衛(wèi)生材料二級(jí)庫(kù)管理模式研究與實(shí)踐

◆由寶劍 肖 篤 田一寧

由寶劍1 肖 篤2 田一寧2

1 西安交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院 陜西 西安 710061

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1 研究背景

醫(yī)院物資主要分為:衛(wèi)生材料、藥品、總務(wù)保障材料、低值易耗品、固定資產(chǎn)等，材料類型不同，需要采用管理模式也不同。

衛(wèi)生材料主要分為普通衛(wèi)生材料、高值耗材、專用材料等，其中高值耗材與專用材料是管理的重點(diǎn)與難點(diǎn)。常見管理問(wèn)題主要有:(1)科室以領(lǐng)代支現(xiàn)象嚴(yán)重，普遍存在物資領(lǐng)而未用的情況，造成科室的收入與支出不匹配，不符合責(zé)權(quán)發(fā)生制原則;(2)對(duì)科室已領(lǐng)材料的使用沒(méi)有嚴(yán)格監(jiān)督，其有效期管理無(wú)法控制，存在醫(yī)療安全隱患;(3)某些高值耗材漏收費(fèi)等給醫(yī)院造成損失，并且無(wú)法進(jìn)行高值耗材的跟蹤管理;(4)由于以上原因，衛(wèi)生材料的采購(gòu)無(wú)法預(yù)測(cè)采購(gòu)量并實(shí)現(xiàn)集中采購(gòu)，造成采購(gòu)低效等派生問(wèn)題［1］。

2 衛(wèi)生材料二級(jí)庫(kù)管理模式研究

2.1 什么是二級(jí)庫(kù)管理

“二級(jí)庫(kù)存”一般是指各科室、病區(qū)在醫(yī)院衛(wèi)生材料一級(jí)庫(kù)房領(lǐng)用材料后所形成的庫(kù)存。通過(guò)二級(jí)庫(kù)管理，醫(yī)院將材料管理的觸角下沉到科室，為精細(xì)化管理奠定了基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了衛(wèi)生材料的計(jì)劃、采購(gòu)、領(lǐng)用、使用、收費(fèi)全程跟蹤管理。

2.2 二級(jí)庫(kù)管理流程

典型的醫(yī)院衛(wèi)生材料二級(jí)庫(kù)管理流程，如圖1所示。

二級(jí)庫(kù)管理的核心思路是:科室領(lǐng)用材料時(shí)，首先調(diào)撥到為之服務(wù)的二級(jí)庫(kù)，待科室使用材料時(shí)，從二級(jí)庫(kù)進(jìn)行真正的出庫(kù)。

圖1 醫(yī)院衛(wèi)生材料二級(jí)庫(kù)管理流程圖

2.3 二級(jí)庫(kù)管理范圍

醫(yī)院材料種類繁多，根據(jù)節(jié)約成本原則和80/20原則，沒(méi)必要將所有材料都納入二級(jí)庫(kù)管理范圍。一般需要納入的主要有:(1)高值耗材;(2)專用材料，如檢驗(yàn)材料、放射材料、口腔材料等特殊專用材料。

具體哪些材料納入二級(jí)庫(kù)管理范圍，各醫(yī)院實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中可以參考以下原則來(lái)界定:(1)該材料的價(jià)值是否非常高;(2)該材料是否需要向病人收費(fèi);(3)該材料是否具有特殊性、專用性;(4)該材料使用中是否經(jīng)常出現(xiàn)流失、漏收費(fèi)等管理上的漏洞;(5)該材料消耗成本能否直接歸集到使用科室;(6)該材料是否容易出現(xiàn)科室大量領(lǐng)用而未使用的情況。

2.4 二級(jí)庫(kù)設(shè)立原則

二級(jí)庫(kù)是相對(duì)于總庫(kù)的一個(gè)庫(kù)房概念，可以是一個(gè)虛擬的庫(kù)，也可以是一個(gè)實(shí)際的庫(kù)。

二級(jí)庫(kù)設(shè)立時(shí)可以遵循以下原則來(lái)考慮:(1)就近方便原則。一般情況下，大病區(qū)、大科室可以設(shè)立一個(gè)二級(jí)庫(kù);(2)材料量大原則。如手術(shù)室、骨科、心內(nèi)科等一般占用了大量的高值耗材，那么就可將其設(shè)為二級(jí)庫(kù);檢驗(yàn)科、放射科、口腔科一般占用了大量特殊專用材料，也可以將其設(shè)為二級(jí)庫(kù);(3)服務(wù)關(guān)系原則。如很多醫(yī)技科室都是為臨床科室服務(wù)的，這些科室可以設(shè)立對(duì)應(yīng)二級(jí)庫(kù)。

2.5 二級(jí)庫(kù)隸屬關(guān)系

二級(jí)庫(kù)的管理主體應(yīng)隸屬于物資管理部門還是具體科室，在不同醫(yī)院有不同做法。下面對(duì)比一下兩者區(qū)別，醫(yī)院在進(jìn)行二級(jí)庫(kù)管理時(shí)可以根據(jù)情況選擇不同的管理方式，如表1所列。

一般來(lái)講，如二級(jí)庫(kù)管理材料量小、專用性強(qiáng)則可以由具體科室人員兼管;如二級(jí)庫(kù)管理材料量大，專用性不強(qiáng)則可以由物資管理部門委派二級(jí)庫(kù)管理員進(jìn)行管理。

2.6 二級(jí)庫(kù)管理制度

為實(shí)現(xiàn)二級(jí)庫(kù)高效管理，需要一系列的制度保障。主要措施有:(1)分開管理原則。二級(jí)庫(kù)管理的重點(diǎn)材料與非庫(kù)管普通材料要分開存放，以免混淆;(2)專人管理原則。無(wú)論二級(jí)庫(kù)管理員是科室人員兼任還是物資管理部門委派，都必須有專人管理，并對(duì)二級(jí)庫(kù)材料的管理負(fù)全責(zé);(3)材料領(lǐng)用控制。二級(jí)庫(kù)材料的領(lǐng)用與總庫(kù)材料的領(lǐng)用采用一樣的流程。高值耗材的領(lǐng)用需要醫(yī)囑、收費(fèi)等相關(guān)證明齊全，實(shí)現(xiàn)對(duì)高值耗材使用、收費(fèi)的重點(diǎn)監(jiān)控;(4)定時(shí)核查監(jiān)督。物資管理部門或者財(cái)務(wù)部門要定時(shí)對(duì)二級(jí)庫(kù)核查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如果出現(xiàn)盤虧等問(wèn)題，需要追究相關(guān)人員責(zé)任;(5)績(jī)效激勵(lì)措施。要有二級(jí)庫(kù)管理績(jī)效考核綜合指標(biāo)，并使該指標(biāo)盡可能量化、可操作，其考核結(jié)果與獎(jiǎng)金薪酬掛鉤。

3 二級(jí)庫(kù)管理實(shí)踐

根據(jù)以上理論，醫(yī)院在進(jìn)行醫(yī)院管理信息系統(tǒng)(HRP)建設(shè)時(shí)候，就應(yīng)將物流管理納入其中并作為重要的一個(gè)子系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)，物流管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)成本核算系統(tǒng)緊密集成，物資的出庫(kù)、入庫(kù)自動(dòng)產(chǎn)生財(cái)務(wù)成本憑證，保證了核算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確定和及時(shí)性［2］，如圖 2。

在實(shí)施二級(jí)庫(kù)管理時(shí)候，具體實(shí)踐做法如下:

首先，確定庫(kù)管衛(wèi)生材料的價(jià)格區(qū)間，原則上將單價(jià)200元以上的材料作為二級(jí)庫(kù)管理材料處理。這類材料主要集中在植入類材料和介入類材料中。

表1 衛(wèi)生材料二級(jí)庫(kù)隸屬部門優(yōu)勢(shì)劣勢(shì)對(duì)比表

圖2 醫(yī)院物流管理系統(tǒng)應(yīng)用流程圖

然后，對(duì)需要重點(diǎn)管理的特殊材料也作為二級(jí)庫(kù)管理材料處理。如檢驗(yàn)科試劑、放射科膠片等，專門建立二級(jí)庫(kù)房進(jìn)行重點(diǎn)管理。

研究每個(gè)二級(jí)庫(kù)材料的使用、收費(fèi)等信息，為高值耗材建立嚴(yán)格的院內(nèi)序列號(hào)條碼［3］。同一個(gè)序列號(hào)條碼打印2張;一張粘貼在包裝上面，收費(fèi)時(shí)掃描該序列號(hào)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)出庫(kù);一張粘貼在病歷本上，收費(fèi)時(shí)候病人的ID號(hào)、開單醫(yī)生等重要信息會(huì)寫到HRP信息系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)高值耗材的全過(guò)程跟蹤。

二級(jí)庫(kù)設(shè)置考慮了方便、服務(wù)關(guān)系等原則。臨床科室的二級(jí)庫(kù)建立在大科室、大病區(qū)，各個(gè)小科室領(lǐng)用時(shí)候再行出庫(kù)到對(duì)應(yīng)科室［4］。

安排專人進(jìn)行二級(jí)庫(kù)管理，并將二級(jí)庫(kù)材料與非二級(jí)庫(kù)材料分開管理。二級(jí)庫(kù)材料量大的科室同時(shí)也建立了專門庫(kù)房用于二級(jí)庫(kù)材料的管理。同時(shí)，對(duì)二級(jí)庫(kù)管理員進(jìn)行培訓(xùn)和績(jī)效考核，從而保證二級(jí)庫(kù)管理水平。

在二級(jí)庫(kù)材料和二級(jí)庫(kù)確定下來(lái)之后，進(jìn)行衛(wèi)生材料管理系統(tǒng)試運(yùn)行。在試運(yùn)行過(guò)程中，對(duì)二級(jí)庫(kù)材料劃分進(jìn)行驗(yàn)證，并做出適當(dāng)調(diào)整，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的試運(yùn)行之后，二級(jí)庫(kù)材料與二級(jí)庫(kù)管理應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)就總結(jié)出來(lái)了，這為二級(jí)庫(kù)管理系統(tǒng)成功上線積累了經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)。

HRP應(yīng)用二級(jí)庫(kù)管理的過(guò)程如下:首先由二級(jí)庫(kù)與總庫(kù)進(jìn)行需求預(yù)測(cè)，提出采購(gòu)計(jì)劃;然后，采購(gòu)部門執(zhí)行采購(gòu)，采購(gòu)?fù)瓿蛇M(jìn)入總庫(kù)。如果是受托材料直接進(jìn)入代銷庫(kù)，那么特殊專用材料直接進(jìn)入二級(jí)庫(kù)。最后，各科室在線請(qǐng)領(lǐng)衛(wèi)生材料，普通衛(wèi)生材料直接配送出庫(kù)。二級(jí)庫(kù)材料調(diào)撥到科室對(duì)應(yīng)的二級(jí)庫(kù)，科室實(shí)際使用時(shí)再進(jìn)行出庫(kù)，這樣整個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)就完成了［5］。

在計(jì)算成本時(shí)，調(diào)撥到二級(jí)庫(kù)的材料只有使用后才計(jì)算材料消耗成本;如果沒(méi)有使用，不計(jì)入科室成本，這樣更加符合成本核算的責(zé)權(quán)發(fā)生制原則。月末，對(duì)二級(jí)庫(kù)進(jìn)行盤點(diǎn)，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算盤盈盤虧以實(shí)現(xiàn)對(duì)二級(jí)庫(kù)材料的核查，保證保管安全。

同時(shí)，通過(guò)二次開發(fā)實(shí)現(xiàn)了高值耗材與醫(yī)院收費(fèi)系統(tǒng)的完美對(duì)接，實(shí)現(xiàn)了根據(jù)高值耗材條碼自動(dòng)完成計(jì)費(fèi)與出庫(kù)功能，滿足了對(duì)高值耗材條碼管理和全程跟蹤的管理要求。

4 討論

該二級(jí)庫(kù)管理模式建立起來(lái)以后，首先，完善了醫(yī)院的物流信息管理系統(tǒng)，極大地減少了衛(wèi)生材料的流失;第二，改變了過(guò)去對(duì)高值耗材的管理方法，改善了其管理混亂的狀況，節(jié)約了資金;第三，為今后成本及績(jī)效的準(zhǔn)確考量奠定了基礎(chǔ)，完成了物流系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)、成本核算系統(tǒng)的對(duì)接。

二級(jí)庫(kù)管理模式優(yōu)勢(shì)明顯，但如何推廣與實(shí)踐還需做一些努力。首先是管理者的接受程度和認(rèn)知度的問(wèn)題。大多數(shù)人認(rèn)為這種管理方法是好的，也很配合。但仍有少數(shù)人認(rèn)為過(guò)去的管理方法簡(jiǎn)單省事，不愿意接受新事物。對(duì)此，要加強(qiáng)培訓(xùn)，并且領(lǐng)導(dǎo)層要重視并加大宣傳;第二，這種方法的完全實(shí)施還需要醫(yī)院和軟件公司相互配合，不斷磨合，才能將此種管理方法真正落實(shí)到位。同時(shí)還需通過(guò)各種方式加大宣傳，使之能夠被更加廣泛的應(yīng)用，為節(jié)省醫(yī)療資源，降低醫(yī)療費(fèi)用支出做出一定的貢獻(xiàn)。

［1］杜 恂，杜 婉.加強(qiáng)醫(yī)用衛(wèi)生材料管理的幾點(diǎn)措施［J］.中國(guó)衛(wèi)生資源，2008，11(4):162－163.

［2］由寶劍.現(xiàn)代醫(yī)院HRP信息系統(tǒng)構(gòu)建［J］.經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2010，107(33):215－216.

［3］鐘建華，葉海榮，醫(yī)用衛(wèi)生材料的分類編碼管理探討［J］.醫(yī)療裝備，2006，20(3):31－32.

［4］曾 珠.淺談醫(yī)院衛(wèi)生材料的管理［J］.醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2004，25(9):141.

［5］田 蕾，程 霞.衛(wèi)生材料的規(guī)范化管理［J］.醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2010，31(12):96.