而言，他們認(rèn)為科研項目只是給研究人員帶來以后職稱上的晉升，而對財務(wù)人員無任何好處，他們希望科研項目越少越好，一來減輕工作負(fù)擔(dān)，二來減輕職業(yè)風(fēng)險。兩者看法的不一致導(dǎo)致了科研項目經(jīng)費預(yù)算、開支、決算的諸多矛盾和沖突。要解決這些矛盾和沖突，在開展項目研究時，項目組必須把研究人員和財務(wù)人員由不和諧的關(guān)系變?yōu)楹椭C的關(guān)系。

2.1 由排斥關(guān)系變?yōu)槁?lián)合關(guān)系

根據(jù)責(zé)權(quán)利對等的原則，項目申請時將財務(wù)人員納入到科研項目組成員，將排斥關(guān)系變?yōu)槁?lián)合關(guān)系。將財務(wù)人員列入項目組成員后，財務(wù)人員有義務(wù)、有責(zé)任參與到項目經(jīng)費的預(yù)算、開支和決算過程中，項目在經(jīng)費方面的工作可交給財務(wù)人員去做，在經(jīng)費開支時，邀請財務(wù)人員介入，及時規(guī)避不合理的支出費用。有關(guān)科研項目經(jīng)費管理的會議，主動邀請財務(wù)人員參加。通過聯(lián)合關(guān)系，將財務(wù)人員更好地融入科研項目的全過程。

2.2 由矛盾關(guān)系變成合作關(guān)系

對研究人員來說，項目越多越好，但對于財務(wù)人員來說，項目越多越累。雙方是矛盾的，但如果將他們列入項目組成員，將他們變成研究人員中的一員，讓他們?nèi)シ謸?dān)項目研究中有關(guān)經(jīng)費預(yù)算、開支和決算相關(guān)的工作，不但可以讓研究人員脫身于煩瑣的財務(wù)工作，能有更多的精力用于提高研究項目的科研水平，而且可以提高財務(wù)人員參與項目的積極性，把矛盾沖突變成合作共創(chuàng)的關(guān)系。項目組的相關(guān)財務(wù)工作可順理成章地成為財務(wù)人員的工作職責(zé)。

2.3 由單方受益關(guān)系變?yōu)楣糙A關(guān)系

根據(jù)權(quán)利共享的原則，項目組將財務(wù)人員列入項目成員后，也可分享科研成果。以往項目結(jié)題后，項目組的研究人員不但收獲了論文，還會收獲科研成果，甚至還會獲獎，但僅僅是研究人員單方面所獲得的，而給財務(wù)人員帶來的是無窮的記賬、調(diào)賬、決算，以及應(yīng)付各方審計，承擔(dān)各種財務(wù)責(zé)任。這個做法為單方得利。把財務(wù)人員列入項目組成員后，在適當(dāng)之處，可在論文署名、科研成果署名的適當(dāng)位置給予財務(wù)人員相應(yīng)的肯定，將會實現(xiàn)研究人員和財務(wù)人員的雙贏。這種做法，不但保障了項目的順利實施，還主動規(guī)避了財務(wù)的各種風(fēng)險，并調(diào)動了財務(wù)人員的積極性，而研究人員會有更多的精力來進行科技創(chuàng)新。

3 科研項目預(yù)決算中財務(wù)人員的參與

在項目研究中，將財務(wù)人員列入項目組成員后，相關(guān)的預(yù)算、開支和決算工作即可由財務(wù)人員負(fù)責(zé)。在項目申請之時，即可邀請財務(wù)人員介入，并從始至終參與項目過程。

3.1 項目申報經(jīng)費申請階段的參與

項目經(jīng)費申報階段，項目組在討論項目的研究內(nèi)容和任務(wù)時，可邀請財務(wù)人員參與，請他們根據(jù)項目研究的內(nèi)容和任務(wù)，對項目的經(jīng)費進行測算和估計。在開展新的項目時，可請財務(wù)人員對新增的儀器設(shè)備進行估算，測算現(xiàn)有儀器是否可滿足檢測需要，需要交多少給外單位測試。對于新材料，可由他們詢價和對比，盡早將不合理的預(yù)算排除在外。對于需要多個單位合作的科研項目，需要多少會議經(jīng)費來實施項目的組織和協(xié)調(diào)，也由財務(wù)人員來解決。預(yù)算階段財務(wù)人員的介入，會提高項目經(jīng)費預(yù)算的專業(yè)化和規(guī)范化，會最大限度地體現(xiàn)出科研經(jīng)費的績效。

3.2 項目簽訂經(jīng)費核準(zhǔn)階段的參與

由于科研項目的資助強度是相同的，如“973”計劃項目費資助強度約3 000萬元，但最終核準(zhǔn)時會有所偏差。這時需要調(diào)整預(yù)算。對于這種調(diào)整，研究人員會利用簡單和粗暴的方式進行，而對于財務(wù)人員，他們會根據(jù)項目組現(xiàn)有項目經(jīng)費的結(jié)余狀況進行分析和核對，會在相應(yīng)的科目中進行核減，專業(yè)地調(diào)整各科目的金額和比例，為項目開支和決算減少不必要的麻煩。

3.3 項目開展中經(jīng)費開支階段的參與

經(jīng)費開支是項目經(jīng)費出現(xiàn)問題的主要階段。把好科研經(jīng)費開支關(guān)成為項目組順利通過項目審計的主要手段。項目的經(jīng)費管理中，不但有相應(yīng)的科研項目管理規(guī)定，也有各省的相關(guān)管理規(guī)定。在開支過程中，既不能違背科研項目管理規(guī)定，也不能違反各省的要求。要提高經(jīng)費開支的利用率，在項目開展過程中，全過程由財務(wù)人員負(fù)責(zé)，讓他們充分規(guī)避各種政策的風(fēng)險，及時將開支風(fēng)險杜絕在開支之前，降低項目的財務(wù)風(fēng)險。還可讓財務(wù)人員及時根據(jù)項目的進展，提醒項目組進行合理的經(jīng)費支出，避免項目超支和結(jié)余過多等問題的出現(xiàn)。

3.4 項目結(jié)題中經(jīng)費決算階段的參與

項目預(yù)算和開支的規(guī)范化會減輕項目決算的壓力，但仍會有很多問題出現(xiàn)。多個合作單位的項目中，會出現(xiàn)總經(jīng)費不超支但部分科目超支的情況，這些問題需要在決算過程中給予解決。在單個研究單位的項目中，盡管財務(wù)人員提前介入，但由于與審計人員的觀點不同，執(zhí)行的文件和規(guī)定不一而會有所偏差。但由于預(yù)先已經(jīng)最大限度地規(guī)避，決算階段的問題會大大減少，而且所出現(xiàn)的問題也相對容易解決。由于財務(wù)人員在預(yù)算時提前介入，決算階段再由他們來處理，將大大減輕項目責(zé)任風(fēng)險的負(fù)擔(dān)。

4 結(jié)語

科研項目是研究機構(gòu)開展科技創(chuàng)新的重要手段，最大限度地提高科研效率是科研管理工作追求的目標(biāo)。要實現(xiàn)科研項目的高效，實現(xiàn)經(jīng)費預(yù)算、支出和決算的合理化、規(guī)范化，必須充分發(fā)揮財務(wù)人員的積極性，推動財務(wù)人員主動參與經(jīng)費的預(yù)算和決算。申請項目時，將財務(wù)人員列入項目組中，把相關(guān)財務(wù)的工作交由他們來處理，并在收獲成果時，將他們相應(yīng)納入，將能最大限度地減輕項目經(jīng)費各方面的壓力，讓研究人員專心科技創(chuàng)新，多出成果，出好成果，同時讓財務(wù)人員共享成果，共同把項目經(jīng)費的績效最大限度地發(fā)揮出來。

參 考 文 獻

[1]楊玲莉.國家科技計劃項目經(jīng)費預(yù)算管理的問題與分析[J].中國基礎(chǔ)科學(xué)，2009（3）：55-57.

[2]張思強.科技項目經(jīng)費預(yù)算存在的問題及對策[J].中國科技論壇，2008（1）：18-21.

[責(zé)任編輯：高海明]