大數(shù)據(jù)時(shí)代工程檔案信息管理措施分析

摘要：在大數(shù)據(jù)時(shí)代，由于信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案工程的信息管理變得更加全面和完善，不僅如此，由于技術(shù)的應(yīng)用，工程檔案管理的質(zhì)量和效率也得到了提高。工程檔案的信息管理更加系統(tǒng)、科學(xué)和標(biāo)準(zhǔn)。本文在大數(shù)據(jù)時(shí)代的環(huán)境下研究了工程檔案中信息管理特點(diǎn)以及存在的問題，并針對(duì)當(dāng)前問題提出建議。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;工程檔案;信息管理;措施

在技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，新技術(shù)為整個(gè)社會(huì)的發(fā)展提供了支持。大數(shù)據(jù)的開發(fā)、創(chuàng)新、云計(jì)算和人工智能技術(shù)，各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域的革命以及新技術(shù)在檔案管理中的持續(xù)應(yīng)用都發(fā)生了革命性的變化，因此，必須關(guān)注檔案管理的目的和方法，注重檔案的保護(hù)方式，進(jìn)行智能數(shù)據(jù)分析和網(wǎng)絡(luò)管理，使用新方法處理大規(guī)模數(shù)據(jù)，并根據(jù)技術(shù)要求提出改善檔案管理的措施。

一、數(shù)據(jù)時(shí)代檔案新技術(shù)特點(diǎn)

（一）數(shù)據(jù)處理

數(shù)據(jù)是可傳遞的電子信息文件，可以保存在介質(zhì)中電子設(shè)備識(shí)別物理符號(hào)和數(shù)據(jù)，事實(shí)、概念或指令的新表示形式。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)信息處理已提高了效率和便利性，遇到大量不規(guī)則數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)軟件可以快速收集、存儲(chǔ)、查詢、處理、轉(zhuǎn)換和傳輸數(shù)據(jù)，使用不同計(jì)算機(jī)軟件為數(shù)據(jù)和產(chǎn)品賦予的價(jià)值和含義是數(shù)據(jù)處理的組成部分。在檔案管理中，伴隨著新技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)主要存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中，并且在時(shí)間和空間分布的基礎(chǔ)上進(jìn)行分析，基于各種計(jì)算機(jī)設(shè)備的結(jié)構(gòu)和操作原理。文檔編輯處理、數(shù)據(jù)和信息由相關(guān)的硬件和軟件完成[1]。

（二）建筑工程檔案的特點(diǎn)

項(xiàng)目工程建設(shè)過程中的所有項(xiàng)目歸檔、項(xiàng)目創(chuàng)建、項(xiàng)目評(píng)估、項(xiàng)目招標(biāo)、現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目研究、項(xiàng)目實(shí)施、竣工驗(yàn)收等，項(xiàng)目建設(shè)期間的所有創(chuàng)建都可以保存在檔案中，這些檔案是原始的且不可編輯的，并且建設(shè)項(xiàng)目檔案是記錄性、真實(shí)性和不可再生性，建筑檔案管理包括許多單獨(dú)的項(xiàng)目、許多領(lǐng)域、多種管理任務(wù)以及內(nèi)容記錄的其他方面，建筑檔案管理還包括許多專業(yè)和技術(shù)領(lǐng)域，多個(gè)參與者單位，許多不同類型的檔案資料，建筑工程檔案具有專業(yè)性、多樣性和動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)。

二、當(dāng)前工程檔案管理存在的問題

由于大量的工程文本檔案，一些工程建設(shè)單位仍然使用傳統(tǒng)的管理技術(shù)，不能保證檔案信息的時(shí)效性，在電子工程中缺乏相關(guān)的規(guī)章制度，使檔案管理不標(biāo)準(zhǔn)，甚至?xí)l(fā)生損壞或丟失，項(xiàng)目的檔案管理部門的一些員工是轉(zhuǎn)行工人，盡管他們?cè)谑占?、審查、歸檔和服務(wù)滿意度方面擁有更多經(jīng)驗(yàn)，但是由于他們對(duì)檔案管理信息缺乏正確的理解，文件管理的知識(shí)水平和信息技術(shù)的限制，直接影響到檔案信息管理的創(chuàng)建[2]。

三、加強(qiáng)工程檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）投資資金開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)

投資資金開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，大多數(shù)建設(shè)項(xiàng)目涉及規(guī)劃、土地、建設(shè)、行政、設(shè)計(jì)、勘測(cè)等組織，從社會(huì)建設(shè)來看，其圍繞著相對(duì)完整的、規(guī)模較大的、獨(dú)立的建設(shè)項(xiàng)目。在當(dāng)今信息快速發(fā)展的時(shí)代，為了實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理和使用并更好地服務(wù)于社會(huì)，工程檔案管理不能僅僅局限于實(shí)物檔案管理，還應(yīng)加速向數(shù)字檔案管理中心轉(zhuǎn)換，投資資金開發(fā)集成的信息管理系統(tǒng)，供構(gòu)成工程檔案的施工單位使用，以便施工單位可以歸檔電子文件，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸和接收電子文件進(jìn)行長(zhǎng)期存儲(chǔ)，并實(shí)現(xiàn)在線存檔、在線傳輸文件的接收和在線使用檔案;為了滿足檔案事業(yè)各部門的需求，集中精力于系統(tǒng)完成檔案的接收、管理和利用業(yè)務(wù)，系統(tǒng)功能應(yīng)涵蓋項(xiàng)目檔案資源的數(shù)字化處理，檔案的接收，收集、整理、存儲(chǔ)、識(shí)別、使用、統(tǒng)計(jì)、匯編、研究等方面解決檔案中各部門的問題，資源無法有效共享;實(shí)現(xiàn)檔案與其他部門之間檔案數(shù)據(jù)的互聯(lián)，最終徹底打破檔案管理部門“信息孤島”的局面，以實(shí)現(xiàn)從物理檔案管理的角色到數(shù)字檔案管理中心的角色的轉(zhuǎn)變。

（二）優(yōu)化檔案信息化管理系統(tǒng)運(yùn)行模式

工程檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)檔案管理的業(yè)務(wù)特點(diǎn)選擇適當(dāng)?shù)墓ぷ髂Ｊ?。檔案管理部門可以利用C/S結(jié)構(gòu)的快速實(shí)施以及便捷的操作和維護(hù)來完成管理人員工程檔案的輸入、收集和使用檔案維護(hù)系統(tǒng)管理系統(tǒng)。檔案用戶的檔案檢索系統(tǒng)可以使用瀏覽器、服務(wù)器模式實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、訪問和優(yōu)化，并實(shí)現(xiàn)特定的業(yè)務(wù)邏輯、瀏覽器存檔用戶的人機(jī)界面和人際交互，實(shí)現(xiàn)工程檔案的查詢和統(tǒng)計(jì)。通過采用C/S和B/S混合模式結(jié)構(gòu)，可以不受環(huán)境的限制，更好地實(shí)現(xiàn)建筑體系檔案信息化管理系統(tǒng)的實(shí)用性和完整性，并可以使用內(nèi)部局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)。

（三）提高檔案信息資源的利用率

只有提高工程檔案的使用率，才能充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。作為企業(yè)的業(yè)務(wù)管理檔案，必須將相關(guān)的技術(shù)應(yīng)用于檔案資源以數(shù)字形式顯示，這將利用整個(gè)檔案管理網(wǎng)站和相關(guān)的信息資源存檔。這樣，檔案的信息資源才可以有效地滿足不同檔案用戶的實(shí)際需求，同時(shí)有效地提高檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量和工作效率。為了提高檔案信息的使用率，企業(yè)必須建立相關(guān)的信息管理系統(tǒng)，配置不同類型的軟件和硬件，執(zhí)行檔案信息管理以及公開更規(guī)范的工作，以促進(jìn)各種電子檔案的集成便于用戶管理和查詢。為了提高檔案信息的安全性，檔案管理人員需要設(shè)置瀏覽、查詢和調(diào)整不同文件的權(quán)限以驗(yàn)證用戶身份，需要對(duì)檔案信息管理深入挖掘各種檔案數(shù)據(jù)，進(jìn)一步提高工程檔案的質(zhì)量和效率[3]。

（四）優(yōu)化現(xiàn)代化的電子及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

工程+互聯(lián)網(wǎng)的新技術(shù)可收集和管理用于現(xiàn)代數(shù)據(jù)集成和共享的新模型，促進(jìn)檔案系統(tǒng)和工程檔案的集成，并刪除重復(fù)的數(shù)據(jù)歷史數(shù)據(jù)庫(kù)，以確保數(shù)據(jù)的穩(wěn)定和可靠。原始文件構(gòu)成注冊(cè)項(xiàng)目的基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上，工程注冊(cè)是快速、高效和安全的，繼續(xù)進(jìn)行工程研究以確保整個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成、查詢和穩(wěn)健運(yùn)行，工程記錄提供的信息管理系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)快速準(zhǔn)確，可用于存儲(chǔ)，并且建立邏輯。首先，有必要改善基礎(chǔ)架構(gòu)，以便可以有效地進(jìn)行定期文檔和文件更改。其次，為了集成和使用存檔數(shù)據(jù)，應(yīng)創(chuàng)建一個(gè)共享平臺(tái)，記錄系統(tǒng)必須輸入記錄信息并繼續(xù)負(fù)責(zé)分配資源[4]。

（五）全面協(xié)調(diào)文件信息管理

工程行業(yè)是具有強(qiáng)大的檔案管理、機(jī)密性強(qiáng)的專業(yè)行業(yè)，因此提高工作效率和協(xié)作至關(guān)重要。然而，隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，越來越多的數(shù)字檔案正在建設(shè)中，管理文件存檔更容易查詢和修改，與傳統(tǒng)的存檔信息管理相比，傳統(tǒng)方式記錄檔案的查找和交換數(shù)據(jù)非常困難，在服務(wù)方面，有必要升級(jí)檔案管理效率以降低檔案成本。首先，快速創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)，開發(fā)用于工程和土地注冊(cè)的信息管理系統(tǒng)，研究系統(tǒng)工程和交流工程信息系統(tǒng)。其次，開發(fā)的目標(biāo)是通過合并人工干預(yù)來推送數(shù)據(jù)。

（六）通過技術(shù)創(chuàng)新建立工程檔案信息管理模式，提升工程檔案管理水平

現(xiàn)代多媒體技術(shù)的應(yīng)用為工程檔案的管理創(chuàng)造了巨大的物質(zhì)條件，建立一個(gè)完整的檔案信息管理系統(tǒng)非常重要。例如，工程設(shè)計(jì)中的電子文件容量很大，并且在瀏覽中往往顯示緩慢，因此可以使用高保真和高速率的壓縮與還原技術(shù)來幫助用戶可以快速瀏覽和下載，電子文件信息輸入可以使用圖像分析和相關(guān)的標(biāo)識(shí)技術(shù)來幫助電子信息添加到文件管理系統(tǒng)中。根據(jù)用戶的實(shí)際需求，應(yīng)該建立一種新型的檔案信息管理系統(tǒng)，可以快速處理電子數(shù)據(jù)信息，提供檔案咨詢和服務(wù)的使用，并利用先進(jìn)技術(shù)來保證電子文件存檔系統(tǒng)的準(zhǔn)確性和完整性，關(guān)于不同類型的文檔瀏覽、保存和使用分別采用不同文檔類型的系統(tǒng)。為了能科學(xué)合理地使用電子檔案功能，必須采用先進(jìn)且最合適的文件管理軟件[5]。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案的價(jià)值在于利用，工程檔案相關(guān)人員不僅要重視檔案的收集和管理，想要做好服務(wù)工作，還要深化工程檔案的價(jià)值，這就要求檔案相關(guān)人員加強(qiáng)檔案的信息化發(fā)展，建立檔案信息化管理系統(tǒng)，挖掘、分析和整理結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)字檔案館信息資源，提取有價(jià)值的信息，以服務(wù)社會(huì)為出發(fā)點(diǎn)，以信息化建設(shè)為工具，實(shí)現(xiàn)面向服務(wù)的新一代數(shù)字工程檔案管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]何彥昕.試析大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型[J].機(jī)電兵船檔案，2020（3）.

[2]陳恬，李東，張麗萍，畢建新.電子檔案單軌制管理助力抗疫——以國(guó)家自然科學(xué)基金項(xiàng)目電子檔案為例[J].山西檔案，2020（3）.

作者簡(jiǎn)介：畢宜君（1968—），女，山東東營(yíng)人，助理工程師，大專，主要從事檔案管理研究。