淺談圖書檔案一體化管理

馬嵐

【摘要】圖書檔案本屬一體，但是隨著人們的信息需求不斷增加，圖書檔案逐漸被分化開，在不同的方向上發(fā)展。在信息化社會(huì)中，圖書檔案的一體化發(fā)展成為一個(gè)必然的趨勢(shì)，而且網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來使圖書檔案的一體化管理成為可能，本文對(duì)圖書檔案一體化管理進(jìn)行分析和探討。

【關(guān)鍵詞】圖書檔案 一體化發(fā)展 信息化發(fā)展

【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2016）02-0192-01

引言

檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展過程中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等。在當(dāng)前的時(shí)代背景下，很多事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度逐漸提高，在事業(yè)單位內(nèi)部設(shè)置了專門的檔案管理部門，招聘專業(yè)化的檔案管理人員，但在實(shí)際工作過程中，檔案管理依舊存在較多的問題，信息化不足是面臨的一個(gè)嚴(yán)重的問題。在當(dāng)前的信息化時(shí)代背景下，檔案管理也要逐漸信息化，要與圖書管理合為一個(gè)統(tǒng)一的整體，從而使得事業(yè)單位發(fā)展過程中的資料存儲(chǔ)更加豐富，促進(jìn)事業(yè)單位的快速發(fā)展。

一、圖書檔案一體化管理及其存在的問題

研究圖書檔案的一體化管理，首先需要對(duì)圖書檔案一體化的概念有所了解。這里所講的一體化，不是簡(jiǎn)單的將兩者組合在一起，改變它們之間的并列關(guān)系，而是將圖書和檔案各自當(dāng)做一個(gè)獨(dú)立的個(gè)體，但是將他們組合成一個(gè)整體，不斷尋找、選擇自身的優(yōu)勢(shì)，打破圖書、檔案之間的壁壘，使得圖書與檔案可以合作，在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的時(shí)代可以實(shí)現(xiàn)資源共享，為用戶提供更加全面的服務(wù)。盡管當(dāng)前越來越多的單位開始注重圖書檔案的一體化管理，但是圖書檔案管理過程中還是存在很多問題，一方面，圖書檔案的一體化管理需要結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)信息化管理，但是當(dāng)前圖書檔案管理信息化意識(shí)不強(qiáng)。當(dāng)前很多事業(yè)單位雖然在努力建立專業(yè)化的圖書檔案管理部門，積極制定圖書檔案管理的規(guī)章制度，對(duì)事業(yè)單位的各項(xiàng)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，但由于大部分圖書檔案管理人員缺乏專業(yè)的管理知識(shí)和管理手段，因此在實(shí)際的工作中表現(xiàn)出缺乏圖書檔案管理知識(shí)以及圖書檔案管理的信息化意識(shí)比較淡薄等現(xiàn)象，對(duì)于圖書檔案管理信息化水平的提升有很大影響，比如在日常圖書檔案管理工作中，有的工作人員在圖書檔案的整理過程中，沒有實(shí)現(xiàn)信息化管理，采用傳統(tǒng)的人工管理方式，因此存在管理不規(guī)范的問題。第二，圖書檔案一體化管理制度不健全，當(dāng)前很多圖書檔案管理缺乏健全的管理制度和監(jiān)督機(jī)制，對(duì)圖書與檔案管理的一體化發(fā)展認(rèn)識(shí)不到位，因此使得圖書檔案管理過程中兩者依舊存在分離的現(xiàn)象，使得事業(yè)單位的各種圖書與檔案資料得不到統(tǒng)一的管理，不能為事業(yè)單位的發(fā)展提供充足的信息資料。而且由于管理制度不夠規(guī)范，很容易使得圖書和檔案資料出現(xiàn)丟失。

二、圖書檔案一體化發(fā)展策略

（一）加強(qiáng)對(duì)圖書檔案一體化管理的認(rèn)識(shí)

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)不斷加強(qiáng)，各個(gè)事業(yè)單位在發(fā)展過程中遇到的瓶頸也越來越多，為了使得事業(yè)單位可以實(shí)現(xiàn)全面發(fā)展，則應(yīng)該要對(duì)事業(yè)單位管理中的任何一個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行完善，圖書檔案管理就是其中一個(gè)。在新的時(shí)代背景下加強(qiáng)圖書檔案管理模式創(chuàng)新，需要對(duì)傳統(tǒng)的管理理念進(jìn)行改革。在信息化時(shí)代，應(yīng)該要加強(qiáng)信息化管理理念和管理模式在圖書和檔案管理中的應(yīng)用，使得圖書和檔案管理可以與事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展目標(biāo)一致，從而促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。由于當(dāng)前很多事業(yè)單位在發(fā)展過程中，領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)事業(yè)單位的圖書檔案管理體系所持有的觀念還比較傳統(tǒng)，使得圖書管理和檔案管理出現(xiàn)了分離，比如事業(yè)單位的圖書館主要是為單位員工提供圖書的，另外設(shè)有檔案管理部門，使得兩者之間的工作沒有得到有效的統(tǒng)一和協(xié)調(diào)。對(duì)此，未來事業(yè)單位的發(fā)展過程中應(yīng)該要積極加強(qiáng)對(duì)信息化圖書檔案管理模式的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)圖書和檔案管理的一體化發(fā)展的認(rèn)識(shí)，建立完善的圖書檔案一體化管理體系，將兩個(gè)部門的工作統(tǒng)一起來，使得各自能夠保持一定的獨(dú)立性，但同時(shí)在兩者之間又能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一，對(duì)圖書檔案管理工作進(jìn)行細(xì)分，確保不同人員的責(zé)任可以得到有效的落實(shí)。

（二）國(guó)家要制定相應(yīng)的法律法規(guī)

圖書與檔案的統(tǒng)一發(fā)展，需要國(guó)家有一個(gè)整體的統(tǒng)籌管理，因此，應(yīng)該要從國(guó)家層面出發(fā)，通過制定各種政策和法規(guī)指導(dǎo)、調(diào)節(jié)和規(guī)范信息資源的合理配置，建立一個(gè)國(guó)家圖書、檔案一體化管理的協(xié)調(diào)中心，鼓勵(lì)并監(jiān)督各個(gè)單位能夠積極實(shí)施圖書與檔案的一體化管理模式。國(guó)家制定相應(yīng)的規(guī)章制度，在宏觀上實(shí)現(xiàn)國(guó)家對(duì)檔案圖書一體化建設(shè)的監(jiān)督和指導(dǎo)作用， 使得圖書檔案一體化發(fā)展過程中的各種資源信息得到共享，并且能夠在圖書檔案領(lǐng)域的發(fā)展過程中，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)體制和政策上的改革，使得全國(guó)范圍內(nèi)都能加快圖書檔案的一體化進(jìn)程。

（三）加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)

在圖書檔案管理過程中，管理人員是核心，他們的綜合能力水平在一定程度上對(duì)事業(yè)單位的的發(fā)展有很大影響，加強(qiáng)圖書檔案管理人員的水平的提升，是提高圖書檔案管理水平的重要途徑。在圖書檔案一體化管理過程中，需要一批復(fù)合型信息管理人才。需要在高校開展相應(yīng)的課程，培養(yǎng)更多專業(yè)的人才，同時(shí)，也要從現(xiàn)有的圖書、檔案工作人員中進(jìn)行選拔和培訓(xùn)，使得他們能夠掌握?qǐng)D書、檔案雙學(xué)科的理論和實(shí)踐知識(shí)，以適應(yīng)圖書檔案一體化管理環(huán)境下的網(wǎng)絡(luò)相關(guān)操作。

（四）加強(qiáng)基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)

圖書檔案實(shí)現(xiàn)一體化管理需要互聯(lián)網(wǎng)的支撐，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施是一個(gè)十分重要的方面，健全的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施也是實(shí)現(xiàn)圖書檔案一體化管理的基礎(chǔ)。首先加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，由于圖書和檔案管理的特殊性，在進(jìn)行一體化管理的過程中，應(yīng)該要建立一個(gè)相對(duì)比較獨(dú)立的圖書檔案管理網(wǎng)絡(luò)，使得圖書檔案一體化管理工作中的各種信息能夠得到積極有效的保護(hù)，防止出現(xiàn)泄露等問題。其次是對(duì)事業(yè)單位的硬件網(wǎng)絡(luò)容量進(jìn)行配置和完善，由于實(shí)現(xiàn)圖書檔案一體化管理，因此各種圖書和檔案資料種類多、數(shù)量大，因此在信息化管理過程中，應(yīng)該要有充足的容量，加強(qiáng)基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的完善，滿足海量的圖書檔案信息存儲(chǔ)需求。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息化社會(huì)中，圖書檔案一體化管理成為一個(gè)必然的趨勢(shì)，為了要加強(qiáng)圖書檔案的統(tǒng)一管理，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的理念，加強(qiáng)信息化管理意識(shí)的應(yīng)用，并且制定相應(yīng)的行業(yè)規(guī)范，對(duì)圖書管理和檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一。

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