電子檔案與紙質(zhì)檔案優(yōu)劣勢比較及管理利用

李麗冬

摘 要：伴隨人類社會不斷的發(fā)展和進(jìn)步，記錄人類活動行為的方法和形式也隨之不斷的發(fā)生改變。計算機的普及和應(yīng)用范圍的不斷擴大，以及電子文件和檔案的產(chǎn)生，使得人類社會的相關(guān)活動也因此受到了一定的影響，紙質(zhì)檔案在文檔管理工作中的地位受到了挑戰(zhàn)。雖然電子檔案目前在我國還處于初步發(fā)展時期，其在文檔管理工作中也沒有占據(jù)重要的地位，但其未來必然會成為該項工作中主要的管理手段。對此，本文以文檔管理工作為立足點，就當(dāng)前處理電子和紙質(zhì)檔案的優(yōu)劣勢以及管理利用辦法進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；優(yōu)劣勢；管理；利用

伴隨近些年電子檔案在我國逐漸的興起，使得傳統(tǒng)的檔案管理工作受到了較大的沖擊和質(zhì)疑。有部分人認(rèn)為：在電子檔案出現(xiàn)的今天，文檔管理工作可以完全不依賴紙質(zhì)檔案，因為未來社會將會是電子檔案的天下。雖然隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計算機技術(shù)的發(fā)展，文件信息的存儲和管理工作都會逐漸被轉(zhuǎn)移到網(wǎng)絡(luò)上，但紙質(zhì)檔案作為人類智慧的結(jié)晶，以及當(dāng)前主要使用的文件信息管理手段，對其進(jìn)行研究還是具有一定必要性的。

1 電子檔案的定義和特點

所謂的電子檔案，其主要是通過調(diào)用那些存儲在計算機磁盤中的文件數(shù)據(jù)，利用電腦顯示屏幕上顯示的文字將其存儲的介質(zhì)表現(xiàn)出來，即通過操作計算機來存儲和傳輸文件。一般來講電子檔案主要由三大元素構(gòu)成：一是其是由計算機生成并讀取的，二是其是以數(shù)字的形式被保存和記錄下來的，三是其擁有自己特定的效率和用途。由此可以看出，電子檔案主要具有以下幾方面的特點：第一，其存儲的文件信息具有非人工的識讀性；第二，對計算機系統(tǒng)具有極強的依賴性；第三，載體和信息之間具有可分離性；第四，信息具有易變性；第五、信息存儲的密度較高；第六，可以存儲圖像、聲音的等多種信息媒體；第七，信息可操作性強；第八，非永久性和不穩(wěn)定性。與電子檔案不同，紙質(zhì)檔案存儲的文件信息對其載體具有一定的依附性，存儲的信息具有原始憑證性，并且其可以存儲的介質(zhì)具有耐久性，存儲信息的時間長，穩(wěn)定性高。

2 電子檔案的優(yōu)劣勢分析

與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案既有優(yōu)勢也有劣勢。

2.1 電子檔案的優(yōu)勢

第一，共享性。電子檔案中的所有信息數(shù)據(jù)可以得到有效的利用，這樣一來就能夠使資源共享的目標(biāo)得以實現(xiàn)。并且，其具有的此種共享性，有效的打破了紙質(zhì)檔案在利用時來自時間和空間方面的局限性，提高了檔案的利用與服務(wù)水平。第二，多樣性。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案無論是存儲的形式還是可以存儲的文件信息類型都更加的多樣化。就目前來看，電子檔案可以存儲圖像、文字、視頻和聲音等多種類型信息數(shù)據(jù)。第三，經(jīng)濟環(huán)保性。因為電子檔案只需要利用計算機設(shè)備就能夠完成檔案的收集、整理、存儲和查閱，不需要使用紙張，這樣不僅可以降低檔案管理的成本，還可以在一定程度上節(jié)約森林資源[1]。第四，保護原件性。電子檔案中存儲的一般都是原件的復(fù)印件，所以人們查閱的也大都是原件；并且，電子檔案主要是以數(shù)據(jù)信息的形式出現(xiàn)的，無論怎樣查閱或者是瀏覽都不會對原件造成損害。第五，便于傳輸性。伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展以及其應(yīng)用范圍的擴大，使得信息數(shù)據(jù)的傳輸速度也隨之提升，電子檔案作為一種數(shù)據(jù)構(gòu)成，其無論是傳遞還是轉(zhuǎn)換，其速度都要高于紙質(zhì)檔案。第六，開放性。電子檔案的出現(xiàn)不僅解決了傳統(tǒng)檔案利用方式在時間和空間上存在的局限性，而且還能達(dá)到多人在多臺計算機上查閱同一份檔案信息的目標(biāo)，使得檔案內(nèi)容更加的開放。

2.2 電子檔案的劣勢

第一，不穩(wěn)定性。電子檔案中的內(nèi)容很容易被修改，并且在修改之后不會留下任何的修改痕跡。此外，在利用計算機設(shè)備撰寫材料時，寫作者無法在文件中保留自己的筆記，負(fù)責(zé)人也無法在已經(jīng)形成的，裝有文件材料的磁盤上進(jìn)行簽售，這使得材料的真實性無法被準(zhǔn)確的確認(rèn)，使得電子檔案具有極高的不穩(wěn)定性。第二，對設(shè)備的依賴性。由于電子檔案從收集、整理到存儲、閱讀，都需要依靠計算機設(shè)備，如果離開計算機設(shè)備，那么電子檔案就會變成一堆“廢料”，這使得其對于計算機設(shè)備和信息技術(shù)等依賴性相對較高，獨立性較差。第三，不安全性[2]。由于電子檔案都是存儲在磁盤中，這就使得其安全性受到了極大的危害，一旦存儲的磁盤、或者是其使用的信息技術(shù)出現(xiàn)問題、或者是遭受到黑客和電腦病毒等的攻擊，電子檔案中的內(nèi)容就會被篡改。

3 如何揚長避短管理和利用好電子檔案

要管理和利用好電子檔案，就要揚長避短，充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢，避開或克服電子檔案的劣勢。具體應(yīng)采取如下措施：

3.1 迎接檔案工作從紙質(zhì)到電子的變革

目前，電子檔案這種管理形式正在逐漸的應(yīng)用到個人、社會組織和國家機構(gòu)記錄文件信息的工作中，成為了一種與紙質(zhì)檔案共存的原生態(tài)文件信息記錄體，并將人類社會生活活動的真實情況全面的記錄下來，成為了記錄人類社會實踐活動眾多體種中的一個伴生體。并且，伴隨計算機技術(shù)的發(fā)展，計算機文件也在逐漸取代手寫文件的作用、E-mail在逐漸的取代信件、CAD正在取代人工繪圖、電商在取代貨單與合同、信用卡在取代存折等，這些發(fā)展趨勢的出現(xiàn)，已經(jīng)表明了電子檔案在社會發(fā)展中的重要作用[3]。因此，提升對電子檔案相關(guān)管理工作的重視度，并采用正確的方式處理紙質(zhì)檔案已經(jīng)成為我國檔案管理部門相關(guān)管理人員必須要解決的一項問題。此外，隨著電子文件信息發(fā)展趨勢的不斷增強，利用電力檔案對這些信息資源進(jìn)行管理，制定長期有效的管理制度已經(jīng)迫在眉睫。

3.2 做好認(rèn)定電子檔案原始性和真實性的工作

因為電子檔案記錄文件信息的形式同傳統(tǒng)文件信息載體的記錄形式之間存在著一定的差異，所以，在確定其原始性與真實性時，需要以新的概念和認(rèn)識為指導(dǎo)，通過新方法來確認(rèn)。傳統(tǒng)文件載體記錄形式，文件中的內(nèi)容同其依附的載體之間是不能夠分離的，所以，文件的原始性指的就是附著在原文件載體上的信息，即原件。而所謂的真實性，則是因為在傳統(tǒng)記錄方式中，記載信息的原件上需要有具有法律效益的印章和簽章，并且還需要是特定的作者在特殊條件下制作完成的一種實體紙質(zhì)材料，只有滿足以上所有條件，才可以確定其真實性[4]。然而，與紙質(zhì)檔案不同的是，電子檔案存儲的文件信息同載體具有可分離性，其物理和邏輯結(jié)構(gòu)之間存在著一定的差異性、相對獨立性與可變性，這使得其原始性變成為了檔案需要具備基本檔案學(xué)的屬性；并且，電子檔案從形成到歸檔需要一定的時間，這使得認(rèn)定電子檔案真實性的關(guān)鍵因素則變?yōu)榱耍簷n案在形成過程中沒有被刪改過。由此可以看出，電子檔案的原始性和真實性就是：文件是原作者制作者，內(nèi)部信息內(nèi)容沒有改動且真實有效。由此可以看出，一些對原始性和真實性要求較高的文件信息不可以按照電子檔案的形式來存儲；反之則可以。

當(dāng)前，電子與紙質(zhì)兩種檔案存儲模式已經(jīng)形成了共存的局面，所以，對二者進(jìn)行共同的管理便成為了檔案管理部門亟待解決的一大問題。

3.3 處理好電子與紙質(zhì)檔案之間的關(guān)系

二者處理方式的特點存在一定的差異性，這使得其在管理文件信息的過程中，既是由相對且獨立的，也具有一定的統(tǒng)一性，所以，在利用這兩種形式管理文件信息時，需要堅持檔案管理的相關(guān)原則，按照二者的管理特點制定不同的管理方式。并且，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理部門也應(yīng)該要按照電子檔案的特點創(chuàng)建出適合的管理理論和方法，既不可以生搬硬套紙質(zhì)檔案的管理手段，也不能夠直接將紙質(zhì)檔案制作成電子副本即可[5]。而是應(yīng)該在重視并做好電子檔案相關(guān)管理工作的同時，正確處理紙質(zhì)檔案的管理措施，使得二者都可以在檔案管理室的相關(guān)工作中最大化的發(fā)揮出其作用，提高檔案管理工作的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

由于目前我國已經(jīng)形成了紙質(zhì)和電子檔案共存的文件信息管理模式，在很長一段時間內(nèi)，我國都會處在紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的局面。第一，無論是電子檔案還是紙質(zhì)文件，其都屬于一種文件的存儲方式，所以都具有物理性質(zhì)；第二，二者都形成為人類社會生存活動中，都具有傳輸和存儲指導(dǎo)現(xiàn)實工作中文件信息的作用，在一定范圍內(nèi)二者具有的效用是相同的；第三，二者記錄的都是人類社會真實的生活活動，具有相同的參考價值，都需要存檔，以便日后核查[6]。然而，由于這兩種由不同通過載體來存儲文件信息的檔案管理手段還擁有不同的特點，所以，相關(guān)人員在實際工作的過程中，既應(yīng)該堅持傳統(tǒng)的檔案室管理原則，還需要學(xué)會變通，以電子檔案的特點來制定具體的管理方案。與此同時，為了減少浪費，降低電子檔案管理的成本，相關(guān)人員還應(yīng)該以科學(xué)技術(shù)為基礎(chǔ)，通過創(chuàng)建電子檔案具體管理方法和技術(shù)的方式來提升電子檔案的管理質(zhì)量和水平，使得紙質(zhì)檔案和電子檔案在文件信息管理工作中的作用可以被全面的發(fā)揮出來。

4 結(jié)束語

總而言之，在目前這個電子和紙質(zhì)檔案共存的時代，即在同一個檔案管理室內(nèi)，在對同一種文件檔案信息進(jìn)行歸檔管理時，既需要保存紙質(zhì)檔案，還需要保存電子檔案。在這一階段，檔案管理者要想處理紙質(zhì)和電子檔案這兩種管理形式之間存在的矛盾，應(yīng)該要對二者在管理方面存在的特點和優(yōu)勢進(jìn)行全面的研究，并結(jié)合不同檔案的管理要求來選擇適當(dāng)?shù)姆绞綄ζ溥M(jìn)行有效的管理。

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