高校檔案管理模式轉(zhuǎn)變問題研究

黃新和

摘 要 隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)快速的發(fā)展，在高校的知識檔案管理中，將要提出新的檔案管理理念。在日常高校檔案保管中，管理人的素質(zhì)以及管理方式，都要進(jìn)行一定的改革。文章將會對檔案信息庫進(jìn)行現(xiàn)代化論述，對檔案采取及時的收集，轉(zhuǎn)變對檔案服務(wù)的方式，來提高對檔案資源的收集率。利用強(qiáng)化開發(fā)等方式，來實現(xiàn)高校檔案管理，以此發(fā)揮出重大的作用。

關(guān)鍵詞 高校檔案管理 管理方式 轉(zhuǎn)變

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

在目前積累信息的經(jīng)濟(jì)時代中，高校對檔案資源的保存，不僅對高校自身的建設(shè)起到重大發(fā)展性的作用，而且在國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展中創(chuàng)造了巨大貢獻(xiàn)。在現(xiàn)代知識經(jīng)濟(jì)的到來中，檔案管理工作成為學(xué)校的一個重要部分，如何來實現(xiàn)發(fā)揮其內(nèi)部活動價值，這對高校檔案管理工作人員來說，是一個新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。為實現(xiàn)知識經(jīng)濟(jì)檔案管理的時代要求，目前應(yīng)當(dāng)在高校管理中進(jìn)行管理方式的轉(zhuǎn)變，唯有如此，才能更好地適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)的新模式。

1高校檔案管理模式的新要求

1.1高校檔案管理人員文化的新要求

在檔案管理的性質(zhì)特點中，要用到檔案在科學(xué)性質(zhì)中存在的原則，來進(jìn)行方法性管理。作為專門負(fù)責(zé)管理高校檔案的人員，應(yīng)該將各部門的檔案妥善管理，因此在我國檔案管理專業(yè)人員的隊伍中，需要提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)和理論的水平，在文化的程度上更要進(jìn)一步的提高，唯有如此，才能夠適應(yīng)現(xiàn)時代新形勢的檔案發(fā)展。所以，對于目前檔案管理人員需要特別的重視，對管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，讓員工掌握計算機(jī)管理操作能力、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力、對多媒體資料處理能力、信息管理能力、以及服務(wù)能力，與此同時，管理人員還需要有一定的關(guān)于知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的法律意識，有相應(yīng)的保密、防護(hù)能力。

1.2高校檔案管理服務(wù)模式的新要求

高校檔案管理現(xiàn)強(qiáng)調(diào)以人為本，即包括服務(wù)客體的用戶作為服務(wù)檔案主體的人。在以往的檔案管理當(dāng)中較多的注重在服務(wù)客體的用戶層面上，認(rèn)為以人為本是指面向客戶、以用戶為中心，而卻在對檔案的主體人上重視不夠。而在當(dāng)前時代知識經(jīng)濟(jì)開放性社會中，信息逐漸走向網(wǎng)絡(luò)化知識檢索，已消除了時空界限，傳播速度快捷方便。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)比較封閉，并且信息也不是很流暢，服務(wù)模式較被動、查詢繁瑣且機(jī)械化，難以滿足用戶的需求。因此，需要從檢索轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，從以往專項的服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放性的服務(wù)，使檔案知識能夠以當(dāng)前時代信息的形式來進(jìn)行推廣。

1.3高校檔案載體的新要求

計算機(jī)在現(xiàn)時代知識經(jīng)濟(jì)當(dāng)中成為一個重要的特征，知識載體的數(shù)字化和知識傳播的網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)在計算機(jī)社會各個領(lǐng)域中得到廣泛的應(yīng)用。如今數(shù)字化的信息已成為十分重要的資源，在傳統(tǒng)的檔案之中大部分都是以紙質(zhì)文件為主，查閱不方便，并且周期性長、成本也高，又極易損壞，這種檔案形式限制了檔案資源的開發(fā)利用。為適應(yīng)其在經(jīng)濟(jì)知識中的發(fā)展，實現(xiàn)檔案一體化的新時代管理，必須要求檔案管理人員將以前紙質(zhì)的檔案修改為多媒體數(shù)字化的信息數(shù)據(jù)庫，讓檔案在計算機(jī)中儲存，讓檢索能夠更加快捷高效。

2高校檔案管理的轉(zhuǎn)變

2.1 實施現(xiàn)代化檔案管理

由區(qū)域性管理向全方位、網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變，知識經(jīng)濟(jì)時代的到來意味著科技發(fā)展的速度更快，體系更為復(fù)雜，知識經(jīng)濟(jì)時代的市場競爭勝利者，就是在知識與技術(shù)共享上領(lǐng)先一步者。檔案部門的主要優(yōu)勢是收藏了大量的原始檔案。它作為國家的重要信息資源，加速其開發(fā)利用勢在必行。近年來，我國檔案界相繼建立了區(qū)域性的管理網(wǎng)絡(luò)，使某一地區(qū)、某一行業(yè)或某一系統(tǒng)的檔案實現(xiàn)了資源共享。為了最大限度地實現(xiàn)知識經(jīng)濟(jì)時代對資源共享的需求，滿足其對信息資源的全方位利用需求，我們必須變區(qū)域性管理為全方位、網(wǎng)絡(luò)化管理。

2.2 提高檔案收集效率

按照計劃性的方式，去整理和集中檔案，高校應(yīng)該在工作年度周期內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一收集。然而，此種收集方式也會在著一定的弊端，在有些學(xué)生、人事檔案中，由于人員的調(diào)動、畢業(yè)的分配、職評等原因，造成檔案中有價值的資料不能及時的歸檔，使得信息容易造成流失。因此，在高校檔案管理改革中，我們應(yīng)進(jìn)行一些不定期的收集，以此彌補(bǔ)定期中存在的缺陷，通過互補(bǔ)的方式來對檔案資源進(jìn)行有效的規(guī)劃管理。

2.3 轉(zhuǎn)變檔案管理的服務(wù)方式

通過轉(zhuǎn)變檔案管理中的服務(wù)方式，來適應(yīng)當(dāng)代知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。在改革前并未使用數(shù)字化檔案，用戶在需要用到檔案里的資料時，檔案管理人員要在較長的時間中尋找得到。因此，這種尋找方式給用戶和檔案管理者都帶來了不便。為了便捷的尋找，目前部分檔案已實現(xiàn)自動化管理，使用人員可以通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)自主的檢索查閱與下載打印。另一方面，檔案服務(wù)人員還可以對檔案進(jìn)行分析研究，找到對高校和社會有用的知識、信息，主動服務(wù)，以爭取最大限度的檔案利用。在對檔案開發(fā)利用的同時，我們也將對資源信息不能共享的檔案，采取專人、專機(jī)、專庫的管理。

3高校檔案管理的轉(zhuǎn)變效果、問題與對策

為適應(yīng)新時代文化的新要求，我校對檔案管理模式也進(jìn)行了一系列的改革，并且取得一定的成效。在利用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)化中，提高了工作效率。

在對檔案管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變的過程中，也存在了一些問題。首先是檔案管理者的文化素質(zhì)需要提高。還有對計算機(jī)的應(yīng)用的掌握，載體的改變，計算機(jī)硬件和軟件的安全性問題等。

要解決以上問題，需要重點做好以下三點工作：（1）領(lǐng)導(dǎo)層與管理人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，將檔案管理觀念轉(zhuǎn)化為以應(yīng)用為中心。（2）對檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，提高管理人員的素質(zhì)。（3）加大投入，更好地完善校園網(wǎng)設(shè)施建筑，早日實現(xiàn)檔案管理模式轉(zhuǎn)化。

參考文獻(xiàn)

[1] 宋鵬，等.基于ABC分類法的高校檔案庫存管理研究[J].重慶科技學(xué)院學(xué)報（社會科學(xué)版），2009（1）.endprint