新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案規(guī)范化管理路徑分析

摘 要：隨著新醫(yī)改工作的深入推進，醫(yī)院檔案工作內(nèi)涵和外延逐步擴大，檔案規(guī)范化建設擺上重要議事日程。本文從做好醫(yī)院檔案規(guī)范化建設的意義出發(fā)，認為在實踐中存在著管理流程標準化不足、現(xiàn)代化檔案管理理念轉型不夠、技術革命不夠深入與資源開發(fā)利用差距明顯的問題，需要從釋放體制機制活力、推動檔案資源多元豐富、堅持為民服務導向和推動檔案數(shù)字轉型升級等方面下功夫，提高檔案規(guī)范化建設水平，助推醫(yī)院檔案治理現(xiàn)代化。

關鍵詞：新醫(yī)改；醫(yī)院檔案；規(guī)范化

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案管理要求發(fā)生質(zhì)的變化。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》和《檔案法實施條例》對檔案規(guī)范化建設做出明確規(guī)定，要求建立現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理體系。醫(yī)院應抓住重要發(fā)展機遇期，調(diào)整優(yōu)化檔案管理體系，促進檔案規(guī)范化建設進程，為醫(yī)院現(xiàn)代化治理提供強有力的保障。

1 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的意義

隨著新醫(yī)改的推進，醫(yī)院應著眼于醫(yī)改工作的目標定位，圍繞檔案規(guī)范化建設，推進檔案從“管理”向“治理”轉型，使檔案從封閉走向開放，從單一管理走向多元參與。因此，分析檔案規(guī)范化建設的意義，有助于樹立現(xiàn)代化檔案管理理念，推動檔案管理轉型升級。

1.1 適應醫(yī)改工作的要求

與傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理相比，新醫(yī)改對醫(yī)院各方面工作提出了更高、更具體的要求。檔案管理作為醫(yī)院改革發(fā)展和為民服務的基礎性工程，在記錄醫(yī)改進程、推動醫(yī)院管理效率提升方面發(fā)揮著重要作用。通過檔案規(guī)范化與標準化建設，醫(yī)院檔案的服務能力將有顯著提升。比如，醫(yī)改的主要方向是促使醫(yī)院從“以治病救人為中心”向“以人民群眾健康管理為中心”轉型，這需要凝聚醫(yī)院發(fā)展轉型的共識，促進個人目標和醫(yī)院改革相適應，這就需要檔案發(fā)揮教育人引導人的作用，從檔案中激發(fā)干事創(chuàng)業(yè)動力。

1.2 促進醫(yī)院管理水平提高

檔案管理是醫(yī)院行政管理的紐帶，檔案規(guī)范化建設能夠促使醫(yī)院管理各環(huán)節(jié)和流程的重塑，實現(xiàn)管理的高效化。比如，檔案規(guī)范化建設要求積極收集重大活動和各類突發(fā)事件中形成的檔案并妥善保管，及時歸檔并且合法合理地利用，促使醫(yī)院各科室增強檔案意識，運用好檔案管理方法，確保醫(yī)院重大活動和突發(fā)事件檔案的完整、安全與有效利用，助推提升醫(yī)院治理體系和治理能力的現(xiàn)代化水平。

1.3 有助于檔案資源的完整性和安全性

隨著新技術的不斷更迭，傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端逐步顯現(xiàn)，特別是遇到難以預測的自然災害時，檔案丟失、損壞的風險加大，給醫(yī)院發(fā)展造成不利影響?！稊?shù)據(jù)安全法》要求各單位構建完善的安全防護網(wǎng)絡。規(guī)范化建設不僅實現(xiàn)檔案資源收集環(huán)節(jié)的標準化，還提升檔案安全管理水平。比如，檔案專題數(shù)據(jù)庫建立備份管理更加科學，檔案雙重保護能力逐步增強。區(qū)塊鏈技術的應用，促使檔案信息鏈條的全過程監(jiān)管，檔案篡改與丟失的風險大幅度降低。因此，規(guī)范化建設能有效應對檔案管理中的風險挑戰(zhàn)，使醫(yī)院能夠快速、有效地應對各種突發(fā)事件。

1.4 有助于提高醫(yī)院服務能力和水平

《檔案法》要求各級單位要積極滿足人民群眾對檔案的需求。新醫(yī)改也指出醫(yī)院要充分發(fā)揮宣傳健康知識與推動全民健康理念提檔升級，檔案資源在其中發(fā)揮著至關重要的作用。比如，對病歷和處方的研究，總結歸納某種疾病的發(fā)病機理和治療手段，通過編纂知識手冊與拍攝微視頻等形式，以人民群眾群眾喜聞樂見的方式傳播健康知識，彰顯醫(yī)院在為民服務中的作用。高效規(guī)范的檔案管理也有利于醫(yī)院科研水平的提升，對病案檔案的研究能夠總結疑難雜癥的來龍去脈和診療過程，從中形成規(guī)律性認識，提升診斷的科學性。

2 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案規(guī)范化管理面臨的困境

2.1 管理流程標準化不足

檔案管理的對象、方式和環(huán)境的變化給傳統(tǒng)管理模式帶來了新的挑戰(zhàn)，檔案工作的流程、規(guī)范和標準的要求更具體、更嚴格。醫(yī)院檔案“三合一”制度對檔案收集、整理和利用等工作提出更高的要求，科學規(guī)范高效的檔案管理體系建設勢在必行。但是，醫(yī)院檔案流程化管理質(zhì)量普遍不高的問題阻礙了檔案效能的發(fā)揮。檔案資源收集體系不健全，專業(yè)檔案流失較為嚴重。新興門類檔案歸檔不齊全，大多保管在部門和個人手中。檔案保管年限劃分不夠科學，與人民群眾利益相關的檔案開放審核不及時等。

2.2 現(xiàn)代化檔案管理理念轉型不夠

近年來，醫(yī)院檔案管理制度化與規(guī)范化有了大幅度提升，但是傳統(tǒng)的檔案管理模式轉型不及時，現(xiàn)代化檔案治理方式運用不足。一是割裂檔案與業(yè)務建設之間的關系。檔案管理是醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的新動能，檔案管理者未能認識到二者之間的內(nèi)在聯(lián)系，缺乏領導層和決策層的支持，從業(yè)人員未經(jīng)過專門培訓，專業(yè)化程度不高，存在應付了事的現(xiàn)象。二是忽視檔案工作的時代價值。對檔案工作重要性認識不深刻，檔案形成的過程中不規(guī)范與不全面的問題突出，甚至造成檔案的遺失或者被篡改。加之檔案工作長期處于邊緣和弱勢地位，在思想和氛圍上形成了檔案工作不重要的思想觀念。

2.3 技術革命不夠深入

新技術革命的大潮促使檔案與數(shù)字技術緊密結合，檔案從產(chǎn)生、歸檔、利用和保護實現(xiàn)全流程的電子化管理。比如，醫(yī)院各部門基于診療的需要，透過數(shù)字化共享平臺，實現(xiàn)檔案資源跨區(qū)域部門自由流動。特別是以云技術為代表的新一代存儲設備，檔案管理的空間更加隱形和安全，檔案服務空間得以拓展。但是，醫(yī)院檔案類型豐富、涉及部門眾多，檔案資源較為分散，受技術革命不深入的影響，檔案數(shù)據(jù)需要多個程序匯總才能完成，信息維護和檢索成本較高，重復建設與檔案不規(guī)范的問題成為常態(tài)，制約著信息化建設的效果。

2.4 資源開發(fā)利用差距明顯

信息化時代，醫(yī)院管理信息化的效能逐步顯現(xiàn)，作為重要的管理資源，檔案開發(fā)利用工作必須建立在成熟的信息化建設基礎上，才能有效發(fā)揮檔案的獨特價值。但是，醫(yī)院管理者對信息化建設重視程度遠高于開發(fā)利用，存在重管輕用的現(xiàn)象。比如，檔案管理人員側重于完成資源收集與歸檔、日常系統(tǒng)的維護與升級，但是對檔案的知識服務了解不深入，工作開展力度不夠。

2.5 檔案制度體系不夠完善

在新醫(yī)改背景下，檔案管理制度更新不及時，未能及時根據(jù)上級部署優(yōu)化管理體系，不利于檔案工作的高效開展。比如，醫(yī)院信息化建設有了長足進步，但是配套的共享利用、安全管理和人員培訓等制度沒有同步建立起來，檔案利用過程中出現(xiàn)的違規(guī)共享與失泄密問題等大多是由于制度保障不健全造成的。

3 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的策略

按照《檔案法》與《檔案法實施條例》的要求，將檔案規(guī)范化建設作為醫(yī)院檔案管理的主攻方向，保證各類檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，增強醫(yī)院檔案治理效能。

3.1 釋放體制機制活力，推動檔案治理提質(zhì)增效

根據(jù)新醫(yī)改和《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求，醫(yī)院應轉變觀念、擔當作為和同步跟進，建立高效檔案治理新模式。一是增強做好檔案工作的責任感與使命感。檔案管理是提高內(nèi)部管理水平的重要手段，醫(yī)院管理層要從政治高度和高質(zhì)量發(fā)展的長遠角度看待檔案工作，深刻把握做好檔案工作的內(nèi)涵要義，增強做好工作的本領。二是提升全員檔案意識。要采取多種宣傳教育方式，提高對檔案管理思想的認識，定期邀請專家講授檔案工作的前沿問題，使檔案管理人員樹立檔案管理無小事的觀念，形成齊抓共管、全員重視的良好局面。綜合檔案室要認真履職盡責，協(xié)調(diào)調(diào)度職能科室兼職檔案員做好檔案的收集、分類、整理、移交、統(tǒng)計、保管、開發(fā)利用、指導培訓、聯(lián)系交流和效果分析等工作。三是深化管理體系改革。結合醫(yī)院檔案工作實際，建立一套與之相適應的比較完整的規(guī)章制度，建立與之相配套的各類管理臺賬，使檔案工作行之有據(jù)、有章可循。建立完善的崗位責任制、檔案歸檔、保管、保密、利用、統(tǒng)計和應急預案為主要內(nèi)容的檔案制度體系，從制度上保證檔案管理工作規(guī)范有序。

3.2 聚焦新時代與新要求，推動檔案資源多元豐富

一是做好“三合一”的制度編制。在深入學習“三合一”相關文件精神和最新檔案工作相關規(guī)范的基礎上，按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，對相關內(nèi)容在醫(yī)院的應用進行認真分析研究，明確門類劃分、分類方法及檔號結構、歸檔范圍和保管期限，進一步優(yōu)化檔案資源結構，提升檔案信息資源的集成利用效率。二是以雙套制為原則，健全重大活動與突發(fā)事件應對活動檔案工作歸集機制。從源頭抓好重大活動和突發(fā)事件檔案的形成和留存，定期擬定重大活動和突發(fā)事件檔案工作清單，明確工作事項、責任部門和完成時限等。要明晰檔案收集的范圍、整理和移交方式，加強經(jīng)驗總結，確保重大活動及事件檔案完整安全和有效利用。三是加強檔案數(shù)據(jù)資源建設。醫(yī)院業(yè)務檔案多分散于各自的管理系統(tǒng)中，當前，由于醫(yī)院檔案資源來源廣泛、形式多樣，其收集、加工和轉化能力不足，使得檔案數(shù)據(jù)資源得不到有效的開發(fā)和利用，難以充分發(fā)揮其社會效益。要運用現(xiàn)代信息技術和方法，對檔案數(shù)據(jù)進行采集、加工、存儲與開發(fā)利用等全生命周期的管理，加強數(shù)據(jù)整合，為檔案利用和服務奠定數(shù)據(jù)基礎。

3.3 堅持為民服務導向，推動檔案利用的便捷高效

醫(yī)院檔案做好為民服務是貫徹“四個好”“兩服務”的迫切要求。一是把病歷檔案規(guī)范化建設放在突出位置。病歷檔案作為解決醫(yī)療事故爭議與判斷法律責任等事項中的法律證據(jù)，在新形勢下為維護醫(yī)患雙方的合法權益起到了重要作用，這就要求醫(yī)務人員必須客觀真實、準確及時、完整地書寫病歷來提高病歷檔案的可信度。醫(yī)院應加大病歷檔案環(huán)節(jié)質(zhì)量控制的檢查力度，常態(tài)化對病歷檔案進行抽查與網(wǎng)上監(jiān)控。加強宣傳教育，提高思想認識，嚴禁涂改、偽造、隱匿和銷毀病歷檔案，自覺維護好人民群眾的合法利益。二是構建線上線下相結合的為民服務體系。突破傳統(tǒng)檔案查詢利用渠道的局限性，實現(xiàn)網(wǎng)上查檔利用，讓數(shù)據(jù)跑路，真正惠及人民群眾。比如，有的醫(yī)院在某信公眾號設置自主打印病歷、檢驗結果及出院報告等個人病案資料，提升檔案服務效率。三是著力加強檔案資源的開發(fā)利用。檔案資源在醫(yī)院發(fā)展和文化建設中具有獨特優(yōu)勢，要著力讓檔案“活起來”，提升檔案時代的價值。深入研究醫(yī)院檔案中的治理經(jīng)驗和做法，面向現(xiàn)代醫(yī)院治理新需求，為醫(yī)院轉型發(fā)展提供有益借鑒。比如，檔案管理室可定期提報有關檔案資料的匯編，為醫(yī)院管理層決策提供參考。進一步發(fā)揮檔案文化在醫(yī)院軟實力建設中的特殊價值，借助重大節(jié)點，推出檔案文化編研書籍、主題展覽等，彰顯醫(yī)院厚重的歷史底蘊和人文情懷，增強干部職工的凝聚力和向心力。有的醫(yī)院依托檔案資源建設院史紀念館和文化長廊，發(fā)揮檔案育人功能，激發(fā)干事創(chuàng)業(yè)的動能。

3.4 注入創(chuàng)新發(fā)展動力，推動檔案數(shù)字轉型升級

《檔案法實施條例》指出，要適應數(shù)字時代發(fā)展要求，推動檔案信息化提檔升級。一是加強檔案數(shù)據(jù)資源挖掘。從海量的醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)中提煉和挖掘規(guī)律性的做法、提取有價值的信息和知識，可以深入了解患者需求和用戶行為習慣，為醫(yī)院決策、患者就醫(yī)提供強有力的數(shù)據(jù)支撐和信息服務。比如，檔案大數(shù)據(jù)精準標注患者行為標簽，繪制用戶畫像，解析患者就醫(yī)需求，為患者推送更有實用價值的檔案信息。再比如，醫(yī)院管理層對某項決策戰(zhàn)略研究和思考，需要借助大量檔案史料作為決策基礎，檔案管理部門可借助人工智能技術，推送相關史料助推管理決策科學化。二是著力推動醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)共享。數(shù)據(jù)共享是提高檔案利用效率、拓寬服務渠道的關鍵和目標。推動數(shù)據(jù)共享，有利于實現(xiàn)檔案資源自由流動，發(fā)揮檔案在醫(yī)院治理中的基礎性作用。一方面，要加強醫(yī)院檔案與OA、病案管理和診療系統(tǒng)的共享建設，在做好安全制度建設和個人隱私保護的基礎上，實現(xiàn)患者就醫(yī)檔案院內(nèi)“一網(wǎng)通查”；另一方面，積極將有關個人檔案健康數(shù)據(jù)融入國家全民健康信息平臺，推動檢驗、檢查結果互認和電子病歷檔案建設。三是筑牢檔案數(shù)據(jù)的“保護盾”。加強檔案數(shù)據(jù)安全保護、有效實施數(shù)據(jù)全生命周期安全管理、夯實檔案信息化發(fā)展的安全底線是醫(yī)院檔案規(guī)范化管理面臨的重要課題。醫(yī)院要根據(jù)技術發(fā)展態(tài)勢，不斷加強數(shù)據(jù)安全管理建設，逐步實現(xiàn)數(shù)據(jù)安全管理的“規(guī)范化、制度化、程序化”，保障基礎環(huán)境安全。持續(xù)加強檔案數(shù)據(jù)監(jiān)管審計、數(shù)據(jù)監(jiān)測和能力建設，定期開展風險評估，筑牢網(wǎng)絡安全防線。

結語

綜上所述，在醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展中，進一步加強檔案規(guī)范化建設是必經(jīng)之路。要強化現(xiàn)代檔案管理意識，將檔案工作與業(yè)務工作同部署、同落實。將規(guī)范化管理融入日常、抓在經(jīng)常，全面落實檔案管理相關要求，認真做好檔案“四個體系”建設，不斷夯實檔案現(xiàn)代化治理底座。嚴格落實檔案管理責任，建立完善的檔案管理責任體系，確保分工明確、責任到人，不斷提高檔案工作水平。持續(xù)在信息化建設上下功夫，推進數(shù)字化轉型，逐步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，更好發(fā)揮“存史資政育人”的獨特作用。

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作者簡介：李湘清（1985—），大學學歷，山東省安丘市市立醫(yī)院副研究館員，研究方向：檔案管理。