數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下企業(yè)檔案信息資源共享服務(wù)保障體系建設(shè)研究

史健

摘 要：數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，企業(yè)檔案信息資源共享服務(wù)是實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型和提升信息資源價(jià)值的有效手段。本文以烏海能源為研究對(duì)象，發(fā)現(xiàn)烏海能源在開展檔案信息資源共享服務(wù)過程中面臨人才儲(chǔ)備不足、信息容易泄露、信息資源利用率低、共享平臺(tái)無法銜接等問題。鑒于此，本文提出構(gòu)建以多元主體為核心、信息資源為基礎(chǔ)、技術(shù)支持為手段、管理制度為支撐的企業(yè)檔案信息資源共享服務(wù)保障體系的建議。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化轉(zhuǎn)型；企業(yè)檔案信息；信息資源共享

項(xiàng)目基金：本文系國(guó)家能源集團(tuán)烏海能源有限責(zé)任公司項(xiàng)目“面向數(shù)字化轉(zhuǎn)型的企業(yè)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)研究”（編號(hào)：WHNY-KX-21-28）的研究成果之一。

引言

2021年，《中華人民共和國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十四個(gè)五年規(guī)劃和2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要》明確提出“加快數(shù)字化發(fā)展，建設(shè)數(shù)字中國(guó)”。數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要企業(yè)對(duì)其活動(dòng)、流程、業(yè)務(wù)模式和員工能力等各方面重新定義。檔案信息資源作為企業(yè)發(fā)展過程中的重要資源，其信息化發(fā)展不可或缺。以信息化手段提升檔案信息資源共享服務(wù)能力，是實(shí)現(xiàn)檔案工作服務(wù)企業(yè)重要途徑。

1 國(guó)內(nèi)外研究現(xiàn)狀

數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，企業(yè)檔案信息資源共享主要是指通過多主體參與共建、各業(yè)務(wù)協(xié)同共進(jìn)、檔案線上線下資源共享，從而實(shí)現(xiàn)更深層次的價(jià)值追求，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源價(jià)值全面釋放、治理模式深層革新、企業(yè)記憶文化構(gòu)建[1]?，F(xiàn)有研究主要從宏觀和微觀兩個(gè)角度探究平臺(tái)建設(shè)的功能模塊。宏觀側(cè)重功能模塊的設(shè)計(jì)，微觀側(cè)重平臺(tái)某一功能模塊的探析。李思藝[2]提出檔案信息資源共享四個(gè)構(gòu)成部分，即信息資源共享主體、信息資源、信息技術(shù)、信息環(huán)境。崔洪利[3]研究指出檔案信息資源共享平臺(tái)軟件功能應(yīng)包含信息采集、信息存儲(chǔ)、查詢分析、信息交換、任務(wù)調(diào)度以及平臺(tái)維度六個(gè)維度系統(tǒng)。張宏斌[4]提出建設(shè)基礎(chǔ)支撐環(huán)境、應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)字資源、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系、安全保障體系及運(yùn)行維護(hù)體系為一體的平臺(tái)搭建。

2 烏海能源企業(yè)檔案信息資源共享服務(wù)工作現(xiàn)狀

2.1 企業(yè)檔案信息資源共享服務(wù)工作人才短缺

烏海能源企業(yè)呈現(xiàn)主體多元、區(qū)域分布廣、管理層級(jí)多的特點(diǎn)。這要求有一支專業(yè)、高效的檔案人才隊(duì)伍。但目前全公司僅設(shè)置2名專職檔案管理員，遠(yuǎn)不足以支撐企業(yè)龐大檔案信息共享的需求。員工雖已經(jīng)積累了豐富的檔案工作經(jīng)驗(yàn)，但隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的發(fā)展，企業(yè)需要更多熟悉現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案工作的復(fù)合型人員，培養(yǎng)高效的檔案管理隊(duì)伍。

2.2 企業(yè)檔案信息共享服務(wù)系統(tǒng)開發(fā)無序

目前烏海能源企業(yè)對(duì)于企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的開發(fā)存在缺乏統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容缺乏連續(xù)性等問題，造成檔案信息在不同企業(yè)之間難以共享，不同類型設(shè)備難以同步[5]。同時(shí)在進(jìn)行數(shù)據(jù)收集過程中呈現(xiàn)無規(guī)律、未組卷、未成件的狀態(tài)，擁有數(shù)據(jù)豐富完備、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的信息資源是共享的基礎(chǔ)。

2.3 企業(yè)檔案信息共享服務(wù)技術(shù)手段落后

技術(shù)支持指檔案信息資源共享服務(wù)所需的各種與信息相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)，這些技術(shù)給企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供便利。隨著企業(yè)獲取數(shù)據(jù)的來源增多，各種結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)涌入企業(yè)，企業(yè)基礎(chǔ)設(shè)備亦將面臨巨大考驗(yàn)。雖然烏海能源公司已經(jīng)接通ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)、ERP招投標(biāo)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，但仍需更多技術(shù)手段統(tǒng)籌各系統(tǒng)，保證信息資源的真實(shí)性、完整性、可靠性、可用性。

2.4 企業(yè)檔案信息共享服務(wù)制度體系有待完善

企業(yè)檔案信息資源共享服務(wù)的支撐與保障離不開管理制度的約束與協(xié)調(diào)。烏海能源公司對(duì)于檔案信息管理存在認(rèn)知固化、長(zhǎng)期缺乏相應(yīng)管理制度等問題，盡快構(gòu)建相關(guān)管理制度至關(guān)重要。

3 構(gòu)建企業(yè)檔案信息資源共享服務(wù)保障體系

有學(xué)者指出，企業(yè)檔案信息資源共享應(yīng)遵循實(shí)用性原則、一體化原則、統(tǒng)一性原則。本文以烏海能源公司為例，構(gòu)建烏海能源公司檔案信息資源共享服務(wù)保障體系。烏海能源公司本部設(shè)置職能部門14個(gè)，擁有支撐性輔助單位16個(gè)（如供銷總公司、后勤服務(wù)中心、信息技術(shù)公司等）。筆者按照烏海能源公司的實(shí)際情況，構(gòu)建的企業(yè)檔案信息資源共享服務(wù)保障體系，包括四個(gè)子體系：多元主體體系、信息資源體系、技術(shù)支持體系以及管理制度體系。

3.1 多元主體體系

現(xiàn)階段，企業(yè)檔案信息資源共享涉及多元主體，多元主體的格局勢(shì)必會(huì)帶來檔案信息工作中人員背景、能力及所屬部門復(fù)雜多樣。

3.1.1權(quán)限管理。構(gòu)建多元主體，對(duì)不同主體開放預(yù)設(shè)權(quán)限可以有效規(guī)避信息泄露問題。由企業(yè)本部檔案部門統(tǒng)籌規(guī)劃，依據(jù)不同主體的操作范圍對(duì)不同主體的訪問、編輯、管理、調(diào)用、刪除等操作權(quán)限進(jìn)行分級(jí)限制。此外，對(duì)于所有主體的進(jìn)入、調(diào)離進(jìn)行嚴(yán)格的控制，人員在離開受控區(qū)域及斷開受控網(wǎng)絡(luò)后，及時(shí)清除訪問權(quán)限。

3.1.2人才隊(duì)伍建設(shè)。本文依據(jù)各主體職能差異，將多元主體分為管理人員、技術(shù)人員、實(shí)操人員。應(yīng)培養(yǎng)具備發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，有效協(xié)調(diào)各部門的管理型人才；應(yīng)培養(yǎng)具備科技創(chuàng)新、技術(shù)研發(fā)能力，合理開發(fā)檔案信息資源共享平臺(tái)的研發(fā)型人才；應(yīng)培養(yǎng)深入了解操作流程，可快速實(shí)現(xiàn)檔案信息資源整合、存儲(chǔ)、管理的實(shí)操型人才。加大相關(guān)人員的信息安全基礎(chǔ)知識(shí)、崗位操作規(guī)程、違規(guī)懲戒措施等培訓(xùn)。

3.2 信息資源體系

3.2.1檔案信息資源收集。隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的發(fā)展，企業(yè)獲取檔案信息資源的手段豐富多樣，如手動(dòng)輸入信息，數(shù)據(jù)庫、第三方平臺(tái)導(dǎo)入等方式收集。數(shù)據(jù)收集之后，平臺(tái)主要進(jìn)行數(shù)據(jù)解析、數(shù)據(jù)清洗與數(shù)據(jù)去重、數(shù)據(jù)關(guān)系映射與數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換三步[6]。企業(yè)在進(jìn)行信息資源收集過程應(yīng)注意信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化程度、信息資源的數(shù)量豐富程度、質(zhì)量?jī)?yōu)化程度和地理空間分布均勻程度三個(gè)方面[7]。首先，信息資源共享服務(wù)要清晰了解企業(yè)檔案信息資源共享目的，構(gòu)建共享標(biāo)準(zhǔn)體系。具有統(tǒng)一的共享標(biāo)準(zhǔn)方可保證共享多方能夠無縫銜接。其次，信息資源的數(shù)量豐富程度影響著共享的范圍，種類越多樣、數(shù)量越豐富，企業(yè)共享的范圍越廣泛。再次，信息資源的質(zhì)量?jī)?yōu)化程度影響著共享的深度，良好的信息資源可以為共享雙方提供更有效的信息，更有效地發(fā)揮信息資源的價(jià)值。最后，信息資源的地理空間分布均勻程度影響著共享的密度，信息資源越集中的區(qū)域，能夠進(jìn)行共享的資源越多，共享行為的開展越密集。

3.2.2檔案信息資源存儲(chǔ)。信息資源存儲(chǔ)包括信息資源安全存儲(chǔ)、容災(zāi)備份兩方面。自然災(zāi)害，硬件設(shè)備損毀、故障、老化，病毒防護(hù)能力較弱等都會(huì)造成信息資源存儲(chǔ)的丟失。保證信息資源的安全存儲(chǔ)至關(guān)重要。存儲(chǔ)從距離來看可分為本地、同城、異地存儲(chǔ)；從介質(zhì)來看可分為硬盤、磁盤、光盤、專用存儲(chǔ)設(shè)備等。國(guó)家檔案局發(fā)布的《檔案館防治災(zāi)害工作指南》一書中將容災(zāi)等級(jí)分為7級(jí)，1級(jí)為最基礎(chǔ)策略。企業(yè)在進(jìn)行容災(zāi)備份的構(gòu)建時(shí)，可依據(jù)數(shù)據(jù)的規(guī)模、載體類型、運(yùn)輸方式等選擇不同組合的存儲(chǔ)方案、設(shè)定不同的更新周期。

3.2.3檔案信息資源共享。信息資源共享包括共享過程中設(shè)備與設(shè)備、設(shè)備與系統(tǒng)、系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的安全傳輸?shù)取＿@就要求檔案信息資源共享服務(wù)的數(shù)據(jù)交換格式標(biāo)準(zhǔn)化。在促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化的過程中需要考慮以下幾方面：（1）已有的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)；（2）國(guó)內(nèi)檔案管理軟件數(shù)據(jù)交換格式規(guī)則；（3）企業(yè)數(shù)據(jù)共享需求。確定標(biāo)準(zhǔn)在前，檔案信息數(shù)字化在后。

3.3 技術(shù)支持體系

隨著技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型成為現(xiàn)實(shí)，技術(shù)是檔案信息資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型及共享得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)，是降低數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)的重要手段，對(duì)于充分利用信息資源、維護(hù)信息資源安全、促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)十分重要。

3.3.1基礎(chǔ)設(shè)備構(gòu)建技術(shù)。企業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施是企業(yè)檔案信息資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)和前提。企業(yè)不僅需要完善檔案部門計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等基礎(chǔ)信息化設(shè)備，同時(shí)還需要提供一個(gè)安全可靠、兼容性強(qiáng)的平臺(tái)。謹(jǐn)防因機(jī)房不合規(guī)、設(shè)備老化等問題造成企業(yè)檔案信息資源受損。[8]

3.3.2信息資源體系支撐技術(shù)。針對(duì)信息資源體系構(gòu)建的三個(gè)維度，以其所需的技術(shù)支持構(gòu)建信息資源體系支撐技術(shù)，包括信息資源收集技術(shù)、信息資源存儲(chǔ)技術(shù)以及信息資源共享技術(shù)。（1）信息資源收集技術(shù)。檔案信息資源收集過程中主要涉及企業(yè)內(nèi)部信息資源的收集和企業(yè)外部信息資源的收集。針對(duì)內(nèi)部信息的收集主要通過人員錄入、導(dǎo)入Excel數(shù)據(jù)、接入內(nèi)部已有數(shù)據(jù)庫的形式開展，外部收據(jù)的收集主要通過爬蟲技術(shù)、接入開放數(shù)據(jù)庫、借助第三方平臺(tái)的形式開展。（2）信息資源存儲(chǔ)技術(shù)。常見的信息存儲(chǔ)技術(shù)包括Hadoop技術(shù)和MPP技術(shù)兩種。Hadoop使用分布式文件系統(tǒng)HDFS（Hadoop Distributed File System）進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，主要由HDFS客戶端 （Client）、NameNode、Secondary NameNode和DataNode 四部分組成[9]。HDFS采用備份機(jī)制，將同一數(shù)據(jù)存儲(chǔ)至不同的及其或集群中，以保證設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)通過其他設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)[10]。MPP（Massively Parallel Processor）即海量數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)分析框架，通過一定的互聯(lián)網(wǎng)節(jié)點(diǎn)連接多個(gè)SMP（對(duì)稱多處理）服務(wù)器協(xié)同完成工作任務(wù)。MPP在處理PB級(jí)數(shù)據(jù)更具優(yōu)勢(shì)，同時(shí)其采用的列存儲(chǔ)能夠節(jié)省更多的存儲(chǔ)空間[11]。（3）信息資源共享技術(shù)。目前實(shí)現(xiàn)檔案信息資源在不同設(shè)備間交互的方式主要有三種：Web Service、WFC（Windows Communication Foundation）、Web API，根據(jù)設(shè)備屬性的不同選擇不同的交互方式。Web Service是一種可以跨編程語言、跨操作系統(tǒng)平臺(tái)的遠(yuǎn)程調(diào)用技術(shù)，只要遵循了Web Service協(xié)議，就可以實(shí)時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互[12]。 WFC 是針對(duì)Windows操作系統(tǒng)下開發(fā)和部署服務(wù)的平臺(tái)，具有可靠性、統(tǒng)一性的有點(diǎn)但掌握難度較大[13]。Web API用于傳統(tǒng)PC端與移動(dòng)端之間信息數(shù)據(jù)交互。

3.3.3安全保障技術(shù)。建立安全共享網(wǎng)絡(luò)、安全區(qū)域邊界、安全計(jì)算環(huán)境以滿足檔案信息資源共享服務(wù)的安全有效運(yùn)行。主要可以通過以下手段保證共享服務(wù)的安全性：（1）對(duì)于云計(jì)算服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、信息系統(tǒng)等共享服務(wù)運(yùn)行業(yè)務(wù)和承載數(shù)據(jù)的軟硬件進(jìn)行妥善保管。（2）基于可信根對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備的系統(tǒng)引導(dǎo)程序、系統(tǒng)程序、重要配置參數(shù)和應(yīng)用程序等進(jìn)行可信驗(yàn)證。（3）對(duì)于關(guān)鍵網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)部署防火墻，對(duì)外部發(fā)起的網(wǎng)絡(luò)攻擊行為進(jìn)行檢測(cè)和防范，并基于可信根對(duì)邊界設(shè)備的系統(tǒng)引導(dǎo)程序、系統(tǒng)程序、重要配置參數(shù)和應(yīng)用程序進(jìn)行可信驗(yàn)證，在關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行動(dòng)態(tài)可信驗(yàn)證。（4）設(shè)置系統(tǒng)配適的相關(guān)協(xié)議進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，保證重要數(shù)據(jù)在傳輸過程中的完整性，對(duì)重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行合理備份。

3.4 管理制度體系

數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，企業(yè)檔案信息的來源渠道更具掌控性，企業(yè)內(nèi)部的檔案信息資源體現(xiàn)著各部門運(yùn)作全過程，企業(yè)檔案信息資源的構(gòu)建不僅要與各部門相關(guān)聯(lián)，更應(yīng)與各部門業(yè)務(wù)流程相結(jié)合，如此才能更好地協(xié)調(diào)各部門工作，加快檔案信息資源共享服務(wù)的效率。

3.4.1章程類制度。章程類制度屬于公司最高層級(jí)的規(guī)章制度，對(duì)于公司的整體目標(biāo)、基本原則、基本理念等進(jìn)行描述。在公司規(guī)章制度內(nèi)應(yīng)設(shè)有“檔案工作”章節(jié)，對(duì)檔案工作的目標(biāo)、原則、管理體制進(jìn)行簡(jiǎn)潔、清晰的描述。

3.4.2管理類制度。管理類制度應(yīng)對(duì)檔案信息資源管理過程中涉及的各部門職責(zé)及要求進(jìn)行描述。如針對(duì)技術(shù)管理制定《數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)管理制度》《機(jī)房安全管理制度》等；針對(duì)業(yè)務(wù)部門制定《信息安全授權(quán)和審批管理辦法》《煤炭加工信息資源管理辦法》等；針對(duì)職能部門制定《檔案人員安全管理辦法》《招標(biāo)采購(gòu)信息資產(chǎn)管理辦法》等。

3.4.3業(yè)務(wù)類制度。業(yè)務(wù)類制度落實(shí)在具體操作規(guī)范層面，對(duì)檔案信息資源的操作進(jìn)行約束，明確各業(yè)務(wù)流程及應(yīng)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)。如針對(duì)技術(shù)管理制定《基礎(chǔ)設(shè)備操作管理手冊(cè)》等；針對(duì)業(yè)務(wù)部門制定《共享平臺(tái)運(yùn)行維護(hù)操作規(guī)范》《洗煤信息資源存儲(chǔ)操作手冊(cè)》等；針對(duì)職能部門制定《財(cái)務(wù)信息資源共享操作規(guī)范》《信息資源人員管理制度》《安全教育培訓(xùn)制度》等。

結(jié)語

總之，隨著企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的開展，企業(yè)檔案信息資源共享逐漸成為可能。烏海能源企業(yè)只有調(diào)動(dòng)公司全體力量，通過對(duì)共享服務(wù)過程中涉及的人員、資源、技術(shù)、制度進(jìn)行層層把控，才能提供安全、便捷、高效的企業(yè)檔案信息資源共享服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：史鍵，國(guó)家能源集團(tuán)烏海能源有限責(zé)任公司檔案室主管，研究方向：企業(yè)檔案數(shù)字化、信息資源共享。