行政事業(yè)單位內(nèi)部控制優(yōu)化路徑探析

陳雅玲

［DOI］10.3969/j.issn.1672-0407.2024.11.037

［摘 要］行政事業(yè)單位是我國的重要職能部門，其具有履行公共職責(zé)的義務(wù)。隨著社會的不斷發(fā)展，行政事業(yè)單位的業(yè)務(wù)更加多元化，完善內(nèi)控制度、提高內(nèi)控效率能夠幫助單位提高業(yè)務(wù)管理效率，更好地履行公共職責(zé)。文章通過分析內(nèi)控的重要性，重點(diǎn)梳理行政事業(yè)單位內(nèi)部存在的各項(xiàng)不足，并結(jié)合具體需求給出對應(yīng)的改進(jìn)措施，以期為單位提高內(nèi)控管理效率、推動單位長遠(yuǎn)發(fā)展提供助力。

［關(guān)鍵詞］行政事業(yè)單位；內(nèi)部控制；優(yōu)化措施

［中圖分類號］C93文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

隨著近年來國家各方面的快速發(fā)展，行政事業(yè)單位受到越來越多的關(guān)注，完善內(nèi)控機(jī)制、提高內(nèi)控水平成為行政事業(yè)單位的重要工作。但實(shí)際上，當(dāng)前一些行政事業(yè)單位內(nèi)控存在一定的問題，如內(nèi)控環(huán)境不完善、監(jiān)督機(jī)制缺失、關(guān)鍵控制活動存在缺陷、風(fēng)險評估不健全等。各行政事業(yè)單位要結(jié)合實(shí)際管理情況優(yōu)化現(xiàn)有管理環(huán)境，加強(qiáng)內(nèi)控監(jiān)督，分析各控制活動的不足并及時改進(jìn)，制定健全的風(fēng)險評估機(jī)制，引進(jìn)信息技術(shù)，提高內(nèi)控水平。

1 行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的重要性

1.1 管理水平和服務(wù)能力

行政事業(yè)單位不斷優(yōu)化和加強(qiáng)管理能夠有效提高單位行政效能，也是單位加強(qiáng)內(nèi)控的關(guān)鍵。通過加強(qiáng)內(nèi)控管理，采取有效的績效管理措施，對其中表現(xiàn)優(yōu)異的員工及時獎勵，同時對其中表現(xiàn)惡劣、給單位造成負(fù)面影響的員工施以懲處措施，能夠有效約束員工，增強(qiáng)員工工作積極性。同時，在內(nèi)控制度實(shí)施后，可以強(qiáng)化控制活動管理，加強(qiáng)財務(wù)預(yù)算管理，保障單位各項(xiàng)資源得到合理應(yīng)用，同時確保對資源的全面控制和監(jiān)管，防止資金亂用，使其在合適的位置發(fā)揮最大價值，有效提高單位管理能力。

1.2 規(guī)范財務(wù)管理活動

行政事業(yè)單位日常管理工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)是做好財務(wù)管理工作，通過加強(qiáng)內(nèi)控管理，各單位能夠明確財務(wù)管理的具體范圍和實(shí)際職責(zé)，采用多項(xiàng)監(jiān)督管理機(jī)制，對財政資金的流入和流出做到全面監(jiān)管，避免財政資金損失，確保各崗位員工都能積極履行職責(zé)，從而對財務(wù)工作進(jìn)行有效規(guī)范，保障工作順利完成［1］。

1.3 保障國有資產(chǎn)安全和完整

行政事業(yè)單位日常管理經(jīng)費(fèi)都由國家財政撥款支持，對國有資產(chǎn)具有使用和保護(hù)的職責(zé)和義務(wù)。通過完善內(nèi)控制度，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督管理，可以對單位內(nèi)部各項(xiàng)工作進(jìn)行全面監(jiān)管，確保員工行為規(guī)范，單位工作更加公開和透明，避免其中出現(xiàn)違規(guī)操作，從而保障國有資產(chǎn)的安全和完整，促使國有資產(chǎn)發(fā)揮最大價值，為社會和群眾提供更好的服務(wù)。

2 行政事業(yè)單位內(nèi)部控制存在的問題

2.1 缺乏內(nèi)部控制意識

行政事業(yè)單位內(nèi)控建設(shè)不完善，與單位沒有樹立良好的內(nèi)控意識有著重大關(guān)系。部分單位領(lǐng)導(dǎo)對內(nèi)控缺乏重要認(rèn)識，在日常工作中更加看重公共職責(zé)的履行，并未將內(nèi)控作為重點(diǎn)工作在單位中開展，沒有意識到開展內(nèi)控工作的重要性。一些單位領(lǐng)導(dǎo)雖然也在按照要求推進(jìn)內(nèi)控工作，但只是對內(nèi)控制度和相關(guān)規(guī)則進(jìn)行宣講，并未對制度落實(shí)情況做到全面監(jiān)督，因此內(nèi)控工作并未在單位真正落實(shí)。此外，內(nèi)部工作人員意識缺乏也是影響內(nèi)控工作順利開展的關(guān)鍵因素，一些工作人員將內(nèi)控看作財務(wù)工作，認(rèn)為只需要對財務(wù)展開內(nèi)控管理，其他部門沒有必要參與，甚至有員工認(rèn)為內(nèi)控的落實(shí)實(shí)際上是用各項(xiàng)制度約束員工工作，不利于工作順利開展，因此對內(nèi)控存在一定抵觸情緒，沒有真正參與其中。

2.2 內(nèi)部控制監(jiān)督管理存在問題

當(dāng)前部分單位存在內(nèi)部監(jiān)督管理不完善的問題，監(jiān)督作用無法體現(xiàn)，內(nèi)控管理質(zhì)量依舊無法提升。部分單位盡管在內(nèi)部設(shè)置了專門的內(nèi)部監(jiān)督部門和相應(yīng)的人員，但實(shí)際上的審計(jì)工作還是交給財務(wù)人員負(fù)責(zé)，且由于單位缺乏相應(yīng)的監(jiān)督獎懲機(jī)制，在審計(jì)中即使發(fā)現(xiàn)了問題，單位也無法對其進(jìn)行有針對性的處罰，內(nèi)部審計(jì)并未獨(dú)立，審計(jì)作用難以發(fā)揮。內(nèi)部審計(jì)范圍不夠全面，大部分單位審計(jì)工作只針對財務(wù)資料進(jìn)行審計(jì)，并未審查業(yè)務(wù)活動中是否存在不足，且都屬于事后審計(jì)，無法對整個經(jīng)濟(jì)活動過程進(jìn)行全面監(jiān)督。同時，部分單位外部監(jiān)督不完善，相關(guān)監(jiān)管部門對行政事業(yè)單位的監(jiān)督力度不足，監(jiān)督不到位，難以及時問責(zé)，公眾對單位的監(jiān)督只能根據(jù)單位公布的預(yù)決算信息簡單了解，對其他信息掌握不足，因此難以進(jìn)行監(jiān)督［2］。此外，一些單位缺乏完善的內(nèi)控評價機(jī)制，開展相關(guān)評價工作時都是按照上級要求進(jìn)行，并非單位主動評價，評價缺乏客觀性。部分單位在實(shí)際評價過程中只有財務(wù)人員對內(nèi)控進(jìn)行評價，其他部門人員參與不足，無法真正反映內(nèi)控實(shí)施情況。

2.3 關(guān)鍵控制活動不夠完善

首先，預(yù)算管理不夠科學(xué)。部分單位預(yù)算存在一定問題，預(yù)算編制數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)確，在編制年度預(yù)算時，各部門對預(yù)算要求了解不足，財務(wù)與其他部門缺乏有效溝通，預(yù)算編制并未真實(shí)反映單位實(shí)際情況。預(yù)算執(zhí)行不夠嚴(yán)謹(jǐn)，預(yù)算編制不夠準(zhǔn)確，造成后期執(zhí)行不合理，一些單位只有財務(wù)部門對預(yù)算資金進(jìn)行管理，業(yè)務(wù)部門并未對執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和分析，超預(yù)算問題嚴(yán)重，導(dǎo)致執(zhí)行與實(shí)際存在較大差異。其次，采購業(yè)務(wù)存在問題。部分單位在采購活動中沒有執(zhí)行單位制定好的采購程序，采購計(jì)劃和采購預(yù)算都不同程度地存在問題，因此采購活動難以對業(yè)務(wù)起到較好的支持，一些單位在采購招標(biāo)過程中程序不規(guī)范，容易造成采購不合規(guī)［3］。第三，資產(chǎn)管理存在問題。部分單位對固定資產(chǎn)的內(nèi)控管理不夠科學(xué)，缺乏完善的資產(chǎn)管理體系、沒有及時核算資產(chǎn)、清查盤點(diǎn)不完善等問題較多，因此固定資產(chǎn)管理不夠科學(xué)，資產(chǎn)存在丟失、浪費(fèi)風(fēng)險。最后，合同管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)。部分單位沒有完善的合同簽訂審批程序，在具體的簽訂過程中存在一些漏簽等不合規(guī)行為，合同管理不科學(xué)，影響單位正常權(quán)益。

2.4 風(fēng)險評估機(jī)制存在漏洞

部分單位在建設(shè)內(nèi)控過程中容易忽略風(fēng)險管理工作，單位內(nèi)部風(fēng)險評估機(jī)制不夠完善，無法及時識別、分析和應(yīng)對風(fēng)險，導(dǎo)致風(fēng)險發(fā)生概率較高，一旦發(fā)生風(fēng)險，則會給單位帶來較大損失。當(dāng)前部分單位并未做好風(fēng)險管理工作，沒有制定完善的風(fēng)險管理機(jī)制，員工在日常工作中難以及時發(fā)現(xiàn)各項(xiàng)風(fēng)險，也無法第一時間對風(fēng)險進(jìn)行評估和分析，因此也就不能準(zhǔn)確制定風(fēng)險應(yīng)對措施，進(jìn)而引發(fā)風(fēng)險，導(dǎo)致內(nèi)控工作效果不明顯。

2.5 信息溝通機(jī)制有待健全

信息化時代對于內(nèi)控產(chǎn)生一定影響，各單位要結(jié)合單位詳細(xì)情況及時優(yōu)化和完善內(nèi)控制度，引進(jìn)信息化手段，將內(nèi)控工作和信息化技術(shù)結(jié)合起來，全面提高內(nèi)控效率。但實(shí)際上，當(dāng)前大部分單位信息溝通效率不高，缺乏完善的溝通機(jī)制，對信息技術(shù)的應(yīng)用效果不好，業(yè)務(wù)之間并未形成良好的協(xié)作、制約機(jī)制。部分單位對信息系統(tǒng)應(yīng)用不足，信息化程度不高，同時不重視對信息系統(tǒng)的安全維護(hù)，導(dǎo)致在信息環(huán)境下單位系統(tǒng)容易受到攻擊，內(nèi)控信息的真實(shí)性和完整性得不到保障，影響內(nèi)控的有效性。

3 行政事業(yè)單位內(nèi)部控制具體優(yōu)化措施

3.1 增強(qiáng)內(nèi)部控制意識

行政事業(yè)單位要想將內(nèi)控在實(shí)際工作中順利落實(shí)，就要積極樹立先進(jìn)的內(nèi)控思想意識，使全員認(rèn)識到內(nèi)控的重要性，才能促使其將內(nèi)控融入工作。首先，管理層要加強(qiáng)重視，管理層要全面掌握內(nèi)控的內(nèi)容，結(jié)合單位實(shí)際情況深入分析制度要求等；領(lǐng)導(dǎo)人員要積極學(xué)習(xí)相關(guān)政策文件，明確內(nèi)控的重要性，制定科學(xué)的內(nèi)控計(jì)劃，建立良好的內(nèi)控文化，為單位加強(qiáng)內(nèi)控建設(shè)營造良好的氛圍。其次，各單位要加強(qiáng)對內(nèi)控重要性的宣傳，利用單位官方網(wǎng)站或者公眾號等加大內(nèi)控相關(guān)宣傳，通過開展專題會議、利用單位宣傳專欄等加大宣傳力度，促使單位所有人員都能意識到內(nèi)控并非領(lǐng)導(dǎo)或者某一個部門的任務(wù)，而是需要全體人員共同參與的工作［4］。同時，還可以定期開展內(nèi)控實(shí)踐活動，從而掌握員工對內(nèi)控的掌握程度。最后，行政事業(yè)單位內(nèi)部所有人員要提高對內(nèi)控的重視，掌握自身的具體工作職責(zé)，并且提高自主學(xué)習(xí)能力，根據(jù)單位下發(fā)文件要求，積極學(xué)習(xí)內(nèi)控相關(guān)知識，明確內(nèi)控對于自身工作及單位發(fā)展的意義，從而嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)控制度，規(guī)范自身工作，確保內(nèi)控工作能夠在單位中順利落實(shí)。

3.2 完善內(nèi)部控制監(jiān)督管理機(jī)制

加強(qiáng)內(nèi)控監(jiān)督能夠有效避免各工作環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤，提升單位內(nèi)控水平。首先，構(gòu)建完善的內(nèi)控評價報告制度，通過完善該制度，促使單位根據(jù)實(shí)際情況，每年年末編制內(nèi)控評價報告，要求單位內(nèi)部所有人員對一整年的內(nèi)控設(shè)計(jì)執(zhí)行的有效性進(jìn)行評價，并生成詳細(xì)報告，以此準(zhǔn)確找出內(nèi)控中存在的不足，并采取有針對性的改進(jìn)措施。其次，做好內(nèi)部監(jiān)督管理工作，設(shè)置獨(dú)立的審計(jì)部門，由財務(wù)牽頭，相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同配合，抽調(diào)人員組成內(nèi)部審計(jì)小組，主要負(fù)責(zé)內(nèi)部監(jiān)督。單位要保障內(nèi)部審計(jì)獨(dú)立，且監(jiān)督的范圍是內(nèi)部所有的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動全過程，全面檢查內(nèi)控制度的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)控問題并給出有針對性的建議。內(nèi)部審計(jì)在實(shí)際監(jiān)督過程中要保障全面性和客觀性，確保審計(jì)監(jiān)督結(jié)果準(zhǔn)確。同時，行政事業(yè)單位要加強(qiáng)對內(nèi)部人員的監(jiān)督，由紀(jì)檢監(jiān)察部門對相關(guān)人員工作進(jìn)行監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)工作中的失誤，并第一時間上報領(lǐng)導(dǎo)或者上級監(jiān)察部門，確保單位內(nèi)部形成清正廉潔的辦公環(huán)境［5］。最后，加強(qiáng)外部監(jiān)督，行政事業(yè)單位需要向社會提供公共服務(wù)，加強(qiáng)外部監(jiān)督管理，能夠有效提升內(nèi)控質(zhì)量。一方面，要加強(qiáng)政府監(jiān)督，由上級財政、審計(jì)、監(jiān)察等部門加強(qiáng)對單位的監(jiān)督管理，避免單位內(nèi)部出現(xiàn)違規(guī)行為，保障相關(guān)人員工作合法合規(guī)；另一方面，加強(qiáng)公眾監(jiān)督，各單位要明確公眾監(jiān)督的地位，設(shè)置專門的監(jiān)督反饋渠道，從單位公眾號、官方網(wǎng)站等渠道及時公布各項(xiàng)信息，確保監(jiān)督公正公開，增強(qiáng)監(jiān)督的有效性。

3.3 重視關(guān)鍵控制活動的優(yōu)化

首先，加強(qiáng)預(yù)算內(nèi)控管理，行政事業(yè)單位在實(shí)際編制預(yù)算過程中要重視預(yù)算編制的合理性，結(jié)合單位具體業(yè)務(wù)需求，綜合分析各部門的歷史數(shù)據(jù)及年度工作安排，嚴(yán)格按照預(yù)算編制要求合理編制預(yù)算，做好預(yù)算額度的全面控制。一方面，各單位要加強(qiáng)預(yù)算執(zhí)行監(jiān)管，定期檢查預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度，分析執(zhí)行情況和預(yù)算目標(biāo)之間的差異，定期對預(yù)算執(zhí)行中的問題進(jìn)行總結(jié)，及時解決。另一方面，各單位要對預(yù)算執(zhí)行過程實(shí)施動態(tài)監(jiān)管，分析預(yù)算內(nèi)控中的問題，掌握資金使用實(shí)際情況，做好預(yù)算績效評價工作，保障預(yù)算與單位實(shí)際相符，避免財政資金浪費(fèi)。其次，完善采購內(nèi)控管理，采購工作要求有科學(xué)的采購計(jì)劃，并且采購部門必須嚴(yán)格審核采購的必要性，確保采購申請與單位需求相符。同時，要保障采購流程合規(guī)，在采購前應(yīng)當(dāng)對采購項(xiàng)目進(jìn)行分類，根據(jù)具體類別選擇最合適的方式，采購工作要嚴(yán)格按照采購流程完成，在采購工作完成后，要根據(jù)采購結(jié)果對采購活動進(jìn)行評價，做好采購驗(yàn)收工作［6］。第三，做好固定資產(chǎn)內(nèi)控管理，行政事業(yè)單位要成立專門的資產(chǎn)管理部門，并且明確劃分崗位職責(zé)，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，搭建完善的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，將單位所有資產(chǎn)都統(tǒng)一在系統(tǒng)中，全面掌握資產(chǎn)分布和使用情況，鼓勵員工內(nèi)部調(diào)撥資產(chǎn)，積極利用閑置資產(chǎn)，促使固定資產(chǎn)使用效率最大化。最后，加強(qiáng)合同管理，各單位要積極開展普法活動，提高員工法律知識，完善合同管理機(jī)制，加強(qiáng)合同簽訂審核，監(jiān)管合同執(zhí)行過程，確保合同順利履約。

3.4 改進(jìn)風(fēng)險管理機(jī)制

風(fēng)險管理是內(nèi)控中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，關(guān)系到單位廉政建設(shè)，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視風(fēng)險評估機(jī)制的完善，有效防范可能發(fā)生的風(fēng)險，并做好風(fēng)險應(yīng)對。首先，在單位內(nèi)樹立全面風(fēng)險意識，要求從管理層到基層員工都要充分認(rèn)識到風(fēng)險管理的重要性，并且將風(fēng)險理念融入日常工作中，及時識別其中的潛在風(fēng)險，在單位內(nèi)部構(gòu)建全面風(fēng)險管理氛圍。其次，各單位要結(jié)合單位實(shí)際情況制定完善的風(fēng)險管理制度，明確劃分各部門的職責(zé)，及時公布風(fēng)險評估的工作流程及方法等，以此作為評估風(fēng)險的重要依據(jù)。最后，完善風(fēng)險評估工作，行政事業(yè)單位開展風(fēng)險評估要重點(diǎn)從單位層面及業(yè)務(wù)層面進(jìn)行評估。針對各項(xiàng)風(fēng)險制定有針對性的防范措施，將風(fēng)險控制在可承受范圍內(nèi)，針對一些突發(fā)的重大風(fēng)險，相關(guān)人員要及時對其進(jìn)行深入分析和評估，針對具體風(fēng)險制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，有效降低風(fēng)險發(fā)生概率，保障單位安全。

3.5 建設(shè)信息系統(tǒng)，提高內(nèi)控效力

引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，提高信息化水平對于單位提高內(nèi)控質(zhì)量有重要意義。行政事業(yè)單位應(yīng)及時引進(jìn)信息化技術(shù)，對內(nèi)部信息傳遞渠道進(jìn)行優(yōu)化，促使各部門、上下級之間的溝通更加便捷，有效提高單位整體運(yùn)行效率。首先，加強(qiáng)信息化建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，單位內(nèi)部人員要充分認(rèn)識到信息化建設(shè)在現(xiàn)代化社會中的必要性，明確內(nèi)控管理工作中信息化的重要性，加大投資力度，及時搭建合適的系統(tǒng)，保障內(nèi)控工作可以通過信息系統(tǒng)提高效率。其次，單位領(lǐng)導(dǎo)要對現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行全面分析和梳理，掌握各系統(tǒng)的特點(diǎn)和功能，搭建信息共享平臺，將所有系統(tǒng)與共享平臺連接，促使信息及時共享，提高信息處理和應(yīng)用效率。最后，引進(jìn)專業(yè)人才，各單位應(yīng)根據(jù)信息化管理需求，及時引進(jìn)信息化管理人才，負(fù)責(zé)處理各項(xiàng)信息化管理問題，提高信息化管理效率，促使內(nèi)控有效性的不斷增強(qiáng)。

4 結(jié)語

綜上所述，社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，各單位面臨的競爭更加激烈，行政事業(yè)單位只有加強(qiáng)內(nèi)控管理，完善內(nèi)控制度并將其落實(shí)，才能在激烈的競爭中占據(jù)有利地位。因此，各行政事業(yè)單位要順應(yīng)時代，及時分析內(nèi)控中的不足，制定有針對性的應(yīng)對措施，合理防范內(nèi)控風(fēng)險，保障單位內(nèi)部管理更加規(guī)范和合理，在單位中全面落實(shí)內(nèi)控制度，推動單位高質(zhì)量發(fā)展。

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