基于參與方分析論圖書采購(gòu)工作

關(guān)鍵詞：文獻(xiàn)資源建設(shè)；圖書采購(gòu)；購(gòu)書質(zhì)量

摘 要：圖書采購(gòu)質(zhì)量是圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)成敗的關(guān)鍵， 在采購(gòu)圖書時(shí)，注重調(diào)查讀者需求，嚴(yán)格選擇書商，制定科學(xué)合理的購(gòu)書制度與計(jì)劃，規(guī)范圖書采購(gòu)的各個(gè)流程，提高采訪人員素質(zhì)，收藏專業(yè)性學(xué)術(shù)性強(qiáng)的高質(zhì)量文獻(xiàn)，構(gòu)建合理的藏書體系將顯得尤為重要。文章從圖書采購(gòu)的參與方，即使用方、供應(yīng)方、采購(gòu)方三方來分析如何提高圖書采購(gòu)質(zhì)量。

中圖分類號(hào)：G250.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-1588（2014）01-0071-02

作者簡(jiǎn)介：李愛明（1975-），湖北工程學(xué)院圖書館副研究館員，采訪部主任。

1 使用方——讀者需求調(diào)查

圖書館圖書采購(gòu)的目的是為讀者提供文獻(xiàn)資料服務(wù)，因此，讀者對(duì)所購(gòu)圖書是否滿意是衡量圖書采購(gòu)質(zhì)量的唯一標(biāo)準(zhǔn)。圖書采購(gòu)人員在采購(gòu)前應(yīng)多方了解讀者需求，才能做到有的放矢，保證圖書采購(gòu)質(zhì)量。

首先，利用讀者問卷調(diào)查、到書庫(kù)實(shí)地走訪或讀者座談會(huì)等方式廣泛征詢其文獻(xiàn)需求，包括對(duì)現(xiàn)有藏書的滿意度、對(duì)采購(gòu)方向的建議等，使讀者與圖書館建立有效的溝通機(jī)制。另外，借助圖書信息管理系統(tǒng)工具，統(tǒng)計(jì)分析讀者對(duì)各類圖書的借閱情況，從整體上掌握讀者的閱讀傾向，發(fā)現(xiàn)圖書采購(gòu)中存在的問題，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)。其次，教師也是非常重要的專家級(jí)讀者，采訪人員直接與專業(yè)教師聯(lián)系，讓教師參與選書。采訪人員定期將書目發(fā)送給各院系，讓教師勾選其需要的專業(yè)書籍，這樣既能彌補(bǔ)由于采訪人員專業(yè)面窄，可能會(huì)遺漏采集某些專業(yè)書的缺陷，同時(shí)也為采訪人員提供了向教授專家學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，為其以后的工作奠定基礎(chǔ)。最后，可經(jīng)常走訪院系資料室，了解資料室的藏書狀況，為圖書館采訪工作提供重要的參考依據(jù)。

2 供應(yīng)方——供書商的選擇

目前各高校圖書館圖書采購(gòu)工作普遍采取招標(biāo)的方式來確定供書商，通過招標(biāo)采購(gòu)，既可為圖書館贏得合理的折扣，節(jié)省采購(gòu)開支；同時(shí)通過透明的采購(gòu)程序，防止圖書采購(gòu)過程中貪污腐敗行為的發(fā)生，大大提高資金的使用效率。在選擇確定中標(biāo)書商時(shí)，中標(biāo)書商的資質(zhì)與規(guī)模、折扣率、供貨質(zhì)量、服務(wù)水平都是重要的評(píng)價(jià)指標(biāo)[1]。

2.1 公司資質(zhì)與規(guī)模

要選擇綜合實(shí)力強(qiáng)，資金雄厚，在業(yè)界有良好信譽(yù)的書商。招標(biāo)時(shí)，通過書商出具的近三年在各高校圖書館中標(biāo)情況說明，了解競(jìng)標(biāo)書商的綜合實(shí)力，主要從注冊(cè)資金、經(jīng)營(yíng)規(guī)模、從事圖書銷售的年限、是否有不良經(jīng)營(yíng)記錄等方面來考慮。

2.2 折扣率

眾所周知，商人是以追求利潤(rùn)為目的的，專家在評(píng)標(biāo)時(shí)不能一味地追求低折扣，如果中標(biāo)折扣低，在合同期內(nèi)供書商的供書質(zhì)量與服務(wù)將會(huì)大打折扣，因此在圖書評(píng)標(biāo)時(shí)應(yīng)選擇折扣率在平均值左右、信譽(yù)好、實(shí)力強(qiáng)的供應(yīng)商為中標(biāo)書商。

2.3 供貨質(zhì)量

對(duì)供書商提供的書源應(yīng)有明確的規(guī)定，要求具備暢通的進(jìn)貨渠道，對(duì)各重點(diǎn)出版社圖書的采到率應(yīng)有明確承諾，這樣才能保證專業(yè)圖書質(zhì)量。同時(shí)在合同中應(yīng)有對(duì)出售盜版書、私自搭售圖書行為進(jìn)行相應(yīng)處罰的規(guī)定。

2.4 服務(wù)水平

具體包括到書率、供貨周期、編目數(shù)據(jù)以及一些配套服務(wù)等。到書率，指實(shí)際到書與實(shí)際采購(gòu)數(shù)量之間的比率，在合同中應(yīng)明確規(guī)定三個(gè)月及半年的到書率。供貨周期影響采購(gòu)進(jìn)度，有些中標(biāo)書商認(rèn)為已經(jīng)中標(biāo)便可高枕無憂，不認(rèn)真履行合同，無法保證圖書采購(gòu)進(jìn)度及采購(gòu)任務(wù)的完成，直接影響圖書館讀者服務(wù)工作。因此在招標(biāo)文件中應(yīng)對(duì)合同期各個(gè)階段的供貨率進(jìn)行明確規(guī)定，并制定處罰措施，將不能依合同供書、資質(zhì)差的書商加以過濾，以確保圖書采購(gòu)任務(wù)按時(shí)完成[2]。能否提供完整準(zhǔn)確的編目數(shù)據(jù)，是衡量書商服務(wù)水平的一個(gè)重要指標(biāo)。配套服務(wù)主要包括蓋館藏章、貼條碼、書標(biāo)、附磁條等。

事實(shí)上，圖書館同仁們已逐步達(dá)成共識(shí)，圖書到書率、供貨周期、編目數(shù)據(jù)是評(píng)標(biāo)時(shí)評(píng)價(jià)書商最重要的三個(gè)指標(biāo)，因此，在評(píng)標(biāo)時(shí)評(píng)標(biāo)專家應(yīng)就主要方面進(jìn)行重點(diǎn)考查。

3 采購(gòu)方——圖書采訪人員

3.1 制定科學(xué)合理的購(gòu)書制度與計(jì)劃

圖書館藏書建設(shè)是長(zhǎng)期的過程。為了規(guī)范采購(gòu)工作，必須建立科學(xué)合理的圖書采購(gòu)制度、標(biāo)準(zhǔn)與原則，使該制度作為開展采訪工作的依據(jù)和準(zhǔn)則，要求圖書館采訪人員嚴(yán)格遵守與執(zhí)行。在宏觀上通過制度來規(guī)范圖書采購(gòu)流程，制訂圖書館資源建設(shè)中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，在微觀上還應(yīng)制訂年度圖書采購(gòu)計(jì)劃與采購(gòu)細(xì)則[3]。圖書館建立圖書采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組，由圖書館館長(zhǎng)、分管采訪工作的副館長(zhǎng)、采訪部主任、各院系學(xué)科專家組成，依據(jù)學(xué)校所劃撥文獻(xiàn)購(gòu)置經(jīng)費(fèi)，以及學(xué)校學(xué)科和專業(yè)設(shè)置，結(jié)合本館現(xiàn)有館藏結(jié)構(gòu)，制訂年度購(gòu)書計(jì)劃。

3.2 規(guī)范圖書采購(gòu)的各個(gè)流程

圖書采購(gòu)流程具體來說包括讀者需求調(diào)查、書目信息收集、甄選訂購(gòu)圖書、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。

3.2.1 讀者需求調(diào)查是圖書采購(gòu)的起始環(huán)節(jié)。采訪人員應(yīng)熟知學(xué)校學(xué)科和專業(yè)設(shè)置并及時(shí)了解其變動(dòng)情況；要經(jīng)常深入到師生讀者中，積極聽取他們對(duì)圖書采購(gòu)的意見和建議，以便于對(duì)訂購(gòu)工作做及時(shí)調(diào)整，使所采購(gòu)的圖書貼近讀者需求，讓購(gòu)進(jìn)的每本書都能發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，反之，則是一種資源浪費(fèi)。

3.2.2 廣泛收集書目信息。采訪人員一般能定期從書商那里獲得書目信息，也可直接與出版社建立聯(lián)系，及時(shí)掌握出版社圖書出版信息。另外，讓讀者提供書目也是一種重要途徑。采訪人員應(yīng)經(jīng)常走訪本館的流通部、閱覽部和學(xué)校各個(gè)教學(xué)院系，多接觸了解師生讀者，收集讀者所需文獻(xiàn)的書目信息，使采購(gòu)工作更具針對(duì)性和實(shí)效性。最后，通過電子商務(wù)購(gòu)書網(wǎng)站或讀書網(wǎng)也可收集到有價(jià)值的書目信息，如在網(wǎng)上書店查看新書目，瀏覽新書相關(guān)評(píng)價(jià)，讀者論壇意見反饋，找到一些優(yōu)質(zhì)經(jīng)典圖書。只有多渠道廣泛收集和整理出版書目信息，才能充分發(fā)揮圖書館職能，更好地滿足讀者文獻(xiàn)需求。

3.2.3 訂購(gòu)圖書主要有網(wǎng)上預(yù)訂與現(xiàn)采。網(wǎng)絡(luò)零購(gòu)也是圖書采購(gòu)的有力補(bǔ)充，主要用來購(gòu)買急需的圖書。為了提高購(gòu)書質(zhì)量，圖書館千方百計(jì)讓讀者參與選書，如：成立圖書采購(gòu)委員會(huì)或選書專家組；發(fā)書目到學(xué)院請(qǐng)專業(yè)老師圈選；在流通部與閱覽室設(shè)置圖書采購(gòu)讀者意見箱；在圖書館主頁(yè)設(shè)立“讀者薦購(gòu)”欄；組織書商送樣書到館參展方便師生現(xiàn)場(chǎng)選書；組織專業(yè)教師參加書展現(xiàn)場(chǎng)選書；老師出差代購(gòu)圖書等等。

3.2.4 圖書驗(yàn)收。是圖書采購(gòu)工作中不可忽視的重要工作。采購(gòu)與驗(yàn)收相輔相成，采購(gòu)是驗(yàn)收的前提，驗(yàn)收是采購(gòu)的保證。要設(shè)立專門的驗(yàn)收崗位，由專人驗(yàn)收，這樣，采訪人員與驗(yàn)收人員之間能互相制約、互相監(jiān)督、互相促進(jìn)。新書到館后，驗(yàn)收時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照?qǐng)D書購(gòu)銷合同，把好驗(yàn)收關(guān)，認(rèn)真細(xì)致地根據(jù)書商所附明細(xì)清單核對(duì)書號(hào)、書名、單價(jià)、冊(cè)數(shù)、總冊(cè)數(shù)、總金額等，查對(duì)所到圖書與訂單是否相符，圖書質(zhì)量是否有問題。圖書驗(yàn)收要做到把圖書館利益放在首位，嚴(yán)格按照合同和標(biāo)書的要求執(zhí)行， 對(duì)不合要求的書堅(jiān)決退回。

3.3 采訪人員素質(zhì)

采訪人員作為信息資源建設(shè)執(zhí)行者，身上肩負(fù)著重大的責(zé)任。采訪人員素質(zhì)的高低影響著采訪過程與結(jié)果。采訪人員素質(zhì)包括職業(yè)道德素質(zhì)、學(xué)科知識(shí)水平與業(yè)務(wù)能力、學(xué)習(xí)能力、溝通能力等。

3.3.1 職業(yè)道德素質(zhì)。采訪人員應(yīng)具備較高的職業(yè)道德素質(zhì)，熱愛圖書管理工作，具有強(qiáng)烈的責(zé)任感與使命感，把讀者需求放在首位，不被個(gè)人利益、私人情感所影響[4]。能遵守采訪工作的方針、政策與原則，嚴(yán)格執(zhí)行采訪工作的各項(xiàng)程序，實(shí)施采訪全過程的質(zhì)量控制，客觀公正地進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)，把好采訪質(zhì)量關(guān)，最大限度提高采購(gòu)效率，使有限的經(jīng)費(fèi)得到合理的使用。

3.3.2 學(xué)科知識(shí)水平與業(yè)務(wù)能力。訂購(gòu)圖書的過程是一個(gè)運(yùn)用自己的綜合能力不斷決策的過程，采訪人員學(xué)科知識(shí)水平與業(yè)務(wù)能力直接影響采訪結(jié)果。為確保采購(gòu)到質(zhì)量好、價(jià)值高的文獻(xiàn)，文獻(xiàn)采訪人員要熟知全校各院系的專業(yè)設(shè)置，對(duì)圖書館館藏熟諳于心，除具備圖書館專業(yè)知識(shí)和相關(guān)學(xué)科知識(shí)外，懂外語、會(huì)計(jì)算機(jī)操作以及基本網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，有較高的文獻(xiàn)鑒賞能力。

3.3.3 學(xué)習(xí)能力。由于所采購(gòu)的圖書涉及許多學(xué)科，隨著學(xué)科知識(shí)不斷發(fā)展更新，采訪人員應(yīng)能與時(shí)俱進(jìn)，具備學(xué)習(xí)新知識(shí)接受新事物的能力。如：通過自學(xué)，充分利用大學(xué)有利條件，跟班聽課，擴(kuò)充自身學(xué)科專業(yè)知識(shí)，為提高文獻(xiàn)鑒賞能力打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；同時(shí)還要堅(jiān)持學(xué)習(xí)外語、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，不斷提高自己的業(yè)務(wù)技能，成為既精通圖書館業(yè)務(wù)又熟悉其他專業(yè)知識(shí)的學(xué)識(shí)淵博的人。

3.3.4 溝通能力。首先，采訪人員要經(jīng)常與書商及其客服人員溝通，及時(shí)處理解決在供書過程中出現(xiàn)的種種問題。其次，采訪人員要與出版社的人員溝通，了解出版社專業(yè)圖書的出版情況。再次，采訪人員要經(jīng)常走訪學(xué)校各個(gè)教學(xué)院系，聽取院系領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)科帶頭人和科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的意見，根據(jù)他們的需求與建議組織采購(gòu)。最后，采訪人員還要定期走訪流通、閱覽、參考咨詢等讀者服務(wù)一線部門，及時(shí)了解師生讀者文獻(xiàn)信息需求。因此，一個(gè)優(yōu)秀的采訪人員必須具備良好的溝通與人際交往能力。

一直以來，如何提高圖書采購(gòu)質(zhì)量是一個(gè)備受采購(gòu)?fù)嘘P(guān)注的話題，本文通過對(duì)參與采購(gòu)工作的三方分析，強(qiáng)調(diào)采訪工作中應(yīng)以人為本，注重讀者需求，嚴(yán)格選擇供書商，提高采訪人員綜合素質(zhì)，不斷提高圖書采購(gòu)質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 陳碧.從 招 標(biāo) 文 件 撰 寫 談 提 高 圖 書 采 購(gòu) 質(zhì) 量[J].圖書館論壇，2006（8）：156-157.

[3] 朱靜.圖書采購(gòu)質(zhì)量控制問題研究[J].農(nóng)業(yè)圖書情報(bào)學(xué)刊，2012（1）：94-97.

[4] 熊琪.對(duì)中文圖書實(shí)施政府采購(gòu)的思考[J].江西圖書館學(xué)刊，2007（2）：42-43.

（編校：馬懷云）