沈 斐
(寧波港建設(shè)開(kāi)發(fā)公司)
全面預(yù)算管理是現(xiàn)代企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重中之重,企業(yè)通過(guò)全面預(yù)算管理合理調(diào)配資源、挖掘成本控制潛能、實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理和增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控能力。在全面預(yù)算管理模式下,數(shù)字化轉(zhuǎn)型通過(guò)將數(shù)字科技與預(yù)算管理工具有機(jī)結(jié)合,對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘和分析,更好地實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)預(yù)算和財(cái)務(wù)預(yù)算的有效貫通和融合,從而為企業(yè)的決策提供有力的支持。因此,企業(yè)的全面預(yù)算管理更應(yīng)切實(shí)推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型,進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化改革與集團(tuán)全面深化改革、建設(shè)雙一流重大任務(wù)的整體貫通與一體推進(jìn)。
在數(shù)字化技術(shù)的指引下,全面預(yù)算管理的職能、流程以及體系架構(gòu)等都發(fā)生了巨變,數(shù)據(jù)的來(lái)源更為廣泛和多元化,各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都能通過(guò)在系統(tǒng)平臺(tái)搭建“預(yù)算模塊”相互打通并集成,從而解決“條塊分隔、信息孤島”等問(wèn)題。數(shù)據(jù)中臺(tái)支撐著海量數(shù)據(jù),并采用“數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)”的形式構(gòu)建全面預(yù)算管理的新型模式,從而更好地發(fā)揮預(yù)算管理的價(jià)值效能。
企業(yè)通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù),夯實(shí)全面的數(shù)字化預(yù)算管理體系。通過(guò)運(yùn)用大數(shù)據(jù)工具,獲取并深入挖掘數(shù)據(jù)的資源價(jià)值,引入云計(jì)算技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)同步和備份,為企業(yè)的預(yù)算計(jì)劃提供數(shù)據(jù)支撐;在預(yù)算的執(zhí)行過(guò)程中,利用人工智能技術(shù)自動(dòng)化流程,減少人工干預(yù),從而實(shí)時(shí)獲取預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行預(yù)算管控并防范風(fēng)險(xiǎn);在預(yù)算分析和考核時(shí),通過(guò)海量大數(shù)據(jù)保證預(yù)算的執(zhí)行效力,同時(shí)運(yùn)用數(shù)據(jù)可視化工具,更加直觀地展現(xiàn)預(yù)算的執(zhí)行結(jié)果。
當(dāng)前,全面預(yù)算管理的重要性已經(jīng)為越來(lái)越多的企業(yè)所意識(shí)到,其能夠在集團(tuán)企業(yè)進(jìn)行資源調(diào)配、流程管控、業(yè)績(jī)考核等方面發(fā)揮著核心的作用,但仍有很多企業(yè)無(wú)法預(yù)期實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理的效果,具體表現(xiàn)在以下幾方面:
為保障預(yù)算的準(zhǔn)確和合理性,預(yù)算的編制通常需要企業(yè)各級(jí)組織和部門相互配合協(xié)同。但是,實(shí)際的預(yù)算編制工作常常通過(guò)財(cái)務(wù)部門主導(dǎo),其他部門的參與度不夠積極,難以實(shí)現(xiàn)部門間的有效協(xié)作。財(cái)務(wù)部門作為預(yù)算編制環(huán)節(jié)中的一員,主要是給其他業(yè)務(wù)部門在預(yù)算編制的方法和原則上提供相關(guān)的指導(dǎo),并對(duì)各業(yè)務(wù)部門所編制的預(yù)算進(jìn)行匯總審核分析,不能取代其他部門的編制職能。與此同時(shí),預(yù)算在編制過(guò)程中要由財(cái)務(wù)部門來(lái)傳達(dá)信息,中間環(huán)節(jié)的上傳下達(dá)直接降低了溝通的效率,業(yè)財(cái)融合不到位,直接影響到預(yù)算編制的準(zhǔn)確性和合理性,并加大了預(yù)算執(zhí)行和管控中的困難。
預(yù)算管控涉及到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各項(xiàng)活動(dòng),不僅要對(duì)管控的執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行保障,還要對(duì)企業(yè)生產(chǎn)與管理的靈活度實(shí)行維護(hù);全面預(yù)算管理要如何實(shí)現(xiàn)執(zhí)行過(guò)程的管理、跟進(jìn)及風(fēng)險(xiǎn)防控,是企業(yè)亟待解決的一大難題。
全面預(yù)算管理應(yīng)設(shè)定預(yù)算目標(biāo),在后續(xù)的執(zhí)行過(guò)程中需要根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)發(fā)生情況進(jìn)行預(yù)算管控并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整,結(jié)束時(shí)實(shí)行預(yù)算分析和考核,從而形成一個(gè)完整的閉環(huán)。但是現(xiàn)實(shí)的情況是大部分企業(yè)花費(fèi)更多的時(shí)間在預(yù)算編制上,而忽略執(zhí)行過(guò)程中與時(shí)間進(jìn)度異常的項(xiàng)目,沒(méi)有及時(shí)采取相應(yīng)措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警及管控,從而失去了全面預(yù)算管理的意義。
預(yù)算績(jī)效評(píng)價(jià)作為全面預(yù)算管理中的重要環(huán)節(jié),為考核和評(píng)價(jià)各責(zé)任部門的業(yè)績(jī)提供了數(shù)據(jù)支持。但目前考核不力的狀況較為普遍,具體可歸結(jié)為:
1.缺乏考核評(píng)價(jià)意識(shí):許多企業(yè)不重視預(yù)算考核評(píng)價(jià)工作,從源頭上就無(wú)法對(duì)績(jī)效考核目標(biāo)進(jìn)行有效控制。
2.缺乏考核評(píng)價(jià)的規(guī)范體系:具體包括考核標(biāo)準(zhǔn)隨意、考核內(nèi)容抽象、考核指標(biāo)模糊、考核結(jié)果流于形式等。企業(yè)普遍將完成預(yù)算收入與利潤(rùn)等指標(biāo)作為考核的要點(diǎn),而對(duì)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中的合理有效程度缺乏相應(yīng)的考核與監(jiān)督,考核評(píng)價(jià)的科學(xué)性和公正性有待加強(qiáng)。
3.缺乏預(yù)算責(zé)任追究制度:績(jī)效考核機(jī)制缺乏完善的總結(jié)、傳達(dá)、反饋等過(guò)程,缺乏相應(yīng)的責(zé)任追究和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制,使得績(jī)效評(píng)價(jià)的公正性和客觀性受到威脅,員工的積極性受到嚴(yán)重打擊,難以保證企業(yè)全面預(yù)算管理體系的順利推行。
當(dāng)前預(yù)算管理工作中,預(yù)算的編制、執(zhí)行、分析及考核等各項(xiàng)環(huán)節(jié)需要依賴財(cái)務(wù)軟件中的預(yù)算板塊或者手動(dòng)填寫電子表格文檔,筆者所在公司主要通過(guò)金蝶軟件的預(yù)算編制與預(yù)算執(zhí)行模塊來(lái)實(shí)現(xiàn),無(wú)法達(dá)成真正意義上的流程自動(dòng)化,預(yù)算管理的數(shù)字化應(yīng)用程度較為薄弱,主要體現(xiàn)在:
1.系統(tǒng)數(shù)據(jù)無(wú)法相互貫通。各業(yè)務(wù)部門都有一套各自的系統(tǒng)平臺(tái),各種數(shù)據(jù)散落在各自孤立的系統(tǒng)中,無(wú)法打破部門之間的信息壁壘。財(cái)務(wù)部門通過(guò)向各業(yè)務(wù)部門下發(fā)預(yù)算編制表來(lái)獲取預(yù)算數(shù)據(jù),費(fèi)時(shí)費(fèi)力,數(shù)據(jù)獲取不全面不及時(shí),預(yù)算管理也難以融合入各自的業(yè)務(wù)領(lǐng)域中。
2.數(shù)據(jù)深度挖掘與分析能力較弱。各業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)無(wú)法實(shí)時(shí)提供決策有效的信息,在相當(dāng)程度上影響了預(yù)算管控的效力與科學(xué)性,與數(shù)字化轉(zhuǎn)型所要求的運(yùn)用大數(shù)據(jù)來(lái)獲取數(shù)據(jù)并深入挖掘其內(nèi)在價(jià)值從而進(jìn)行深度分析的差距較大。
當(dāng)下的預(yù)算體系都是以財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的預(yù)算報(bào)表為核心,反映的是事項(xiàng)所呈現(xiàn)的會(huì)計(jì)計(jì)量結(jié)果,缺乏每一事項(xiàng)背后的業(yè)務(wù)特質(zhì)。數(shù)字化轉(zhuǎn)型的浪潮下,我們應(yīng)當(dāng)思考如何以業(yè)務(wù)為導(dǎo)向,打破傳統(tǒng)的基于財(cái)務(wù)報(bào)表為中心的預(yù)算管理體系,加深業(yè)務(wù)層面的預(yù)算,精細(xì)化至最小業(yè)務(wù)單元,使業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)實(shí)現(xiàn)深度交融,實(shí)現(xiàn)預(yù)算目標(biāo)、控制監(jiān)督及考核評(píng)價(jià)等全鏈條數(shù)字化管理,最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。
數(shù)字化預(yù)算管理體系的構(gòu)建與各業(yè)務(wù)單元一脈相連,如何將分散在各業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)相互關(guān)聯(lián)利用,挖掘其內(nèi)在價(jià)值是亟待解決的問(wèn)題。首先,將預(yù)算管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、物資系統(tǒng)、工程管理系統(tǒng)等互聯(lián)互通,以數(shù)據(jù)接口的形式將各業(yè)務(wù)部門原本孤立的系統(tǒng)數(shù)據(jù)相互貫通,并利用模型統(tǒng)一數(shù)據(jù)的口徑和規(guī)則;其次,由預(yù)算管理系統(tǒng)自動(dòng)匹配各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù),便于系統(tǒng)不僅能夠隨時(shí)采集到各業(yè)務(wù)單元的數(shù)據(jù)進(jìn)行管控監(jiān)督,并且還能夠以歷史數(shù)據(jù)為基準(zhǔn),并對(duì)照市場(chǎng)變化趨勢(shì),利用既定的算法對(duì)其進(jìn)行預(yù)測(cè)分析,對(duì)潛在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)警把控;最后,為有針對(duì)性的預(yù)算績(jī)效評(píng)價(jià)提供數(shù)據(jù)支持。
數(shù)字化預(yù)算管理體系需要分別從物資管理、人力、工程管理、合同等各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中采集數(shù)據(jù),由于需要同多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)時(shí)進(jìn)行交互,這就必須升級(jí)優(yōu)化傳統(tǒng)的預(yù)算管控平臺(tái),夯實(shí)數(shù)字化基礎(chǔ)架構(gòu)的建設(shè)。通過(guò)搭建數(shù)據(jù)中臺(tái),采用標(biāo)準(zhǔn)API 接口的方式,將各業(yè)務(wù)單元分散的數(shù)據(jù)統(tǒng)一規(guī)則并集成到全面預(yù)算管理系統(tǒng),減少系統(tǒng)獲取數(shù)據(jù)的障礙。
通過(guò)建立預(yù)算管控平臺(tái),將財(cái)務(wù)系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)板塊相連,擴(kuò)充數(shù)據(jù)容量并激發(fā)動(dòng)態(tài)處理信息的潛能,解決系統(tǒng)間各自為政、條塊分隔等問(wèn)題,打通數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)間的壁壘,在預(yù)算管控平臺(tái)上進(jìn)行集成并共享,不斷提升數(shù)據(jù)的價(jià)值功能。通過(guò)優(yōu)化預(yù)算管控平臺(tái),可以在預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算分析、績(jī)效評(píng)價(jià)等全鏈條實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。
數(shù)字化轉(zhuǎn)型下,全面預(yù)算管理系統(tǒng)可以實(shí)時(shí)采集到各業(yè)務(wù)單元的數(shù)據(jù),對(duì)于偏離預(yù)算目標(biāo)的項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)警,促使責(zé)任部門盡早尋找原因,及時(shí)止損,更好地應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化和挑戰(zhàn)。在實(shí)際工作中,責(zé)任部門及時(shí)將偏離預(yù)算時(shí)間進(jìn)度的項(xiàng)目向前端人員反饋,督促其及時(shí)查擺問(wèn)題并給出解決方案,實(shí)現(xiàn)預(yù)算的全鏈條管控。
長(zhǎng)久以來(lái),預(yù)算的編制工作常常由財(cái)務(wù)部門主導(dǎo),由其向各業(yè)務(wù)部門收集數(shù)據(jù)并編制預(yù)算,然而,由于其他部門的意愿與參與度都不夠積極,預(yù)算執(zhí)行的結(jié)果無(wú)法關(guān)聯(lián)到具體部門以及個(gè)人的激勵(lì)與責(zé)任追究,導(dǎo)致傳統(tǒng)的全面預(yù)算管理難以執(zhí)行過(guò)程管控。而在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的加持下,由于實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、物資系統(tǒng)、工程管理等系統(tǒng)的相互集成,預(yù)算管理系統(tǒng)將各業(yè)務(wù)系統(tǒng)異構(gòu)并實(shí)行全流程管控。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)通過(guò)數(shù)據(jù)接口的形式相互打通,以便于預(yù)算系統(tǒng)實(shí)時(shí)采集已發(fā)生的準(zhǔn)確數(shù)據(jù),從而對(duì)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行管控監(jiān)督;同時(shí),系統(tǒng)能夠?qū)崟r(shí)啟動(dòng)預(yù)算分析流程,對(duì)偏離預(yù)算目標(biāo)的項(xiàng)目進(jìn)行智能分析,查擺問(wèn)題原因,及時(shí)糾正偏差或啟動(dòng)預(yù)算調(diào)整程序,從而實(shí)現(xiàn)預(yù)算的事前、事中和事后自動(dòng)化全鏈條控制。
企業(yè)通過(guò)數(shù)字化全面預(yù)算管理系統(tǒng),可以采集到各種不同維度的數(shù)據(jù),通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘和分析,將業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)進(jìn)行相互融合,構(gòu)建完善的預(yù)算管理考評(píng)體系,為考核評(píng)價(jià)工作提供數(shù)據(jù)支持,保證預(yù)算評(píng)價(jià)與業(yè)務(wù)相符,保證企業(yè)戰(zhàn)略的落實(shí)。
建立完善的預(yù)算績(jī)效考評(píng)體系,首先,要設(shè)立一套完整的考核標(biāo)準(zhǔn)??己说闹笜?biāo)需要和預(yù)算目標(biāo)一致,分解細(xì)化到員工的職責(zé)并與之對(duì)應(yīng);其次,要打破靜態(tài)的理念,將動(dòng)態(tài)的考核標(biāo)準(zhǔn)融入到考評(píng)體系中,在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中陸續(xù)加入相關(guān)的考核指標(biāo),并關(guān)注生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的合法合規(guī)性;最后,要將考核的指標(biāo)落實(shí)到每位員工的身上,并與之切身利益關(guān)聯(lián)。不僅要關(guān)注財(cái)務(wù)指標(biāo),也要重視非財(cái)務(wù)指標(biāo),必要時(shí)可以借鑒戰(zhàn)略地圖,將員工的奮斗目標(biāo)與企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)有機(jī)結(jié)合起來(lái),實(shí)現(xiàn)員工與企業(yè)的共同進(jìn)步。
數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中,企業(yè)的全面預(yù)算管理依托大數(shù)據(jù)技術(shù)獲得各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的海量數(shù)據(jù),引入云計(jì)算儲(chǔ)存、同步并備份數(shù)據(jù),優(yōu)化預(yù)算編制過(guò)程;預(yù)算執(zhí)行中,運(yùn)用人工智能技術(shù)對(duì)預(yù)算實(shí)施進(jìn)度進(jìn)行預(yù)測(cè)分析并優(yōu)化流程,提前防范風(fēng)險(xiǎn),實(shí)現(xiàn)高效的預(yù)算管控;預(yù)算分析和考核時(shí),通過(guò)海量大數(shù)據(jù)保證預(yù)算的執(zhí)行效力,同時(shí)運(yùn)用數(shù)據(jù)可視化工具,更加直觀地展現(xiàn)預(yù)算的執(zhí)行結(jié)果,避免評(píng)價(jià)的片面化。
數(shù)字化的全面預(yù)算管理系統(tǒng)要施展其最大的效能,只有通過(guò)與企業(yè)的其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通,一體化集成,因此需要將各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)按預(yù)算維度的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一。例如,預(yù)算維度所需的數(shù)據(jù)包括預(yù)算組織、科目、客戶、供應(yīng)商、不同產(chǎn)品分類等,各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)能否滿足預(yù)算維度的精細(xì)度要求,財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)能否匹配預(yù)算維度的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求,這都是需要解決的問(wèn)題,如果無(wú)法滿足上述條件,需要業(yè)務(wù)部門聯(lián)合IT 部門共同改進(jìn)。
以筆者所在公司為例,現(xiàn)在的預(yù)算編制是通過(guò)財(cái)務(wù)人員收集各業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù),在金蝶系統(tǒng)中的預(yù)算報(bào)表模塊中填報(bào)形成。在企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中,要想獲知預(yù)算實(shí)施的進(jìn)度,也需要由財(cái)務(wù)人員每月末在金蝶系統(tǒng)中填報(bào)預(yù)算執(zhí)行報(bào)表,再通過(guò)數(shù)據(jù)分析分解給各業(yè)務(wù)部門,不僅耗時(shí)費(fèi)力,并且無(wú)法實(shí)時(shí)進(jìn)行預(yù)算過(guò)程的管控。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下,通過(guò)將費(fèi)控系統(tǒng)作為預(yù)算管理系統(tǒng),連接各業(yè)務(wù)系統(tǒng)和金蝶系統(tǒng),在費(fèi)控系統(tǒng)中搭建一個(gè)包含公司所有業(yè)務(wù)部門的預(yù)算管理模塊,包括預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算分析、預(yù)算考核等,通過(guò)數(shù)據(jù)接口的形式將其與金蝶、HR、物資管理、工程管理等幾個(gè)系統(tǒng)打通,當(dāng)業(yè)務(wù)部門在各自的系統(tǒng)中填報(bào)年初預(yù)算計(jì)劃時(shí)能夠自動(dòng)將數(shù)據(jù)導(dǎo)入費(fèi)控系統(tǒng),以便于費(fèi)控系統(tǒng)的預(yù)算編制模塊能夠獲取各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù),再將數(shù)據(jù)自動(dòng)導(dǎo)入金蝶系統(tǒng)相應(yīng)的預(yù)算編制報(bào)表。需要注意的是要將費(fèi)控系統(tǒng)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求按照金蝶系統(tǒng)的數(shù)據(jù)規(guī)范為基礎(chǔ),并將各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、核算口徑等按費(fèi)控系統(tǒng)進(jìn)行梳理并統(tǒng)一,以優(yōu)化數(shù)據(jù)的匹配效率。
在后續(xù)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中,在不同系統(tǒng)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通的基礎(chǔ)上,費(fèi)控系統(tǒng)能夠?qū)崟r(shí)獲取已發(fā)生的實(shí)際數(shù)據(jù),并通過(guò)預(yù)算執(zhí)行模塊隨時(shí)生成預(yù)算執(zhí)行報(bào)表,從而實(shí)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度和費(fèi)用使用情況的實(shí)時(shí)監(jiān)控功能,及時(shí)對(duì)各業(yè)務(wù)部門超過(guò)時(shí)間進(jìn)度的預(yù)算項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)警。結(jié)合大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù),實(shí)時(shí)啟動(dòng)預(yù)算分析流程獲取可視化報(bào)告,對(duì)偏離預(yù)算目標(biāo)的原因進(jìn)行深入挖掘,包括業(yè)務(wù)流程、材料設(shè)備、舞弊等。聯(lián)合業(yè)務(wù)信息,責(zé)任部門及時(shí)將偏離預(yù)算時(shí)間進(jìn)度的項(xiàng)目向前端人員反饋,查出問(wèn)題根源并落實(shí)相應(yīng)的措施,從而實(shí)現(xiàn)預(yù)算的事前、事中和事后自動(dòng)化全鏈條控制,維護(hù)精益化管控。
全面預(yù)算管理是一項(xiàng)繁雜的系統(tǒng)性工程,它關(guān)系到企業(yè)整體的戰(zhàn)略目標(biāo),并與各個(gè)業(yè)務(wù)單元息息相關(guān)。數(shù)字化轉(zhuǎn)型給全面預(yù)算管理帶來(lái)深遠(yuǎn)的影響,這就需要企業(yè)采用數(shù)字化技術(shù),將預(yù)算管理融入公司數(shù)字化轉(zhuǎn)型全過(guò)程,通過(guò)構(gòu)建數(shù)字化全面預(yù)算管理平臺(tái),賦予全面預(yù)算管理新生命,從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化改革與集團(tuán)全面深化改革、建設(shè)雙一流重大任務(wù)的整體貫通與一體推進(jìn)。