試論區(qū)塊鏈技術(shù)在企業(yè)檔案信息化管理中的應(yīng)用

王建海

摘 要：時(shí)代在進(jìn)步，技術(shù)在發(fā)展。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)成就了區(qū)塊鏈技術(shù)的發(fā)展，區(qū)塊鏈技術(shù)被廣泛運(yùn)用到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，特別是在企業(yè)檔案信息化管理中發(fā)揮了重要的作用。筆者就企業(yè)檔案信息化存在的問(wèn)題、發(fā)展的保障措施、應(yīng)用前景進(jìn)行了探析。

關(guān)鍵詞：區(qū)塊鏈技術(shù)；企業(yè)檔案；信息化管理

電子信息化時(shí)代的來(lái)臨給紙質(zhì)檔案管理帶來(lái)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理體系存在著無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的分析、難以保管、電子材料逐漸增多等困境。由于檔案具有的本質(zhì)屬性是原始記錄性，即不能篡改，這和電子數(shù)據(jù)的易變性形成一對(duì)矛盾體。區(qū)塊鏈技術(shù)具備不可篡改的特性，更好地解決了這一矛盾，彌補(bǔ)了電子檔案信息系統(tǒng)的不足。我國(guó)目前推行的是單套制檔案管理模式，更加強(qiáng)調(diào)區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案管理領(lǐng)域的重要性。因此，很多企業(yè)檔案信息化管理充分地利用了區(qū)塊鏈技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。

1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1.1 我國(guó)的檔案信息化建設(shè)起步較晚、發(fā)展較慢

在近20多年的發(fā)展過(guò)程中，全國(guó)各地各級(jí)檔案部門(mén)的信息化水平存著參差不齊的發(fā)展現(xiàn)狀。企業(yè)檔案信息化發(fā)展在這種大環(huán)境下也面臨著同樣的問(wèn)題。20世紀(jì)90年代中期，檔案部門(mén)開(kāi)始零星地配備計(jì)算機(jī)，推薦使用的是單機(jī)版軟件。當(dāng)時(shí)建立的數(shù)據(jù)庫(kù)是題錄式數(shù)據(jù)庫(kù)，但是檔案人員的計(jì)算機(jī)能力和軟件功能明顯存在著不足，阻礙了檔案信息化的發(fā)展。為了打破這一障礙，21世紀(jì)初，檔案部門(mén)充分利用現(xiàn)有的資源對(duì)軟件進(jìn)行開(kāi)發(fā)，檔案工作人員也提出了開(kāi)發(fā)需求。通過(guò)以提高現(xiàn)行科技文件管理效率為突破口，開(kāi)發(fā)出符合實(shí)際工作的軟件，由單機(jī)版改進(jìn)為網(wǎng)絡(luò)版。檔案工作人員通過(guò)培訓(xùn)提高自身的計(jì)算機(jī)能力，經(jīng)過(guò)不斷的發(fā)展和改進(jìn)，促使企業(yè)檔案信息化管理邁進(jìn)了一步。

1.2 企業(yè)檔案信息化程度不高

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷提高與普及，我們已經(jīng)生活在了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代。大數(shù)據(jù)技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)無(wú)處不在，辦公環(huán)境逐步進(jìn)入自動(dòng)化、無(wú)紙化辦公時(shí)代，大大提高了企業(yè)的工作效率。但是還有一些企業(yè)的檔案管理工作沒(méi)有真正完全地實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，沒(méi)有達(dá)到信息化程度，還在延續(xù)以前的紙質(zhì)檔案管理模式和工作方法。這明顯與自動(dòng)化辦公環(huán)境“格格不入”。檔案信息化發(fā)展的基礎(chǔ)是做好電子文件的前端控制，但是目前企業(yè)檔案信息化就是“紙上談兵”，并未真正實(shí)現(xiàn)電子化，而且制約了信息化的前端控制，更未真正達(dá)到電子文件全流程管控，造成了企業(yè)檔案信息化“只有一副空皮囊”[1]。

1.3 企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用不充分

由于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)者主抓企業(yè)的經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)，而忽視檔案管理工作的重要性，從而并未充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)對(duì)一個(gè)企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，更沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息資源具備著重不可替代的情報(bào)價(jià)值和參考價(jià)值。這兩大價(jià)值對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)揮了重要的作用。企業(yè)經(jīng)營(yíng)者在投入上忽視檔案管理建設(shè)和檔案信息化建設(shè)的投入，把更多的資源分配給生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)。還是老傳統(tǒng)、老思想，依賴(lài)的是紙質(zhì)化檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案信息化建設(shè)的舉措和投入只停留在表面，并沒(méi)有充分地對(duì)檔案信息資源的參考價(jià)值和情報(bào)價(jià)值進(jìn)行挖掘，沒(méi)有發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

1.4 企業(yè)檔案信息化建設(shè)并未形成一套科學(xué)性、系統(tǒng)性與可行性的管理系統(tǒng)

企業(yè)檔案信息化建設(shè)缺乏制度化的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。目前很多企業(yè)在檔案信息化建設(shè)中或多或少地開(kāi)展了一些，為了與無(wú)紙化辦公相匹配。“趕鴨子上架”式開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，很隨意地對(duì)其實(shí)行管理，造成企業(yè)檔案信息化建設(shè)停滯不前。

2 區(qū)塊鏈技術(shù)的基本內(nèi)涵及對(duì)企業(yè)檔案的發(fā)展

2.1 區(qū)塊鏈技術(shù)的基本內(nèi)涵

區(qū)塊鏈技術(shù)被認(rèn)為是繼蒸汽機(jī)、電力、互聯(lián)網(wǎng)之后最具有顛覆性的核心技術(shù)，將可能徹底改變?nèi)祟?lèi)社會(huì)價(jià)值傳遞的方式。它提供一種記錄并傳達(dá)價(jià)值的新方式，能夠讓價(jià)值傳遞變得更加透明、民主、高效、安全和去中心化，區(qū)塊鏈甚至被預(yù)言將引領(lǐng)人類(lèi)互聯(lián)網(wǎng)第三次巨變。2020年6月，原國(guó)家檔案局局長(zhǎng)陸國(guó)強(qiáng)在主持區(qū)塊鏈專(zhuān)題講座時(shí)指出，“要深刻認(rèn)識(shí)在檔案工作中應(yīng)用區(qū)塊鏈等新一代信息技術(shù)的重大意義”。專(zhuān)題講座就“區(qū)塊鏈技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)及在檔案存證方面的應(yīng)用”做出講解，陸國(guó)強(qiáng)要求，要加快厘清運(yùn)用新一代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的思路。

國(guó)家檔案局辦公室《關(guān)于2021年制定修訂檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目申報(bào)的通知》立項(xiàng)重點(diǎn)包含電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件歸檔及電子檔案管理、檔案數(shù)字資源長(zhǎng)期保存、檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門(mén)、跨系統(tǒng)共享利用、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、云計(jì)算、人工智能等新一代信息技術(shù)在檔案管理和開(kāi)發(fā)利用中的應(yīng)用等，以上檔案相關(guān)的國(guó)家政策表明區(qū)塊鏈在電子檔案的發(fā)展中起著重要作用[2]。

2.2 區(qū)塊鏈技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案的發(fā)展

目前各企業(yè)檔案部門(mén)的主要?jiǎng)恿?lái)源于國(guó)家自上而下推行的單套制檔案歸檔體系。之前沒(méi)有區(qū)塊鏈的時(shí)候，主要依靠制度、監(jiān)督等非技術(shù)手段來(lái)維持檔案管理體系。區(qū)塊鏈的加入是對(duì)之前已經(jīng)形成的生態(tài)體系的沖擊，真正落實(shí)區(qū)塊鏈之后，不僅要推倒之前的流程體系，還要形成新的區(qū)塊鏈生態(tài)體系。應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)之后，信息更加可靠、人力成本進(jìn)一步降低、可信溯源等好處會(huì)顯現(xiàn)出來(lái)。但是，對(duì)于當(dāng)前的業(yè)務(wù)人員并沒(méi)有明顯的好處，反而會(huì)對(duì)業(yè)務(wù)人員形成一定掣肘。一旦加入?yún)^(qū)塊鏈，業(yè)務(wù)人員不僅要重新梳理業(yè)務(wù)流程，還存在一定的學(xué)習(xí)成本，而且區(qū)塊鏈的不可篡改特性使得業(yè)務(wù)人員需要更加謹(jǐn)慎認(rèn)真地工作，一旦出現(xiàn)工作疏漏無(wú)法通過(guò)私下手段（如要求數(shù)據(jù)庫(kù)管理員修改數(shù)據(jù)）彌補(bǔ)，所有的工作流程都會(huì)無(wú)法篡改地保留在區(qū)塊鏈上，會(huì)被精準(zhǔn)定責(zé)。而區(qū)塊鏈的好處部分業(yè)務(wù)人員還未清楚地體會(huì)到，那就是自證清白。比如特斯拉出現(xiàn)自燃事件，即便特斯拉把自己的數(shù)據(jù)庫(kù)公示也存在很多不信任的聲音，因?yàn)榭梢噪S意修改數(shù)據(jù)的事故方是無(wú)法為自己證明的，而區(qū)塊鏈可以[3]。

3 區(qū)塊鏈技術(shù)背景下企業(yè)檔案信息化存在的問(wèn)題

3.1 檔案數(shù)字化進(jìn)展緩慢

檔案數(shù)字化工作是檔案信息資源建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)的技術(shù)和手段對(duì)館藏紙質(zhì)檔案、特殊載體（照片、錄像帶、錄音帶等）資源進(jìn)行數(shù)字化的過(guò)程，以數(shù)字化形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化形式互相連接，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，能及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

因?yàn)閷?duì)檔案數(shù)字化的認(rèn)識(shí)存在差異，所以在無(wú)上級(jí)檔案部門(mén)指令性要求的前提下，企業(yè)根據(jù)本單位的投入和實(shí)際需求對(duì)館藏檔案開(kāi)展數(shù)字化工作。由于檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期工程并且任務(wù)繁重，在檔案人員緊張、設(shè)備有限的情況下，導(dǎo)致檔案數(shù)字化無(wú)法連續(xù)進(jìn)行，長(zhǎng)期的投入無(wú)法見(jiàn)效，檔案人員缺乏積極性，而外包的數(shù)字化服務(wù)又面臨檔案安全保密的制約。部分單位只因領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，設(shè)備投入不足，使得檔案部門(mén)無(wú)法開(kāi)展數(shù)字化工作，部分單位則關(guān)注現(xiàn)階段形成的原生電子文件和電子檔案的整理，不下大力氣開(kāi)展檔案數(shù)字化工作。

3.2 檔案專(zhuān)業(yè)人員和專(zhuān)業(yè)知識(shí)與檔案信息化建設(shè)不匹配

在檔案隊(duì)伍建設(shè)中，經(jīng)過(guò)十多年的發(fā)展，檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)和能力有較大程度改觀。檔案部門(mén)已提高了準(zhǔn)入門(mén)檻，更多的檔案專(zhuān)業(yè)人才充實(shí)到檔案隊(duì)伍中。但由于知識(shí)結(jié)構(gòu)單一、對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握和應(yīng)用能力欠缺等因素，使檔案信息化建設(shè)舉步維艱?，F(xiàn)有的檔案隊(duì)伍普遍缺乏信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)人才，單純的檔案專(zhuān)業(yè)人員在檔案信息化建設(shè)中顯現(xiàn)出力不從心、甘于現(xiàn)狀的心態(tài)，或是一味依賴(lài)外購(gòu)軟件、外包形式開(kāi)展信息資源建設(shè)，檔案信息化管理水平拘泥于檔案管理軟件的功能狀態(tài)，無(wú)法進(jìn)一步改進(jìn)提高。部分檔案人員精于傳統(tǒng)管理模式，固化思維，無(wú)法將檔案管理流程與信息化手段緊密相連。檔案信息化隊(duì)伍的嚴(yán)重匱乏已成為檔案信息化建設(shè)的瓶頸問(wèn)題。

4 企業(yè)檔案在區(qū)塊鏈技術(shù)下發(fā)展的保障措施

4.1 制定規(guī)范化的管理標(biāo)準(zhǔn)和制度

在區(qū)塊鏈技術(shù)的大環(huán)境下，企業(yè)要制定規(guī)范化的管理標(biāo)準(zhǔn)和制度。我國(guó)對(duì)企業(yè)的發(fā)展尤為重視，對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)亦是如此，結(jié)合區(qū)塊鏈技術(shù)出臺(tái)了相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范，但是企業(yè)之間還存在著差異性，管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要結(jié)合自身的特點(diǎn)符合實(shí)際需求。企業(yè)要根據(jù)區(qū)塊鏈的特點(diǎn)和國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定一套符合本企業(yè)的操作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)企業(yè)的檔案信息化工作進(jìn)行規(guī)范化的管理，從而使國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)能夠真正落地。

4.2 強(qiáng)化區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用知識(shí)與技能培訓(xùn)

首先，對(duì)于區(qū)塊鏈技術(shù)的到來(lái)，企業(yè)管理者要轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，意識(shí)到檔案信息是作為一種數(shù)據(jù)支撐對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展有著重要的意義。加強(qiáng)對(duì)檔案工作建設(shè)的資金、人力、技術(shù)等多項(xiàng)投入，促進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)。其次，檔案工作人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念。如今的檔案管理工作不再是傳統(tǒng)的對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理、保管和利用，應(yīng)該與先進(jìn)企業(yè)的檔案管理人員交流經(jīng)驗(yàn)，定期邀請(qǐng)專(zhuān)家開(kāi)展檔案信息化建設(shè)專(zhuān)題培訓(xùn)，提高檔案管理工作能力和水平。最后，企業(yè)要引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)，使檔案管理人才掌握先進(jìn)的管理技術(shù)，促進(jìn)企業(yè)信息化發(fā)展。

4.3 利用區(qū)塊鏈技術(shù)做好“存量數(shù)字化”與“增量電子化”工作

企業(yè)要利用區(qū)塊鏈技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行擴(kuò)展要開(kāi)展好兩項(xiàng)工作，分別是“存量數(shù)字化”與“增量電子化”。首先是積極進(jìn)行“存量數(shù)字化”工作，利用區(qū)塊鏈技術(shù)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，對(duì)電子文件按照一定的規(guī)律分類(lèi)化儲(chǔ)存。其次，通過(guò)信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)與OA系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)電子文件自動(dòng)歸檔。最后，檔案管理人員通過(guò)線上線下多種渠道加強(qiáng)對(duì)檔案信息的搜集，使得信息容量不斷擴(kuò)充，為區(qū)塊鏈技術(shù)的分析提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

4.4 建立一套科學(xué)化的檔案信息管理系統(tǒng)

企業(yè)在實(shí)現(xiàn)信息化、無(wú)紙化辦公的同時(shí)，要根據(jù)自身的實(shí)際情況和發(fā)展需要，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和區(qū)塊鏈技術(shù)開(kāi)發(fā)一套普適性強(qiáng)的檔案信息管理系統(tǒng)。從對(duì)電子文件的前段控制抓起，對(duì)接好各項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理全流程管控[4]。并且通過(guò)區(qū)塊鏈技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)分析和處理。更加有效和有深度地開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案信息資源，更好地為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策、科技研發(fā)等工作提供信息支持。

5 區(qū)塊鏈技術(shù)在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用前景

區(qū)塊鏈系統(tǒng)是一個(gè)面向大眾全面開(kāi)放的系統(tǒng)，并且是利用專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)，其中包含的所有數(shù)據(jù)有著很高的透明度，對(duì)所有人都是公開(kāi)的。無(wú)論身處哪個(gè)國(guó)家和地區(qū)，人們都可以在公共連接隨時(shí)對(duì)區(qū)塊鏈中的數(shù)據(jù)查詢和利用?；谝陨系奶攸c(diǎn)，區(qū)塊鏈系統(tǒng)在推進(jìn)檔案信息化的共建共享方面大有可為，可為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策、科技研發(fā)提供高質(zhì)量的輔助，并有利于通過(guò)云計(jì)算等新型信息化技術(shù)進(jìn)一步提升檔案管理工作質(zhì)量。

通過(guò)區(qū)塊鏈技術(shù)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)具有不可更改和不可逆的特點(diǎn)。企業(yè)在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中要充分利用區(qū)塊鏈技術(shù)的特點(diǎn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的信息進(jìn)行疊加，而且這些數(shù)據(jù)會(huì)被永久地儲(chǔ)存在不同的數(shù)據(jù)分中心，一旦被儲(chǔ)存，一般無(wú)法更改和可逆。只有專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員調(diào)整控制系統(tǒng)中超過(guò)一半以上的鏈節(jié)點(diǎn)才能調(diào)整其中的數(shù)據(jù)。這種做法本身很難實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，利用區(qū)塊鏈技術(shù)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)具有獨(dú)特的保密算法，保密級(jí)別很高，只有在特定區(qū)域掌握密鑰的內(nèi)部人士才能接觸到，且都簽訂了保密承諾書(shū)。數(shù)據(jù)信息被存儲(chǔ)于分布在世界各地的區(qū)塊中心，即使其中部分區(qū)塊中心遭到破壞，數(shù)據(jù)信息也可“高枕無(wú)憂”。區(qū)塊鏈技術(shù)保密性遠(yuǎn)高于大部分信息儲(chǔ)存技術(shù)，其存儲(chǔ)數(shù)據(jù)穩(wěn)定性和可靠性均非常高[5]。此外，利用區(qū)塊鏈技術(shù)存儲(chǔ)的信息還具備特定的共享性。獲得授權(quán)的人員可通過(guò)各分中心查閱檢索數(shù)據(jù)信息，提高了檔案信息的特定共享性，進(jìn)而極大地提高了工作效率[6]。在這一過(guò)程中，所有的操作都會(huì)被記錄下來(lái)，且不可抹除。這些優(yōu)點(diǎn)在符合檔案的本質(zhì)屬性和價(jià)值的同時(shí)，也符合檔案信息化建設(shè)工作的需求和本質(zhì)。

目前，從企業(yè)檔案信息化發(fā)展的前景來(lái)看，要想實(shí)現(xiàn)區(qū)塊鏈技術(shù)在企業(yè)檔案中的廣泛應(yīng)用。就需要我們做好以下準(zhǔn)備工作：一是持續(xù)強(qiáng)化區(qū)塊鏈技術(shù)的學(xué)習(xí)，深入研究其與檔案信息化工作的結(jié)合路徑，不斷拓展區(qū)塊鏈技術(shù)在檔案信息化工作中的應(yīng)用方式。二是不斷加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)和儲(chǔ)備，定期選送檔案管理人才學(xué)習(xí)區(qū)塊鏈技術(shù)，通過(guò)專(zhuān)業(yè)的人才積累推動(dòng)區(qū)塊鏈技術(shù)更好地開(kāi)發(fā)、發(fā)展和運(yùn)用。三是切實(shí)加大人力、物力的投入力度，給區(qū)塊技術(shù)的發(fā)展和運(yùn)用搭建更為堅(jiān)實(shí)的后盾，提供更加穩(wěn)定的保障。

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（作者單位：山東省泗水縣檔案館）