多媒體技術(shù)在高校檔案信息化管理中的應(yīng)用

黃帥

摘 要 隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化成為社會(huì)發(fā)展的主流。多媒體技術(shù)作為一種先進(jìn)的信息技術(shù)，已經(jīng)在高校檔案管理中得到廣泛應(yīng)用。本文從多媒體的角度進(jìn)行闡述，通過討論多媒體技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用，同時(shí)提出相應(yīng)的政策建議，為高校在檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用多媒體技術(shù)提供參考。

關(guān)鍵詞 檔案管理；多媒體技術(shù)；學(xué)生檔案

中圖分類號 TP39 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 文章編號 1674-6708（2015）136-0064-02

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，推動(dòng)了信息化技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息已經(jīng)由原來單純的文字信息，逐漸轉(zhuǎn)為由文字、圖像和聲音等多媒體構(gòu)成的綜合信息。高校在組織開展檔案工作的過程中，通過推廣使用多媒體技術(shù)，在一定程度上使得檔案信息資源得到進(jìn)一步的開發(fā)利用。然而，在走訪參觀高校檔案館或檔案室的過程中發(fā)現(xiàn)，利用多媒體采集檔案信息的現(xiàn)象在各大高校普遍存在，根本沒有對多媒體技術(shù)進(jìn)行深層次的開發(fā)和應(yīng)用。針對這一問題，本文進(jìn)一步分析高校學(xué)生檔案管理中存在的問題，通過對檔案工作的管理手段、信息環(huán)境等進(jìn)行改善，不斷豐富高校檔案管理功能。

1 高校學(xué)生檔案管理存在的問題

1.1 學(xué)生檔案管理意識薄弱

為了全面提升人才素質(zhì)，國家鼓勵(lì)高校擴(kuò)大招生規(guī)模，在這種情況下，大學(xué)生數(shù)量迅速增加，隨之而來的問題是學(xué)生檔案也在增多。由于學(xué)生檔案需要伴隨學(xué)生的一生，因此需要利用多媒體技術(shù)延長學(xué)生檔案信息的存儲時(shí)間。即便如此，學(xué)生檔案管理工作的重要性，依然沒有受到高校的重視，主要表現(xiàn)為：1）學(xué)生檔案工作的重要性和必要性，沒有得到高校領(lǐng)導(dǎo)和老師的充分認(rèn)識。2）學(xué)生檔案工作無關(guān)緊要，認(rèn)為隨便應(yīng)付一下就可以。許多高校受這種思想的影響和制約，沒有建立專門的機(jī)構(gòu)對學(xué)生檔案進(jìn)行管理，同時(shí)開發(fā)使用多媒體技術(shù)對學(xué)生檔案信息實(shí)施信息化管理，進(jìn)而在一定程度上弱化了學(xué)生檔案管理工作的重要性。

1.2 學(xué)生檔案管理缺乏規(guī)范性

對于高校來說，沒有利用多媒體技術(shù)對學(xué)生檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，主要表現(xiàn)為：1）學(xué)生檔案管理權(quán)限不明確。在當(dāng)前，雖然高校都建立了相應(yīng)的檔案館，使用了一些多媒體技術(shù)，但是，在檔案館的管理工作中，沒有重點(diǎn)突出利用多媒體對檔案信息進(jìn)行管理的重要性。在運(yùn)行管理模式方面，各高校并沒有對學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一，例如有的高校由學(xué)生處負(fù)責(zé)管理學(xué)生檔案，有的高校由招生就業(yè)處對學(xué)生檔案進(jìn)行負(fù)責(zé)。對于學(xué)生檔案來說，由于缺乏專門管理機(jī)構(gòu)的明確管理，同時(shí)沒有明確劃分職責(zé)，使得多媒體技術(shù)在檔案管理中顯得比較分散。2）管理學(xué)生檔案的方式比較粗放。高校在日常工作中，基本由學(xué)生管理者組織開展學(xué)生檔案的整理工作，這些檔案管理人員由于僅接受過簡單的培訓(xùn)，普遍缺乏檔案專業(yè)技能，根本不能駕馭多媒體技術(shù)，使得多媒體技術(shù)成為擺設(shè)。另外，由于參加整理檔案工作的時(shí)間比較短，并且檔案管理工作量比較大，進(jìn)而在一定程度上降低了檔案整理工作質(zhì)量，“缺、漏、錯(cuò)”等現(xiàn)象在學(xué)生檔案中普遍存在。3）缺乏健全的管理機(jī)制。對于部分高校來說，由于沒有建立健全實(shí)時(shí)的學(xué)生檔案歸檔機(jī)制，學(xué)生的檔案基本上都是畢業(yè)前夕突擊整理的，這種整理學(xué)生檔案的模式，影響了學(xué)生檔案的及時(shí)性和有效，同時(shí)也就喪失了檔案的價(jià)值。

1.3 檔案管理資金不足

通過多媒體信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，通常情況下需要大量資金的支持。這是因?yàn)?，建立多媒體光盤網(wǎng)絡(luò)硬件環(huán)境需要資金，并且隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)硬件的降價(jià)速度不斷加快，在這種情況下會(huì)加快多媒體配件的降價(jià)速度。例如，用于采集圖像的視頻卡等硬件，據(jù)權(quán)威機(jī)構(gòu)調(diào)查顯示，在三年的時(shí)間里更新了四代。另外，需要花錢購買軟件。在當(dāng)前環(huán)境下，盡管盜版橫行，但是，使用正版的軟件對于開發(fā)者來說這是根本，這樣才能進(jìn)一步確保自己工作的進(jìn)度，同時(shí)能夠保證與用戶的利益。為此，高校需要支付高昂的費(fèi)用，但是，高校在學(xué)生檔案管理方面投入的管理資金明顯不足，進(jìn)而在一定程度上制約了多媒體技術(shù)在檔案管理方面的應(yīng)用。

2 高校在檔案信息化管理中應(yīng)用多媒體技術(shù)的措施

對于高校來說，通過檔案對學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活進(jìn)行記錄，通常情況下，這是高校進(jìn)行學(xué)校管理和教學(xué)的原始記錄，在一定程度上見證了學(xué)校的歷史發(fā)展。同時(shí)，學(xué)生檔案作為一個(gè)信息資源庫，是學(xué)校建設(shè)、師資培養(yǎng)的基礎(chǔ)。通過使用檔案管理系統(tǒng)，可以幫助學(xué)生利用網(wǎng)絡(luò)查詢檔案信息。但是，這種查詢方式，會(huì)進(jìn)一步制約整個(gè)檔案館（室）的館藏內(nèi)容和作用。對此，可以利用多媒體技術(shù)，通過多媒體視頻講解館藏結(jié)構(gòu)、館藏的分類，進(jìn)一步提高檔案信息的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。為此，高?？梢詮囊韵路矫嬷?。

2.1 樹立檔案信息化意識，完善檔案工作條件

對于高校來說，對學(xué)生檔案進(jìn)行管理，這是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，做好學(xué)生檔案管理工作，在一定程度上可以有效地提高學(xué)生管理水平，同時(shí)也可以幫助大學(xué)生成才。在學(xué)生檔案管理方面，無論是檔案管理者，還是工作人員需要給予高度的重視，做好學(xué)生檔案管理工作，強(qiáng)化檔案管理工作的責(zé)任感、使命感等。在學(xué)生檔案管理工作中，高校需要給予資金支持，同時(shí)幫助檔案管理人眼樹立信息化意識，不斷適應(yīng)信息化環(huán)境，提高學(xué)生檔案的管理水平。

2.2 建立多媒體檔案管理系統(tǒng)，提高學(xué)生檔案管理的信息化水平

在組織開展學(xué)生檔案信息化管理工作的過程中，高校需要建立多媒體信息化檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確管理規(guī)范。對此，高?？梢猿浞掷眯@網(wǎng)絡(luò)，對現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，以及軟件開發(fā)人等進(jìn)行充分的利用，積極開發(fā)多媒體檔案管理系統(tǒng)，對學(xué)生的檔案信息進(jìn)行信息化管理。在開發(fā)應(yīng)用多媒體檔案管理系統(tǒng)的過程中，需要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容、數(shù)據(jù)采集、信息維護(hù)等進(jìn)行明確，一方面確保檔案信息管理系統(tǒng)的可操作性，另一方面提高多媒體檔案信息的準(zhǔn)確性，為實(shí)現(xiàn)多媒體檔案管理的信息化水平提供保障。

2.3 建立健全工作機(jī)制，對多媒體檔案實(shí)施規(guī)范化管理

高校利用多媒體技術(shù)對學(xué)生檔案實(shí)施管理的過程中，需要建立完善的協(xié)調(diào)機(jī)制，必要的情況下，可以組織成立領(lǐng)導(dǎo)小組，明確管理機(jī)構(gòu)，對學(xué)生多媒體檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，結(jié)合高校內(nèi)部學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際情況，通過加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)與各部門之間的關(guān)系，采取相應(yīng)的措施，在多媒體檔案信息管理方面形成合力。

3 結(jié)論

綜上所述，在息化時(shí)代，隨著檔案信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，高校需要采取措施，對檔案管理措施進(jìn)行改革與創(chuàng)新，在更大范圍、更高程度上推廣應(yīng)用多媒體技術(shù)。同時(shí)，我們需要對多媒體技術(shù)給檔案管理工作帶來的沖擊給予高度的關(guān)注，樹立全新的觀念和意識，不斷拓寬多媒體技術(shù)的應(yīng)用。在新的歷史條件下，只有這樣才能組織好高校檔案管理工作，在一定程度上推動(dòng)高校檔案事業(yè)的快速發(fā)展。對于學(xué)生個(gè)體來說，檔案信息作為最原始、最真實(shí)的歷史記錄，在個(gè)人發(fā)展中，發(fā)揮著重要的作用。在信息化背景環(huán)境下，利用多媒體技術(shù)對學(xué)生的檔案原件進(jìn)行掃描、壓縮，同時(shí)借助光盤海量存儲，進(jìn)一步打印輸出原件。在這種情況下，可以提高學(xué)生檔案信息的輸入效率，并且縮小存儲空間，延長保存時(shí)間。對于高校檔案管理人員來說，通過多媒體技術(shù)對學(xué)生檔案信息進(jìn)行管理，一方面可以激發(fā)自身組織開展檔案管理工作的積極性，另一方面借助激勵(lì)措施，引導(dǎo)他們積極參與，共同做好學(xué)生檔案管理工作。

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