探討ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)會計的實時控制

王晶

摘 要：企業(yè)對會計系統(tǒng)進行控制，能建立高效的企業(yè)管理系統(tǒng)，從而提高企業(yè)的核心競爭力，全面掌握企業(yè)的會計信息，實現(xiàn)對內(nèi)部信息的有效掌控，進而建立科學的會計價值控制體制，提高企業(yè)的業(yè)務(wù)質(zhì)量和水平。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；企業(yè)會計；實時控制

一、ERP環(huán)境下會計實時控制理論

在經(jīng)濟全球化和新科技革命的推動下，企業(yè)之間競爭的范圍和規(guī)模都已擴大，企業(yè)與企業(yè)之間以及企業(yè)內(nèi)部各部門之間存在大量需要交換的物流、資金流和信息流，迫切要求企業(yè)建設(shè)具有高集成度的信息化系統(tǒng)，將企業(yè)的所有資源集成管理，實時控制。ERP企業(yè)資源管理系統(tǒng)的出現(xiàn)，實現(xiàn)了企業(yè)物流、資金流和信息流的實時反映，能為企業(yè)實時提供大量的會計信息，實時傳遞相關(guān)單據(jù)、實時處理相關(guān)數(shù)據(jù)，從而實現(xiàn)會計信息的實時披露。這也為會計信息系統(tǒng)的實時控制提供了平臺。實踐的進行促進了會計實時控制的創(chuàng)新和發(fā)展，用新的控制理論來指導(dǎo)實踐已經(jīng)成為現(xiàn)實。

作為一種新的會計控制觀，會計實時控制與傳統(tǒng)會計控制觀具有很大不同：在控制目標上，從“確保資產(chǎn)的安全完整或單一利潤最大化”發(fā)展成為“提高企業(yè)經(jīng)營效率和效益從而實現(xiàn)價值增值”；在控制內(nèi)容上，從“注重資本要素的單項變動控制”發(fā)展到“注重將企業(yè)看做一個整體，對企業(yè)實行價值鏈管理，實現(xiàn)了從單項控制到多維控制”的轉(zhuǎn)變；在控制方式上，實現(xiàn)了從適時控制向?qū)崟r控制轉(zhuǎn)變；在控制信息上，實現(xiàn)了從“利用會計信息或貨幣量”發(fā)展成利用“時間量、實物量、貨幣量”三量信息進行控制的轉(zhuǎn)變；在控制屬性上，實現(xiàn)了“企業(yè)從事后獲取會計信息”到“在企業(yè)經(jīng)營活動過程中實時獲取信息”，從事后走向事中，從靜態(tài)走向動態(tài)的轉(zhuǎn)變。

二、ERP系統(tǒng)環(huán)境信息化的企業(yè)會計實時控制管理

1、構(gòu)建內(nèi)部企業(yè)環(huán)境

企業(yè)內(nèi)部環(huán)境成為企業(yè)管理和控制的關(guān)鍵，也會影響到企業(yè)內(nèi)部員工的管理，企業(yè)的管理層需重點把握企業(yè)各部門的工作狀態(tài)，了解企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營效率，以維持企業(yè)的正常運營。而培養(yǎng)企業(yè)員工的職業(yè)素養(yǎng)和正確的價值觀，也是企業(yè)管理階層的重要工作，企業(yè)員工的綜合素質(zhì)得到提高，就能促進企業(yè)內(nèi)部工作順利進行。企業(yè)通過ERP系統(tǒng)，可直接轉(zhuǎn)換企業(yè)的會計信息，控制企業(yè)各項資金的流出和進入，實現(xiàn)實時記賬的效果，還能分析企業(yè)各種會計數(shù)據(jù)，增強數(shù)據(jù)歸納、總結(jié)、計算的準確度。企業(yè)增強對ERP系統(tǒng)會計人員的職業(yè)道德培訓(xùn)和經(jīng)營管理能力的提升，能有效轉(zhuǎn)變企業(yè)的會計數(shù)據(jù)信息，達到財務(wù)管理的目的。

2、完善企業(yè)的會計過程

企業(yè)的會計業(yè)務(wù)信息，可為企業(yè)的經(jīng)營活動提供一定的導(dǎo)向。企業(yè)運用ERP系統(tǒng)，可實時處理現(xiàn)有的會計業(yè)務(wù)，并對資金業(yè)務(wù)中的數(shù)據(jù)進行儲存，同時對數(shù)據(jù)庫內(nèi)的信息進行加工處理，為企業(yè)提供更有價值、更準確的信息。ERP系統(tǒng)能代碼設(shè)計企業(yè)的有用信息，并輸入相關(guān)的企業(yè)數(shù)據(jù)，對企業(yè)數(shù)據(jù)實施高效管理，確保企業(yè)數(shù)據(jù)信息能得到有效處理。盡管ERP系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)比較豐富、詳細，但是過多的數(shù)據(jù)輸入，會增加數(shù)據(jù)管理的工作量，因此，需對企業(yè)的財務(wù)會計數(shù)據(jù)與部分業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一化管理，才能發(fā)揮出ERP系統(tǒng)的管理效果。

ERP系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)會計管理的主要內(nèi)容包括以下幾點：一是管理企業(yè)的對外業(yè)務(wù)，控制企業(yè)經(jīng)營中涉及的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，存儲相關(guān)的數(shù)據(jù)信息；二是嚴格檢查企業(yè)數(shù)據(jù)資金的管理工作，經(jīng)ERP系統(tǒng)對數(shù)據(jù)資金實施記賬存儲；三是按照企業(yè)策劃方案內(nèi)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，開展企業(yè)的業(yè)務(wù)管理活動，ERP系統(tǒng)能更新企業(yè)的數(shù)據(jù)；四是經(jīng)企業(yè)的ERP系統(tǒng)會計模式，你呢更全面掌握資金的動向和數(shù)額，為計算企業(yè)的利潤額提供藍本。

三、優(yōu)化ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)會計實時控制的措施

1.建立全方位的原始業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)

在ERP環(huán)境下，由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)達，企業(yè)交易過程是在網(wǎng)上進行的，因而經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的依據(jù)是各種電子數(shù)據(jù)，它們通過網(wǎng)絡(luò)可以無時延地傳到企業(yè)各個部門。同時，通過企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，會計部門可查看其他部門正在發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，為管理和決策提供有用的信息。數(shù)據(jù)只需一次錄入，其他部門都可共享?？梢姡贓RP環(huán)境下，原始數(shù)據(jù)的形式發(fā)生了變化，搜集的方法發(fā)生了變化，傳遞的時效也發(fā)生了變化，因此建立基于網(wǎng)絡(luò)的全方位原始數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)是解決傳統(tǒng)信息采集、傳遞存在時間差的根本措施。

2.構(gòu)建會計實時信息處理系統(tǒng)

會計實時信息處理系統(tǒng)的關(guān)鍵就是要建立財務(wù)業(yè)務(wù)一體化信息處理流程，需要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以計算機網(wǎng)絡(luò)為平臺，將實時信息處理流程嵌入企業(yè)業(yè)務(wù)處理過程中，將財會人員工作嵌入經(jīng)營活動過程中，發(fā)揮其實時控制的作用，即改變財會人員的工作地點，使財會人員從財務(wù)部門延伸到各個業(yè)務(wù)部門，將財會工作由被動地、過濾地收集信息、整理信息、加工信息轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥亍⑷娴?、實時地收集和加工會計信息，利用會計信息系統(tǒng)直接關(guān)注實際業(yè)務(wù)過程，實時控制業(yè)務(wù)過程，抵御經(jīng)營風險。另一方面，將支持會計控制的各種控制準則嵌入會計控制系統(tǒng)，財會人員和各級管理者在遠離經(jīng)營活動場所時，可以利用會計信息系統(tǒng)對經(jīng)營活動過程進行實時控制。這樣，財會人員通過計算機網(wǎng)絡(luò)在業(yè)務(wù)活動執(zhí)行的同時，將業(yè)務(wù)事件信息輸入管理信息系統(tǒng)中，通過執(zhí)行業(yè)務(wù)規(guī)則和信息處理規(guī)則，生成集成信息，實現(xiàn)信息處理的動態(tài)化和實時化。

3.以實時信息處理為基礎(chǔ)，實現(xiàn)信息披露多元化

ERP系統(tǒng)通過企業(yè)各個環(huán)節(jié)的計算機網(wǎng)絡(luò)，經(jīng)濟業(yè)務(wù)一發(fā)生就輸人系統(tǒng)，系統(tǒng)同步互動，隨時提供在線、實時的會計記錄，使快速提供財務(wù)會計報表成為可能。而且，ERP系統(tǒng)通過計算機指令將會計信息重新匯總后，能支持多種組合的核算方式，設(shè)計能夠滿足多種用途的全面反映歷史信息、實時信息及未來預(yù)測信息的財務(wù)會計報告，實現(xiàn)會計信息披露多元化，改變原有的定期報告方式，隨機產(chǎn)生實時報告，并且根據(jù)實時控制的需要提供更加快捷、廣泛的會計信息，動態(tài)的、及時的向利益相關(guān)者提供所需會計信息，更好地發(fā)揮會計控制的作用。

4、根據(jù)實際需要再造會計業(yè)務(wù)流程

傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)流程由功能驅(qū)動，是各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)按發(fā)生先后順序進行處理的過程，而重組后ERP環(huán)境下的會計業(yè)務(wù)流程是事件驅(qū)動的。事件驅(qū)動會計信息具有獨特的信息傳遞流程：在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時，業(yè)務(wù)部門按照設(shè)定好的處理程序把數(shù)據(jù)存儲到業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)庫，業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)被稱為源數(shù)據(jù)，只經(jīng)過業(yè)務(wù)部門初步的加工，信息使用者根據(jù)自己的需要從系統(tǒng)中選擇信息，系統(tǒng)會預(yù)先設(shè)定信息處理代碼，信息使用者選擇信息時輸入信息處理代碼，ERP系統(tǒng)根據(jù)相應(yīng)的信息處理程序，加工處理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中信息，并把處理結(jié)果實時反饋給信息使用者。雖然ERP系統(tǒng)的應(yīng)用使企業(yè)在收集原始數(shù)據(jù)的過程中分散化，但卻實現(xiàn)了各項業(yè)務(wù)活動的數(shù)據(jù)存儲和數(shù)據(jù)處理的集成，最后實現(xiàn)了財會管理和業(yè)務(wù)過程管理的同步。

四、結(jié)束語

在ERP環(huán)境下，對會計信息進行實時控制，已成為企業(yè)加強會計信息系統(tǒng)運作效率、降低企業(yè)運營風險的重要內(nèi)容。因此，企業(yè)應(yīng)結(jié)合ERP環(huán)境下會計信息系統(tǒng)實時控制的特點，不斷創(chuàng)新實時控制的具體措施，充分考慮其可能產(chǎn)生的風險，提高實時控制管理水平，為企業(yè)創(chuàng)造更多經(jīng)濟效益。

參考文獻

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