試析獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)問題與改進(jìn)措施

嚴(yán)春花

摘要：當(dāng)前獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理工作在體系、人才、意識、制度等方面尚存不少問題，需要有的放矢地采取保障獨(dú)立性、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)、提高檔案意識、完善管理制度等措施加以改進(jìn)，以整體提升獨(dú)立學(xué)院的辦學(xué)能力和針對學(xué)生的服務(wù)能力。

關(guān)鍵詞：獨(dú)立學(xué)院；學(xué)生檔案；管理工作；問題；措施

中圖分類號：G47

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1001-0475（2015）11-0089-02

2008年4月1日，教育部頒布《獨(dú)立學(xué)院設(shè)置與管理辦法》，明確提出了規(guī)范獨(dú)立學(xué)院持續(xù)、健康、穩(wěn)定發(fā)展的若干要求。隨著這一辦法的頒布，獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理工作的重要性及其改進(jìn)逐漸被獨(dú)立學(xué)院所重視，學(xué)生檔案管理工作也成為獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)與發(fā)展不可回避的重要問題。學(xué)生檔案作為獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)與發(fā)展原始記錄的重要內(nèi)容之一，是衡量獨(dú)立學(xué)院管理水平與教育質(zhì)量的重要參考，對獨(dú)立學(xué)院參與各項(xiàng)評估、評建工作至關(guān)重要。然而，自1999年正式誕生以來，全國三百余所獨(dú)立學(xué)院在學(xué)生檔案管理工作方面總體還處于薄弱或起步階段。因此，如何讓學(xué)生檔案更好地服務(wù)獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)決策以及學(xué)院各項(xiàng)管理、教學(xué)工作，并最大程度實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的價(jià)值，是相關(guān)教育、行政機(jī)構(gòu)以及研究人員必須深入思考的課題。

一、獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案的要件與作用

一般而言，獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案指的是學(xué)生從高考錄取至畢業(yè)這一時(shí)間段的各種檔案材料。其要件一般包括十項(xiàng)內(nèi)容，即：高中畢業(yè)生登記表、入團(tuán)、入黨材料等高考檔案；入學(xué)體檢表等錄取檔案；記錄學(xué)生外語水平、特長愛好、綜合能力等各方面情況的在校在讀檔案；學(xué)生學(xué)年與實(shí)習(xí)鑒定表；記錄退學(xué)、停學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)等信息的學(xué)籍變更表；記錄學(xué)生在校期間獎懲情況的檔案；包括入團(tuán)、入黨申請書、志愿書、思想?yún)R報(bào)等在內(nèi)的團(tuán)籍、黨籍檔案；學(xué)生心理健康評估材料；學(xué)生家庭經(jīng)濟(jì)情況材料；包括畢業(yè)生登記表、成績單、學(xué)籍卡、體

檢表、就業(yè)報(bào)到證等在內(nèi)的畢業(yè)檔案。此外，個別獨(dú)立學(xué)院還將學(xué)生畢業(yè)離校后的教育質(zhì)量追蹤調(diào)查情況也納入了學(xué)生檔案要件，這類檔案被稱為后續(xù)檔案。

獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案意義重大。首先，獨(dú)立學(xué)院學(xué)生的思想教育工作離不開學(xué)生檔案。一方面，學(xué)生檔案記錄著學(xué)生各方面的實(shí)際情況，對思想教育工作的針對性、實(shí)效性而言是不可或缺的參考材料。另一方面，獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案的建立，有助于學(xué)生及早調(diào)動自己的進(jìn)取積極性，自覺、努力獲得豐碩的學(xué)習(xí)成果與豐富的學(xué)習(xí)經(jīng)歷。其次，獨(dú)立學(xué)院進(jìn)行教學(xué)改革、學(xué)科設(shè)置離不開學(xué)生檔案。學(xué)生的畢業(yè)檔案和畢業(yè)后續(xù)檔案中的反饋信息對于以學(xué)生就業(yè)為生命線的獨(dú)立學(xué)院而言，有著指導(dǎo)專業(yè)調(diào)整、課程設(shè)置、教學(xué)改革的重要意義，是推動獨(dú)立學(xué)院提高辦學(xué)質(zhì)量、明確辦學(xué)目標(biāo)、完善運(yùn)行機(jī)制、提升管理水平、緊跟社會需求、不斷創(chuàng)新發(fā)展的重要參考材料。最后，獨(dú)立學(xué)院檔案體系的完整離不開學(xué)生檔案。檔案體系是包括獨(dú)立學(xué)院在內(nèi)的每一所高等院校必須具備的一套系統(tǒng)，而學(xué)生檔案無疑是這個體系當(dāng)中的重要分支和組成部分。獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案如實(shí)記錄了學(xué)生從高中畢業(yè)到大學(xué)畢業(yè)的成績優(yōu)劣、能力大小、素質(zhì)高低，是用人單位選人、用人的主要依據(jù)，更是反映全社會青年整體狀況的數(shù)據(jù)來源。

二、獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)狀與問題

（一）學(xué)生檔案管理工作體系不健全

獨(dú)立學(xué)院創(chuàng)辦發(fā)展時(shí)間比較短，不少獨(dú)立學(xué)院實(shí)際上并沒有實(shí)現(xiàn)真正的獨(dú)立，對母體院校的依賴不同程度存在。即便擁有獨(dú)立法人地位，獨(dú)立學(xué)院仍然經(jīng)常接收和執(zhí)行母體院校的管理指令，成為“校中校”。該狀況帶來的后果是，獨(dú)立學(xué)院在未明確的責(zé)權(quán)利關(guān)系下，教育部明文規(guī)定的“董事會領(lǐng)導(dǎo)下的院長負(fù)責(zé)制”很難落實(shí)，即董事會不領(lǐng)導(dǎo)、院長難負(fù)責(zé)，相對母體院校而言，這種獨(dú)立學(xué)院與二級學(xué)院并無二異。與之相伴隨的是，獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理工作也很難形成獨(dú)立體系，在實(shí)際管理工作中不得不面對無序、被動所帶來的諸多問題。例如有些檔案材料在學(xué)生入校時(shí)收錄在母體院校的檔案室，后因權(quán)責(zé)不明確而沒有轉(zhuǎn)到獨(dú)立學(xué)院，以至于學(xué)生畢業(yè)后相關(guān)檔案沒能及時(shí)轉(zhuǎn)出甚至丟失。

（二）學(xué)生檔案管理工作人才缺乏

為了避免諸如上述問題和麻煩的出現(xiàn)，不少獨(dú)立學(xué)院干脆將學(xué)生檔案管理工作歸屬在母體院校管轄權(quán)下，而且并不視之為權(quán)宜之計(jì)，而是想“能不管就不管、不好管就不管”，從而影響了獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案專業(yè)化管理隊(duì)伍的建立，對獨(dú)立學(xué)院及其學(xué)生檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展帶來了負(fù)面影響。此外，即便有專門的學(xué)生檔案管理工作人員，獨(dú)立學(xué)院對他們的管理也比較松懈，以至于不少專業(yè)人員入職后不僅不思進(jìn)取，還經(jīng)常不認(rèn)真履行自己的管理職責(zé)，為學(xué)生提供的檔案管理服務(wù)質(zhì)量不高，引起學(xué)生的不滿。究其原因，一方面在于獨(dú)立學(xué)院對專業(yè)人員未能進(jìn)行科學(xué)有效管理，另一方面在于高素質(zhì)檔案管理人才對于在獨(dú)立學(xué)院從業(yè)興趣不大，與獨(dú)立學(xué)院相比，他們更愿意選擇到自主權(quán)和管理權(quán)更大的母體院校檔案部門從業(yè)。

（三）學(xué)生檔案管理工作意識薄弱

受各方面條件制約，當(dāng)前獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作的重要性大多只停留在各種文件或研究報(bào)告中，獨(dú)立學(xué)院管理層以及師生員工在實(shí)際工作、學(xué)習(xí)中強(qiáng)化學(xué)生檔案管理工作的意識比較薄弱。獨(dú)立學(xué)院管理層往往偏重于教育教學(xué)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，認(rèn)為學(xué)生檔案管理工作很難在議事日程上排在相對緊要的位置，導(dǎo)致對學(xué)生檔案工作的習(xí)慣性不重視，相關(guān)資金投入也就很難跟上需求。硬件設(shè)施不足、軟件管理不力反過來更加弱化了學(xué)生檔案管理工作的積極性。此外，從事獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理工作的人員也亟待強(qiáng)化工作、履職意識。由于部分人員的工作懈怠，學(xué)生檔案流失的情況時(shí)有發(fā)生，造成的損失也無法彌補(bǔ)。當(dāng)然，這也與獨(dú)立學(xué)院不重視相關(guān)從業(yè)人員的福利待遇有很大關(guān)系。

（四）學(xué)生檔案管理工作制度不規(guī)范

由于起步晚，獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理工作制度建設(shè)也比較滯后。有些獨(dú)立學(xué)院沒有將學(xué)生管理活動中產(chǎn)生的新檔案歸檔，對分散的學(xué)生檔案材料也不能及時(shí)收集和立卷，相關(guān)工作的隨意性很大。這種沒有制度規(guī)范的檔案收集使須要收集的檔案沒能收到，不須要收集的反而收集到了。此外，對學(xué)生檔案形式的規(guī)范也比較欠缺，學(xué)生檔案用紙規(guī)格不一、簽章不夠、字跡模糊不清等問題多有出現(xiàn)。

三、獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理工作改進(jìn)措施

（一）要充分保障獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理工作的獨(dú)立性

按照教育部《獨(dú)立學(xué)院設(shè)置與管理辦法》的規(guī)定要求，作為新興高等教育機(jī)構(gòu)的獨(dú)立學(xué)院在繼承母體院校辦學(xué)發(fā)展精髓的基礎(chǔ)上，要強(qiáng)化自身的獨(dú)特性，主動完善獨(dú)立辦學(xué)和管理機(jī)制。在此過程中，獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理工作也應(yīng)該有序與母體院校相關(guān)體系脫離，實(shí)現(xiàn)管理權(quán)的獨(dú)立。唯此，獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理工作才能理順各種關(guān)系，形成自身特色，構(gòu)建獨(dú)立體系，自主探索發(fā)展，更好地為獨(dú)立學(xué)院和學(xué)生服務(wù)。

（二）要大力加強(qiáng)獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理工作的隊(duì)伍建設(shè)

任何工作在沒有一支結(jié)構(gòu)合理、能力達(dá)標(biāo)、素質(zhì)精良的人才隊(duì)伍情況下都是不可能完成的。獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理工作的好壞優(yōu)劣在很大程度上取決于從業(yè)人員的能力素質(zhì)。要改進(jìn)獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理工作，關(guān)鍵要有一支樂于奉獻(xiàn)、責(zé)任感強(qiáng)、敬業(yè)專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。要引導(dǎo)這支隊(duì)伍以長遠(yuǎn)的眼光、光榮的使命感去審視自己的工作，收集和管理學(xué)生檔案。為此，獨(dú)立學(xué)院管理層要為這支隊(duì)伍的建設(shè)創(chuàng)造各種有利條件，采取多種有效措施，強(qiáng)化崗位培訓(xùn)力度，建立綜合考評體系，給予充分業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在福利待遇、職務(wù)晉升、評優(yōu)評先等方面盡最大的可能吸引檔案管理人才服務(wù)學(xué)生檔案管理工作。

（三）要努力提高獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理工作的檔案意識

首先，獨(dú)立學(xué)院管理層要轉(zhuǎn)變觀念，將學(xué)生檔案管理工作作為衡量管理水平、決定辦學(xué)質(zhì)量、影響未來發(fā)展的大事抓緊、抓好，并為此設(shè)定專門的分管體制和工作程序，在管理層面上正確應(yīng)對學(xué)生檔案管理工作存在的問題。其次，獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理工作從業(yè)人員要端正工作態(tài)度、提高履職意識和服務(wù)意識。職業(yè)無高低貴賤之分，更何況學(xué)生檔案管理工作的重要性已不言而喻。愛崗敬業(yè)是每一位職業(yè)人應(yīng)有的職業(yè)道德和素質(zhì)。既然學(xué)生檔案管理工作提供了穩(wěn)定的收入，就應(yīng)該為這項(xiàng)工作的穩(wěn)定推進(jìn)發(fā)揮自己應(yīng)有的價(jià)值和作用。最后，獨(dú)立學(xué)院所有教職員工都應(yīng)積極主動參與學(xué)生檔案管理工作，通過會議、培訓(xùn)、討論、宣傳等方式意識到自己就是學(xué)生檔案管理工作中的一份子，對學(xué)生檔案的形成、收集、管理、利用都能產(chǎn)生積極作用。

（四）要加緊完善獨(dú)立學(xué)院學(xué)生檔案管理工作制度

首先要完善學(xué)生檔案收集制度，對學(xué)生檔案收集范圍、程序、途徑及相關(guān)工作獎懲給予明確規(guī)定，使學(xué)生檔案在收集階段就做到有規(guī)范可依。其次要完善內(nèi)部管理制度，建立崗位責(zé)任制，加強(qiáng)對各個工作環(huán)節(jié)的管理協(xié)調(diào)。再次要完善監(jiān)督檢查制度，始終保有一定的外部壓力，督促學(xué)生檔案管理工作按時(shí)按量按質(zhì)完成。最后要完善檔案利用制度，讓學(xué)生檔案管理工作滲透到獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)的各個層面，同時(shí)也保證各個學(xué)院如有需要可以按相關(guān)規(guī)定充分利用檔案資料，方便其他工作的開展。