科研電子檔案管理的現(xiàn)狀及思考

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理模式也在發(fā)生重大變革，電子檔案單套制管理模式已成為檔案管理的重要發(fā)展方向。本文梳理了科研電子檔案的主要內(nèi)容，總結(jié)了科研電子檔案的特點(diǎn)，分析了目前科研電子檔案管理的現(xiàn)狀，并基于現(xiàn)狀提出了提升科研電子檔案管理的建議，以期為科研檔案管理工作創(chuàng)新提供參考建議。

關(guān)鍵詞：科研檔案；電子檔案；檔案管理

引言

黨的十八大以來(lái)，國(guó)家高度重視科學(xué)技術(shù)發(fā)展，致力把我國(guó)建設(shè)成為世界主要科學(xué)中心和創(chuàng)新高地?？蒲袡n案是科研活動(dòng)中形成的各種具有保存價(jià)值的記錄，不僅是重要的基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源，同時(shí)也是科研創(chuàng)新發(fā)展的重要信息支撐。新修訂的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》首次正式提出了科研檔案電子單套制歸檔的相關(guān)規(guī)定，專(zhuān)門(mén)新增了有關(guān)電子檔案規(guī)范管理的多項(xiàng)條款，隨著科技創(chuàng)新不斷加速，科研電子信息數(shù)據(jù)急速增長(zhǎng)，這對(duì)科研電子檔案工作也提出了更高的要求。因此，探索提升科研電子文件檔案管理的有效措施，對(duì)于提升科研檔案管理工作的質(zhì)量，以及優(yōu)化科技信息的收集、存儲(chǔ)、傳播、利用及資源共享等過(guò)程管理，具有重要意義。

1. 科研電子檔案的主要內(nèi)容

根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016），電子文件是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄[1-2]。科研電子檔案是立項(xiàng)論證、實(shí)施及過(guò)程管理、結(jié)題驗(yàn)收、成果管理等各階段所形成的文字類(lèi)、圖片類(lèi)、錄音錄像類(lèi)等材料，具體包括科研項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算材料、科研任務(wù)書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、中期執(zhí)行情況報(bào)告、項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)書(shū)、驗(yàn)收評(píng)審文件等等[3]。

2. 科研電子檔案的特點(diǎn)

科研電子檔案區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，主要表現(xiàn)為電子文件形式載體，在信息化技術(shù)設(shè)備的支持下，科研電子檔案的存儲(chǔ)、管理、查閱相對(duì)便捷[4]，數(shù)據(jù)檢索也比較準(zhǔn)確快速，能夠滿(mǎn)足多人同時(shí)查閱，也不會(huì)損耗檔案原件信息，這是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案利用無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。

但是，由于科研電子檔案的文件信息和信息載體在一定程度上是分離的[5]，這也增加了電子檔案信息數(shù)據(jù)的安全風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案具有數(shù)字信息的各種特性，在存檔的各個(gè)環(huán)節(jié)都存在被篡改的可能性，在任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)數(shù)據(jù)不完整、不準(zhǔn)確等問(wèn)題，都會(huì)使檔案的實(shí)用價(jià)值大大降低。

此外，電子文件歸檔和電子檔案管理主要依靠計(jì)算機(jī)軟硬件、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等信息技術(shù)的支持[6]，運(yùn)行環(huán)境需要安全技術(shù)保障電子檔案不被病毒和黑客的攻擊，一旦出現(xiàn)文件被篡改、刪除、丟失、信息泄露等問(wèn)題，將造成一些不可估量的損失，良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和存儲(chǔ)設(shè)備等外部條件對(duì)電子檔案管理尤為重要，電子檔案的管理相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理也比較復(fù)雜。

3. 科研電子檔案管理的現(xiàn)狀

3.1檔案信息化建設(shè)規(guī)劃不清晰，科研電子檔案管理水平較低

科研單位普遍存在“重科研、輕管理”的現(xiàn)象，對(duì)科研檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足，檔案信息化建設(shè)規(guī)劃、目的不清晰，也未能充分有效利用檔案管理系統(tǒng)、掃描儀等新系統(tǒng)新設(shè)備，而且科研過(guò)程性材料的收集與歸檔沒(méi)有進(jìn)行足夠的細(xì)化和梳理，存在文件不齊全、文件損壞、儲(chǔ)存不完整、整理不規(guī)范、管理權(quán)責(zé)不清晰等問(wèn)題，檔案生成和歸檔存在信息孤島問(wèn)題，檔案保管也比較分散，電子檔案的管理和利用整體處于初級(jí)階段。

3.2科研電子檔案知識(shí)挖掘不夠深入，信息資源利用效率普遍較低

目前，大部分科研企事業(yè)單位電子檔案的管理方式較為簡(jiǎn)單，對(duì)數(shù)據(jù)資源只進(jìn)行了簡(jiǎn)單的歸類(lèi)和存儲(chǔ)，而且不少信息資源未被統(tǒng)一管理，甚至科研電子文件、多媒體等信息材料存儲(chǔ)不明確，科研電子檔案的真實(shí)性、完整性無(wú)法得到保障?？蒲袡n案中潛在的知識(shí)價(jià)值沒(méi)有得到重視，大量信息資源尚未被開(kāi)發(fā)利用，沒(méi)有利用最新的技術(shù)進(jìn)行檔案知識(shí)深度挖掘，檔案信息在利用上無(wú)法提供快捷、精準(zhǔn)、系統(tǒng)的檔案知識(shí)服務(wù)，科研信息資源利用效率普遍較低。

3.3科研檔案管理人員業(yè)務(wù)能力參差不齊，整體綜合素質(zhì)水平亟須提升

科研企事業(yè)單位中的檔案管理工作往往處于被邊緣化狀態(tài)，由于組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制等原因，檔案管理人員大部分為兼職檔案員，而且大部分科研檔案的收集整理由項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門(mén)或技術(shù)部門(mén)的兼職檔案人員負(fù)責(zé)，檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平有限、業(yè)務(wù)能力也相對(duì)薄弱、整體檔案隊(duì)伍不穩(wěn)定?？蒲须娮訖n案管理相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，具有一定的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性，需要具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和信息系統(tǒng)操作能力，這對(duì)科研電子檔案管理人員的綜合能力提出了更高要求。

3. 提升科研電子檔案管理的建議

3.1 建立健全制度體系，優(yōu)化科研電子檔案管理

樹(shù)立科研電子檔案管理全過(guò)程規(guī)范化意識(shí)，建立健全科研電子檔案管理機(jī)制，明確科研電子檔案在收集、審核、歸檔、利用、存儲(chǔ)等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理標(biāo)準(zhǔn)，確定相關(guān)環(huán)節(jié)每個(gè)崗位的職責(zé)，加強(qiáng)電子檔案管理人員培訓(xùn)，提升檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能和業(yè)務(wù)素養(yǎng)，規(guī)范化科研電子文件收集、歸檔、存儲(chǔ)等。

3.1.1 健全科研電子檔案管理體系

提升現(xiàn)代化檔案管理理念，對(duì)科研電子檔案進(jìn)行集中、統(tǒng)一管理，制定科研電子檔案管理制度體系，明確電子檔案收集對(duì)象、時(shí)限、存儲(chǔ)方式、存儲(chǔ)周期及相關(guān)工作職責(zé)等，確?？蒲须娮訖n案采集的全面性和及時(shí)性、整理的規(guī)范化和精細(xì)化、存儲(chǔ)的完整性和可靠性，形成分類(lèi)清晰、編號(hào)準(zhǔn)確、歸檔規(guī)范、存儲(chǔ)完整的精細(xì)化、規(guī)范化科研電子檔案管理體系。

3.1.2 加強(qiáng)對(duì)科研電子檔案管理培訓(xùn)

科研電子檔案具有一定的專(zhuān)業(yè)性和機(jī)密性，這不僅要求管理人員具備一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，掌握系統(tǒng)使用方法和技巧，同時(shí)還要了解信息安全和保密的相關(guān)規(guī)定，因此，需要有針對(duì)性地提升檔案管理人員業(yè)務(wù)技能，通過(guò)建立檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)制，定期進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)，加強(qiáng)崗位間知識(shí)和技術(shù)交流，注重優(yōu)化管理和創(chuàng)新管理，提高綜合業(yè)務(wù)服務(wù)能力。

3.2持續(xù)推進(jìn)信息化建設(shè)，強(qiáng)化信息設(shè)備技術(shù)水平

持續(xù)加大對(duì)科研電子檔案信息系統(tǒng)的投入力度，完善信息系統(tǒng)的運(yùn)行和使用環(huán)境，加強(qiáng)科研電子檔案在收集、存儲(chǔ)、傳輸?shù)冗^(guò)程的安全性和穩(wěn)定性，深度挖掘科研電子檔案信息資源，應(yīng)用新技術(shù)積極開(kāi)發(fā)和利用科研檔案的應(yīng)用價(jià)值。

3.2.1 夯實(shí)科研電子檔案基礎(chǔ)設(shè)施

加大電子檔案信息化建設(shè)設(shè)備和技術(shù)投入，通過(guò)集成化實(shí)現(xiàn)不同部門(mén)之間的協(xié)同管理，提高科研電子檔案信息提取效率，持續(xù)優(yōu)化完善電子檔案信息采集、存儲(chǔ)、利用的軟硬件技術(shù)，避免電子信息被損毀或丟失，降低電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)空間的成本，確保電子資源數(shù)據(jù)持續(xù)有效與可讀。

3.2.2 加強(qiáng)科研電子檔案信息安全

科研電子檔案信息的采集、存儲(chǔ)、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都需要軟硬件設(shè)備支持，在電子檔案單套制管理的趨勢(shì)下，電子檔案的管理對(duì)運(yùn)行環(huán)境提出了更高要求。在科研電子檔案管理過(guò)程中，運(yùn)用安全防護(hù)技術(shù)加強(qiáng)信息安全防護(hù)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全，采取權(quán)限設(shè)置、數(shù)字加密、電子簽名、安全認(rèn)證等技術(shù)手段，做好日常信息管理和維護(hù)工作，確保科研電子檔案信息安全和可溯。

3.2.3 注重科研電子檔案開(kāi)發(fā)與利用

運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)等新興技術(shù)和方法，通過(guò)智能化的數(shù)據(jù)分析和信息整合，深度挖掘和整合科研檔案信息資源，提升科研檔案的歸納、分析、篩選以及研究等工作效率，加強(qiáng)檔案利用的廣度、深度，充分發(fā)揮科研檔案的作用，為科研工作提供更精準(zhǔn)、更高效、更全面的信息服務(wù)。

結(jié)語(yǔ)

信息化、數(shù)字化為檔案管理工作創(chuàng)新帶來(lái)了新契機(jī)，科研檔案工作創(chuàng)新也被新時(shí)代賦予了重要使命，有效對(duì)接“互聯(lián)網(wǎng)+”、數(shù)字經(jīng)濟(jì)、智慧發(fā)展新理念、新技術(shù)，建立健全科研檔案和信息化制度體系，強(qiáng)化信息設(shè)備技術(shù)，持續(xù)推進(jìn)信息化建設(shè)，優(yōu)化科研檔案管理，深度挖掘利用科研檔案信息資源，為科研創(chuàng)新提供更好的服務(wù)和有價(jià)值信息。

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作者簡(jiǎn)介：梁志霞，博士研究生，研究方向：檔案管理、企業(yè)管理、區(qū)域經(jīng)濟(jì)。