論我國學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程規(guī)范化管理的缺位與補位

馬仁杰 許茹

摘 要：學(xué)生檔案不僅是個人成長的真實記錄，維護個人權(quán)益的原始憑證，也是服務(wù)個人升學(xué)就業(yè)的根本保證，其重要性不言而喻。四川瀘州“母親私拆女兒檔案”事件引發(fā)了社會公眾對學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的關(guān)注，暴露出我國學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作所存在的問題。有鑒于此，文章從管理缺位、主體缺位和宣傳缺位三個維度分析我國學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程規(guī)范化管理出現(xiàn)的問題，并據(jù)此提出完善我國學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程規(guī)范化管理的補位對策。

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案；轉(zhuǎn)遞流程；私拆檔案事件

近日，“母親私拆女兒檔案”事件引發(fā)了廣大網(wǎng)友的高度關(guān)注和熱烈討論。網(wǎng)絡(luò)輿情事件某種程度上是社會現(xiàn)象的一種外在表現(xiàn)形式和折射，“母親私拆女兒檔案”事件直接暴露出我國學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程管理所存在的問題。長期以來，我國學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程不規(guī)范、不及時等問題顯著，直接影響學(xué)生自身權(quán)益的保障與學(xué)生檔案工作水平的提升，這需要各方面共同努力，確保學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程規(guī)范和高效。因此，本文以“母親私拆女兒檔案”事件（以下簡稱“私拆檔案事件”）為切入點，思考我國學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程規(guī)范化管理的缺位現(xiàn)象，進而提出完善我國學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程規(guī)范化管理的補位對策。

一、 我國學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程規(guī)范化管理的缺位

1. 管理缺位

我國學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程中的管理缺位現(xiàn)象是指在學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程規(guī)范化管理工作中，相關(guān)部門沒有充分發(fā)揮職能作用，甚至在某些情境下出現(xiàn)了管理“真空”現(xiàn)象，導(dǎo)致學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞不及時、不規(guī)范。管理缺位的根本原因主要在于以下兩點：

一是法律制度缺位。2015年，中國郵政集團出臺《關(guān)于規(guī)范郵政機要通信渠道傳遞大學(xué)生檔案等有關(guān)工作的通知》；2023年，人社部、教育部出臺《關(guān)于積極穩(wěn)妥做好高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞接收工作的通知》，要求“加強高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞接收工作，規(guī)范檔案工作秩序，切實保障檔案安全”[1]。雖然上述通知對學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作作出了要求，但多為規(guī)范性文件，缺少國家法規(guī)層面的強制規(guī)定和有效約束。這表明我國學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程規(guī)范化管理的法規(guī)體系建設(shè)整體滯后，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞過程中的程序、要求、責(zé)任等方面缺乏明確的法規(guī)約束，使學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作增加了不確定性。例如，當(dāng)學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程中出現(xiàn)違法違規(guī)行為時，由于當(dāng)前尚無法規(guī)條文對學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程的追責(zé)機制和救濟途徑作出明確規(guī)定，違法違規(guī)人員難以得到相應(yīng)的懲罰和糾正，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程規(guī)范化管理的持續(xù)性和有效性受到較大影響。

二是監(jiān)管機制缺位?！蛾P(guān)于高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞有關(guān)事項的通知》《流動人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》等明確規(guī)定學(xué)生檔案應(yīng)通過郵政機要交通、郵政EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞或派專人轉(zhuǎn)遞，嚴禁個人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。但是在實際工作中，不同高校的學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作流程存在較大的差異，缺乏統(tǒng)一的轉(zhuǎn)遞標(biāo)準(zhǔn)和程序，學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞流程不規(guī)范。有的學(xué)校隨意將檔案交由學(xué)生本人自帶轉(zhuǎn)遞，也有學(xué)校存在學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞后沒有確認簽收導(dǎo)致學(xué)生檔案丟失的情況。導(dǎo)致上述亂象的根本原因在于檔案相關(guān)部門及工作人員對檔案轉(zhuǎn)遞流程失范的責(zé)任劃分不清晰，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程缺少專門的監(jiān)管機制。

2. 主體缺位

我國學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程規(guī)范化管理的主體缺位是指，學(xué)校檔案機構(gòu)及其管理人員的檔案服務(wù)力不足，在學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程中沒有盡到應(yīng)盡的職責(zé)，同時學(xué)生這一主體的檔案意識薄弱，在學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程中缺乏對流動狀態(tài)的持續(xù)關(guān)注，從而共同導(dǎo)致學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程失范現(xiàn)象的發(fā)生。

一是學(xué)生檔案的管理主體較為混亂?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》第二章第七條明確指出“高校檔案機構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機構(gòu)”[2]。但是在實際工作中，許多高校的檔案機構(gòu)沒有獨立建制，仍然隸屬于黨委（校長）辦公室、學(xué)生處等職能部門。在機構(gòu)設(shè)置不合理等因素影響下，部分高校未能嚴格按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，將學(xué)生檔案納入檔案部門集中統(tǒng)一管理范圍。

二是高校檔案管理人員配備數(shù)量和檔案工作水平有待改善。一方面，我國檔案管理人員配備普遍不足。近年來，我國高校招生規(guī)模不斷擴大，學(xué)生檔案數(shù)量激增，管理難度加大，但學(xué)生檔案管理人員的數(shù)量卻未隨之增加。此外，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作一般集中在學(xué)生畢業(yè)季，工作時限短且工作負荷大，這對檔案工作人員的數(shù)量提出較高的要求。學(xué)生檔案管理人員數(shù)量的增長速度與學(xué)生檔案數(shù)量激增、管理難度的迅速增加難以保持同步。另一方面，我國高校檔案管理人員專業(yè)水平有待提高。經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，學(xué)生檔案管理人員的專業(yè)化程度不高，只有約17%的學(xué)生檔案管理人員具有檔案學(xué)相關(guān)專業(yè)背景。[3]這意味著許多高校學(xué)生檔案管理人員缺少檔案基礎(chǔ)理論知識和專業(yè)技能，無法準(zhǔn)確把握學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的具體流程和詳細要求。

三是學(xué)生自身的檔案意識較為薄弱。學(xué)生檔案意識是指學(xué)生對檔案及檔案工作的基本認知和行為選擇。一方面，大多數(shù)學(xué)生更關(guān)注眼前的學(xué)習(xí)成績、考試和課程，較少關(guān)注自己的學(xué)生檔案，不了解學(xué)生檔案對于自身就業(yè)、深造和職業(yè)發(fā)展的重要性。另一方面，高校檔案機構(gòu)在學(xué)生檔案宣傳方面存在不足，導(dǎo)致學(xué)生對個人檔案關(guān)注度較低。

3. 宣傳缺位

我國學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程規(guī)范化管理的宣傳缺位是指高校檔案部門無法將學(xué)生檔案傳遞的具體流程和規(guī)范要求準(zhǔn)確、及時傳遞給社會公眾尤其是畢業(yè)生，致使社會公眾對檔案轉(zhuǎn)遞流程的了解程度有限?！八讲饳n案事件”沖上熱搜是社會檔案意識薄弱導(dǎo)致的。筆者在社交媒體平臺瀏覽了“私拆檔案事件”的相關(guān)評論后發(fā)現(xiàn)，社交媒體平臺中存在很多關(guān)于檔案及檔案工作的提問，但是由于許多答主不具有檔案從業(yè)經(jīng)歷和檔案專業(yè)背景，答復(fù)內(nèi)容大多專業(yè)化程度低，片面性明顯。這折射出我國學(xué)生檔案工作存在較為嚴重的宣傳缺位問題，集中表現(xiàn)在以下方面：

一是學(xué)生檔案宣傳力度不足。當(dāng)前，高校檔案部門開展檔案宣傳尚未實現(xiàn)常態(tài)化，相關(guān)宣傳活動多集中在國際檔案日、檔案法治宣傳月（周）等特殊時間節(jié)點，沒有形成系統(tǒng)性和連續(xù)性的傳播和引導(dǎo)，宣傳內(nèi)容關(guān)于學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程的主題較少。同時，高校檔案部門開展檔案宣傳多采用張貼海報、發(fā)放宣傳材料、舉辦講座等形式，形式單一、枯燥，難以引起學(xué)生的興趣和關(guān)注。

二是學(xué)生檔案宣傳工作中的社交媒體應(yīng)用有限。雖然部分高校檔案部門認識到社交媒體平臺的傳播效力，嘗試借助微信、微博等平臺開展學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程的宣傳工作，但是不同社交媒體平臺的用戶偏好、內(nèi)容形式和傳播機制等存在差異，我國高校檔案部門在不同平臺投放的宣傳內(nèi)容往往相似，缺乏針對性，導(dǎo)致用戶關(guān)注度低，內(nèi)容點擊量和閱讀量不高。可見，高校檔案部門利用社交媒體開展學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程宣傳效果甚微，檔案宣傳工作的信息供給與社會公眾的信息需求之間矛盾突出。

二、 完善我國學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程規(guī)范化管理的補位對策

1. 管理補位：建立健全長效管理機制

實現(xiàn)學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程規(guī)范化管理的核心要務(wù)在于建立健全長效的管理機制。筆者認為可從以下兩個方面著手：

一是健全相關(guān)法規(guī)。相關(guān)部門要盡快出臺針對學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程的專門法規(guī)條文，完善法規(guī)體系建設(shè)，厘清學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程中各環(huán)節(jié)的法律責(zé)任，明確學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的責(zé)任主體和追責(zé)方式，確保學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程中出現(xiàn)的違法違規(guī)行為能夠依法得到及時、有效的糾正和處罰，避免“人檔分離”，遏制“棄檔”“死檔”等現(xiàn)象的出現(xiàn)。

二是健全監(jiān)管機制。高校檔案部門要提高監(jiān)管意識，構(gòu)建暢通的監(jiān)管渠道，明確學(xué)生檔案管理部門及管理人員的法律責(zé)任，確保其以嚴謹?shù)膽B(tài)度開展學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。例如，高校檔案部門可以嘗試建立專門的申訴窗口，明確學(xué)生檔案工作的申訴流程和時限，及時處理學(xué)生在查詢個人檔案時存在的疑問或異議，有效提高學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的透明度和公正性。此外，隨著檔案信息化建設(shè)的全面推進，高校檔案部門可以借助技術(shù)手段實現(xiàn)對學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程的全面監(jiān)管。

2. 主體補位：理順學(xué)生檔案管理主體

首先，健全管理體制。各高校應(yīng)當(dāng)采取切實措施，認真貫徹落實《中華人民共和國檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合本校實際健全學(xué)生檔案管理體制，理順學(xué)生檔案管理主體，將學(xué)生檔案管理工作明確交由學(xué)校檔案館（室）集中統(tǒng)一管理，并由學(xué)校檔案部門制定學(xué)生檔案管理辦法，明確學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程和管理責(zé)任，消除因部門交叉而產(chǎn)生的學(xué)生檔案管理責(zé)任模糊和權(quán)限不明等問題，確保學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程的順暢和高效。

其次，及時增加學(xué)生檔案管理人員配備的數(shù)量。高校相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)本校實際情況制定合適的選人用人政策，以事業(yè)編制、人事代理、勞務(wù)派遣等多種形式招聘檔案學(xué)專業(yè)和相關(guān)專業(yè)畢業(yè)生，及時補充到學(xué)校檔案管理部門，確保學(xué)生檔案管理人員配備充足。此外，由于學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作集中在畢業(yè)季，高校應(yīng)當(dāng)鼓勵檔案部門從檔案學(xué)及相關(guān)專業(yè)的在校學(xué)生中臨時聘用學(xué)生檔案兼職人員，有效化解學(xué)生檔案管理人員數(shù)量不足與學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞時間緊、任務(wù)重的矛盾。例如，每年畢業(yè)季，安徽大學(xué)檔案館以勤工助管的形式臨時聘用在校生協(xié)助學(xué)生檔案管理人員開展學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作，確保學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程的高效率。

最后，提高學(xué)生檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。一方面，高校檔案部門應(yīng)支持和鼓勵學(xué)生檔案管理人員參加檔案資格考試和繼續(xù)教育，另一方面，高校檔案部門應(yīng)組織學(xué)生檔案管理人員參加校際檔案工作的交流，通過參加學(xué)生檔案管理經(jīng)驗交流會、研討會、案例分析會等方式，分享并學(xué)習(xí)學(xué)生檔案工作經(jīng)驗，優(yōu)化學(xué)生檔案管理人員的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)和技能，確保學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程的規(guī)范化管理。2022年，國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于進一步做好高校畢業(yè)生等青年就業(yè)創(chuàng)業(yè)工作的通知》，要求高校取消畢業(yè)生就業(yè)報到證，不再將就業(yè)報到證作為辦理高校畢業(yè)生檔案接收轉(zhuǎn)遞的必需材料。面對畢業(yè)學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞的新政策和新要求，高校檔案部門要及時組織學(xué)生檔案管理人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并要求學(xué)生檔案管理人員嚴格按照教育部規(guī)定規(guī)范學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程，落實檔案接收告知承諾制。

2.3 宣傳補位：增強社會檔案意識

檔案宣傳作為拉近公眾與檔案、檔案工作距離最直接、有效的方法，應(yīng)受到檔案部門的重視。[4]檔案宣傳最終的目的就是讓人們能夠走近檔案，了解檔案是什么，知悉檔案館的功能和作用以及檔案和檔案工作能夠為我們帶來怎樣的幫助。[5]為增強我國社會檔案意識，提升學(xué)生檔案宣傳效果，高校檔案部門需要實現(xiàn)宣傳補位。

首先，形成宣傳工作機制。高校檔案部門要將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程的宣傳工作列入檔案部門議事日程和年度工作計劃，加強學(xué)生檔案宣傳的力度，建立學(xué)生檔案宣傳活動常態(tài)化機制和宣傳效果動態(tài)增長機制。同時，高校檔案部門需創(chuàng)新學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程的宣傳形式，提升宣傳效果，擴大學(xué)生檔案工作宣傳的范圍和影響力。例如，高校檔案館（室）可將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程納入“新生第一課”或“畢業(yè)生最后一課”，向高校畢業(yè)生講清學(xué)生檔案的功能作用、利用手續(xù)和查檔流程。

其次，制定合適的宣傳策略。學(xué)生檔案管理人員應(yīng)全面了解并掌握不同社交媒體平臺在用戶畫像、功能特點、算法推薦模式等方面存在的差異，根據(jù)學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程規(guī)范化管理相關(guān)內(nèi)容的特點，依照不同平臺的算法機制選擇合適的內(nèi)容生產(chǎn)策略。例如，抖音以短視頻為主要形式，高校檔案部門可以通過制作短視頻，以生動、有趣的方式分享學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程；知乎更注重專業(yè)性的知識分享，高校檔案部門可以在知乎上發(fā)布權(quán)威觀點，表達正面聲音，探討學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的熱點、難點問題。

最后，加強對有關(guān)輿情的關(guān)注。高校檔案部門需要及時跟蹤并回應(yīng)學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作相關(guān)網(wǎng)絡(luò)輿情事件。根據(jù)輿情事件的內(nèi)容和影響力，高校檔案部門要及時制定學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞流程宣傳策略，解答公眾的關(guān)切和疑慮。比如，高校檔案部門可以主動組織開展網(wǎng)絡(luò)直播活動，邀請專業(yè)的學(xué)生檔案管理人員和權(quán)威的檔案學(xué)專家進行熱點事件的專題解讀，并針對廣大網(wǎng)友提出的相關(guān)問題提供專業(yè)的解答，確保答復(fù)內(nèi)容的可信度和權(quán)威性，從而有效增強社會公眾的檔案意識。

注釋與參考文獻

[1]人力資源社會保障部辦公廳 教育部辦公廳關(guān)于積極穩(wěn)妥做好高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞接收工作的通知[EB/OL].[2023-06-13].https：//www.gov.cn/zhengce/zhengceku/202306/ content_6886866.htm.

[2]高等學(xué)校檔案管理辦法[EB/OL].[2023-06-26]. https：//www.gov.cn/flfg/2008-09/12/content_1093980.htm.

[3]張鑫楠. 高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀調(diào)查[d].沈陽：遼寧大學(xué)，2020.

[4]魏扣，李子林，郝琦.社交媒體應(yīng)用于檔案知識服務(wù)的SWOT分析[J].檔案學(xué)研究，2019（1）：69-74.

[5]宋健.我國檔案意識發(fā)展演變研究[d].哈爾濱：黑龍江大學(xué)，2018.