淺析酒店業(yè)采購(gòu)成本的控制與管理

北京東方世紀(jì)騎士度假村管理有限公司 徐敏

酒店業(yè)經(jīng)營(yíng)的目的是為了盈利，要想降低成本，增加收益，就必然要做好成本控制。在成本控制的整個(gè)管理系統(tǒng)中，最重要的要做好采購(gòu)成本控制這一環(huán)節(jié)。因此，采購(gòu)成本控制的好壞直接關(guān)系到一個(gè)酒店的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。采購(gòu)成本下降不僅體現(xiàn)在酒店現(xiàn)金流出的減少，而且直接體現(xiàn)在產(chǎn)品成本的下降、利潤(rùn)的增加，以及酒店競(jìng)爭(zhēng)力的增強(qiáng)。由于材料成本占營(yíng)業(yè)成本的比例很高，因此，控制好采購(gòu)成本并使之不斷下降，是一個(gè)酒店不斷降低產(chǎn)品成本、增加利潤(rùn)的重要和直接手段之一。

一、酒店成本控制的概述

1、酒店成本控制的意義

酒店的成本指的是酒店經(jīng)營(yíng)過程中向客人提供勞務(wù)所產(chǎn)生的各項(xiàng)費(fèi)用支出的總和。成本控制就是酒店在經(jīng)營(yíng)過程中財(cái)務(wù)部門對(duì)所產(chǎn)生的成本費(fèi)用進(jìn)行的管理工作。

在酒店經(jīng)營(yíng)中，隨著超額利潤(rùn)的消失，酒店業(yè)進(jìn)入微利時(shí)代，尤其是在2008年金融危機(jī)爆發(fā)之后，從金融界一路波及到實(shí)業(yè)界，酒店業(yè)作為與金融實(shí)體關(guān)系密切的產(chǎn)業(yè)，也深受影響。不論是消費(fèi)旅游還是商旅出行的人們都?jí)壕o開支，使得在這條產(chǎn)業(yè)鏈條上的酒店業(yè)切實(shí)感受到了經(jīng)濟(jì)的寒冬。因此，加強(qiáng)酒店成本控制管理，勢(shì)在必行。

2、酒店成本控制內(nèi)容、方法

酒店成本一般包括:客房成本、餐飲成本和工程成本;按照原材料進(jìn)入酒店的先后又分為采購(gòu)成本、加工成本、人力成本和能源成本。成本控制的具體內(nèi)容也就涵蓋以上幾個(gè)方面。

采購(gòu)作為酒店經(jīng)營(yíng)管理的第一環(huán)，要做到貨比三家，使得供貨商形成有效的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，這樣也可有效降低采購(gòu)成本和儲(chǔ)存成本。降低采購(gòu)成本環(huán)節(jié)涉及到采購(gòu)原料、供貨商、采購(gòu)時(shí)間以及采購(gòu)數(shù)量的問題，從成本管理角度看，關(guān)鍵是采購(gòu)時(shí)間和數(shù)量的問題。大批量采購(gòu)時(shí)，價(jià)格較便宜，但庫(kù)存量加大，導(dǎo)致庫(kù)存成本增大。微量采購(gòu)雖然可以節(jié)約庫(kù)存成本，但又會(huì)增大原料購(gòu)買次數(shù)和購(gòu)買過程中的成本，使得采購(gòu)成本與庫(kù)存成本負(fù)相關(guān)，此消彼長(zhǎng)。因此，必須權(quán)衡利弊，使庫(kù)存成本與采購(gòu)成本達(dá)到最低。

二、酒店業(yè)采購(gòu)成本控制與管理存在的問題

1、酒店業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)管理在成本控制中所占的重要地位認(rèn)識(shí)不夠，沒有設(shè)置相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)

財(cái)務(wù)管理在成本控制管理過程中起著很大的作有，但在當(dāng)前，多數(shù)酒店對(duì)財(cái)務(wù)管理在成本控制管理中的地位認(rèn)識(shí)不夠，一些酒店根本就沒有設(shè)財(cái)務(wù)總監(jiān)，有財(cái)務(wù)總監(jiān)的，但沒有領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限，只是作為部門經(jīng)理，這樣就失去了財(cái)務(wù)總監(jiān)（或者部門經(jīng)理）對(duì)各部門費(fèi)用支出的監(jiān)督協(xié)調(diào)作用，無法有效控制各部門費(fèi)用支出的成本控制。另外，多數(shù)酒店也沒有設(shè)置專門的采購(gòu)部門或者財(cái)務(wù)總監(jiān)（或者財(cái)務(wù)部）對(duì)其沒有監(jiān)管權(quán)力，無法及時(shí)了解和掌握市場(chǎng)行情并迅速做出反應(yīng)，不能對(duì)酒店的成本進(jìn)行有效控制和監(jiān)督。

2、采購(gòu)成本控制體系不完善

控制采購(gòu)成本對(duì)酒店的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)很重要，但目前，我國(guó)許多國(guó)內(nèi)酒店業(yè)從申請(qǐng)采購(gòu)、入庫(kù)到付款以及領(lǐng)料使用的整個(gè)體系過程中缺乏完善的采購(gòu)成本控制體系，在整個(gè)采購(gòu)體系的經(jīng)營(yíng)過程中存在很多漏洞，由于沒有完善的采購(gòu)管理制度，滋長(zhǎng)了酒店采購(gòu)人員不良的貪污行為，無法杜絕采購(gòu)人員的暗箱操作，給企業(yè)增加了采購(gòu)成本。

3、沒有制定科學(xué)合理的采購(gòu)成本預(yù)算

許多國(guó)內(nèi)的酒店業(yè)在制定成本預(yù)算指標(biāo)時(shí)，不能結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，只是走形式，為了編而編，完全跟實(shí)際脫節(jié)，使得成本預(yù)算不科學(xué)、不合理。

4、財(cái)務(wù)監(jiān)督力度不夠

酒店業(yè)財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)人員審查力度不夠，或收受了采購(gòu)人員的好處，通常對(duì)采購(gòu)成本的高低不會(huì)過問，只要符合手續(xù)，照單付款。

5、采購(gòu)人員素質(zhì)不高

目前在國(guó)內(nèi)許多酒店業(yè)的采購(gòu)人員素質(zhì)不高，缺乏嚴(yán)格的市場(chǎng)調(diào)查，采購(gòu)信息渠道不暢，缺乏責(zé)任心，不能嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)制度，采購(gòu)時(shí)不能做到貨比三家，對(duì)季節(jié)上的差價(jià)、時(shí)令上的差價(jià)不能準(zhǔn)確掌握，加大了采購(gòu)成本。

三、酒店業(yè)采購(gòu)成本控制與管理存在問題的改進(jìn)建議

1、提高財(cái)務(wù)管理在成本控制中的重要地位，建立科學(xué)的財(cái)務(wù)核算控制體系

財(cái)務(wù)管理在成本控制中起著很大的作有，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)重視財(cái)務(wù)管理在成本控制中的重要地位。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)設(shè)置財(cái)務(wù)總監(jiān)，全力做好酒店采購(gòu)成本的控制。為了充分發(fā)揮財(cái)務(wù)部門的監(jiān)督力度，發(fā)揮其對(duì)部門之間的協(xié)調(diào)作用，將采購(gòu)歸到財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)總監(jiān)直接分管，并給予財(cái)務(wù)總監(jiān)領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限，使其參與酒店的管理和決策。財(cái)務(wù)部對(duì)申請(qǐng)采購(gòu)、入庫(kù)到付款以及領(lǐng)料使用的整個(gè)體系過程的進(jìn)行監(jiān)督和控制；財(cái)務(wù)部又由財(cái)務(wù)總監(jiān)直接分管，這樣便于財(cái)務(wù)總監(jiān)及時(shí)了解市場(chǎng)行情，降低酒店的經(jīng)營(yíng)成本，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)的品種及其比重，防止濫用資金和積壓物資。

2、完善酒店業(yè)的采購(gòu)成本控制體系

控制采購(gòu)成本對(duì)酒店的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)很重要，酒店業(yè)應(yīng)加大對(duì)采購(gòu)成本的控制力度。加強(qiáng)對(duì)申請(qǐng)采購(gòu)、入庫(kù)到付款以及領(lǐng)料使用的整個(gè)體系過程的控制，完善采購(gòu)管理制度，確定采購(gòu)流程，明確相關(guān)部門的責(zé)任和關(guān)系，規(guī)定物料采購(gòu)的申請(qǐng)人、授權(quán)人的權(quán)限，做好采購(gòu)的方式、報(bào)價(jià)和價(jià)格審批等工作。比如，在采購(gòu)管理制度中，應(yīng)明確規(guī)定采購(gòu)人員在采購(gòu)前一定要詢好價(jià)格，做到貨比三家，對(duì)所選用的供應(yīng)商進(jìn)行比較對(duì)比，選用性價(jià)比高的供應(yīng)商，并把所選的供應(yīng)商及其報(bào)價(jià)填在請(qǐng)購(gòu)單上；為了避免采購(gòu)人員的暗箱操作，采購(gòu)管理制度還應(yīng)當(dāng)規(guī)定，當(dāng)采購(gòu)物資價(jià)格超過一定數(shù)額時(shí)要附上書面報(bào)告等等，以供財(cái)務(wù)部門審核。

3、制定科學(xué)的成本預(yù)算

預(yù)算是成本控制的關(guān)鍵。前面也反復(fù)強(qiáng)調(diào)，在成本控制的整個(gè)管理系統(tǒng)中，最重要的要做好采購(gòu)成本控制這一環(huán)節(jié)，所以要強(qiáng)調(diào)采購(gòu)成本的預(yù)算，更要結(jié)合酒店的實(shí)際有針對(duì)的做好采購(gòu)成本預(yù)算，并嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算指標(biāo)，采購(gòu)成本控制才能真正起作用。預(yù)算要針對(duì)酒店的實(shí)際制定在可控的范圍內(nèi)，要科學(xué)、要合理。

4、加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門的監(jiān)督力度

加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門的監(jiān)督力度，杜絕財(cái)務(wù)人員收受采購(gòu)人員的好處。對(duì)不合理的采購(gòu)要嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)管理制度。財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審查采購(gòu)物資價(jià)格的合理性，即使對(duì)手續(xù)齊全的憑證，也應(yīng)嚴(yán)格審查是否超出預(yù)算，對(duì)物品的領(lǐng)用也應(yīng)嚴(yán)格審核。采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)管理制度，不按制度執(zhí)行的，財(cái)務(wù)部門有權(quán)不予報(bào)銷。比如，采購(gòu)制度嚴(yán)格規(guī)定，采購(gòu)時(shí)必然為兩個(gè)人或以上共同經(jīng)手，決不能單獨(dú)或一人經(jīng)手，當(dāng)在報(bào)銷中發(fā)現(xiàn)經(jīng)手人只有一個(gè)時(shí)，財(cái)務(wù)部門可以不予報(bào)銷。另外，酒店還應(yīng)指派專門的驗(yàn)貨人員，對(duì)每次采購(gòu)物料價(jià)格、質(zhì)量、數(shù)量（重量）進(jìn)行監(jiān)督，驗(yàn)貨人員應(yīng)當(dāng)歸財(cái)務(wù)部門管理，并給予一定的權(quán)力。特別強(qiáng)調(diào)的是，對(duì)于采購(gòu)資金的管理，財(cái)務(wù)部門更應(yīng)監(jiān)督采購(gòu)人員合理利用采購(gòu)資金，對(duì)每筆采購(gòu)資金的使用應(yīng)嚴(yán)格審查，審核各部門的設(shè)備，物資采購(gòu)計(jì)劃和酒店開支計(jì)劃，維護(hù)酒店經(jīng)濟(jì)利益。

5、加強(qiáng)采購(gòu)人員的職業(yè)道德教育

加強(qiáng)采購(gòu)人員的職業(yè)道德教育，提高采購(gòu)人員的專業(yè)素質(zhì)，使其及時(shí)全面了解市場(chǎng)情況，保證采購(gòu)信息渠道暢通。提高采購(gòu)人員的責(zé)任心，為降低經(jīng)營(yíng)成本，能夠嚴(yán)格按采購(gòu)管理制度執(zhí)行，自覺抵制不正之風(fēng)，樹立堅(jiān)強(qiáng)的組織觀念和嚴(yán)明紀(jì)律性。

總之，酒店業(yè)應(yīng)從領(lǐng)導(dǎo)做起，對(duì)全體員工進(jìn)行成本管制意識(shí)宣傳，加強(qiáng)全員成本意識(shí)，變少數(shù)采購(gòu)員的成本控制管理為全員參與采購(gòu)成本控制管理，加強(qiáng)全員對(duì)采購(gòu)成本控制的重視，發(fā)現(xiàn)采購(gòu)商品物料存在質(zhì)量、價(jià)格等有關(guān)問題能直接向酒店領(lǐng)導(dǎo)反映，對(duì)采購(gòu)過程進(jìn)行再監(jiān)督。

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