試論電子檔案長期保存中如何保障其可用性

劉憲梅

【摘要】電子檔案在長期儲(chǔ)存過程中如何保障其可用性，是近些年來檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)與難點(diǎn)問題。由于電子檔案具有設(shè)備依賴性、信息可變性、信息不能直接讀取性等特點(diǎn)，因此與紙質(zhì)檔案有著顯著不同，基于此，本文重點(diǎn)探究電子檔案在長期保存中如何保障其可用性。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；長期儲(chǔ)存；可用性

伴隨社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，如今計(jì)算機(jī)已經(jīng)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域得到了極其廣泛的應(yīng)用，從而由此產(chǎn)生了種類繁復(fù)的海量電子文件，這些電子文件在歸檔之后，就成為了電子檔案。不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案由于其設(shè)備依賴性、信息可變性、信息不能直接讀取性等特點(diǎn)，使得電子檔案長期保存中保障其可用性存在一定復(fù)雜性。本文先闡述了電子檔案可用性的涵義，然后在此基礎(chǔ)上提出有效對策來保障電子檔案在長期保存中的可用性，借此引發(fā)更多檔案工作者關(guān)注如何有效地保存電子檔案。

一、電子檔案可用性的涵義

電子檔案的可用性就是指通過計(jì)算機(jī)能夠?qū)崿F(xiàn)電子文件被查找、檢索、定位，能夠被轉(zhuǎn)換成可直接讀取的形式（比如檔案內(nèi)容顯示在屏幕上被人們直接閱讀），倘若電子檔案無法達(dá)到上述幾點(diǎn)要求，那么即使該電子檔案具有齊全性與真實(shí)性，由于檔案文件內(nèi)容無法被利用，那么也就失去了可用性。因此，從電子檔案可用性的涵義中可以看出，保障電子檔案的可用性，是電子檔案實(shí)現(xiàn)長期保存的基礎(chǔ)與前提。如果電子檔案因長期保存而失去了其可用性，那么其具有的可靠性、齊全性、真實(shí)性以及完整性也就無從談起，更失去了長期保存的意義。

二、保障電子檔案可用性的對策

（一）創(chuàng)設(shè)良好的保存環(huán)境以及定期檢測維護(hù)。電子檔案載體（尤其是磁性載體）很容易受環(huán)境因素的影響，即使在較好的保存環(huán)境中，電子檔案都可能會(huì)發(fā)生讀取錯(cuò)誤或者信息丟失等情況，造成上述情況主要還是源于電子檔案載體在長期的儲(chǔ)存過程中老化或磁性的衰減。因此，對于電子檔案載體的保存，除了要?jiǎng)?chuàng)設(shè)一個(gè)良好的保存環(huán)境之外，更需要定期進(jìn)行檢查維護(hù)。首先，電子檔案載體的儲(chǔ)存載體必須滿足相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，以防出現(xiàn)意外的劃傷、碰傷，室內(nèi)溫度最好控制在17℃～20℃之間，相對濕度最好控制在30%～45%之間，防塵、避光，遠(yuǎn)離有害氣體與強(qiáng)磁場。其次，對電子檔案的定期檢測應(yīng)至少一年進(jìn)行一次，可采取隨機(jī)抽樣或等距抽樣的方法，每次抽樣量不能少于10%。對于抽取的檢測樣品，先觀察載體是否出現(xiàn)物理變形或損傷，是否出現(xiàn)霉斑，是否潔凈，再進(jìn)行邏輯檢測，對于檢測出錯(cuò)的載體，應(yīng)當(dāng)立即進(jìn)行有效更新或修正。

（二）定期對電子檔案進(jìn)行拷貝。對電子檔案定期進(jìn)行拷貝就是指定期將電子檔案從原來載體復(fù)制到全新的另一個(gè)載體。為了確?？截惖挠行?，首先必須保證被拷貝的載體是否處于良好的狀態(tài)。其次由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，使得信息的儲(chǔ)存能力也在不斷得到增強(qiáng)，軟件、儲(chǔ)存方式、儲(chǔ)存設(shè)備在較短時(shí)間內(nèi)很可能就進(jìn)行了更新?lián)Q代，造成記錄、檢索與儲(chǔ)存信息的產(chǎn)品與手段也在迅速發(fā)生著變化，從而對電子檔案的長期儲(chǔ)存造成極大的威脅。因此，為達(dá)到長期儲(chǔ)存電子檔案的目的，通常需要每四年采用新的儲(chǔ)存設(shè)備或技術(shù)對電子檔案原件進(jìn)行拷貝，且被拷貝的電子檔案原件也要再繼續(xù)保留至少四年。此外對電子檔案進(jìn)行定期拷貝還要注意以下幾點(diǎn)：一是對電子檔案進(jìn)行拷貝之前，應(yīng)先對計(jì)算機(jī)進(jìn)行病毒查殺，以防感染病毒。二是對需要保存的電子檔案應(yīng)至少有一個(gè)或一個(gè)以上的備份并且儲(chǔ)存在不同位置，防止因儲(chǔ)存環(huán)境或自然災(zāi)害造成電子檔案的損毀。三是對電子檔案進(jìn)行檢測、拷貝的操作人員必須接受專業(yè)的培訓(xùn)，并進(jìn)行考核。

（三）明文保存電子檔案內(nèi)容。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的多變性與復(fù)雜性，因此為了確保電子文件的保密性，通常我們會(huì)運(yùn)用加密技術(shù)對電子文件進(jìn)行加密。然而當(dāng)電子文件一旦準(zhǔn)備歸檔，則應(yīng)當(dāng)去除加密恢復(fù)成明文形式進(jìn)行歸檔。主要是由于以下幾個(gè)方面的原因：首先，伴隨計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，當(dāng)前使用的加密算法很可能在未來的某個(gè)時(shí)間變得不再可靠，失去了原本進(jìn)行加密的初衷。比如1970年代，著名的DES加密算法成為了美國政府御用加密標(biāo)準(zhǔn)，然而隨著時(shí)間推移，黑客使用新的計(jì)算機(jī)技術(shù)就可以實(shí)現(xiàn)輕松對DES加密文件的破譯。其次，對于加密的電子檔案使用的時(shí)候就需要進(jìn)行解密，海量的電子檔案可能采取的加密措施并不相同，這就需要檔案管理員保存大量的密匙來解密不同的電子檔案，從而無形中增加了電子檔案工作量。最后，加密后的電子檔案可能存在無法壓縮的情況，從而占用大量的儲(chǔ)存空間。因此對電子檔案采取明文保存的方法就可以避免上述情況的發(fā)生，而針對電子檔案的安全問題，可以通過提高計(jì)算機(jī)安全等級來實(shí)現(xiàn)電子檔案的信息安全。

三、結(jié)論

當(dāng)全國興起檔案信息化建設(shè)的時(shí)候，人們的焦點(diǎn)重點(diǎn)放在了對電子檔案的管理與利用上，忽視了電子檔案在長期儲(chǔ)存中潛在的風(fēng)險(xiǎn)。本文正是基于此探究電子檔案在長期保存中如何保障其可用性，希望能借此引起更多檔案工作者對電子檔案長期保存中存在的風(fēng)險(xiǎn)的重視，從而積極探尋可行性對策來確保電子檔案的可用性。

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