關(guān)于信息化時代電子檔案和紙質(zhì)檔案長期并存的思考

曹麗娟

【摘要】在新的社會發(fā)展形勢下，電子檔案的出現(xiàn)給紙質(zhì)檔案的存在帶來巨大沖擊，但短期內(nèi)電子檔案又不可能徹底取代紙質(zhì)檔案，為此，本文就信息化時代背景下，電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存問題展開了思考。

【關(guān)鍵詞】信息化時代；電子檔案；紙質(zhì)檔案；長期并存問題

一、長期內(nèi)電子檔案與紙質(zhì)檔案必將處于并存狀態(tài)的必然性分析

（一）從兩種類型檔案的優(yōu)缺點來看。特點區(qū)別如下：

1.電子檔案。硬盤、光盤、磁盤等都可以成為信息的存儲介質(zhì)和載體，且可以儲存文字、影音和圖像等多種類型和形式的信息。相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案在信息存儲上具有密度性高的優(yōu)勢，極大地節(jié)省了存儲空間。同時，與多媒體信息技術(shù)結(jié)合在一起的電子檔案可以把本來單一形態(tài)的信息轉(zhuǎn)換成音頻、視頻等多種生動形象的信息類型，且具有極高的信息處理速度、能夠隨時對檔案信息內(nèi)容進行更新，突破時間和空間限制，實現(xiàn)資源的共享。另一方面，電子檔案也存在很多弊端，一是不同于紙質(zhì)檔案信息與紙質(zhì)載體的不可分離性，電子檔案中的信息和載體可以被分離開來，并且能夠?qū)崿F(xiàn)在不同介質(zhì)之間的重復(fù)拷貝，這種完全與載體和記錄方式脫離的檔案信息存儲形式一方面讓檔案信息的形成和調(diào)用不再受空間限制，一方面又使得電子檔案內(nèi)的信息很容易被不留痕跡地篡改或復(fù)制傳輸。

2.紙質(zhì)檔案。以紙張為信息記錄載體的紙質(zhì)檔案中信息與載體是一個共同體，一方面，彰顯了紙質(zhì)檔案信息的原始性與真實性；一方面，又暴露了信息與載體之間存在依附性這個弊端。一旦紙質(zhì)檔案完成，就很難將信息與載體這二者分離開來，同時，紙張等載體上所記錄和承載的文字、圖形等信息是人們獲取檔案信息的唯一方式和途徑。另外，當(dāng)時使用的文件可以直接留存，轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)檔案，對以往歷史情況進行了客觀的記錄，屬于容易讓人信服的一種原始憑證。從保存角度出發(fā)，紙張和膠片形式的檔案是最適宜長期保存的，只要在保存過程中注意避免給水解反應(yīng)和氧化反應(yīng)提供必要的產(chǎn)生條件，就可以將紙質(zhì)檔案的保存壽命延長，最長時間可達上百年，甚至是更長的時間。另一方面，相對于電子檔案，紙質(zhì)檔案又存在工作量大、耗費大量人力、物力資源和存儲空間以及效率低、受時間和空間限制，無法實現(xiàn)信息資源共享、管理困難等缺點。

（二）從檔案管理方面來看。電子檔案作為新時期發(fā)展起來的一種新事物，大多數(shù)人并不是很了解和熟悉它所具有的功能與作用，尤其是已經(jīng)習(xí)慣于以往紙質(zhì)檔案管理的工作人員。在工作中他們很容易因為未能及時轉(zhuǎn)變觀念而忽視電子文件的收集和整理，導(dǎo)致電子文件的收集缺乏規(guī)范性，無法保證電子檔案的完整性。另外，因為紙質(zhì)檔案存在時間比較久遠，所以已經(jīng)形成了較為系統(tǒng)和完善的管理體系，但并不適用于電子檔案的管理，故在電子檔案的收集、歸檔等方面仍缺少相應(yīng)的管理制度。同時，鑒于電子檔案對計算機和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的依賴性，負(fù)責(zé)電子檔案管理的工作人員必須掌握相關(guān)方面的知識和技能，比如，電子檔案管理軟件的管理、數(shù)據(jù)庫信息錄入、調(diào)用等。

紙質(zhì)檔案管理涉及收集、整理和鑒定、保管以及統(tǒng)計、檢索、開發(fā)利用等多個程序和環(huán)節(jié)，且各環(huán)節(jié)之間聯(lián)系緊密，再加上紙質(zhì)檔案所具有的唯一性、易損性、客觀性等特點，使得紙質(zhì)檔案管理很容易出現(xiàn)各種問題，造成紙質(zhì)檔案的損壞或丟失。比如，歸檔環(huán)節(jié)出現(xiàn)個別工作人員將檔案私自留用現(xiàn)象，引發(fā)檔案流失或泄密問題。

二、信息化時代實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案長期并存科學(xué)性、合理性的有效措施

（一）逐步完善各項管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。面對檔案的數(shù)字化、電子化發(fā)展趨勢，應(yīng)針對電子檔案同紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化問題、對接問題以及管理問題制定相應(yīng)保障制度。比如，電子數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)以及電子檔案著錄和標(biāo)引規(guī)則的制定等。

（二）保證二者歸檔的同步性。鑒于種種原因，短期內(nèi)電子檔案與信息檔案并存的狀態(tài)是不會被打破的，所以，為保證檔案信息的安全性，方便檔案的管理和利用，要記錄下各種類型有價值的檔案信息，然后對它們進行集中處理，這樣可以實現(xiàn)兩種類型檔案之間的優(yōu)勢互補。在同步歸檔的過程中要逐步、有序地實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的相互轉(zhuǎn)化，加強兩者之間的關(guān)聯(lián)性，以免原始數(shù)據(jù)丟失后延誤使用。

（三）注重檔案管理設(shè)施建設(shè)。在檔案的保管問題上，不管是電子檔案，還是紙質(zhì)檔案，都需要具備一定的保存條件、空間和保管設(shè)施，這樣才能夠為實現(xiàn)檔案信息的完整性與安全性提供有力保障。對于把“件”當(dāng)作最小保管單位的紙質(zhì)檔案來說，單個的紙質(zhì)檔案并沒有很大的信息存儲量，但會形成很多的案卷，并且案卷數(shù)量會隨著時間的推移越積越多，會需要大面積的存儲空間；對于以光盤等為存儲載體的電子檔案來說，并不需要很多的存放空間，但卻對電子系統(tǒng)、保管設(shè)施等有更高的要求。這樣來看，就應(yīng)該對電子檔案與紙質(zhì)檔案并存狀態(tài)下的保管設(shè)施建設(shè)加強重視。比如，統(tǒng)一安排滿足防潮、防火、防塵和防盜需求的庫房；配備符合國標(biāo)的檔案密集架等保險設(shè)施，以及復(fù)印機、掃描儀、去濕機以及刻錄盤等現(xiàn)代化設(shè)備。

【參考文獻】

[1]鄧輝.淺析信息化時代電子檔案的保障問題.中國新技術(shù)新產(chǎn)品， 2009（10）.

[2]薛紅艷.信息化時代對電子檔案的保護技術(shù).黑龍江科技信息，2013（12）.

[3]賴宇凌.信息化新時代對于城建檔案電子化的思考.辦公室業(yè)務(wù)，2014（23）.