醫(yī)院人事檔案管理的創(chuàng)新策略

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理面臨著越來(lái)越高的要求，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足實(shí)際需求，創(chuàng)新的檔案管理方式不僅可以提高管理效率，還能增強(qiáng)數(shù)據(jù)安全性及優(yōu)化人力資源配置。然而，在醫(yī)院人事檔案管理的創(chuàng)新過(guò)程中仍然存在一些問(wèn)題，包括缺少人事檔案管理創(chuàng)新意識(shí)、人事檔案管理創(chuàng)新手段單一與人事檔案管理制度不完善等。為有效應(yīng)對(duì)這些問(wèn)題，建議提高認(rèn)識(shí)檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)、豐富人事檔案管理的創(chuàng)新手段與完善人事檔案管理制度，以便進(jìn)一步提升醫(yī)院人事檔案管理的整體水平，從而更好地推動(dòng)醫(yī)院人力資源管理的現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案管理；創(chuàng)新；管理制度

引言

醫(yī)院人事檔案管理的傳統(tǒng)模式主要依賴于手工操作，不僅效率低下，還存在較大的安全隱患，難以滿足現(xiàn)代醫(yī)院管理的需求。近年來(lái)，廣泛應(yīng)用于醫(yī)療行業(yè)的信息技術(shù)，為醫(yī)院人事檔案管理的創(chuàng)新提供了契機(jī)，可以極大地提升人事檔案管理的效率。醫(yī)院在實(shí)際操作中，人事檔案管理的創(chuàng)新仍面臨諸多問(wèn)題。這些問(wèn)題的存在，嚴(yán)重制約了醫(yī)院人事檔案管理的效能提升。因此，深入探討醫(yī)院人事檔案管理的創(chuàng)新策略、找出適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院管理需求的有效途徑尤為迫切。

1 醫(yī)院人事檔案管理的創(chuàng)新意義

1.1 有利于提高管理效率

第一，醫(yī)院通過(guò)引入數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案可以被電子化管理，這種數(shù)字化手段能大大減少人工處理的時(shí)間，從而有利于提高數(shù)據(jù)管理的速度。第二，醫(yī)院各部門之間的人事檔案信息可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)即時(shí)共享，打破信息孤島。這樣一來(lái)，人力資源部門、財(cái)務(wù)部門和臨床科室等不同部門可以實(shí)時(shí)獲取和更新相關(guān)人員的信息，避免信息傳遞過(guò)程中的延遲，從而大幅度提高了工作效率。第三，在人事檔案管理工作中，通過(guò)引入先進(jìn)的管理軟件可以實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)分類、自動(dòng)提醒和自動(dòng)生成報(bào)表等，能減少人為操作的失誤，有利于提高工作效率。第四，醫(yī)院通過(guò)對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析，可以更全面地了解員工的工作表現(xiàn)、培訓(xùn)需求和晉升潛力等信息，為人力資源管理決策提供有力支持，從而有利于提高人力資源管理的效率。

1.2 有利于增強(qiáng)數(shù)據(jù)安全性

第一，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在著諸多安全隱患，而通過(guò)引入數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，可以有效避免這些問(wèn)題，從而有利于保證數(shù)據(jù)的安全性。第二，創(chuàng)新的人事檔案管理系統(tǒng)可以定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的物理地點(diǎn)，保證在發(fā)生意外情況（如火災(zāi)、洪水等）時(shí)，檔案數(shù)據(jù)能夠迅速恢復(fù)，從而有利于提高數(shù)據(jù)的安全性[1]。第三，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)通常具備詳細(xì)的操作日志，可以記錄每一次檔案的訪問(wèn)、修改和刪除操作，這種操作日志能幫助管理者及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常行為，防止內(nèi)部人員的違規(guī)操作，從而更好地保障數(shù)據(jù)的安全。第四，創(chuàng)新的人事檔案管理系統(tǒng)還可以通過(guò)權(quán)限控制，保證不同層級(jí)的員工只能訪問(wèn)與其工作相關(guān)的檔案信息，可以有效防止數(shù)據(jù)被濫用，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全化管理。

1.3 有利于優(yōu)化人力資源配置

醫(yī)院人事檔案管理的創(chuàng)新，有利于優(yōu)化人力資源配置。一方面，醫(yī)院通過(guò)數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)，可以對(duì)員工的各類信息進(jìn)行系統(tǒng)化與結(jié)構(gòu)化的管理，讓人力資源部門能更全面地了解和掌握員工的基本情況，從而為合理配置人力資源提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。另一方面，當(dāng)醫(yī)院需要安排值班表或分配臨時(shí)任務(wù)時(shí)，系統(tǒng)可以快速查詢到最合適的員工，并基于其工作負(fù)荷、技能匹配度與歷史表現(xiàn)做出最優(yōu)化的安排。這種基于數(shù)據(jù)分析的人力資源配置，有利于提高工作的效率。此外，醫(yī)院通過(guò)對(duì)員工檔案的長(zhǎng)期跟蹤和數(shù)據(jù)分析可以識(shí)別具有發(fā)展?jié)摿Φ膯T工，并為其制訂個(gè)性化的職業(yè)發(fā)展計(jì)劃，從而優(yōu)化醫(yī)院的人力資源結(jié)構(gòu)。另外，醫(yī)院的工作環(huán)境和需求是不斷變化的，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式往往難以及時(shí)響應(yīng)這些變化，而數(shù)字化檔案系統(tǒng)可以通過(guò)實(shí)時(shí)更新幫助管理者快速調(diào)整人力資源配置，保證醫(yī)院在不同階段都能保持最佳的人員配備。

2 醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新存在的問(wèn)題

2.1 缺少人事檔案管理創(chuàng)新意識(shí)

在醫(yī)院人事檔案管理中，缺少創(chuàng)新意識(shí)是一個(gè)顯著的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，許多醫(yī)院的管理者認(rèn)為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)足夠成熟與可靠，缺少主動(dòng)變革和創(chuàng)新的動(dòng)力。第二，醫(yī)院的創(chuàng)新文化和氛圍不夠濃厚。許多醫(yī)院在日常管理中注重業(yè)務(wù)流程和日常事務(wù)的處理，卻忽視對(duì)員工創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)與激發(fā)，缺少對(duì)創(chuàng)新理念的宣傳和教育，導(dǎo)致員工在工作中難以產(chǎn)生創(chuàng)新的想法和措施，從而不利于人事檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展[2]。第三，醫(yī)院人事檔案管理人員在工作中較少關(guān)注外部環(huán)境的變化和行業(yè)內(nèi)的先進(jìn)做法，缺少主動(dòng)學(xué)習(xí)和借鑒的意識(shí)，容易陷入自我封閉狀態(tài)，從而導(dǎo)致管理方式發(fā)展滯后。第四，面對(duì)人事檔案管理中的各類問(wèn)題和挑戰(zhàn)，管理者往往采取應(yīng)急和補(bǔ)救措施，而不是從根本上進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)。這種被動(dòng)應(yīng)對(duì)的方式導(dǎo)致問(wèn)題積累和重復(fù)出現(xiàn)，從而進(jìn)一步限制管理效率的提升和檔案管理水平的提高。第五，人事檔案創(chuàng)新活動(dòng)的激勵(lì)機(jī)制不健全。醫(yī)院通常缺少對(duì)人事檔案創(chuàng)新行為的鼓勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)制度，員工在工作中提出的創(chuàng)新建議和措施難以獲得應(yīng)有的認(rèn)可和激勵(lì)。這種激勵(lì)機(jī)制的缺失，導(dǎo)致員工在工作中缺少積極性和主動(dòng)性，從而使創(chuàng)新意識(shí)難以得到充分發(fā)揮。

2.2 人事檔案管理創(chuàng)新手段單一

人事檔案管理創(chuàng)新手段單一是當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理中存在的另一個(gè)突出問(wèn)題。第一，技術(shù)手段匱乏。許多醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新時(shí)局限于簡(jiǎn)單的信息化和電子化手段，沒有進(jìn)一步引入大數(shù)據(jù)分析和人工智能等技術(shù)來(lái)提高管理的智能化和精細(xì)化水平，從而導(dǎo)致檔案管理的創(chuàng)新效果不顯著。第二，管理方法單調(diào)。在許多醫(yī)院，人事檔案管理的創(chuàng)新往往只是形式上的變化，而未能在管理方法上開展深層次的改進(jìn)，一些醫(yī)院雖然引入了電子檔案管理系統(tǒng)，但在實(shí)際操作中管理流程和方式仍然沿用傳統(tǒng)的手工操作模式，沒有實(shí)現(xiàn)真正意義上的流程優(yōu)化和管理創(chuàng)新，從而使創(chuàng)新手段難以發(fā)揮應(yīng)有的作用[3]。第三，缺少多元化的管理模式。許多醫(yī)院在人事檔案管理上往往采用一刀切的方式，忽視不同部門和崗位的特殊需求，導(dǎo)致缺少靈活性和針對(duì)性，難以滿足醫(yī)院復(fù)雜多變的管理需求。第四，人事檔案管理對(duì)新興技術(shù)和方法的應(yīng)用不足。醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新時(shí)，往往對(duì)新技術(shù)和新方法的嘗試持保守態(tài)度，缺少勇于嘗試和不斷探索的精神，導(dǎo)致了創(chuàng)新手段的單一化和滯后性，從而使醫(yī)院難以享受到技術(shù)進(jìn)步帶來(lái)的紅利。第五，醫(yī)院對(duì)外部資源的利用不足。醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新時(shí)，往往局限于內(nèi)部資源的使用，忽視外部資源的整合和利用，缺少與其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)、科技公司與科研機(jī)構(gòu)的合作，導(dǎo)致創(chuàng)新手段的單一性和局限性。

2.3 人事檔案管理制度不完善

在醫(yī)院人事檔案管理的創(chuàng)新中，存在人事檔案管理制度不完善的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。第一，許多醫(yī)院沒有建立系統(tǒng)化與規(guī)范化的檔案管理制度。檔案管理缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程，導(dǎo)致檔案的收集、整理、存儲(chǔ)和利用等缺少明確的規(guī)范和指導(dǎo)，容易出現(xiàn)混亂和失控的情況，從而嚴(yán)重影響檔案管理的效率和質(zhì)量。第二，檔案管理制度的執(zhí)行力不足。雖然有些醫(yī)院制定了一些基本的檔案管理制度，但在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中，往往缺少有效的監(jiān)督和管理，導(dǎo)致制度形同虛設(shè)，從而不利于創(chuàng)新工作的落實(shí)。第三，在檔案管理人員在實(shí)際操作中，由于工作繁忙或缺少重視，未能嚴(yán)格按照制度執(zhí)行檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理工作流于形式，無(wú)法達(dá)到預(yù)期的效果，從而使檔案管理制度無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的作用。第四，許多醫(yī)院的檔案管理制度依然停留在傳統(tǒng)的管理模式上，未能及時(shí)引入和應(yīng)用新的管理理念和技術(shù)，導(dǎo)致檔案管理難以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，從而阻礙了檔案管理水平的提高。第五，檔案管理制度的覆蓋面不全面。許多醫(yī)院在制定檔案管理制度時(shí)，只注重某一方面的內(nèi)容，如檔案的保密性或存儲(chǔ)安全性，而忽視檔案管理的整體性和全面性，這樣的制度設(shè)計(jì)導(dǎo)致檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)缺少系統(tǒng)的協(xié)調(diào)和配合，從而會(huì)降低管理的整體效率和效果。第六，許多醫(yī)院缺少針對(duì)檔案管理人員的系統(tǒng)培訓(xùn)和考核機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理人員在實(shí)際工作中缺少必要的培訓(xùn)和考核，往往難以勝任復(fù)雜的檔案管理工作，從而影響檔案管理的質(zhì)量和效率。第七，檔案管理制度的不完善還表現(xiàn)在對(duì)檔案管理工作的激勵(lì)和約束機(jī)制上。許多醫(yī)院缺少對(duì)檔案管理工作的有效激勵(lì)和約束措施，導(dǎo)致檔案管理人員的工作積極性不高，管理工作難以高效開展，從而不利于檔案管理創(chuàng)新的推廣。

3 醫(yī)院人事檔案管理的創(chuàng)新策略

3.1 提高認(rèn)識(shí)檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)

醫(yī)院在信息化快速發(fā)展的時(shí)代，人事檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)顯得尤為重要，因?yàn)閯?chuàng)新意識(shí)不僅是技術(shù)手段的引入，更是觀念上的轉(zhuǎn)變和文化氛圍的營(yíng)造，所以只有在全體人員中普及和深化對(duì)創(chuàng)新的認(rèn)識(shí)，才能為檔案管理的現(xiàn)代化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。第一，醫(yī)院管理層要樹立強(qiáng)烈的創(chuàng)新意識(shí)，認(rèn)識(shí)到創(chuàng)新在提升檔案管理質(zhì)量中的關(guān)鍵作用，為此可以組織高層管理者定期參加創(chuàng)新管理培訓(xùn)，學(xué)習(xí)最新的檔案管理理念，以便了解行業(yè)前沿的發(fā)展動(dòng)態(tài)。第二，醫(yī)院可以通過(guò)內(nèi)部宣傳的方式，讓全體員工認(rèn)識(shí)到檔案管理創(chuàng)新的重要性，為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)可以在內(nèi)部刊物、公告欄或電子郵件中定期發(fā)布關(guān)于檔案管理創(chuàng)新的文章和信息。第三，管理層要主動(dòng)了解各種先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，并探索其在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用前景，以便保證檔案管理工作緊跟時(shí)代發(fā)展步伐[4]。第四，醫(yī)院要設(shè)立專門的創(chuàng)新管理部門來(lái)負(fù)責(zé)推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新工作，這個(gè)部門可以定期召開會(huì)議，討論、評(píng)估創(chuàng)新項(xiàng)目的進(jìn)展情況，以便協(xié)調(diào)各部門的創(chuàng)新工作，保證創(chuàng)新措施能夠有效落地。

3.2 豐富人事檔案管理的創(chuàng)新手段

醫(yī)院豐富人事檔案管理的創(chuàng)新手段，需要從檔案數(shù)字化、大數(shù)據(jù)分析、人工智能應(yīng)用、系統(tǒng)集成化和云計(jì)算部署等方面入手，全面提升檔案管理的創(chuàng)新能力，從而更好地實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化。第一，醫(yī)院要將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，以便利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，這樣不僅能提高檔案管理的效率，還能大大節(jié)省空間。第二，醫(yī)院要積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)人事檔案進(jìn)行深度分析，通過(guò)大數(shù)據(jù)分析，可以更好地了解員工的背景、技能、績(jī)效和發(fā)展需求，為人力資源管理決策提供有力支持。第三，醫(yī)院可以引入人工智能技術(shù)來(lái)提高檔案管理的智能化水平。人工智能技術(shù)可以用于檔案的自動(dòng)分類、信息提取和智能檢索等方面，能極大地提高檔案管理的效率。第四，醫(yī)院要建設(shè)統(tǒng)一的人事檔案管理平臺(tái)，以便將各部門與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合在一起，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理，從而避免信息孤島現(xiàn)象，提高檔案管理的協(xié)同效應(yīng)。第五，醫(yī)院通過(guò)將檔案管理系統(tǒng)部署在云端，可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程管理，提高檔案管理的靈活性，還能滿足醫(yī)院大規(guī)模檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)需求。第六，隨著科技的不斷進(jìn)步，新的技術(shù)不斷涌現(xiàn)，醫(yī)院要保持開放的態(tài)度，積極嘗試應(yīng)用適合的人事檔案管理技術(shù)，這樣才能更好地適應(yīng)發(fā)展需要。

3.3 完善人事檔案管理制度

完善醫(yī)院人事檔案管理制度，需要從制定全面系統(tǒng)的管理制度、建立責(zé)任分工、強(qiáng)化監(jiān)督考核、加強(qiáng)培訓(xùn)和規(guī)范信息系統(tǒng)管理等多個(gè)方面入手，這樣才能保證檔案管理工作規(guī)范、有序及高效地開展，從而為醫(yī)院的人力資源管理提供堅(jiān)實(shí)的制度保障。第一，醫(yī)院要制定涵蓋檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用和銷毀等環(huán)節(jié)的人事檔案管理制度，并明確各環(huán)節(jié)的操作流程，以便保證檔案管理工作有章可循。第二，醫(yī)院要建立嚴(yán)格的檔案管理責(zé)任制度，通過(guò)明確的責(zé)任分工，保證檔案管理工作有人負(fù)責(zé)、有據(jù)可查，從而更好地避免管理上的漏洞。第三，醫(yī)院可以通過(guò)定期檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，從而保證檔案制度的有效實(shí)施[5]。第四，醫(yī)院要定期組織檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)，其中培訓(xùn)內(nèi)容要包括檔案管理的基本知識(shí)、最新技術(shù)、工具的應(yīng)用及相關(guān)法律法規(guī)等，這樣才能全面提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)及工作能力。第五，醫(yī)院要建立檔案管理的激勵(lì)制度。通過(guò)獎(jiǎng)金與表彰等合理的激勵(lì)措施，可以更好地激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)新積極性，從而為實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院通過(guò)提高認(rèn)識(shí)檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)、豐富人事檔案管理的創(chuàng)新手段與完善人事檔案管理制度，可以有效提升人事檔案管理的質(zhì)量，從而更好地支持創(chuàng)新工作的發(fā)展。相信未來(lái)隨著技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理必將不斷完善，為實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的醫(yī)療體系奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介：于英娜（1990.06—），碩士研究生學(xué)歷，煙臺(tái)市煙臺(tái)山醫(yī)院館員；工作及研究方向：檔案管理。