如何發(fā)揮企業(yè)檔案管理的積極作用

付萍

摘 要：企業(yè)的檔案管理是企業(yè)內(nèi)部工作的重要組成部分。積極充分地發(fā)揮企業(yè)檔管理的作用，可更好地加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部聯(lián)系，使人力資源的合理調(diào)配安排與監(jiān)督考核等工作得到有效保障。本文概述了企業(yè)檔案管理的含義與內(nèi)容，以及企業(yè)檔案管理的積極作用，并就如何發(fā)揮企業(yè)檔案積極作用，提出了幾點(diǎn)粗淺的建議。以期能給現(xiàn)代企業(yè)檔案的管理工作提供有益的參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；管理人員；積極作用

在市場經(jīng)濟(jì)條件下，各大、中小企業(yè)的競爭越來越激烈。企業(yè)的檔案管理雖然不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但是優(yōu)質(zhì)高效的檔案管理工作，卻能間接地對企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)活動產(chǎn)生不可忽視的良性影響。

一、 企業(yè)檔案管理的概述

（一）含義與內(nèi)容

企業(yè)檔案是指相關(guān)的工作人員對企業(yè)在各類生產(chǎn)、經(jīng)營等活動中產(chǎn)生的對國家、對社會和企業(yè)本身具有保存參考價值的各類文字記錄、分析圖表、錄音文件、視頻文件等不同類型的歷史記錄載體。把這類企業(yè)資料歸納分類、統(tǒng)一整理的工作即企業(yè)的檔案管理工作。

（二）積極作用

企業(yè)的檔案管理具有記錄企業(yè)的歷史、保護(hù)企業(yè)商業(yè)機(jī)密、記錄員工信息、輔助企業(yè)決策、充實(shí)和構(gòu)成企業(yè)文化、加強(qiáng)企業(yè)的宣傳力度的積極作用。做好企業(yè)檔案的管理工作，關(guān)乎企業(yè)健康長遠(yuǎn)的生存發(fā)展，檔案管理能真實(shí)地記錄企業(yè)的歷史發(fā)展軌跡、具體地再現(xiàn)企業(yè)的歷史原貌。企業(yè)的決策層人員可憑企業(yè)檔案，掌握企業(yè)的整體概況，制定符合企業(yè)個體情況的科學(xué)實(shí)用的發(fā)展計(jì)劃與準(zhǔn)確客觀的決策；社會也可以憑企業(yè)檔案縱觀企業(yè)的發(fā)展史，并鑒此對企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行切實(shí)的了解，并由此作出客觀正確的評價，如此才能積極地促進(jìn)企業(yè)與社會各界進(jìn)行共贏合作。

二、 發(fā)揮企業(yè)檔案積極作用的措施

（一）轉(zhuǎn)變觀念，提高檔案利用意識

企業(yè)檔案主要是通過管理人員的合理利用，將檔案信息應(yīng)用到企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營當(dāng)中，由此間接地對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)檔案的管理工作直接影響到企業(yè)各項(xiàng)工作的開展，所以，在現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)檔案管理應(yīng)當(dāng)適時轉(zhuǎn)變觀念，提高檔案的利用意識。

1.樹立全面發(fā)展的檔案觀。

為適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的要求，現(xiàn)代的企業(yè)檔案管理工作需要摒棄帶著強(qiáng)烈政治色彩的陳舊的檔案觀，揭開檔案工作不為大眾所知的神秘面紗，配合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的需求，發(fā)揮其應(yīng)有的價值，使檔案工作從傳統(tǒng)的封閉型向現(xiàn)代的開放型轉(zhuǎn)變，使檔案工作從普通形式變?yōu)樾曰问?；從單調(diào)的信息采編型向更高層次的采編留存和信息服務(wù)化的全面型轉(zhuǎn)變；從企業(yè)個體秘而不宣的私自型向多家企業(yè)聯(lián)網(wǎng)共享的開放型轉(zhuǎn)變。

2.樹立以服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營為主的核心理念

檔案管理工作的性質(zhì)決定了檔案的工作人員需要有超前的服務(wù)意識，要以企業(yè)利益的大局為重，達(dá)到“犧牲小我，成就大我”的傳統(tǒng)美德。這些服務(wù)企業(yè)的理念要貫徹到具體工作中，表現(xiàn)出來的就是熱情、耐心、細(xì)心、主動、靈活的服務(wù)態(tài)度，要充分利用企業(yè)檔案的優(yōu)勢，全方位地為企業(yè)運(yùn)作提供必要的歷史記錄、資源信息等；要把企業(yè)的檔案室變成企業(yè)作運(yùn)作決策、技術(shù)對策、市場方針的信息儲備倉，以促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作的順利開展。

3.樹立自我工作的全面發(fā)展觀

在傳統(tǒng)的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)的檔案工作講究的是其所產(chǎn)生的社會效應(yīng)，而忽視其間接產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益。因此，傳統(tǒng)制度下的檔案工作往往是呆板而一成不變的， 甚至于檔案工作者只處于“喝茶+看報(bào)”的狀態(tài)，純粹是混日子之模式。而現(xiàn)今市場經(jīng)濟(jì)的體制下，因企業(yè)的發(fā)展定位與發(fā)展方式的大不相同，檔案工作也應(yīng)順時而變，檔案管理人員也應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想，從固定的模式中走出來，積極提升自身的工作素養(yǎng)，更新服務(wù)意識，從查找的被動狀態(tài)轉(zhuǎn)換成主動的全面服務(wù)的積極狀態(tài)。

（二）實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化

實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化，跳出固有的傳統(tǒng)方式方法，達(dá)到滿足企業(yè)需求的全面有效的利用是企業(yè)檔案管理唯一的發(fā)展方向。

1.企業(yè)檔案的現(xiàn)代化發(fā)展必須與企業(yè)的實(shí)際情況相結(jié)合

企業(yè)檔案管理工作不是一個獨(dú)立的工作，是與企業(yè)內(nèi)部緊密聯(lián)系的、相互影響制約，相互促進(jìn)發(fā)展的。因此，企業(yè)檔案管理工作要是只一味脫離企業(yè)實(shí)際情況，不管不顧地自我主觀發(fā)展，不但違背了企業(yè)發(fā)展的經(jīng)濟(jì)規(guī)律，而且還會造成資源浪費(fèi)，生產(chǎn)設(shè)備閑置等不良后果。

2.企業(yè)檔案的管理工作必須傳統(tǒng)方式與現(xiàn)代方式互補(bǔ)

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展軌跡的原始記錄，是歷史的產(chǎn)物。因此企業(yè)的檔案工作不能完全拋棄傳統(tǒng)的工作方式，只追求現(xiàn)代科技的應(yīng)用。比如，原始的紙質(zhì)資料的儲存方式，如完全放棄掉，就只有電子資料的方式儲備，那么萬一電子設(shè)備有故障，或者只是簡單的突然斷電，那企業(yè)工作中急需的檔案資料就根本無從查起。又或者是電子資料在電子設(shè)備故障甚至是受到惡意攻擊時丟失了，那樣的后果可想而知。因此，檔案管理工作必須傳統(tǒng)與現(xiàn)代方式相互補(bǔ)充，互為已用，以提升檔案工作的質(zhì)量與效率。

3.樹立現(xiàn)代的管理思想，確保檔案管理工作的根本性提高

企業(yè)的核心管理層對檔案工作的重視程度和管理思想起決定性作用。沒有核心領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化決策，檔案工作的改革與提升就根本無從談起。因此企業(yè)的核心管理層首先要優(yōu)化觀念，把檔案工作當(dāng)作基礎(chǔ)工作抓起。其次企業(yè)管理體制與管理模式也在一定程度上制約著檔案工作的發(fā)展，所以創(chuàng)建現(xiàn)代科學(xué)的企業(yè)管理的體制與模式是至關(guān)重要的。

4.建立企業(yè)電子檔案的的原始性、真實(shí)性、保障性系統(tǒng)

隨著企業(yè)辦公自動化的和企業(yè)現(xiàn)代技術(shù)的普及，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子信息、電子資料已呈現(xiàn)越來越多的趨勢，傳統(tǒng)的手寫紙質(zhì)記錄方式已處于被“消失”的邊緣。電子檔案較傳統(tǒng)檔案相比，真實(shí)性與原始性更加突出。根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)，建立一套完全的保障系統(tǒng)，將給企業(yè)提供更好更快更全面的服務(wù)。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)

企業(yè)檔案的管理人工作其實(shí)也由檔案人員負(fù)責(zé)。所以，檔案工作人員在檔案工作中起主導(dǎo)作用?，F(xiàn)有的企業(yè)的檔案人員一部分是由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下保留下來的傳統(tǒng)檔案員，另一部分是在現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)下加入檔案工作隊(duì)伍的新進(jìn)人員。但是，新加入的檔案人員也是在傳統(tǒng)方式的檔案工作中，在老式的檔案管理員手下培養(yǎng)出來的，他們的工作觀念，思維方式仍然受傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)的影響，難免拘泥于傳統(tǒng)，不會求新求變。所以，要提高檔案管理人員的素質(zhì)，就需要企業(yè)對檔案人員進(jìn)行專業(yè)的現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用的培訓(xùn)，不斷灌輸科學(xué)的服務(wù)理念與現(xiàn)代化企業(yè)運(yùn)作方式，并定期開展針對企業(yè)檔案管理薄弱環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，如舉辦現(xiàn)代檔案管理知識競賽等活動，使檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平得到整體提高。

結(jié)束語

企業(yè)的檔案管理是企業(yè)管理工作中十分重要的環(huán)節(jié)。優(yōu)質(zhì)高效、與時俱進(jìn)的企業(yè)檔案管理方式將為現(xiàn)代化企業(yè)的運(yùn)營、生產(chǎn)提供更全面、更高效的保障服務(wù)為此，樹立全新的現(xiàn)代化理念，建立建全檔案工作的保障服務(wù)系統(tǒng)、積極培養(yǎng)既具有良好現(xiàn)代檔案管理技術(shù)，又有自主服務(wù)意識的檔案管理人才，達(dá)到保持傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢，并利用信息化服務(wù)，使檔案管理工作達(dá)到更全面、更具體、更快捷、更有保障的新局面，從而使企業(yè)檔案的管理工作適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)背景下，現(xiàn)代化企業(yè)健康、迅猛的生存發(fā)展。（作者單位：國網(wǎng)四川省電力公司映秀灣水力發(fā)電總廠）

參考文獻(xiàn)：

[1] 宋善軍. 試論企業(yè)檔案管理工作對企業(yè)文化建設(shè)的作用[J]. 經(jīng)營管理者，2014，08：283.

[2] 張家榮，陳瑞. 論企業(yè)檔案管理對企業(yè)文化建設(shè)的作用[J]. 中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2014，07：52.

[3] 徐憬祎. 信息化時代背景下企業(yè)檔案管理的地位與作用[J]. 大眾科技，2011，03：150-152.

[4] 李云青. 充分發(fā)揮檔案管理在企業(yè)中的積極作用[J]. 中國集體經(jīng)濟(jì)，2004，12：32-33.

[5] 孫彥. 如何做好現(xiàn)代企業(yè)制度下的企業(yè)檔案管理工作[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2012，15：22-23.