建設(shè)工程電子檔案接收模式的應(yīng)用及注意問(wèn)題分析

徐潔

【摘要】檔案資料對(duì)于建設(shè)工程的整體施工來(lái)說(shuō)有著極為重要的意義。而本文主要針對(duì)建設(shè)工程電子檔案接收模式的應(yīng)用及注意問(wèn)題展開(kāi)了分析，對(duì)檔案接收的形式作了介紹，并對(duì)應(yīng)注意的問(wèn)題作了探討，給出了一系列相應(yīng)的實(shí)踐措施，以期能為有關(guān)方面的需要提供參考借鑒。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；接收；應(yīng)用

所謂的電子檔案，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)的檔案。在建設(shè)工程的施工中，電子檔案的有效應(yīng)用，將會(huì)給整體的施工有著極大的幫助。因此，為了提高電子檔案的利用效率，我們就需要有效建立起電子檔案的接收模式，從而為工程施工提供保障。

一、 檔案接收形式

（一）移交方式。一般來(lái)說(shuō)，檔案的接收和管理有以下兩種模式：1.在線模式。指得是依托網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行編制，或者實(shí)時(shí)把電子檔案上傳到網(wǎng)絡(luò)中，能夠保證檔案移交的實(shí)效性，但編制檔案的單位必須能夠上網(wǎng)，普及范圍受到一定的影響，而且難以保證檔案的隱秘性，檔案編制工作的效率較低。2.離線模式。簡(jiǎn)明扼要，就是在沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)的情況下編制檔案，此種模式能夠保證檔案編制工作的效率，普及范圍廣，檔案隱秘性高，但檔案館無(wú)法掌握檔案編制的實(shí)時(shí)情況。

（二）軟件模式。通常情況下，接收檔案的軟件有以下兩類：1.具有統(tǒng)一性的檔案編制軟件，當(dāng)前，幾乎所有的檔案編制單位在編制檔案時(shí)都采用了計(jì)算機(jī)軟件，如果檔案館在編制檔案時(shí)統(tǒng)一進(jìn)行，在技術(shù)上，能夠?qū)堎|(zhì)檔案與電子檔案實(shí)施一致性的檢查措施，保證電子檔案的真實(shí)性與可靠性。編制檔案的軟件不但應(yīng)該保證檔案編制的質(zhì)量，而且應(yīng)該盡可能為編制人員提供方便，以擴(kuò)大電子檔案接收的使用范圍。

2.不具統(tǒng)一性的檔案編制軟件，在編制軟件的過(guò)程中，往往會(huì)生成不同的電子文件，為了兼容這些電子文件，需要應(yīng)用能夠統(tǒng)一收集檔案的軟件，把檔案編制過(guò)程中生成的電子文件收集起來(lái)，并轉(zhuǎn)化為相同的格式，比如，PDF這一格式?；蛘?，在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，使其成為電子檔案時(shí)，軟件需要具備接收檔案的目錄，以實(shí)現(xiàn)電子文件與目錄之間的鏈接。此種模式具有操作簡(jiǎn)便的優(yōu)點(diǎn)，但掃描、文件轉(zhuǎn)換等環(huán)節(jié)降低了工作的效率。

（三）電子檔案的組卷方式。1.根據(jù)工作組電子卷。這種模式不用對(duì)案卷進(jìn)行區(qū)分，可以直接根據(jù)歸檔目標(biāo)，讓檔案成為電子包，在日后查詢檔案時(shí)，能夠充分應(yīng)用查找電子文件的技術(shù)迅速找到所需文件，具有快捷性。2.根據(jù)案卷組電子卷。這種組電子案卷的方式與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案組卷方式一致，能夠把卷內(nèi)的電子文件和目錄逐一對(duì)應(yīng)起來(lái)，具有查找方面的優(yōu)點(diǎn)，但工作效率不高。3.工程+案卷組電子卷。統(tǒng)一應(yīng)用一種編制電子檔案的軟件，能夠按照工程的單位，自動(dòng)生成相應(yīng)的電子卷，軟件中增加了能夠根據(jù)案卷的形式進(jìn)行組卷的功能，只要案卷相關(guān)信息填入，就能應(yīng)用選擇電子文件的方法生成卷中的目錄，把這些檔案移交至檔案館時(shí)，能夠提供格式為xml的標(biāo)準(zhǔn)文件，此文件會(huì)自動(dòng)進(jìn)入檔案館相關(guān)的辦公、業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，能夠自動(dòng)生成項(xiàng)目級(jí)、工程級(jí)、案卷級(jí)的目錄，使辦公效率得以有效提升。

（四）電子簽章。自2015年5月開(kāi)始實(shí)施的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中，在電子檔案接收、電子簽章等方面提出了明顯的要求，接收電子檔案的同時(shí)需要同步接收電子檔案，而且電子檔案中必須應(yīng)用電子簽章的技術(shù)，注重CA證書(shū)的使用，以保證文件的合法性。當(dāng)前，住建部已經(jīng)把電子行業(yè)的電子認(rèn)證平臺(tái)搭建起來(lái)，以保證國(guó)內(nèi)建設(shè)行業(yè)相關(guān)單位、相關(guān)工作人員應(yīng)用CA證書(shū)的通用性，從而使企業(yè)的成本得以降低。

二、接收電子檔案需要注意的幾個(gè)要點(diǎn)

為了保證接收電子檔案的工作能夠順利進(jìn)行，軟件系統(tǒng)應(yīng)該注意以下幾個(gè)要點(diǎn)：一是軟件系統(tǒng)應(yīng)該保證檔案工作者的工作效率。二是各個(gè)檔案管理應(yīng)該以自身實(shí)際情況為依據(jù)，合理選擇應(yīng)用離線或者在線模式。三是在與軟件公司合作的過(guò)程中，應(yīng)該對(duì)其簽章效率、接收電子檔案的經(jīng)驗(yàn)等。四是選擇與自身實(shí)際情況相符合的電子檔案管理模式。

三、電子檔案工作具體工作

各個(gè)檔案館的辦公、業(yè)務(wù)系統(tǒng)存在差異性，在接收電子檔案時(shí)，相關(guān)軟件的接口應(yīng)該具有開(kāi)發(fā)性，可以接收格式為xml的文件，可以把接收到的文件導(dǎo)入原有系統(tǒng)，使系統(tǒng)兼容性這一問(wèn)題得到解決。為了保證接收電子檔案的工作順利進(jìn)行，系統(tǒng)應(yīng)該包含以下一個(gè)：

（一）網(wǎng)上注冊(cè)的系統(tǒng)。在工作開(kāi)始之前，在網(wǎng)上填寫(xiě)、報(bào)送相關(guān)工程的基本信息，并向原有系統(tǒng)提供這些信息，以便于自動(dòng)著錄項(xiàng)目級(jí)、工程級(jí)的相關(guān)信息。

（二）電子檔案的編制和移交。編制電子檔案的軟件不但應(yīng)該接收相應(yīng)的軟件，還應(yīng)該把各個(gè)部門(mén)、工程需要的資料完成，在使用時(shí)，應(yīng)該具有便捷性、智能性、先進(jìn)性、擴(kuò)展性、實(shí)用性等優(yōu)點(diǎn)，為使用者提供更多便利。

把電子檔案組卷、著錄、移交的功能添加到編制電子檔案的軟件中，并保證數(shù)據(jù)之間的共享性，形成的電檔案應(yīng)該包括項(xiàng)目級(jí)、工程級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)等多個(gè)方面的內(nèi)容。該軟件還應(yīng)該具有對(duì)電子檔案、紙質(zhì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一檢查的功能，以保證檔案的真實(shí)性、完整性。

（三）電子檔案接收、審核與完善。電子檔案的設(shè)備端也應(yīng)該具備對(duì)電子檔案、紙質(zhì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一檢查的功能，保證電子檔案的實(shí)性、完整性和有效性，同時(shí)，該設(shè)備端還應(yīng)該具備補(bǔ)錄功能，最大限度保證電子檔案的完整性，為日后電子檔案的使用提供方便。

四、應(yīng)用實(shí)踐

《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》明確指出，在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行提交的同時(shí)，需要一起移交電子檔案，而在這規(guī)范實(shí)施之前，部分城市已經(jīng)在電子檔案接收工作中進(jìn)行了探索，取得了一定的成績(jī)。比如，遼寧鞍山市城建檔案館比其他單位先使用了住建部的電子認(rèn)證平臺(tái)，在電字檔案的接收工作中，充分應(yīng)用了電子編制軟件，讓項(xiàng)目級(jí)、工程級(jí)、案卷級(jí)等文件移交工作得以實(shí)現(xiàn)，有效提高了各項(xiàng)檔案工作的效率，在電子檔案接收方面進(jìn)行了探索，做出了一定的貢獻(xiàn)。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，為了保證城建檔案管理工作的效率，進(jìn)一步提升檔案工作的質(zhì)量，構(gòu)建高效的檔案接收模式極其重要。因此，相關(guān)城建檔案工作人員應(yīng)該認(rèn)真分析電子檔案接收工作中的要點(diǎn)，并在此基礎(chǔ)上采取有效措施，提升管理水平，保證工程施工建設(shè)順利進(jìn)行。

【參考文獻(xiàn)】

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