基于內(nèi)部控制視角的高校維修工程管理優(yōu)化

王國(guó)強(qiáng)，　徐金秀

(安徽工商職業(yè)學(xué)院 會(huì)計(jì)系，合肥　230041)

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基于內(nèi)部控制視角的高校維修工程管理優(yōu)化

王國(guó)強(qiáng)，徐金秀

(安徽工商職業(yè)學(xué)院 會(huì)計(jì)系，合肥230041)

摘要：高校維修工程管理工作是教學(xué)、科研順利進(jìn)行的基本保障。建立健全內(nèi)部控制管理機(jī)制既是提高維修工程工作的質(zhì)量和強(qiáng)化維修工程科學(xué)管理的現(xiàn)實(shí)需要，也是新時(shí)期高校后勤部門(mén)管理現(xiàn)代化的政策性要求。通過(guò)高校內(nèi)控管理的視角，著眼后勤管理的崗位實(shí)際，研究建設(shè)有效的內(nèi)部控制機(jī)制，既有利于維修工程質(zhì)量管理，同時(shí)又有利于維修工程資金績(jī)效及安全管理。

關(guān)鍵詞：高校；維修工程；內(nèi)部控制

一、引言

財(cái)政部財(cái)會(huì)[2012]21號(hào)文件明文規(guī)定事業(yè)單位2014 年1月1日起執(zhí)行《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》[1]，其目的是進(jìn)一步提高行政事業(yè)單位內(nèi)部管理水平，規(guī)范內(nèi)部控制，加強(qiáng)廉政風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制建設(shè)。高校的維修工程管理工作是確保教學(xué)、科研順利進(jìn)行，促進(jìn)學(xué)校持續(xù)發(fā)展的一項(xiàng)關(guān)鍵工作。高校后勤管理部門(mén)承擔(dān)著維修工程管理的工作職能，建立健全內(nèi)部控制管理機(jī)制既是提高維修工程工作的質(zhì)量和強(qiáng)化維修工程科學(xué)管理的現(xiàn)實(shí)需要，也是新時(shí)期高校后勤部門(mén)管理現(xiàn)代化的政策性要求。 高校擴(kuò)招后的基本建設(shè)保修時(shí)效大都已過(guò)了保修期，建筑物以及道路、水電等配套設(shè)施正在逐漸老化，維修改造任務(wù)及與之相對(duì)應(yīng)的資金投入預(yù)算額度也越來(lái)越大，由此產(chǎn)生的資金使用風(fēng)險(xiǎn)逐年加大；其次，維修工程有其獨(dú)特的屬性，其表現(xiàn)形式為：1、工程涉及類(lèi)型多、工程施工點(diǎn)零散，單項(xiàng)工程金額較小，其中還有隱蔽工程；2、很多維修工程無(wú)專(zhuān)業(yè)設(shè)計(jì)、監(jiān)理；3、涉及專(zhuān)業(yè)廣、時(shí)間緊、工程零散而量大；4、維修工程大多集中在假期突擊施工，因事前準(zhǔn)備不充分等往往造成工程臨時(shí)變更簽證多，變更手續(xù)不完善；5、高校后勤管理部門(mén)因人手、專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力、事件突發(fā)以及管理制度執(zhí)行力不夠等因素，多數(shù)維修工程存在無(wú)論證決策、急促施工、工程施工方案缺失、無(wú)規(guī)范的審批立項(xiàng)程序、施工圖紙缺少論證等現(xiàn)象。以上因素的存在，極易造成決策失誤、建設(shè)質(zhì)量瑕疵、預(yù)算控制不嚴(yán)以及事后結(jié)算審計(jì)及資金計(jì)量難度加大,最后極有可能是施工結(jié)果嚴(yán)重脫離教育、教學(xué)技術(shù)要求。由此，強(qiáng)化維修工程資金使用安全風(fēng)險(xiǎn)管理，完善維修工程的內(nèi)部控制凸顯十分必要。

二、高校維修工程管理的內(nèi)部控制及其運(yùn)行機(jī)制

內(nèi)部控制，財(cái)政部印發(fā)的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》其定義是：?jiǎn)挝粸閷?shí)現(xiàn)控制目標(biāo)，通過(guò)制定制度、實(shí)施措施和執(zhí)行程序，對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和管控[1]。簡(jiǎn)言之，高校維修工程管理的內(nèi)部控制即為對(duì)維修工程開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，從而實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)程序和完善政策以便確保實(shí)現(xiàn)維修工程目標(biāo)。運(yùn)行機(jī)制是指在協(xié)調(diào)高校維修工程系統(tǒng)管理中的各程序、環(huán)節(jié)部分的關(guān)系中形成的一種運(yùn)行方式。內(nèi)部控制融入高校維修工程管理其理想目標(biāo)是：內(nèi)部控制通過(guò)程序再造和政策完善來(lái)引導(dǎo)和制約高校維修工程決策，規(guī)范人力、財(cái)力、物力等維修工程要素投入，確保實(shí)現(xiàn)高校教育、教學(xué)順利實(shí)施的工作目標(biāo)和工作任務(wù)，由此，應(yīng)建立起一套規(guī)范有序、操作靈活、治理高效的運(yùn)行機(jī)制。

作為高校維修工程管理的踐行者，一年多來(lái)，安徽工商職業(yè)學(xué)院嚴(yán)格遵循《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》的文件要求，遵循內(nèi)部控制的制衡性原則，科學(xué)、合理設(shè)置內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位，明確各崗位辦理業(yè)務(wù)和事項(xiàng)的權(quán)限范圍、審批程序和相關(guān)責(zé)任，實(shí)施崗位職責(zé)授權(quán)明示、不相容職務(wù)分離等措施，建立及完善了相互制約、相互監(jiān)督以及責(zé)權(quán)匹配、績(jī)效考評(píng)的運(yùn)行機(jī)制，在院后勤管理部門(mén)維修工程工作實(shí)踐過(guò)程中，通過(guò)建立權(quán)責(zé)明細(xì)規(guī)范、流程透明高效的運(yùn)行機(jī)制來(lái)充分保障內(nèi)控制度的貫徹落實(shí)及效用性，效果十分明顯，總體上看，做到了維修工程質(zhì)優(yōu)價(jià)惠并工程檔案真實(shí)完整，完成全年維修計(jì)劃的同時(shí)節(jié)約資金近50萬(wàn)元。實(shí)踐證明：內(nèi)部控制運(yùn)行機(jī)制的有效建設(shè)，既有利于維修工程質(zhì)量管理，也有利于維修工程資金績(jī)效管理，同時(shí)對(duì)維修資金安全管理也取得了很好的效果。

三、高校維修工程管理的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別及分析

1.高校維修工程管理的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別可以分為單位層面和業(yè)務(wù)層面，著眼于高校后勤管理者角度主要是指業(yè)務(wù)層面的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。高校后勤管理部門(mén)負(fù)責(zé)全校維修工程管理,其職責(zé)的重要性不言而喻，換句話說(shuō)，也就是維修工程管理業(yè)務(wù)層面的風(fēng)險(xiǎn)歸屬于后勤管理部門(mén)的崗位風(fēng)險(xiǎn),而同時(shí)人們一般認(rèn)定崗位的職權(quán)職責(zé)與風(fēng)險(xiǎn)程度正相關(guān)。風(fēng)險(xiǎn)管理就是降低風(fēng)險(xiǎn)的消極結(jié)果的決策過(guò)程，就是通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，最后選擇與優(yōu)化內(nèi)部控制，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)實(shí)施有效應(yīng)對(duì)及管理。高校維修工程管理的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別是用感知、判斷或歸類(lèi)的方式對(duì)現(xiàn)實(shí)的和潛在的風(fēng)險(xiǎn)性質(zhì)進(jìn)行鑒別的過(guò)程，其任務(wù)是從錯(cuò)綜復(fù)雜的環(huán)境中尋找出高校維修工程管理所面臨的主要風(fēng)險(xiǎn)，所以風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別是風(fēng)險(xiǎn)管理關(guān)鍵的第一步。根據(jù)維修工程的特點(diǎn)，高校維修工程管理風(fēng)險(xiǎn)從后勤管理視角來(lái)看，一般主要可分為工期風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)等。下面就從這三個(gè)方面對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別：

(1) 高校維修工程工期風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別影響維修工程的工期因素很多，如有些工程隊(duì)急于承包該項(xiàng)目，對(duì)該維修工程項(xiàng)目的技術(shù)難度、施工環(huán)境、協(xié)調(diào)能力等沒(méi)有充分預(yù)見(jiàn)，有些則也可能是因?yàn)楦咝Ｗ陨砉芾?、配合、臨時(shí)變更等因素所導(dǎo)致。因此在進(jìn)行維修工程工期風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別時(shí)，要查看施工日志、監(jiān)理記錄、施工方案等，正確分析工期影響因素以及因素的責(zé)任主體。這里尤為要注意的是有些高校后勤管理部門(mén)由于自身原因延誤了工期，最后工程決算審計(jì)無(wú)法認(rèn)定承責(zé)主體而按合同扣減施工企業(yè)的工程款，從而導(dǎo)致司法風(fēng)險(xiǎn)。

(2) 高校維修工程質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別 維修工程質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)是指因維修工程本身質(zhì)量原因而導(dǎo)致的各種損失的不確定性。維修工程施工方案、施工人員素質(zhì)、施工材料、施工工藝等等都可能形成質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。有些高校為了降低維修工程結(jié)算價(jià)格，在施工合同中約定的保修期限少于《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》規(guī)定的最低期限[2]，這同樣也會(huì)增加工程質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。識(shí)別質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)必須依據(jù)工程招標(biāo)文件、質(zhì)量要求、監(jiān)理意見(jiàn)、材料質(zhì)保、質(zhì)檢報(bào)告等的綜合分析。

質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的方法可以采取：專(zhuān)家評(píng)定法，即聘請(qǐng)專(zhuān)家分析施工工程總體情況,最好通過(guò)調(diào)查問(wèn)卷分析總結(jié)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)；流程圖分析法，即繪制維修工程施工組織設(shè)計(jì)流程圖，通過(guò)分析，標(biāo)出風(fēng)險(xiǎn)因素和風(fēng)險(xiǎn)事件而識(shí)別質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)；維修工程清單法，即對(duì)復(fù)雜的維修工程施工項(xiàng)目以技術(shù)和影響因素等進(jìn)行分解,制定相應(yīng)的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)清單。

(3) 高校維修工程經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別 經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)是指在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，經(jīng)濟(jì)行為主體的預(yù)期收益與實(shí)際收益的偏差[2]。高校維修工程的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)在兩個(gè)方面：第一，維修主體的實(shí)際費(fèi)用支出超預(yù)算，其原因往往是維修工程前期準(zhǔn)備時(shí)間不足及工程資料不全。有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)維修工程量清單及報(bào)價(jià)漏項(xiàng)等情況，這些可能是維修工程實(shí)施決策倉(cāng)促，未考慮材料價(jià)格波動(dòng)及技術(shù)變動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、低價(jià)中標(biāo)和不認(rèn)真現(xiàn)場(chǎng)勘察等原因造成的，識(shí)別和防范該類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)必須要健全維修工程預(yù)算管理體制，規(guī)范預(yù)算流程圖，通過(guò)流程分析梳理及專(zhuān)家集思廣益等風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別方法，用工作崗位分離機(jī)制等風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施來(lái)控制關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。第二，費(fèi)用支出與功能恢復(fù)是否匹配等從技術(shù)經(jīng)濟(jì)角度來(lái)分析產(chǎn)生的偏差。為識(shí)別該風(fēng)險(xiǎn)，后勤管理部門(mén)必須在工程維修前認(rèn)真做好技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析及可行性研究。如建設(shè)部《房屋建筑工程質(zhì)量保修辦法》中規(guī)定屋面防水保修期為5年，實(shí)際工作中我們發(fā)現(xiàn)5年后屋面防水需維修時(shí)，其技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析不可行，結(jié)論是維修不如重做。

(4) 高校維修工程管理的風(fēng)險(xiǎn)分析 風(fēng)險(xiǎn)分析是對(duì)高校維修工程管理風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的可能性以及該風(fēng)險(xiǎn)的影響、后果所進(jìn)行的評(píng)價(jià)和估量[2]。定性分析是評(píng)估已識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的嚴(yán)重程度和發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)概率大小的過(guò)程，按風(fēng)險(xiǎn)對(duì)目標(biāo)可能的影響進(jìn)行排序。定量分析可以參考風(fēng)險(xiǎn)承受度，利用支持性數(shù)據(jù)分析每一風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率及其對(duì)高校維修工程實(shí)質(zhì)性功能恢復(fù)造成的影響后果。在實(shí)際工作中，我們往往是兩種分析方法同時(shí)運(yùn)用，如以質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)為例分析表格圖示如下：

表1　高校維修工程質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)定量與定性結(jié)合分析

四、高校維修工程內(nèi)部控制管理優(yōu)化

高校維修工程風(fēng)險(xiǎn)不可小視，輕則造成經(jīng)濟(jì)損失，大則影響教育教學(xué)的正常開(kāi)展及高校安全穩(wěn)定。不論是單位主體層面還是維修工程管理業(yè)務(wù)層面都存在風(fēng)險(xiǎn)，風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)是選擇和運(yùn)用具體管理措施對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理的過(guò)程，主要是內(nèi)部控制管理優(yōu)化。

1.職務(wù)分離, 單位層面規(guī)范崗位制衡管理

內(nèi)部控制的控制方法強(qiáng)調(diào)不相容崗位分離、內(nèi)部授權(quán)審批控制、歸口管理等[1]，我校工程維修管理制度明確規(guī)定內(nèi)部相關(guān)部門(mén)主體責(zé)任以及其相應(yīng)的崗位職權(quán)、職責(zé)，制定維修工程報(bào)修程序及維修工程實(shí)施程序流程圖，確保不相容職務(wù)之間相互分離制衡、相互監(jiān)督、信息透明。流程圖剛性確保項(xiàng)目報(bào)送、概預(yù)算編制與審核、項(xiàng)目實(shí)施與驗(yàn)收、竣工審計(jì)等關(guān)鍵崗位分離。維修工程報(bào)修及實(shí)施程序是資產(chǎn)使用部門(mén)填寫(xiě)報(bào)修單據(jù)到后勤管理部門(mén)，后勤管理部門(mén)與資產(chǎn)使用單位現(xiàn)場(chǎng)查看后制定可行性維修方案，同時(shí)依照該維修方案編制工程預(yù)算及招標(biāo)文件報(bào)資產(chǎn)管理部門(mén)，同時(shí)報(bào)財(cái)務(wù)管理部門(mén)安排資金，隨后，資產(chǎn)管理部門(mén)按照維修資金量的大小決定內(nèi)部招標(biāo)及政府采購(gòu)，履行一系列法定程序后，選定中標(biāo)單位，后勤管理部門(mén)協(xié)同資產(chǎn)使用部門(mén)、監(jiān)察審計(jì)部門(mén)等集體與中標(biāo)單位洽談施工合同，施工過(guò)程管理由后勤管理部門(mén)、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)，施工中變更簽證必須由施工項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人、基建工程師、監(jiān)理工程師、后勤管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管后勤的校領(lǐng)導(dǎo)等多人簽字，涉及技術(shù)性變更要設(shè)計(jì)師簽字并加蓋設(shè)計(jì)單位公章。工程實(shí)施、監(jiān)督、驗(yàn)收審計(jì)等分屬不同職能部門(mén)，應(yīng)強(qiáng)化部門(mén)之間的合作與監(jiān)督，通過(guò)職責(zé)分工、業(yè)務(wù)流程等動(dòng)態(tài)整合的操作環(huán)節(jié)形成內(nèi)部相互分工與合作。

2.預(yù)算控制，正確處理資金需求的輕重緩急

高校維修工程每月都有，除了影響正常教學(xué)、生活等運(yùn)轉(zhuǎn)的工程急修、搶修外，各高校都會(huì)因維修資金、維修能力等因素制約，很難做到“有求必應(yīng)”，一般在實(shí)際工作中，只能堅(jiān)持教育教學(xué)及生活保障優(yōu)先的維修立項(xiàng)原則。過(guò)去，財(cái)政預(yù)算要求不嚴(yán)，高校后勤管理部門(mén)工作往往是管理前瞻性不夠，加之專(zhuān)業(yè)人才不足，往往是每年列入的財(cái)務(wù)預(yù)算僅作參考依據(jù)，大多數(shù)情況是因資金緊張、維修事項(xiàng)突發(fā)等，最后落實(shí)維修任務(wù)的可能是因現(xiàn)實(shí)急需而領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)決定。

實(shí)際上作為高校維修工程控制措施的預(yù)算控制，后勤管理部門(mén)年初必須依據(jù)全校整體目標(biāo)規(guī)劃，認(rèn)真做好各項(xiàng)目設(shè)備等排查、檢修、查詢工作，同時(shí)匯總各部門(mén)報(bào)送的維修資料，著眼于防患未然，本著預(yù)算立項(xiàng)嚴(yán)格遵循維修工程具體、維修預(yù)算項(xiàng)目細(xì)化的原則，首先明細(xì)匯總眾多的維修項(xiàng)目，交由具有專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)及熟悉學(xué)校各方面工作的、具體負(fù)責(zé)預(yù)算工作的人員，讓其與各內(nèi)部單位溝通及認(rèn)真分析、比較、篩選，然后后勤部門(mén)組織立項(xiàng)審定會(huì)，進(jìn)一步分析論證并形成基本意見(jiàn)提交校長(zhǎng)辦公會(huì)議。同時(shí)，維修工作信息及工作進(jìn)程及時(shí)內(nèi)部公開(kāi)，做到全過(guò)程“陽(yáng)光操作”。

我們的體會(huì)是：預(yù)算控制的效果取決于預(yù)算編制的科學(xué)性及準(zhǔn)確性。執(zhí)行預(yù)算過(guò)程中，工程進(jìn)度及資金需求配套，嚴(yán)格的控制措施，可避免維修工程輕重緩急不分的情況發(fā)生。編制維修工程預(yù)算過(guò)程中，各相關(guān)部門(mén)間溝通協(xié)調(diào)是否充分，預(yù)算編制資金投入量與資產(chǎn)配置比例是否相結(jié)合，與具體毀損、技術(shù)工藝等是否相適應(yīng)等都十分關(guān)鍵[3]。

為了保證維修工作“精準(zhǔn)發(fā)力”，我們實(shí)行工程立項(xiàng)審定會(huì)議制，會(huì)議由分管后勤工作的校領(lǐng)導(dǎo)主持，會(huì)上各資產(chǎn)使用單位所有報(bào)送信息全部公開(kāi)，資產(chǎn)管理部門(mén)、財(cái)務(wù)管理部門(mén)、審計(jì)部門(mén)及各資產(chǎn)使用主體負(fù)責(zé)人參加，會(huì)議根據(jù)本年度財(cái)務(wù)預(yù)算，從學(xué)校發(fā)展、教育教學(xué)等的實(shí)際出發(fā)，對(duì)所有報(bào)送需要維修的項(xiàng)目進(jìn)行全方位、周密的調(diào)查及經(jīng)濟(jì)、技術(shù)可行性分析，并按資金有效供給和實(shí)際需求的輕重緩急，深入分析哪些項(xiàng)目急需，哪些項(xiàng)目可以暫緩，編制當(dāng)年維修工程項(xiàng)目預(yù)算并及時(shí)上網(wǎng)公示，充分聽(tīng)取各方面的意見(jiàn)和建議，同時(shí)，強(qiáng)化預(yù)算的剛性，真正實(shí)施預(yù)算精細(xì)化管理，嚴(yán)格實(shí)施預(yù)算執(zhí)行情況的內(nèi)部控制考評(píng)和維修工程績(jī)效考評(píng)，細(xì)化考核指標(biāo)，嚴(yán)防后勤管理部門(mén)存在超批復(fù)額度、超開(kāi)支范圍以及不執(zhí)行預(yù)算等違規(guī)情況發(fā)生，同時(shí)，我們每年召開(kāi)一次維修工程預(yù)算執(zhí)行情況考評(píng)總結(jié)會(huì)議，會(huì)議由學(xué)校分管后勤的校領(lǐng)導(dǎo)主持，財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、審計(jì)、后勤等多部門(mén)參加，會(huì)議充分討論是否存在維修工程進(jìn)度與資金預(yù)算進(jìn)度不匹配，是否存在無(wú)預(yù)算、超預(yù)算支出等問(wèn)題，分析全年維修工程預(yù)算及決算真實(shí)性、準(zhǔn)確性，并為下一年預(yù)算編制打下牢靠的基礎(chǔ)。

3.流程控制, 簽字審批實(shí)施憑證化管理

高校維修工程管理工作按照內(nèi)部控制原則確定的工作流程應(yīng)是：分析高校維修工程業(yè)務(wù)事項(xiàng)及資金報(bào)銷(xiāo)流程，明確維修工程業(yè)務(wù)具體工作環(huán)節(jié)及崗位分工，明確崗位責(zé)任人并依法授權(quán)管理，各職位各司其責(zé)，同時(shí)，系統(tǒng)分析其維修工程項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，確定風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力，優(yōu)化風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。用程序格式化并以此作為財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)憑據(jù)來(lái)確保流程規(guī)范，并在此基礎(chǔ)上依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，建立健全各項(xiàng)內(nèi)部控制管理制度以及監(jiān)督內(nèi)部相互督促制度的認(rèn)真執(zhí)行。

在工作中，我們發(fā)現(xiàn)分析風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及制定制度容易，難點(diǎn)在制度的執(zhí)行效果考評(píng)及事后的監(jiān)督依據(jù)。通過(guò)合理設(shè)置崗位后，可強(qiáng)化控制的執(zhí)行力，必須規(guī)范授權(quán)審批，同時(shí)也要配合簽字負(fù)責(zé)制。其控制方法可以總結(jié)為“單據(jù)控制”，即在內(nèi)部管理中明確界定維修工程各工作流程以及相應(yīng)業(yè)務(wù)涉及責(zé)任部門(mén)的表單，要求相關(guān)人員按照制度規(guī)定填制、審核、歸檔、保管。具體做法是每一個(gè)工程流程節(jié)點(diǎn)都由不同的職能部門(mén)負(fù)責(zé)，特別是維修工程施工中隱蔽工程 、突發(fā)情況等不可預(yù)見(jiàn)因素較多，明確施工全程的監(jiān)督管理的責(zé)任主體就顯得非常重要。制定制度時(shí)要求責(zé)任部門(mén)有簽字負(fù)責(zé)制，同時(shí)制定了維修報(bào)修及維修過(guò)程管理工作表格，業(yè)務(wù)實(shí)施到哪一步就由相應(yīng)部門(mén)審核簽字，簽字表格作為會(huì)計(jì)報(bào)銷(xiāo)原始憑證，固化工作流程，權(quán)力、責(zé)任通過(guò)簽字進(jìn)一步明確，強(qiáng)化了責(zé)權(quán)匹配,強(qiáng)化了過(guò)程控制。

高校維修工程內(nèi)控制度的完善及執(zhí)行有效，不僅可以堵塞工程漏洞，也大大提高了工程質(zhì)量。分解、明確責(zé)任主體，并以簽字確認(rèn)的方式對(duì)事后監(jiān)督和責(zé)任追究也提供了事實(shí)依據(jù)。維修工程的現(xiàn)場(chǎng)施工管理屬于中間關(guān)鍵環(huán)節(jié)，必須要嚴(yán)格遵循合同條款，任何變更簽證都需嚴(yán)格簽字手續(xù)，依法守規(guī)，才能保障維修工程的進(jìn)度和質(zhì)量。

同時(shí)，為了進(jìn)一步增強(qiáng)施工方的責(zé)任意識(shí)，切實(shí)做到獎(jiǎng)懲結(jié)合，可以設(shè)立維修工程保證金及獎(jiǎng)勵(lì)基金制度， 如果最后施工質(zhì)量、施工進(jìn)度等沒(méi)有達(dá)到要求，績(jī)效考評(píng)不合格，可依照合同條款扣除其保證金；如果施工單位在有效的工程時(shí)間內(nèi)，整個(gè)維修工程任務(wù)都按質(zhì)按量完工或者提前完成，施工質(zhì)量符合要求且順利通過(guò)維修工程驗(yàn)收，最終綜合考評(píng)績(jī)效優(yōu)秀，作為維修工程施工管理主體的后勤管理部門(mén)就應(yīng)當(dāng)對(duì)施工企業(yè)給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。

4.規(guī)范管理, 業(yè)務(wù)層面全過(guò)程控制

維修工程一般單個(gè)量小，維修工程項(xiàng)目復(fù)雜多樣，往往不易引起管理者重視和注意，許多高校在維修工程管理中缺乏維修立項(xiàng)、項(xiàng)目批準(zhǔn)、項(xiàng)目實(shí)施與監(jiān)督等程序?qū)用娴墓芾碇贫然虼胧率咕S修工程管理無(wú)序化，其內(nèi)部控制制度不健全，最后必然是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)及資料不完整，績(jī)效評(píng)價(jià)無(wú)法開(kāi)展，維修資金投入與維修效果不相符。維修工程控制在整體上我們應(yīng)遵從行政事業(yè)單位內(nèi)控框架中的建設(shè)項(xiàng)目控制條款，但同時(shí)又可以分解為若干業(yè)務(wù)層面，實(shí)施業(yè)務(wù)層面的內(nèi)部控制。業(yè)務(wù)層面上維修工程管理可以分解為：工程招標(biāo)、簽訂合同、現(xiàn)場(chǎng)管理、工程驗(yàn)收等。

維修工程招標(biāo)其實(shí)質(zhì)意義在于保障高校自身權(quán)益，擇優(yōu)競(jìng)價(jià)選擇施工企業(yè)，認(rèn)真開(kāi)展投標(biāo)單位既往工程業(yè)績(jī)招標(biāo)事前評(píng)價(jià)及實(shí)施作業(yè)能力的考量是保證工程進(jìn)度及質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的基礎(chǔ)，這就要求高校維修工程管理部門(mén)細(xì)化維修工程招標(biāo)文件，規(guī)范業(yè)績(jī)分值及各項(xiàng)技術(shù)參數(shù)。

規(guī)范維修工程招標(biāo)活動(dòng)，必須實(shí)行歸口管理及不相容崗位分離，嚴(yán)格執(zhí)行關(guān)鍵崗位責(zé)任制。招標(biāo)主體責(zé)任單位與合同談判、合同簽訂主體責(zé)任單位相互制衡。高校維修工程管理應(yīng)該用制度和規(guī)范夯實(shí)主體責(zé)任，通過(guò)對(duì)部分安徽高校調(diào)研，我們了解到現(xiàn)在高校維修工程招標(biāo)工作現(xiàn)在都比較規(guī)范，而且節(jié)約資金效果明顯，其一般做法是國(guó)有資產(chǎn)管理部門(mén)負(fù)責(zé)實(shí)施招標(biāo)，后勤管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定招標(biāo)文件，其行為規(guī)范嚴(yán)格按照安徽省建筑工程招標(biāo)管理辦法及安徽省政府投資工程項(xiàng)目政府采購(gòu)管理暫行規(guī)定執(zhí)行，同時(shí)，安徽省財(cái)政廳印發(fā)了《安徽省省級(jí)2015年——2016年集中采購(gòu)目錄及采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)的通知》，明確了分級(jí)授權(quán)招標(biāo)主體單位以及具體金額標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)標(biāo)方法。

維修工程招標(biāo)文件的制定，關(guān)鍵是必須具有工程實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的技術(shù)人才和綜合性素質(zhì)較高的商務(wù)管理人才。招標(biāo)文件是多專(zhuān)業(yè)的組合，各高校必須綜合不同專(zhuān)業(yè)人才共同審慎編制，確保如實(shí)地反映修繕工程實(shí)況和投標(biāo)條件，其中特別要注意強(qiáng)調(diào)投標(biāo)企業(yè)的工程經(jīng)驗(yàn)、資質(zhì)等級(jí)、財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)狀況、信譽(yù)狀況等。對(duì)于自行招標(biāo)的零星修繕工程，后勤管理部門(mén)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員要在招標(biāo)文件中明示投標(biāo)須知、維修工程概況、是否建設(shè)目標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)勘察、投標(biāo)截止日期、施工圖紙及修繕工程量清單、投標(biāo)保證金等內(nèi)容[3]。如果維修工程量較大或者維修技術(shù)要求較高，則應(yīng)要求投標(biāo)單位分別報(bào)商務(wù)標(biāo)書(shū)與技術(shù)標(biāo)書(shū)，特別是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人學(xué)歷職稱、資格證書(shū)、工作業(yè)績(jī)以及施工方案、施工組織設(shè)計(jì)等等。

維修工程合同有其專(zhuān)業(yè)化要求，國(guó)有資產(chǎn)管理部門(mén)負(fù)責(zé)招標(biāo)后，授權(quán)后勤管理部門(mén)審查、擬簽維修工程施工合同。合同是明確主體雙方的權(quán)利和義務(wù)的法律憑據(jù)，所以，合同各條款既要體現(xiàn)規(guī)范化要求，又要緊密聯(lián)系每個(gè)工程實(shí)際。強(qiáng)化合同管理既是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的客觀要求，也是實(shí)施監(jiān)督管理維修工程項(xiàng)目的依據(jù)。合同實(shí)行多部門(mén)聯(lián)簽，資產(chǎn)、財(cái)務(wù)、審計(jì)各負(fù)其責(zé)；合同應(yīng)有明確條款限定承包方擅自轉(zhuǎn)包等違規(guī)操作、明確的處罰措施及相應(yīng)的責(zé)任追究辦法。

維修工程施工現(xiàn)場(chǎng)管理關(guān)鍵點(diǎn)是維修工程質(zhì)量控制和安全控制。由于維修工程工序繁多，涉及點(diǎn)較為廣泛，嚴(yán)格來(lái)說(shuō)應(yīng)該做到全面的檢查和監(jiān)督，但在實(shí)際工作中往往不能做到。施工現(xiàn)場(chǎng)管理需要多專(zhuān)業(yè)崗位的管理與配合，這就要求施工現(xiàn)場(chǎng)管理責(zé)任主體部門(mén)認(rèn)真考慮維修工程施工的復(fù)雜程度、規(guī)模大小、自然條件、經(jīng)濟(jì)條件以及施工性質(zhì)等多種因素，制定科學(xué)的施工方案，合理地利用與搭配物力、人力以及財(cái)力。如何保證維修施工方案的貫徹落實(shí)以及維修過(guò)程中的人、材、物的優(yōu)質(zhì)搭配，都離不開(kāi)內(nèi)部控制。優(yōu)良的施工質(zhì)量離不開(kāi)優(yōu)質(zhì)的工程材料，維修工程材料的采購(gòu)要作充分的市場(chǎng)調(diào)研，既要考慮材料的價(jià)格，同時(shí)一定要注重維修工程材料質(zhì)量和工程設(shè)計(jì)要求；既要根據(jù)維修工程設(shè)計(jì)要求進(jìn)行合理的配置，又要預(yù)防因使用材料而引發(fā)的工程質(zhì)量問(wèn)題。合理規(guī)劃維修工程施工進(jìn)度，以最佳配套性技術(shù)與設(shè)備進(jìn)行施工。另外，維修工程施工雖然工程價(jià)值量小，但安全責(zé)任絕對(duì)不可忽視，全面落實(shí)維修工程安全責(zé)任制是一種管理制度的革新，應(yīng)依據(jù)內(nèi)部控制程序和制度來(lái)全面提升維修工程施工人員的履職安全責(zé)任意識(shí)，全面遵照安全施工規(guī)范完成施工任務(wù)。

維修工程施工竣工驗(yàn)收是工程質(zhì)量控制的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，維修項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)管理人員首先必須與施工方一道進(jìn)行維修工程竣工預(yù)驗(yàn)收，預(yù)檢合格后由施工企業(yè)提出書(shū)面竣工驗(yàn)收申請(qǐng)。接申請(qǐng)后，后勤管理部門(mén)組織監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、工程使用單位、工程管理單位、審計(jì)部門(mén)等集體參加驗(yàn)收，并對(duì)工程實(shí)體質(zhì)量及檔案資料存在的缺陷提出整改意見(jiàn)，并明確整改要求和完成時(shí)間。竣工驗(yàn)收結(jié)束后，后勤管理部門(mén)按規(guī)定時(shí)限及時(shí)辦理竣工結(jié)算，組織竣工決算審計(jì)。

5.審計(jì)監(jiān)督, 注重績(jī)效考評(píng)及過(guò)程分析與報(bào)告

維修工程不論是高校管理內(nèi)部控制的自我評(píng)價(jià)，還是對(duì)各業(yè)務(wù)層面的監(jiān)督與管理，都必須實(shí)行績(jī)效評(píng)價(jià)與問(wèn)責(zé)制。通過(guò)對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)管理流程中的制度建設(shè)，關(guān)鍵控制點(diǎn)和控制措施的執(zhí)行情況的評(píng)價(jià)、監(jiān)督與管理，與其責(zé)任主體的業(yè)績(jī)考核掛鉤，造成一定損失的，依法、依規(guī)追究其經(jīng)濟(jì)甚至刑事責(zé)任?！缎姓聵I(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》第六十三條要求“單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)指定專(zhuān)門(mén)部門(mén)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)對(duì)單位內(nèi)部控制的有效性進(jìn)行評(píng)價(jià)并出具內(nèi)部控制自我評(píng)價(jià)報(bào)告”[1]，《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》第六十一條“內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或崗位應(yīng)當(dāng)定期或不定期檢查單位內(nèi)部管理制度和機(jī)制的建立和執(zhí)行情況，以及發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題并提出改進(jìn)意見(jiàn)”[1]?，F(xiàn)階段高校依據(jù)專(zhuān)業(yè)分工及與內(nèi)部控制建立與執(zhí)行保持工作相對(duì)獨(dú)立性等，無(wú)疑審計(jì)部門(mén)適合作為績(jī)效考評(píng)的組織主體。同時(shí)，內(nèi)部審計(jì)也要求工作前移，做到審計(jì)工作全過(guò)程覆蓋。

審計(jì)監(jiān)督全過(guò)程，不是人到場(chǎng)即可，要有審計(jì)監(jiān)督業(yè)務(wù)分析、審計(jì)監(jiān)督業(yè)務(wù)報(bào)告，同時(shí)，有些還要出具審計(jì)監(jiān)督處理建議書(shū)。要做到維修工程準(zhǔn)備工作、施工圖設(shè)計(jì)、招標(biāo)、工程施工、工程變更、工程過(guò)程驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收、決算等全過(guò)程監(jiān)督。開(kāi)標(biāo)前，審計(jì)監(jiān)督工作的重點(diǎn)應(yīng)是：施工圖紙是否規(guī)范、齊全，是否具備招標(biāo)條件，資格預(yù)審是否符合法定程序，招標(biāo)文件內(nèi)容是否符合《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)和相關(guān)的實(shí)施細(xì)則。開(kāi)標(biāo)中，審計(jì)監(jiān)督工作的重點(diǎn)應(yīng)是：標(biāo)書(shū)送達(dá)時(shí)間、對(duì)招標(biāo)文件做實(shí)質(zhì)響應(yīng)的供應(yīng)商家數(shù)以及投標(biāo)文件密封完好等情況是否符合法律規(guī)定的開(kāi)標(biāo)要求，評(píng)標(biāo)過(guò)程中專(zhuān)家組人數(shù)及專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)也要達(dá)要求，尤其要監(jiān)督評(píng)標(biāo)、定標(biāo)是否做到公正公平，定標(biāo)原則是否做到最大限度上體現(xiàn)評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)要求。根據(jù)我們的工作經(jīng)驗(yàn)，要嚴(yán)防惡意低價(jià)中標(biāo)，最后造成不合格工程和爛尾工程。開(kāi)標(biāo)后，審計(jì)監(jiān)督工作的重點(diǎn)應(yīng)是：施工合同內(nèi)容是否合法合規(guī)，是否與中標(biāo)標(biāo)書(shū)一致，以及施工單位的施工方案、質(zhì)量工期安全等承諾是否在合同中體現(xiàn)，有無(wú)獎(jiǎng)懲性條款等。

維修工程施工過(guò)程中，內(nèi)部審計(jì)要認(rèn)真評(píng)估內(nèi)部控制的有效性，監(jiān)督采購(gòu)、工程變更、工程監(jiān)理環(huán)境保護(hù)、安全生產(chǎn)等是否合法合規(guī)。維修工程竣工決算階段，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)的工作重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)移到核實(shí)維修工程施工圖紙、招標(biāo)文件、施工合同、現(xiàn)場(chǎng)簽證等，以及材料的真實(shí)性和合法合規(guī)性。

現(xiàn)在高校較為普遍的做法是工程決算金額較小的由內(nèi)部審計(jì)部門(mén)自己審定，決算金額較大的才送外審；維修工程審計(jì)定案依據(jù)來(lái)源于施工合同、工程簽證等，工程資料的真實(shí)、合規(guī)直接決定著維修工程審計(jì)定案質(zhì)量，所以審計(jì)部門(mén)對(duì)高校維修工程全過(guò)程監(jiān)督其最終目的還是在為最終維修工程決算價(jià)格審計(jì)服務(wù)。同時(shí)，因高校內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督的獨(dú)立性有限，可以考慮引入外部審計(jì)監(jiān)督檢查機(jī)制，以構(gòu)建對(duì)高校維修工程招標(biāo)、工程審計(jì)等的內(nèi)外雙重審計(jì)監(jiān)督體系。很多高校在審計(jì)工作實(shí)踐中，構(gòu)建了“紀(jì)檢、監(jiān)察、審計(jì)”三位一體的大監(jiān)督體系，調(diào)研中我們認(rèn)為“三位一體”有利于提升監(jiān)督效率與效果。

施工管理是維修工程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，審計(jì)要重點(diǎn)關(guān)注合同條款中的施工管理中質(zhì)量控制與進(jìn)度控制以及施工保證金及工程進(jìn)度獎(jiǎng)勵(lì)是否嚴(yán)格執(zhí)行。維修改造與新建工程不同，在施工體現(xiàn)過(guò)程中會(huì)有很多突發(fā)事件，施工過(guò)程也會(huì)因?yàn)橥话l(fā)事件而發(fā)生一定的變化，特別是有一些隱蔽工程，所以一定要完善施工日志，各種材料等進(jìn)貨單據(jù)、檢查報(bào)告、質(zhì)保證書(shū)等都要?dú)w類(lèi)存檔，審計(jì)部門(mén)對(duì)維修工程各項(xiàng)計(jì)價(jià)資料都要簽字確認(rèn)，這樣既體現(xiàn)了審計(jì)的全過(guò)程監(jiān)督的真實(shí)性，也著實(shí)加強(qiáng)了審計(jì)監(jiān)督的主體責(zé)任。最后，審計(jì)部門(mén)在維修工程審計(jì)分析報(bào)告中，為了體現(xiàn)資料的重要性，可以在績(jī)效評(píng)價(jià)中采用綜合評(píng)分法，賦予資料完整程度不同的權(quán)重分值。

維修工程的驗(yàn)收多數(shù)情況會(huì)出現(xiàn)施工工期比較緊、工程施工沒(méi)有圖紙、施工過(guò)程沒(méi)有監(jiān)理監(jiān)管等現(xiàn)象，而且維修變更資料真實(shí)性和準(zhǔn)確性也很難做到各環(huán)節(jié)、資料之間相互印證。審計(jì)部門(mén)作為績(jī)效考評(píng)組織主體就要明確制度規(guī)定：嚴(yán)格要求施工管理單位及施工單位在工程結(jié)束時(shí)提供準(zhǔn)確的竣工驗(yàn)收?qǐng)D紙和資料，以便于工程結(jié)束后多方進(jìn)行驗(yàn)收，同時(shí)，圖紙和資料都是維修工程績(jī)效考評(píng)證據(jù)，重要維修施工工程審計(jì)部門(mén)都要形成工程內(nèi)控分析及考評(píng)報(bào)告。維修工程結(jié)束后，后勤管理部門(mén)作為施工管理單位，對(duì)工程質(zhì)量等要有一個(gè)履行職責(zé)考評(píng)。內(nèi)部審計(jì)部門(mén)形成的維修工程考評(píng)報(bào)告作為付款附件以及對(duì)維修施工管理部門(mén)的履職評(píng)價(jià)。維修工程考評(píng)報(bào)告中，如工程質(zhì)量有問(wèn)題或者沒(méi)有達(dá)到規(guī)定及規(guī)范的要求，校方可以要求施工單位進(jìn)行改正性施工，同時(shí)，施工管理單位也要相應(yīng)問(wèn)責(zé)，只有這樣才能真正有效地保護(hù)校方的合法權(quán)益。

參考文獻(xiàn)：

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[3]汪士清.談高校修繕工程招標(biāo)規(guī)范化管理[J].山西建筑,2012,(9):266-267.

(責(zé)任編輯劉翠)

(JS2015HGXJ0068)

Optimization of the Management of Maintenance Projects in Colleges

from the Perspective of Internal Control

WANG Guo-qiang,XU Jin-xiu

(Department of Accounting, Anhui Business Vocational College, Hefei 230041, China)

Abstract:Since the management of maintenance projects in colleges is a basic guarantee for teaching and scientific research, it is necessary to establish a sound internal control management mechanism, which not only meets the needs of improving the quality of maintenance project and strengthening its scientific management, but also follows the policy on the management modernization of logistics department in colleges. Based on the actual situation of logistics department, this paper researches the construction of effective internal control mechanism from the perspective of internal control, which is conducive to the quality management of maintenance projects and the performance and safety management of maintenance funds.

Key words:college； maintenance project； internal control

作者簡(jiǎn)介：王國(guó)強(qiáng)(1966-),男，安徽岳西人，副教授,會(huì)計(jì)師。 汪靜(1980-)，女，安徽合肥人，助理研究員，碩士。

基金項(xiàng)目：安徽省教育廳人文社會(huì)科學(xué)重點(diǎn)項(xiàng)目(SK2013A029)

收稿日期：2015-09-06

中圖分類(lèi)號(hào)：G474

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號(hào)：1008-3634(2015)06-0117-07