試論電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用

摘要：信息技術(shù)目前已在多個(gè)行業(yè)得到應(yīng)用，電子檔案的產(chǎn)生為高校檔案管理工作帶來極大飛躍。本文通過對(duì)電子檔案含義、特點(diǎn)以及使用途徑進(jìn)行分析，結(jié)合其應(yīng)用現(xiàn)狀提出相應(yīng)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：電子檔案 ?高校檔案管理 ?電子檔案應(yīng)用

校園信息化建設(shè)的快速發(fā)展使高校檔案管理也隨之進(jìn)入信息化管理模式，這為高校檔案管理帶來極大便利，大幅度提高了檔案管理的效率。然而，這既是機(jī)遇，也是挑戰(zhàn)，電子檔案管理模式的運(yùn)用在享受成果的同時(shí)也面臨著許多問題。

1 電子檔案的含義與特點(diǎn)

隨著信息技術(shù)的廣泛普及，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。所謂電子檔案，是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。

電子檔案主要包括電子文件、電子信息、電子報(bào)表和電子圖紙等，其具有區(qū)別于紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)：實(shí)時(shí)共享性，電子檔案擺脫了時(shí)間和距離的限制，能夠隨時(shí)隨地進(jìn)行共享;需借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行閱覽與利用;傳遞速度較快;電子檔案具有小體積、大容量和易保存攜帶特點(diǎn)。

2 電子檔案使用的途徑

電子檔案比紙質(zhì)檔案快捷方便，并且其查準(zhǔn)率與查全率也是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所無法相提并論的。但是，電子檔案的利用必須建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，通過進(jìn)行管理軟件操作才能夠充分展示其優(yōu)越性。目前對(duì)電子檔案的利用途徑大致分為以下三大類。

2.1 對(duì)電子檔案的直接利用。直接利用指通過利用檔案檢索部門的計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)授權(quán)來實(shí)現(xiàn)直接查詢檔案的功能，這能使多位用戶同時(shí)調(diào)取同一份檔案。

2.2 提供復(fù)制?？蓮?fù)制是電子檔案使用的第一途徑，其目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，以確保其權(quán)威性。提供復(fù)制過程中，檔案部門需要將電子文件轉(zhuǎn)換為通用標(biāo)準(zhǔn)的文檔存儲(chǔ)格式，使用者可以通過軟件及硬件平臺(tái)進(jìn)行顯示。

2.3 通信傳輸。所謂通信傳輸，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對(duì)固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點(diǎn)對(duì)點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)。能夠快捷有效地解決用戶因地域性限制而無法及時(shí)到達(dá)檔案所在地問題，因此通信傳輸是目前電子檔案使用的重要方式之一。

3 電子檔案在使用過程中的缺點(diǎn)與優(yōu)勢分析

近年來，我國高等教育迅猛發(fā)展，高校數(shù)量與學(xué)生規(guī)模均大幅上升，教職員工的人數(shù)也隨之呈現(xiàn)出穩(wěn)定持續(xù)增長態(tài)勢。高校每年都要對(duì)檔案進(jìn)行變動(dòng)、更新與維護(hù)，高校檔案管理工作挑戰(zhàn)很大。高校檔案不僅記錄了學(xué)校的教育歷史，還是對(duì)全校師生員工德、能、勤、績及學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行了真實(shí)記錄，具有重要價(jià)值。

3.1 電子檔案在使用過程中的缺點(diǎn)分析。雖然電子檔案的出現(xiàn)為高校檔案工作帶來很大便利，但任何事物都具有兩面性，承載電子檔案所使用的磁盤、光盤等均是高科技產(chǎn)品，對(duì)保管環(huán)境要求很高，溫度、濕度及強(qiáng)磁場等都會(huì)不同程度的影響到這些載體，電子檔案是否能夠可靠保存是一個(gè)重要問題。就目前使用情況來看，電子檔案的缺點(diǎn)如下：

第一，初期投資費(fèi)用增加。由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理通常由人工即可完成，而電子檔案則必須依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)來完成，因此前期必須配備計(jì)算機(jī)及外圍輸入輸出設(shè)備、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等，并且需要對(duì)檔案管理者進(jìn)行計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，這就使得費(fèi)用大大高于傳統(tǒng)檔案管理工作。此外，光盤、硬盤等電子文件載體的物理壽命相對(duì)較短，所以要在技術(shù)上及時(shí)對(duì)載體進(jìn)行保護(hù)以免電子檔案文件無法訪問，這又需要投入一部分人力與財(cái)力。

第二，對(duì)電子檔案草稿與定稿無法進(jìn)行分類。檔案的本質(zhì)屬性即為原始記錄性，而在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，對(duì)電子文件的起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改與覆蓋的特性使最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征難以保存，因此電子檔案管理中沒有正本與副本之分。

第三，安全性較差。計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開放性使一些病毒或“黑客”有機(jī)會(huì)對(duì)電子文件的真實(shí)性與完整性造成威脅;由于電子檔案具有小體積、大容量的特點(diǎn)，一旦失竊，后果不堪設(shè)想;電子檔案沒有字跡特征，若被惡意修改也很難查出。

第四，長久保存難度較大。電子檔案載體的特殊性使其對(duì)環(huán)境有著較高的要求，其保存環(huán)境必須嚴(yán)格控制濕度、溫度、潔凈度及磁場等影響因素。因此，高校檔案部門若采用電子檔案管理時(shí)，就必須考慮到這些因素，以防出現(xiàn)電子檔案損壞、丟失等無法挽回的情況發(fā)生。

3.2 電子檔案在使用過程中的優(yōu)勢分析。由于高校的檔案管理涉及到人事管理、學(xué)生注冊(cè)、教學(xué)、科研和財(cái)務(wù)結(jié)算等多方面檔案材料，通過傳統(tǒng)方法來建立與管理檔案的工作強(qiáng)度較大且操作過程十分復(fù)雜繁瑣，電子檔案則克服了這些不便，在工作中呈現(xiàn)出優(yōu)勢。

首先，一定程度上減輕了檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，尤其是在進(jìn)行檔案查找環(huán)節(jié)中，通過搜索文件分類號(hào)就可以找出所需文件及附件，不僅節(jié)約了時(shí)間，也極大的降低了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

其次，具有高效快捷的歸檔速度。通過網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)能夠?qū)崟r(shí)進(jìn)行電子檔案資源共享，且正確度較高;電子文件是由各種媒體信息集成的，具有圖文聲像等直觀效果。

再次，促使檔案管理人員的綜合素質(zhì)得到了提升。電子檔案在推行過程中不僅提升了檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)水平，還要求這些人員必須擁有較廣博的知識(shí)，并通過不斷的知識(shí)更新才能適應(yīng)整個(gè)專業(yè)要求。高校的檔案管理人員要謹(jǐn)記檔案工作對(duì)高校的服務(wù)性與輔助性，通過不斷提升自我專業(yè)能力以達(dá)到提升高校檔案工作整體水平的最終目的。

4 加強(qiáng)電子檔案管理的意義

加強(qiáng)電子檔案管理不僅促使高校管理者與檔案管理者從傳統(tǒng)管理理念轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理理念，還從真正意義上加速了檔案管理工作的發(fā)展。

4.1 能夠滿足使用者多樣化的需求。越來越多的使用者隨著社會(huì)進(jìn)步而對(duì)檔案提出更多的使用要求，原始的紙質(zhì)文字資料已無法滿足其快節(jié)奏生活，并且對(duì)原始視頻圖像等影音資料需求是傳統(tǒng)檔案模式所無法滿足的。而電子檔案則能夠通過視頻、圖片來進(jìn)行再現(xiàn)，這種多樣性的信息保存方式逐漸發(fā)展為解決使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案工作的服務(wù)對(duì)象需求會(huì)隨著社會(huì)發(fā)展與科學(xué)進(jìn)步而發(fā)生變化，只有加強(qiáng)電子檔案管理，才能隨著動(dòng)態(tài)需求及時(shí)更新并有效提出解決方案。endprint

4.2 加強(qiáng)電子檔案管理能夠節(jié)約人力與物力。由于檔案工作具有一定的特殊性，采用傳統(tǒng)的檔案管理方式不僅需要耗費(fèi)大量的人財(cái)物力，還可能存在損壞風(fēng)險(xiǎn)。然而，計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)不僅為歸檔提供了快捷的管理手段，還提供了信息利用的快速途徑，減輕管理者勞動(dòng)強(qiáng)度的同時(shí)還將歸檔質(zhì)量和檢索速度大幅度提高了。電子檔案管理工作中將按“卷”立卷歸檔優(yōu)化為按“件”進(jìn)行整理歸檔，使檔案管理工作效率得到了飛躍提高。

4.3 加強(qiáng)電子檔案管理能有效提高服務(wù)質(zhì)量。檔案管理的目的是為使用者提供便捷高效的服務(wù)，電子檔案將實(shí)物資料進(jìn)行信息化，使海量原始檔案能夠通過計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行集中并利用互聯(lián)網(wǎng)來進(jìn)行傳播，這就十分便于用戶對(duì)信息的迅速篩選與查閱。通過加強(qiáng)電子檔案管理能夠?yàn)橛脩籼峁└咂焚|(zhì)的服務(wù)，通過拓寬知識(shí)面、及時(shí)溝通并學(xué)習(xí)新技術(shù)來增長電子檔案管理技能，進(jìn)而使檔案管理工作能夠?qū)⑵渖鐣?huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮到極致。

5 加強(qiáng)電子檔案管理與應(yīng)用的對(duì)策

加強(qiáng)電子檔案利用管理與應(yīng)用具有重要意義，因此，需要從多角度開展、多方面配合電子檔案管理工作。

5.1 通過建立檔案利用制度來整合各類檔案資源。建立檔案利用審批制度，通過對(duì)使用者調(diào)用檔案進(jìn)行約束來保證其安全性，檔案管理部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的收集管理，以保證電子檔案能夠及時(shí)更新。在進(jìn)行電子檔案應(yīng)用的同時(shí)也可以兼用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案來進(jìn)行互補(bǔ)，即“雙套制”，通過檔案資源整合來創(chuàng)新檔案管理模式，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)電子檔案管理工作的發(fā)展。

5.2 規(guī)范檔案儲(chǔ)存與利用的方式，以避免無法恢復(fù)性損失。通過加強(qiáng)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)安全性來保障檔案文件的安全。電子檔案硬件設(shè)施要做到專機(jī)專用并定時(shí)進(jìn)行管理與維護(hù)，對(duì)軟硬件要及時(shí)進(jìn)行更新升級(jí)，以保證存儲(chǔ)設(shè)備的狀態(tài)良好。同時(shí)還要定期更新備份所存檔的電子文件，以防意外丟失情況發(fā)生。定期對(duì)電子檔案文件的使用密碼進(jìn)行更改，防止被非法訪問與隨意刪改等情況的發(fā)生?？傊粩喔倪M(jìn)現(xiàn)代化管理手段，以提升電子檔案的安全。

5.3 進(jìn)行高校檔案管理人員職業(yè)培訓(xùn)，加強(qiáng)其安全意識(shí)。定期進(jìn)行必要的職業(yè)培訓(xùn)，使檔案管理人員真正從思想上認(rèn)識(shí)到此工作的重要性，提高其職業(yè)責(zé)任心的同時(shí)還應(yīng)從技術(shù)上不斷更新，以保證檔案管理工作的安全性，使檔案資料能夠安全可靠，并最大程度上做好服務(wù)工作。

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作者簡介：白敏（1982-），女，陜西寶雞人，檔案系列助理館員，研究方向：檔案管理。endprint