新時期事業(yè)單位檔案信息化管理路徑探索

鐘靜

摘 要：事業(yè)單位檔案管理工作的開展，將智能化、功能化發(fā)展為基本方向，追求服務功能的全面發(fā)展最終目標，從而使檔案管理工作能夠達到以人為本理念的深層貫徹與落實。信息化發(fā)展進程的不斷加快，事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展路徑存在全新的發(fā)展要求，針對檔案信息聯(lián)動機制、檔案管理一體化發(fā)展思想的構建，對事業(yè)單位檔案管理信息化制度、技術層面以及服務功能全面發(fā)展，從而推動事業(yè)單位檔案信息化管理新常態(tài)的形成。

關鍵詞：檔案管理；信息化發(fā)展；路徑構建；探索研究

信息技術的全面發(fā)展，主要特征在于信息流通速度快、信息資源波及范圍廣、信息應用時效性強。事業(yè)單位檔案管理工作中，信息化發(fā)展的進程日益加快，相關信息化技術手段的應用范圍形成不斷擴充，為此對事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展形成了積極的促進作用。面對信息化發(fā)展的整體趨勢，事業(yè)單位檔案工作管理路徑的創(chuàng)新成為重點所在，能夠對事業(yè)單位信息管理新常態(tài)的構建與發(fā)展提供信息技術層面的發(fā)展新要素。

1 事業(yè)單位檔案信息化管理發(fā)展基本方向

從發(fā)展角度分析，事業(yè)單文檔案管理工作的開展，逐漸邁向信息化、數(shù)字化新方向。檔案管理工作的實質逐漸體現(xiàn)出智能化、功能化等基本特征，為檔案工作的一體化發(fā)展進程的不斷加快產(chǎn)生了決定性的推動作用。從管理制度、管理機制、管理方向角度出發(fā)，事業(yè)單位檔案管理所具有的復雜性在信息化管理發(fā)展進程中能夠形成有效化解，通過信息傳遞、存儲、劃分、管理過程，對各機構、部門、組織的協(xié)調性發(fā)展形成了無形的促進，促使事業(yè)單位檔案管理在相關部門中所具有的透明度較高。結合信息技術平臺的開發(fā)以及相關管理信息系統(tǒng)的技術性層面的深層發(fā)展與應用，推動事業(yè)單位檔案管理工作能夠形成協(xié)調性發(fā)展的新趨勢，對檔案工作管理的實效性、準確性的不斷提升提供全新發(fā)展動力。

2 事業(yè)單位檔案信息化管理工作開展的實質性內(nèi)容

1.事業(yè)單位檔案信息聯(lián)動機制的建立及完善

事業(yè)單位檔案信息管理聯(lián)動機制的構建，核心在于通過網(wǎng)絡信息技術將各部門、各機構相關檔案信息管理機構聯(lián)合起來，形成多元化信息管理新模式。在此之中，突出信息化管理技術所具有的廣泛性，對檔案信息進行有效整理、劃分，并按照統(tǒng)一的管理方法、預案予以統(tǒng)一管理，確保事業(yè)單位檔案信息管理具有高度的系統(tǒng)性、明確性特征。為此，事業(yè)單位檔案信息聯(lián)動機制的構建中，突出各機構、各部門所具有的職能性特征就成為關鍵所在。其中包括檔案信息管理的服務職能、管理職能，對事業(yè)單位檔案信息管理中的信息服務作用予以全面提升，保證事業(yè)單位檔案信息管理體系能夠具有較強的完善性。這是對事業(yè)單位檔案信息管理體系科學構建的關鍵性要素，也是發(fā)揮信息技術在檔案管理工作所具有的服務性、規(guī)范性特征的具體體現(xiàn)，推動事業(yè)單位檔案管理工作的實質性發(fā)展與落實。

2.事業(yè)單位檔案管理一體化表征信息管理技術性

從原則角度出發(fā)，事業(yè)單位檔案管理工作的信息化發(fā)展，加快了管理工作面向一體化發(fā)展方向的前進步伐。使傳統(tǒng)檔案工作區(qū)域化管理模式能夠面向整體發(fā)展，形成良好的相互關聯(lián)、有效連接過程，檔案信息資源信息共享、管理目標的統(tǒng)一性、管理原則的整體性能夠得到充分體現(xiàn)，為強化管理工作效率、管理工作目標提供了信息技術角度的推動作用。檔案管理工作具有較強的復雜性，檔案信息所涉及的內(nèi)容較為廣泛，因此，在進行檔案信息管理工作的系統(tǒng)化開展中，需要以數(shù)字信息傳遞過程為根本保證的信息技術手段支撐。在事業(yè)單位檔案信息管理系統(tǒng)的構建中，針對一體化管理新要求，明確各機構、各部門檔案信息管理系統(tǒng)之間的整體性構建，使得信息系統(tǒng)之間的銜接功能可以保持相互統(tǒng)一，并且各部門、各機構之間能夠形成檔案管理整體協(xié)調作用，促使各機構、各部門檔案信息處理能夠保持流暢、順利，提升事業(yè)單位檔案管理工作效率，體現(xiàn)檔案管理工作中的信息管理技術水平。

3 事業(yè)單位檔案信息化管理的主要創(chuàng)新點所在

1.事業(yè)單位電子檔案管理的技術性要求全面提升

事業(yè)單位電子檔案管理技術的發(fā)展，作為信息技術廣泛應用的根本標志，實現(xiàn)了檔案信息數(shù)字化、信息化發(fā)展目標，對管理工作的系統(tǒng)化開展提供了強有力的信息技術支持。面對電子檔案管理技術的全面發(fā)展，檔案管理要求應予以技術層面的提升，強調電子信息管理系統(tǒng)具有兼容性的同時，體現(xiàn)信息管理系統(tǒng)的銜接性，促使電子檔案管理信息系統(tǒng)能夠保持相關系統(tǒng)之間的高度關聯(lián)性。這是事業(yè)單位檔案管理工作開展，面對信息化發(fā)展新要求進行技術層面改革與強化的基本方向，突出信息管理系統(tǒng)內(nèi)部技術層面的創(chuàng)新，形成對事業(yè)單位信息管理體系發(fā)展信息技術層面的積極促進，滿足信息化發(fā)展新要求，進而對事業(yè)單位檔案管理工作信息資源共享提供有力的推動作用。在此之中所表達出的則使事業(yè)單位檔案管理工作信息化發(fā)展的創(chuàng)新點，作為實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作走可持續(xù)發(fā)展道路的關鍵發(fā)展性要素。

2.信息化檔案管理制度的創(chuàng)新性發(fā)展

從信息化發(fā)展角度出發(fā)，網(wǎng)絡信息共享作為事業(yè)單位檔案管理的重要突破方向，對檔案信息管理的有效性提供了信息化層面的有效保障，體現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息管理新目標與新原則。針對于此，在進行事業(yè)單位檔案信息化管理工作開展過程中，將其管理制度予以有效完善成為關鍵性要素所在。從傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理工作制度角度出發(fā)，立足點在于對檔案信息的公開性相對較差，相關部門、機構只是對內(nèi)部檔案信息進行整理、劃分，而對于其他相關部門則是處于信息封閉狀態(tài)。在這樣的條件下，事業(yè)單位檔案信息管理存在一定的管理制度封閉性。事業(yè)單位信息化檔案管理發(fā)展新形勢下，要求對相關部門、機構檔案管理信息進行公開化處理，以聯(lián)動機制為根本對事業(yè)單位檔案信息管理制度進行一體化要求，從中建立整體性管理措施、制度、原則，促使檔案信息的流動能夠得到管理制度的強化，從中確保信息化管理手段能夠得到有效運行。

3.事業(yè)單位檔案管理的服務功能具體、有效開發(fā)

事業(yè)單位檔案管理體系的構建，以服務功能強化為重要衡量指標，表達出檔案信息管理工作水平以及發(fā)展新方向。這是新時期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新點所在，同時也意味著檔案管理工作能立足以人為本，實現(xiàn)服務具體化全新發(fā)展目標。從信息化發(fā)展視角中能夠看出，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化、信息化管理平臺的構建，突出檔案管理工作的服務新功能，將檔案內(nèi)部信息管理的具體性進行模塊化劃分，使得檔案信息管理的規(guī)范性能夠予以不斷增強。同時針對檔案信息所存在的具體狀況予以有效提示，確保事業(yè)單位檔案管理能夠保持高度完整。這是檔案管理信息化發(fā)展所提供的具體服務功能，同時針對信息指向、信息索引等相關服務功能的開發(fā)予以有效加強，促使事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展能夠得到服務功能層面的全面創(chuàng)新，作為事業(yè)單位檔案管理工作的功能化發(fā)展的重要作用因素。

4 結論

事業(yè)單位檔案信息化管理，核心在于將信息技術的傳播、發(fā)展與應用特征能夠有效結合，將相關管理部門之間的內(nèi)在協(xié)調關系給予科學明確，促使檔案信息化管理工作的開展能夠具有高度的發(fā)展目標，同時針對技術層面全面加強，促使檔案信息化管理工作的開展能夠得到信息技術層面的全面支持，為事業(yè)單位檔案管理工作質量以及工作效率的全面提升提供發(fā)展動力。

參考文獻

[1]黃靜虹.淺談現(xiàn)代檔案管理工作的創(chuàng)新途徑[J].中國科技信息.2013年09期

[2]李杰沖.提升企業(yè)檔案管理水平之我見[J].檔案時空.2010年04期

[3]田東.淺談如何做好基層單位檔案管理工作[J].黑龍江檔案.2011年02期