基于ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制研究

劉守冠

摘 要：為了有效防控內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)，大中型企業(yè)開(kāi)始逐步推廣ERP系統(tǒng)，實(shí)施過(guò)程中，體現(xiàn)了ERP優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，也暴露了一些劣勢(shì)。為此，應(yīng)積極尋求ERP與內(nèi)部控制有機(jī)融合的途徑，提出合理化建議，以保證內(nèi)部控制的有效實(shí)施，本文就此問(wèn)題進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng) 內(nèi)部控制 優(yōu)勢(shì)劣勢(shì) 融合建議

中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2017）12（c）-169-02

隨著ERP系統(tǒng)有效應(yīng)用于企業(yè)的內(nèi)部控制，以及ERP系統(tǒng)技術(shù)不斷改進(jìn)完善，實(shí)施ERP系統(tǒng)已經(jīng)是多數(shù)大中型企業(yè)的必然選擇。但由于在ERP環(huán)境下實(shí)施內(nèi)部控制，與原來(lái)的控制環(huán)境發(fā)生根本變化，因此如何將ERP系統(tǒng)環(huán)境與企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)行融合，成為目前企業(yè)管理中面臨的一個(gè)值得研究的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

1 ERP系統(tǒng)環(huán)境下實(shí)施內(nèi)部控制的優(yōu)、劣勢(shì)

1.1 在ERP系統(tǒng)環(huán)境下實(shí)施內(nèi)部控制的優(yōu)勢(shì)

實(shí)施中的優(yōu)勢(shì)主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。1.1.1 ERP系統(tǒng)使內(nèi)部控制的節(jié)點(diǎn)更明確

在ERP系統(tǒng)中，將內(nèi)部控制形象表明為控制節(jié)點(diǎn)，并存在于系統(tǒng)的各個(gè)程序當(dāng)中。從時(shí)間節(jié)點(diǎn)來(lái)看分事前控制、事中控制及事后控制。一個(gè)成熟的ERP系統(tǒng)能有效避免和減少企業(yè)的無(wú)效行為和重復(fù)行為。ERP系統(tǒng)注重事前制定節(jié)點(diǎn)控制計(jì)劃，事中控制節(jié)點(diǎn)運(yùn)行，事后反饋節(jié)點(diǎn)控制效果的統(tǒng)一。對(duì)內(nèi)部控制節(jié)點(diǎn)的有效把握是確保數(shù)據(jù)質(zhì)量，提高內(nèi)部控制效果的關(guān)鍵。在ERP實(shí)際應(yīng)用中，通常設(shè)計(jì)若干模塊形成控制體系，再根據(jù)各個(gè)模塊確定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)，實(shí)行必要的控制措施。

1.1.2 ERP對(duì)內(nèi)部控制運(yùn)行有促進(jìn)作用

在ERP環(huán)境下，企業(yè)大量的信息能夠得到及時(shí)高效的處理，合理規(guī)避了人工管理模式存在的不規(guī)范性問(wèn)題，提高了經(jīng)濟(jì)運(yùn)行質(zhì)量。比如在資金管理中，可針對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)予以系統(tǒng)分析，合理確定資金需求的上限和下限。在此基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)出更為科學(xué)的籌資方案，以大幅降低資金閑置率，并降低短缺成本，從而對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的運(yùn)行提供有力保障。ERP系統(tǒng)的引入對(duì)于企業(yè)的順利運(yùn)行具有相當(dāng)積極的意義。

1.1.3 ERP有利于提高內(nèi)部控制效率

ERP借助于計(jì)算機(jī)對(duì)流程數(shù)據(jù)的集中快速處理功能，將繁瑣的手工作業(yè)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、條理化、集中化后，交由計(jì)算機(jī)處理。職能部門(mén)依托ERP環(huán)境下的信息系統(tǒng)能夠及時(shí)了解各個(gè)時(shí)間段、各個(gè)控制節(jié)點(diǎn)的動(dòng)態(tài)情況，一旦出現(xiàn)超出控制范圍的行為，將會(huì)立即啟動(dòng)預(yù)警提示，或操作者無(wú)法繼續(xù)操作，系統(tǒng)便會(huì)針對(duì)其自動(dòng)追蹤，有利于進(jìn)行分析，從而為立體化、全方位的經(jīng)營(yíng)管理提供強(qiáng)有力的支持。同時(shí)ERP通過(guò)共享和傳送產(chǎn)供銷信息，避免了重復(fù)輸入，減少了出錯(cuò)的機(jī)會(huì)。提高了物流、資金流等信息的同步性，使內(nèi)部控制管理效率大幅提高。

1.1.4 ERP能有效防止內(nèi)部控制篡改風(fēng)險(xiǎn)

ERP系統(tǒng)通過(guò)對(duì)流程進(jìn)行環(huán)環(huán)相扣的處理，并對(duì)操作人授予有限的操作權(quán)限。受操作權(quán)限的限制，實(shí)際操作人難以隨意篡改業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)。除ERP產(chǎn)品系統(tǒng)內(nèi)置的特定超級(jí)用戶外，一般用戶通常無(wú)權(quán)篡改業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，并且每一次的改錯(cuò)、沖銷都會(huì)留下痕跡。僅能在ERP系統(tǒng)中形成“邏輯刪除”，并不能形成“物理刪除”。針對(duì)“超級(jí)用戶”可以根據(jù)對(duì)應(yīng)的日志對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督，防止其篡改業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，確保單位信息的真實(shí)性、完整性，從而降低企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

1.1.5 可以促使人員整體素質(zhì)提高

由于ERP系統(tǒng)涉及多環(huán)節(jié)多崗位，幾乎大部分員工都要在其崗位上操作ERP系統(tǒng)的一部分，并直接影響之后的操作流程，最終影響到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策。所以，這要求企業(yè)員工要具備大局觀念和責(zé)任心。除具備計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)外，還要將本專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)有機(jī)結(jié)合，對(duì)ERP系統(tǒng)的流程有詳細(xì)了解，并不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)，以適應(yīng)系統(tǒng)更新?lián)Q代的需要。

1.2 在ERP系統(tǒng)環(huán)境下實(shí)施內(nèi)部控制的劣勢(shì)

實(shí)施中的劣勢(shì)主要表現(xiàn)以下幾個(gè)方面。

1.2.1 操作不當(dāng)導(dǎo)致效果不佳

由于ERP系統(tǒng)的實(shí)施打破了原有的操作習(xí)慣，使原來(lái)各職能部門(mén)的手工作業(yè)減少甚至消失，加之重整后的業(yè)務(wù)流程在風(fēng)險(xiǎn)控制方面的有效性并不直觀，如果沒(méi)能及時(shí)發(fā)現(xiàn)控制環(huán)節(jié)不同，進(jìn)行誤操作，將可能導(dǎo)致相應(yīng)環(huán)節(jié)的控制失效，引起連鎖反應(yīng)。如果操作不當(dāng)，短期內(nèi)無(wú)法監(jiān)測(cè)到不當(dāng)信息，造成同樣的錯(cuò)誤重復(fù)發(fā)生，一旦發(fā)現(xiàn)可能已經(jīng)造成不良后果，增加了整改的難度，使預(yù)期效果無(wú)法達(dá)到。

1.2.2 ERP系統(tǒng)存在受攻擊的風(fēng)險(xiǎn)

黑客襲擊一直是行業(yè)性問(wèn)題，互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展至今從未間斷過(guò)。由于ERP系統(tǒng)通常需要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行，對(duì)不同地區(qū)、不同性質(zhì)的公司、單位集中處理流程數(shù)據(jù)，才能實(shí)現(xiàn)通過(guò)處理大數(shù)據(jù)進(jìn)行內(nèi)部控制的優(yōu)勢(shì)，這使黑客有了進(jìn)入的機(jī)會(huì)。同時(shí)，ERP系統(tǒng)在轉(zhuǎn)換和傳遞過(guò)程中可能需要不同的接口。通常由不同的開(kāi)發(fā)公司開(kāi)發(fā)，可能產(chǎn)生控制方面的安全問(wèn)題。如果訪問(wèn)權(quán)限開(kāi)放范圍過(guò)大，將面臨遭受攻擊的風(fēng)險(xiǎn)。

1.2.3 實(shí)施失敗導(dǎo)致巨額的損失

通常大中型企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)需要耗資近百萬(wàn)元，還要耗費(fèi)大量的人力、物力。實(shí)施之后，如果不能滿足企業(yè)的需要，沒(méi)能達(dá)到預(yù)期的效果?；蛘呤潜M管得到了企業(yè)的暫時(shí)認(rèn)可，但因?yàn)檐浖?yīng)商和實(shí)施者的維護(hù)服務(wù)原因，使企業(yè)遭受了嚴(yán)重的經(jīng)營(yíng)效益損失，沒(méi)有得到應(yīng)有的管理提升和價(jià)值回報(bào)等，最終會(huì)導(dǎo)致企業(yè)放棄ERP系統(tǒng)，宣告實(shí)施失敗，造成巨額損失。

2 ERP與內(nèi)部控制有機(jī)融合的途徑

2.1 對(duì)重要風(fēng)險(xiǎn)有針對(duì)性的制定措施

重要風(fēng)險(xiǎn)的防范是實(shí)施ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制有機(jī)融合的重點(diǎn)。內(nèi)部控制首先必須對(duì)重要風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行辨識(shí)和防范，在ERP實(shí)施過(guò)程中，各個(gè)單位重要風(fēng)險(xiǎn)的界定，因單位的性質(zhì)，所處的外部環(huán)境不同而不同。要根據(jù)實(shí)際情況，結(jié)合重要風(fēng)險(xiǎn)的通用標(biāo)準(zhǔn)，并區(qū)分個(gè)例差異，制定相應(yīng)的控制方法，及時(shí)反饋控制效果，以將風(fēng)險(xiǎn)控制在合理的范圍內(nèi)。將風(fēng)險(xiǎn)管理作為企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，運(yùn)用ERP系統(tǒng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行針對(duì)性的防控，切實(shí)提高ERP對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制效果。

2.2 不相容崗位分離，杜絕模糊灰色地帶

ERP系統(tǒng)對(duì)授權(quán)的管理應(yīng)考慮不相容崗位的問(wèn)題，充分明確崗位職責(zé)，杜絕模糊灰色地帶，做到不相容崗位的分離。公司通過(guò)采購(gòu)部門(mén)、物資管理部門(mén)、內(nèi)部審計(jì)部門(mén)的組織設(shè)置應(yīng)實(shí)現(xiàn)請(qǐng)購(gòu)與采購(gòu)、采購(gòu)與驗(yàn)收、合同訂立與審計(jì)等不相容崗位采取分離措施，并在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行分離控制。操作人員調(diào)入和調(diào)出時(shí)，及時(shí)聯(lián)系系統(tǒng)管理員對(duì)調(diào)入人員進(jìn)行崗位授權(quán)，對(duì)調(diào)出人員進(jìn)行崗位除權(quán)。并在臨時(shí)請(qǐng)假等不在崗的情況下，對(duì)替代人員進(jìn)行臨時(shí)授權(quán)，明確責(zé)任，以保證工作流程的正常運(yùn)行。杜絕權(quán)限模糊、遲延審批等貽誤工作現(xiàn)象的發(fā)生。

2.3 自動(dòng)控制和手工控制應(yīng)相互制衡

在自動(dòng)控制的ERP環(huán)境下業(yè)務(wù)流與信息流實(shí)現(xiàn)同步進(jìn)行，達(dá)到了內(nèi)部控制與信息采集的結(jié)合。雖然人工主觀控制大大減少，但是自動(dòng)控制的原理必竟是人工控制發(fā)展到一定程度的結(jié)果。在某些情況下，手工控制也有其不可替代的優(yōu)點(diǎn)，對(duì)自動(dòng)控制進(jìn)到補(bǔ)充作用。實(shí)施ERP后，要合理優(yōu)選自動(dòng)控制和手工控制，本著“有效控制”的原則，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)控制和手工控制的相互制衡，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化操作。

2.4 對(duì)預(yù)警系統(tǒng)發(fā)出的信號(hào)及時(shí)作出反應(yīng)

預(yù)警系統(tǒng)對(duì)糾錯(cuò)起到重要作用，預(yù)警系統(tǒng)指標(biāo)的多樣性和模型的復(fù)雜性對(duì)防范錯(cuò)誤進(jìn)到很好的屏障作用。ERP系統(tǒng)的實(shí)施過(guò)程中，根據(jù)實(shí)際情況，逐步形成內(nèi)控有關(guān)的各種基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)于與數(shù)據(jù)庫(kù)不匹配的操作信息，預(yù)警系統(tǒng)會(huì)及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)。操作人員收到預(yù)警信息后，應(yīng)查找錯(cuò)誤原因，及時(shí)采取有效地控制措施，加強(qiáng)整改、降低或避免風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，提升內(nèi)部控制的效果。

3 保證內(nèi)部控制有效實(shí)施的可行性建議以及對(duì)策

3.1 從實(shí)際出發(fā)加強(qiáng)協(xié)調(diào)與溝通

溝通是實(shí)施ERP系統(tǒng)的重要工具，ERP系統(tǒng)運(yùn)行是否順暢，不僅取決于員工的行為，還需要通過(guò)充分有效地溝通來(lái)協(xié)調(diào)。使每一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員知道什么時(shí)候應(yīng)以何種方式向誰(shuí)溝通什么信息。從而形成合力，以使企業(yè)效益最大化。

3.2 梳理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化業(yè)務(wù)范圍

ERP系統(tǒng)通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)的處理流程系統(tǒng)化，使業(yè)務(wù)人員和管理人員能夠高效快捷地對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行操作和控制。因此應(yīng)經(jīng)常組織ERP建設(shè)人員、業(yè)務(wù)人員和管理人員共同對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，尤其對(duì)新業(yè)務(wù)流程的梳理更是一項(xiàng)重要的內(nèi)容。根據(jù)梳理結(jié)果，對(duì)內(nèi)控體系建設(shè)的業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行優(yōu)化。經(jīng)業(yè)務(wù)相關(guān)各方共同審核確認(rèn)后，可以有效提升梳理優(yōu)化工作的效果。

3.3 對(duì)關(guān)鍵崗位授權(quán)進(jìn)行再清查

重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)關(guān)鍵崗位授權(quán)管理的清查，這是內(nèi)控的重要工作內(nèi)容。特別對(duì)關(guān)鍵崗位的操作人員，應(yīng)加強(qiáng)授權(quán)更應(yīng)著重管理，以使業(yè)務(wù)流程得到有效控制。對(duì)其他人員根據(jù)數(shù)據(jù)測(cè)試情況，決定是否可進(jìn)行實(shí)際操作。應(yīng)做好ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)和日志的備份工作，以便持續(xù)開(kāi)展清查工作。

3.4 復(fù)核自動(dòng)控制和手工控制制衡關(guān)系

自動(dòng)控制和手工控制的范圍明確后，還要經(jīng)常分析業(yè)務(wù)流程中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，復(fù)核自動(dòng)控制和手工控制的制衡效果。及時(shí)發(fā)現(xiàn)控制的“真空”地帶，并采取相關(guān)補(bǔ)救措施，優(yōu)選確定采取自動(dòng)控制還是手工控制。這是流程優(yōu)化的基礎(chǔ)和前提，也是實(shí)施全面風(fēng)險(xiǎn)管理的重要環(huán)節(jié)。

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