當代高校學(xué)生檔案管理研究

米軍

摘要： 當代高校學(xué)生檔案分別記錄著在校大學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活、健康狀況、社會關(guān)系、家庭組員及實踐活動等其他檔案資料，這些在校學(xué)生檔案的管理給畢業(yè)后的生活和工作添加一份價值，以便于走向社會可以讓企業(yè)更好的了解學(xué)生。由此可以看出，高校學(xué)生檔案管理的重要性是不容忽視的一項管理工作。在當代管理學(xué)生檔案管理中，要面對更專業(yè)的管理問題和高效快捷的管理方法，要科學(xué)的管理學(xué)生檔案制度和現(xiàn)代化信息技術(shù)管理高校學(xué)生檔案。為此，介紹了當代高校學(xué)生檔案管理的的作用，分析了高校學(xué)生檔案管理存在的問題，并提出解決問題的策略和辦法，進一步完善了學(xué)生檔案的管理體制。更好的做高校學(xué)生檔案管理工作，有不足之處敬請指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)生檔案；管理

中圖分類號：F27文獻標識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2016.14.023

1高校學(xué)生檔案管理中存在的問題

在高校學(xué)生檔案管理中存在著很多問題。學(xué)生檔案信息不夠完善，從檔案的管理內(nèi)容看主要表現(xiàn)在，社會活動和學(xué)習(xí)成績，學(xué)生的個性化發(fā)展顯現(xiàn)的比較少。管理模式比較落后；檔案管理隊伍的建設(shè)和管理人員的綜合素質(zhì)提高；管理專業(yè)技能的有待提高，管理檔案工作標準和規(guī)范化不夠?qū)I(yè)；制度方面跟不上時代的步伐等問題。這些給檔案管理工作造成了不變，也給學(xué)生的信息傳遞造成了一定的影響。

1.1高校學(xué)生檔案管理技能人才的缺失

根據(jù)時代的發(fā)展科技進步高校要學(xué)生檔案管理工作，就要有管理學(xué)生檔案管理的專業(yè)技術(shù)人才。在當代我國高校學(xué)生檔案管理，大多數(shù)工作人員沒有專業(yè)的學(xué)生檔案管理培訓(xùn)。一般來說，高校檔案管理工作人員的年齡相對較大，對現(xiàn)代科技信息接受能力相對較弱，且對學(xué)生檔案管理工作的重視程度相對較低，他們對學(xué)生檔案工作不夠重視，不能跟上時代的發(fā)展和潮流，從而制約著高校學(xué)生檔案管理面向現(xiàn)代化和國際化發(fā)展。

1.2檔案管理制度存在的問題

根據(jù)我國檔案管理法，相對指定高校學(xué)生檔案管理制度，很多高校的管理制度只是模糊界定了部分內(nèi)容，沒有明確指出操作的具體實踐方案及管理辦法，沒有明確管理職責，沒有做到讓管理員有依有據(jù)的操作，從而給管理檔案工作造成了很多的漏洞，同時也是制度的不完善造成工作人員對學(xué)生檔案管理的重要性失去了一定的管理意義。

1.3高校學(xué)生檔案管理相對落后

科技信息發(fā)展水平不斷的提高，高校學(xué)生檔案管理工作也能迅速發(fā)展運用到高校學(xué)生檔案管理當中去。然而高校工作人員的意識不到，導(dǎo)致了高校學(xué)生檔案管理信息化水平相對較低。仍然使用老舊的管理方法管理，顯然是工作強度越來越大，工作效率越來越低，相應(yīng)的影響了整體的發(fā)展作用，促使其他利用檔案的有關(guān)部門和院校，不能共同的發(fā)展，影響了充分共享的效果，制約了學(xué)生檔案管理信息化發(fā)展。

1.4缺乏當代高校學(xué)生檔案管理思想意識

當代高校領(lǐng)導(dǎo)與學(xué)生檔案管理相關(guān)工作人員對學(xué)生檔案管理工作的意識和態(tài)度都不是十分的重視，經(jīng)過實踐和工作中可以看出他們認為檔案管理工作處于可有可無的，沒有實際的價值，在缺乏學(xué)生管理意識情況下，投入人力物力財力來結(jié)合現(xiàn)代科技信息管理的模式是非常困難的。這也是很難實現(xiàn)的，這樣就營銷了高校學(xué)生檔案管理工作的發(fā)展。促使了高校學(xué)生檔案管理人員領(lǐng)導(dǎo)和高校學(xué)生檔案管理意識上的錯誤，缺乏積極主動創(chuàng)新的精神。

2面對當代高校學(xué)生檔案管理存在問題的決策

2.1建立高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)

建立標準化，科學(xué)的管理高校學(xué)生檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)當代高校學(xué)生檔案管理信息化。利用現(xiàn)代科技信息和發(fā)達的計算機技術(shù)，利用網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)和軟件開發(fā)人才建立符合當代社會發(fā)展的高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)。按照當代現(xiàn)代信息技術(shù)標準和規(guī)范的建立系統(tǒng)。如：歸檔內(nèi)容，安全維護，數(shù)據(jù)信息的采集，學(xué)生在校期間的各個環(huán)節(jié)，有需要記錄檔案的都需要納入系統(tǒng)當中去。其目的是規(guī)范檔案管理人員的操作性強，辦事效率高，更重要的是做好了與教學(xué)工作和學(xué)生相關(guān)工作部門的信息化系統(tǒng)對接。匯總學(xué)生信息，實現(xiàn)學(xué)生自愿信息共享，有利于更高效率的工作和利用信息。這樣檔案管理工作人員效率才能夠符合當代社會的需求。

另外還要加強高校檔案管理系統(tǒng)安全問題，建設(shè)強有力支撐的防火墻措施，避免信息的遺漏和丟失。

2.2當代高校檔案管理人才需要培養(yǎng)

檔案管理人員的培養(yǎng)可以提高檔案管理質(zhì)量，也能夠提高管理效率。加大對學(xué)校各個部門的銜接工作。因此高校檔案管理人員需要培訓(xùn)專業(yè)技能知識也要培訓(xùn)管理人員綜合素質(zhì)問題是十分必要的。綜合素質(zhì)和管理技能要跟上當代信息發(fā)展的需求。培訓(xùn)當代科技信息內(nèi)容，計算機應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)，檔案管理專業(yè)技能，學(xué)生信息分析和信息處理能力等方面，綜合不定期的培訓(xùn)逐步符合當代檔案管理的需求，主動認識和學(xué)習(xí)到檔案管理工作也是不容忽視的主要內(nèi)容，讓其認識到檔案管理的重要性。

2.3當代高校學(xué)生檔案管理意識需要提高

有了健全的機制和管理辦法，不是擺設(shè)而是要運用到實際當中去，潛移默化的過程進行提高檔案管理意識，從領(lǐng)導(dǎo)層面到基層工作人員加大力度，認識到檔案管理的重要性。有了學(xué)生信息，根據(jù)學(xué)生信息了解學(xué)生，也有利于對學(xué)生的管理工作，不是單純的管理檔案，要根據(jù)檔案信息開展學(xué)生的素質(zhì)教育，等各方面培養(yǎng)，還是有著十分重要的意義的。打破常規(guī)的管理意

基金項目：本文系天津師范大學(xué)教育科學(xué)研究基金項目：高校固定資產(chǎn)精細化管理的問題與對策；項目編號：52WT1517；項目負責人：陳亞敏；負責人所在系別：固有資產(chǎn)管理處。

作者簡介：陳亞敏（1988-），女，河南鄭州人，天津師范大學(xué)碩士研究生，研究方向：高校固定資產(chǎn)管理。識，促使高效率的管理，科技信息化管理，智能化管理，讓其檔案管理也在教學(xué)和實踐當中發(fā)揮作用。所以提高高校學(xué)生檔案管理工作還是十分重要的一項艱巨任務(wù)。

3當代高校學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新研究

3.1加強高校學(xué)生檔案管理工作

根據(jù)實際情況，結(jié)合實際問題進行分析，準確把握學(xué)生管理檔案的問題所在，采取正確的措施進行解決處理。加強學(xué)生檔案信息類別，改變陳舊的歸檔方式，結(jié)合每個學(xué)生的特點，充分顯示學(xué)生的個性化發(fā)展，使學(xué)生檔案個性化，能夠反映出學(xué)生的能力和心理變化的內(nèi)容等。

3.2實時跟上時代步伐面對現(xiàn)代化模式

社會的發(fā)展和科技的進步，社會需求人才也在一直發(fā)生著變化，以往的檔案管理工作和服務(wù)范圍滿足不了現(xiàn)代教學(xué)和以后工作的需要，現(xiàn)在檔案管理只是被動的提供信息服務(wù)，對趨勢的轉(zhuǎn)變和現(xiàn)代化模式認識不夠充分，對社會的需求不能發(fā)揮重要職能，所以要及時的轉(zhuǎn)變管理模式圍繞人才目標和培養(yǎng)就業(yè)進行檔案管理，適應(yīng)當代高校學(xué)生檔案管理的模式。

3.3制定高校檔案管理規(guī)范制度

建立完善的管理制度，配合規(guī)范的當代管理系統(tǒng)，提升高校檔案管理工作效率。按照管理制度，從建檔到歸檔，都要按照系統(tǒng)和管理規(guī)范制度來操作，保證學(xué)生檔案的連續(xù)性和系統(tǒng)性，促使檔案管理有依有據(jù)，有制度可循，規(guī)范的制度需要配合高素質(zhì)人員進行嚴格的操作和管理，加強管理員和領(lǐng)導(dǎo)層的培訓(xùn)和隊伍建設(shè)。掌握和熟悉規(guī)章制度及當代高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)。

總之，當代高校的學(xué)生檔案管理是提升學(xué)校管理水平的重要部分，能夠?qū)W(xué)生在校情況做最為完整的記錄，要能夠充分保證檔案信息的收集以及歸檔等各個環(huán)節(jié)的管理科學(xué)性。只有從多方面加強對學(xué)生檔案的管理，才能有助于學(xué)生檔案管理工作的完善。所以高校的檔案管理具有一定價值。在高校學(xué)生檔案里記錄著學(xué)生的個人履歷和思想品德及學(xué)習(xí)成績；健康狀況；社會關(guān)系；家庭組成；備考信息等其他檔案資料，這些檔案信息客觀的反映在校大學(xué)生的方方面面，以便走向社會，可以作為考核的參考依據(jù)。

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