新媒體環(huán)境下的數(shù)字檔案管理分析

趙麗 張雪

摘 要：新媒體是時代發(fā)展的產(chǎn)物，是推動數(shù)字技術(shù)推廣應(yīng)用的載體。數(shù)字檔案管理工作是數(shù)字技術(shù)應(yīng)用的具體表現(xiàn)，在新媒體環(huán)境下，數(shù)字檔案管理使傳統(tǒng)檔案管理模式發(fā)生根本轉(zhuǎn)變，使檔案管理工作逐漸走向信息化和數(shù)字化。因此，相應(yīng)的數(shù)字檔案管理技術(shù)方法也需要更新發(fā)展，從而與檔案管理模式相適應(yīng)。本文對新媒體環(huán)境下檔案管理工作的變化以及數(shù)字檔案管理問題予以分析，并制定出相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：新媒體；數(shù)字檔案管理；檔案管理技術(shù)

伴隨移動互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展以及智能終端設(shè)備的持續(xù)更新?lián)Q代，新媒體已經(jīng)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境成熟的基礎(chǔ)上，成為當前社會信息以及各類數(shù)據(jù)傳播的主要方式，并為社會各類主體解決各種信息問題。新媒體通常是指近20年來通過互聯(lián)網(wǎng)以及智能終端不斷發(fā)展的一種新型媒體形態(tài)，即通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)以及通信技術(shù)，在網(wǎng)絡(luò)渠道下使用各種智能移動終端設(shè)備實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息交流與傳播的一種全新媒體形態(tài)。在新媒體環(huán)境下，使檔案傳輸傳遞更加方便，并實現(xiàn)檔案管理便捷度的提升。因此，新媒體環(huán)境下，管理部門應(yīng)該明確檔案管理變革的重要性，及時發(fā)現(xiàn)問題，并對問題合理解決，還需要對檔案管理方法和技術(shù)持續(xù)創(chuàng)新發(fā)展，從而更好地適應(yīng)當前新媒體環(huán)境，促進檔案管理效率得到有效提升。

一、新媒體環(huán)境下檔案管理工作的變化

1.文本與聲像檔案分開管理的現(xiàn)狀開始轉(zhuǎn)變

多媒體環(huán)境下，檔案管理數(shù)字化持續(xù)增強，在對各類檔案開展管理時，可以通過相關(guān)數(shù)字技術(shù)準確、便捷地對檔案進行有效管理，對聲像檔案以及文本檔案進行類別劃分，并實施集中化管理，確保檔案信息能夠妥善保存和再現(xiàn)。例如，對于一些證據(jù)類檔案可以通過錄像的形式，將當事人的影像信息完整保存下來，并通過歸檔保存為后續(xù)使用提供依據(jù)，從而將檔案的現(xiàn)代化管理方式予以豐富，這種管理方式有效轉(zhuǎn)變以往文本檔案必須與聲音檔案分開管理的形式，使檔案管理工作更加便捷。

2.檔案管理工作量出現(xiàn)縮減

新媒體是數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)應(yīng)用的重要載體，通過數(shù)字信息技術(shù)在新媒體的應(yīng)用，可以將聲像檔案準確錄入，具有高效率、高保真等特點，并且，新媒體技術(shù)具有圖像編輯、聲音處理等功能，在檔案信息檢索方面也能夠通過關(guān)鍵詞匯來完成精準查詢，從而使檔案管理的工作量得以縮減。同時，數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用可以將常規(guī)檔案內(nèi)容進行拆解與組合，在檔案管理開展中對檔案內(nèi)容有特殊需求的情況下，數(shù)字技術(shù)可通過檔案內(nèi)容拆組滿足用戶需求，與以往機械式的拆組對比而言，無疑減少工作量，并降低工作難度。此外，通過數(shù)字技術(shù)，還可實現(xiàn)檔案的分類、整理、歸檔、保存等操作的自動化，這些工作內(nèi)容與常規(guī)人機結(jié)合的整理方式對比而言，無疑減少工作量，使檔案管理的便捷度提升，減少人為失誤，提升管理質(zhì)量。

3.檔案管理更加安全保密

傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是紙質(zhì)檔案與電子檔案并軌管理，紙質(zhì)檔案在管理過程中容易出現(xiàn)損毀、丟失、被復(fù)制等風(fēng)險，而電子檔案雖然能夠存儲于計算機硬盤之中，但是，受網(wǎng)絡(luò)開放性的影響，容易受木馬、病毒的攻擊而受損。例如，電子檔案受木馬攻擊后容易出現(xiàn)亂碼、無法打開等一系列問題，并且，電子檔案一旦未設(shè)置加密，很容易存在被泄露、被復(fù)制的風(fēng)險，因此，傳統(tǒng)模式下出現(xiàn)的安全隱患較多。在新媒體環(huán)境下，檔案管理可通過新媒體云平臺實現(xiàn)加密、免損管理，將數(shù)字檔案存儲于云空間中，可有效避免無意刪除、木馬病毒攻擊等風(fēng)險，確保檔案管理的保密性，增強其安全性。

二、新媒體環(huán)境下數(shù)字檔案管理存在的問題

新媒體環(huán)境下，通過數(shù)字技術(shù)能夠為人們營造全新的信息傳播環(huán)境，在檔案管理方面也必然將數(shù)字技術(shù)作為基礎(chǔ)開展優(yōu)質(zhì)的管理工作，但從當前管理實況來看，數(shù)字檔案管理反映的問題依然比較明顯，具體體現(xiàn)在以下方面：

1.數(shù)字檔案管理理念較為滯后

在新媒體環(huán)境下，檔案管理工作理應(yīng)全面應(yīng)用數(shù)字信息技術(shù)，檔案管理理念從新媒體環(huán)境出現(xiàn)之時便應(yīng)該開始形成。但是，當前的檔案管理仍然采取傳統(tǒng)模式，未能充分體現(xiàn)出檔案管理的整體理念。雖然檔案管理部門能夠?qū)?shù)字技術(shù)引入檔案管理工作中，但在實際開展數(shù)字檔案管理工作時，數(shù)字技術(shù)并不能靈活運用，甚至仍習(xí)慣于傳統(tǒng)檔案管理，而將數(shù)字技術(shù)擱置一旁，導(dǎo)致數(shù)字技術(shù)使用率比較低，也未能通過新媒體平臺對使用者的檔案需求透徹了解，造成檔案管理比較缺乏適用性理念，導(dǎo)致當前檔案管理在各項活動之中并不能全面發(fā)揮相應(yīng)作用。這說明當前檔案管理工作在數(shù)字化階段停滯不前，并沒有結(jié)合當前新媒體環(huán)境更新管理理念，造成數(shù)字檔案管理工作無法全面發(fā)揮應(yīng)有的效用。

2.數(shù)字檔案管理的形式較為單一

伴隨現(xiàn)階段檔案數(shù)字資源的持續(xù)建設(shè)，管理部門已經(jīng)開始對自身網(wǎng)站進行建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。在新媒體環(huán)境下，有些部門也開始注冊微信公眾號、QQ企業(yè)號、微博等，促使數(shù)字檔案管理和服務(wù)的平臺逐漸豐富。即便如此，這些部門開展檔案管理時，所采用的管理形式仍體現(xiàn)出明顯的單一化特征，并且，存在功能不足的現(xiàn)象。從當前檔案管理部門建立的微信公眾號、QQ企業(yè)號以及微博比較容易發(fā)現(xiàn)，注冊賬號雖然比較多，但往往在形式上大同小異，且比較偏重于檔案服務(wù)內(nèi)容，說明當前新媒體技術(shù)在檔案服務(wù)應(yīng)用方面比較廣泛，但在數(shù)字檔案管理方面則比較狹窄，造成數(shù)字檔案管理在應(yīng)用先進技術(shù)時，出現(xiàn)形式單一問題。因此，檔案管理部門應(yīng)該充分利用多媒體平臺開發(fā)檔案檢索系統(tǒng)平臺、檔案保護及監(jiān)控技術(shù)，同時，還要將當前流行的一些數(shù)字信息技術(shù)有效應(yīng)用于檔案管理工作中，從而在新媒體環(huán)境下，能夠全面開展數(shù)字檔案管理工作，提升檔案管理的整體效果。

3.數(shù)字檔案管理能力不足

首先，在對數(shù)字檔案實施管理時，管理能力存在“偏科”的現(xiàn)象，有些部門對檔案的歸檔工作較為擅長，可通過新媒體平臺以及數(shù)字技術(shù)使檔案快速歸檔予以實現(xiàn)，但在開展檔案服務(wù)時缺乏必要的技術(shù)手段。有些檔案管理部門在檔案信息整理、歸檔、服務(wù)利用等工作方面均表現(xiàn)較好，但在檔案安全管理方面缺乏必要的能力，導(dǎo)致數(shù)字檔案管理存在風(fēng)險；其次，缺乏完整的數(shù)字檔案管理流程。數(shù)字檔案管理的流程是特定的，需要采取新媒體技術(shù)以及數(shù)字信息技術(shù)對檔案信息進行收集整理，然后對整理后的檔案信息進行分類，按照關(guān)鍵詞標簽便可以完成存儲歸檔，便于后期使用者的調(diào)取與使用。很多部門在開展工作時，流程不清晰，甚至缺少關(guān)鍵環(huán)節(jié)，如一些檔案管理部門在檔案歸檔之前并未對檔案進行分類，而是將檔案信息收集后，通過簡單處理就草率歸檔，導(dǎo)致檔案使用時無法通過關(guān)鍵詞精準查閱；最后，檔案管理在技術(shù)水平方面表現(xiàn)出明顯的不足。數(shù)字檔案管理開展中，其采用的技術(shù)方法是印證檔案管理能力的關(guān)鍵指標，當前管理部門對此方面工作的技術(shù)應(yīng)用出現(xiàn)明顯的滯后，很多先進的管理技術(shù)并未投入實際管理工作之中，造成數(shù)字檔案管理工作的質(zhì)效未能得到切實提升。例如，上述內(nèi)容中提及的數(shù)字檔案保護技術(shù)、檢索系統(tǒng)等技術(shù)是當前新媒體背景下開展數(shù)字檔案管理工作采用的先進技術(shù)，但很多檔案管理部門并未采用，導(dǎo)致自身數(shù)字檔案管理的能力存在不足。

三、新媒體環(huán)境下數(shù)字檔案管理問題的解決措施

新媒體環(huán)境要求數(shù)字檔案管理工作必須實施創(chuàng)新，當前，已經(jīng)有個別地區(qū)相關(guān)部門開展數(shù)字檔案管理創(chuàng)新，如杭州房產(chǎn)檔案已經(jīng)利用新媒體平臺實現(xiàn)自助查詢，上海市的民生檔案通過新媒體平臺能夠?qū)崿F(xiàn)就地查詢。由此可見，在新媒體環(huán)境的驅(qū)動下，檔案管理部門必須正視自身存在的問題，積極借鑒當前已有的、成功的數(shù)字檔案管理理念、手段和方法，制定高效化措施，將檔案管理問題予以解決，從而在新媒體環(huán)境下，實現(xiàn)數(shù)字檔案管理工作的順利開展。

1.更新檔案管理理念

數(shù)字檔案管理本身就是由原始的紙質(zhì)檔案或電子檔案管理演變而來的一種管理模式，在新媒體環(huán)境下，數(shù)字檔案管理還要持續(xù)演變發(fā)展，形成全新管理思路和模式。檔案管理者必須做到審時度勢，與新媒體環(huán)境相結(jié)合，對數(shù)字檔案管理理念及時更新。首先，必須明確服務(wù)理念，開展數(shù)字檔案管理的目的并不是單純地為對各類憑證信息和數(shù)據(jù)信息資料進行收集、收藏，而是為了服務(wù)公眾。若是企業(yè)開展數(shù)字檔案管理，則是為企業(yè)決策的有效制定提供支持，也是為企業(yè)各部門開展運營提供支持；若是行政事業(yè)單位開展數(shù)字檔案管理則是為單位各項活動的開展提供依據(jù)，其主要目的是提供服務(wù)，使數(shù)字檔案得以有效應(yīng)用，切實發(fā)揮數(shù)字檔案的真實作用。因此，數(shù)字檔案管理人員必須具備服務(wù)意識，做好數(shù)字檔案管理工作，為更好地提供檔案服務(wù)奠定基礎(chǔ)。其次，必須更新數(shù)字檔案管理的時代性理念。每個時代，檔案管理的特征均存在本質(zhì)差異。例如，在數(shù)字化、信息化以及計算機技術(shù)不發(fā)達的年代，只能夠通過紙質(zhì)檔案管理的方式開展相應(yīng)的工作。計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)興起后，檔案管理工作開始進入電子化模式，紙質(zhì)檔案開始轉(zhuǎn)變成電子檔案，此時，需要檔案管理人員必須具備檔案管理的電子化理念。而信息技術(shù)的出現(xiàn)和發(fā)展，使得電子檔案開始向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)變，要求檔案管理人員要具備數(shù)字檔案管理理念。如今，新媒體的出現(xiàn)又要求檔案管理人員適時轉(zhuǎn)變管理理念，將數(shù)字檔案管理向新媒體方向轉(zhuǎn)變，形成新媒體環(huán)境下的數(shù)字檔案管理理念。最后，必須形成高效的數(shù)字檔案管理理念。即采取有效的技術(shù)措施和方法提升數(shù)字檔案管理的質(zhì)量和效率。在新媒體環(huán)境下，人工智能、大數(shù)據(jù)以及云計算等信息技術(shù)全面推廣，檔案管理部門也應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變數(shù)字檔案管理理念，對先進技術(shù)、措施積極應(yīng)用，利用科學(xué)方法武裝檔案管理工作，從而實現(xiàn)數(shù)字檔案管理工作質(zhì)效的全面提升。

2.完善數(shù)字檔案管理的系統(tǒng)模式

當前數(shù)字檔案管理在新媒體環(huán)境下存在“重服務(wù)，輕管理”的問題，但若要實現(xiàn)數(shù)字檔案服務(wù)質(zhì)效的提升，需要以數(shù)字檔案管理為基礎(chǔ)，只有做好數(shù)字檔案管理才會提供有效的檔案服務(wù)。當前，很多檔案管理者并未意識到這一點，導(dǎo)致錯誤的管理理念和形式出現(xiàn)。因此，管理人員必須在對管理理念創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，還要重視建立完善的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)模式。

首先，管理部門必須積極拓展檔案收集工作的開展途徑，豐富檔案的種類。在新媒體環(huán)境下，數(shù)字檔案收集工作不僅應(yīng)該持續(xù)開展數(shù)字檔案的傳統(tǒng)收集方法，還要將數(shù)字檔案收集方法拓展到微博、網(wǎng)站網(wǎng)頁以及微信等新媒體平臺層面，從而借助網(wǎng)絡(luò)中的海量信息資源，獲取更加完善的數(shù)字檔案信息，使檔案管理部門增加檔案類型，豐富檔案內(nèi)容，高效完成檔案信息收集工作。

其次，管理部門必須重視檔案信息的精準化歸類、整理和存儲，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)將各類檔案進行精準歸類，并將各類數(shù)字檔案存儲于標簽數(shù)據(jù)庫或是云空間之中。同時，利用先進的多媒體檔案保護技術(shù)、安全風(fēng)險監(jiān)控技術(shù)為數(shù)字檔案實現(xiàn)安全管理提供支持。

最后，應(yīng)完善檔案服務(wù)工作。管理部門應(yīng)采用先進的新媒體技術(shù)和信息技術(shù)提升檔案服務(wù)的質(zhì)效。例如，可以采用虛擬現(xiàn)實技術(shù)，通過構(gòu)建三維模型，使檔案使用者可以通過佩戴VR眼鏡閱讀虛擬的檔案信息資料，從而減少損害真實資料的危險因素。還可利用多媒體檔案檢索系統(tǒng)，利用之前大數(shù)據(jù)技術(shù)處理好的檔案信息，構(gòu)建檔案檢索系統(tǒng)，使檔案使用者能夠快速找到自身所需檔案，并實現(xiàn)自助檢索，從而減少檔案檢索流程，快速為檔案使用者提供服務(wù)。

3.全面提升數(shù)字檔案管理能力

首先，應(yīng)該借助已經(jīng)構(gòu)建的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)模式全面開展檔案的收集、分類、整理、歸檔等一系列檔案管理工作，做好前期培訓(xùn)工作，使檔案管理人員能夠熟悉數(shù)字檔案管理業(yè)務(wù)及流程，確保檔案管理人員不會出現(xiàn)“偏科”的情況。其次，開展數(shù)字檔案的流程化管理，可以搭建新媒體數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺，該平臺在實際應(yīng)用時，會在每一個操作環(huán)節(jié)設(shè)置提示，提示檔案管理人員應(yīng)該如何操作，同時，設(shè)置“跳過”選項，當檔案管理人員同時完成兩個步驟的檔案管理工作時，可以選擇“跳過”選項，從而確保管理人員可依據(jù)完整的檔案管理流程進行各項操作。最后，應(yīng)該重視先進技術(shù)的應(yīng)用，加強對管理人員開展技術(shù)培訓(xùn)，使所有檔案管理人員均能夠掌握先進技術(shù)的操作應(yīng)用。當前，可應(yīng)用于數(shù)字檔案管理工作的先進技術(shù)主要包括大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)、虛擬現(xiàn)實技術(shù)、多媒體保安監(jiān)控技術(shù)等，這些技術(shù)的應(yīng)用均應(yīng)包含在培訓(xùn)內(nèi)容之中，同時，更加需要對管理人員的檔案管理技能進行培訓(xùn)，從而提升此項工作的整體能力。檔案管理人員通過全面掌握數(shù)字檔案管理技術(shù)，實現(xiàn)數(shù)字檔案管理能力的全面提升。

四、結(jié)束語

綜上所述，數(shù)字檔案管理對于各類單位組織開展各項活動發(fā)揮重要的指引作用，是各項活動開展的依據(jù)和憑證。在新媒體環(huán)境下，數(shù)字檔案管理工作必須及時轉(zhuǎn)變管理理念，積極采用先進的信息技術(shù)、新媒體平臺，為此項工作開展的質(zhì)效提升創(chuàng)造有利條件，從而推動數(shù)字檔案管理工作的整體發(fā)展。

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（作者單位：山東中醫(yī)藥大學(xué)附屬醫(yī)院）