做好人事檔案管理，為選拔培訓(xùn)人才提供可靠依據(jù)

摘 要：隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，人才對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)非常關(guān)鍵，人才是推動(dòng)企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展的核心因素，而人事檔案又是企業(yè)管理中一項(xiàng)重要內(nèi)容，企業(yè)應(yīng)做好人事檔案管理，為企業(yè)發(fā)展物色和培養(yǎng)更多的人才，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造有利條件。當(dāng)前，企業(yè)人事檔案管理存在許多問(wèn)題，需要采取相應(yīng)措施加以改進(jìn)與完善，充分發(fā)揮出人事檔案管理的價(jià)值，為選拔與培訓(xùn)人才奠定基礎(chǔ)，從而促進(jìn)企業(yè)進(jìn)步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；選拔培訓(xùn)人才；依據(jù)

人事檔案管理可以為企業(yè)選拔培訓(xùn)更多人才，是企業(yè)儲(chǔ)備人才的重要渠道。作為人力資源管理中一項(xiàng)重要內(nèi)容，人事檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展有著很大影響，所以，做好人事檔案管理工作，將其作為人力資源管理中一項(xiàng)重要內(nèi)容，是現(xiàn)階段企業(yè)需要重點(diǎn)考慮的問(wèn)題。

一、新時(shí)期人事檔案管理特點(diǎn)

1.人事檔案管理部門(mén)、管理對(duì)象和服務(wù)社會(huì)性較強(qiáng)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，衍生出許多經(jīng)濟(jì)組織形式，人才流動(dòng)性大，隨之出現(xiàn)許多新型管理理念與方式。人力資源管理在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中起著重要作用，人事檔案作為人力資源中重要一部分，也具有社會(huì)特征。從管理角度進(jìn)行分析，與計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代一樣，每個(gè)企業(yè)不僅要有健全的人事檔案管理部門(mén)，還要有健全的人事檔案管理體系，人事檔案管理不僅要面向企業(yè)內(nèi)部員工，還要面向社會(huì)，其主要服務(wù)對(duì)象是社會(huì)務(wù)工人員，為員工提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.人事檔案來(lái)源較為廣泛，內(nèi)容十分復(fù)雜

人事檔案管理對(duì)象以及服務(wù)對(duì)象具有社會(huì)性，這充分表明了人事檔案管理范圍較大，檔案內(nèi)容十分復(fù)雜。在傳統(tǒng)人事檔案管理過(guò)程中，資料的收集、整理及處理通常由人事部門(mén)開(kāi)展，人事檔案管理包括各類(lèi)群體，人員身份不同，難以集中管理，其內(nèi)容也有自己的特點(diǎn)。

二、人事檔案管理的必要性

人事檔案管理作為企業(yè)管理中的重要內(nèi)容，其中包含多種信息，對(duì)企業(yè)發(fā)展與員工成長(zhǎng)影響較大，包括員工基本信息、薪酬體系、工作崗位、技術(shù)路徑和培訓(xùn)情況等。開(kāi)展人事檔案管理工作，可以對(duì)員工有一個(gè)深入了解，了解員工能力、成長(zhǎng)路徑、心理特征，分析員工日常表現(xiàn)、員工工作狀況以及員工工作與生活中的難處，對(duì)于員工出現(xiàn)的問(wèn)題采取相應(yīng)的解決措施，消除員工負(fù)面情緒。因此，企業(yè)在開(kāi)展人事檔案管理工作時(shí)，要加大信息化建設(shè)力度，從而推動(dòng)人事檔案管理工作的開(kāi)展。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，企業(yè)間人才流動(dòng)越來(lái)越頻繁，要想保證人事檔案管理的完整性，必須健全人事檔案管理體制，使人事檔案管理工作更加規(guī)范化。此外，創(chuàng)新人事檔案管理模式能夠加大人才選拔與創(chuàng)新力度，減少人才流動(dòng)。在新時(shí)期，社會(huì)對(duì)人才的需求增大，人事檔案優(yōu)勢(shì)更加明顯，需要合理運(yùn)用資源，加大人事檔案管理力度。

三、人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.檔案丟失、遺棄現(xiàn)象嚴(yán)重

現(xiàn)階段，社會(huì)快速發(fā)展，現(xiàn)代化進(jìn)程加快，逐漸打破了傳統(tǒng)的雇傭制度，隨著經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程的加快，企業(yè)間的人才頻繁流動(dòng)，許多員工在離職之后，受各種因素影響，人事檔案丟失，并且由于企業(yè)人事檔案管理部門(mén)不重視檔案管理，很難在短時(shí)間內(nèi)解決檔案丟失現(xiàn)象?？傮w來(lái)說(shuō)，企業(yè)人事檔案管理丟失問(wèn)題非常嚴(yán)重，有相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)表明，多數(shù)企業(yè)人事檔案中遺棄檔案較多，這些檔案無(wú)法正常使用，也不能將這些檔案銷(xiāo)毀，只能進(jìn)行保存，這是大部分企業(yè)人事檔案部門(mén)所面臨的問(wèn)題，導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)人力、物力資源上的浪費(fèi)，在一定程度上增加了檔案管理成本，出現(xiàn)資源浪費(fèi)的情況。

2.人事檔案管理工作不專(zhuān)業(yè)，缺乏對(duì)管理工作的認(rèn)識(shí)

人事檔案管理包含企業(yè)全體員工，檔案管理人員工作量大，需要檔案管理人員具有一定的技術(shù)水平與經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案管理人員有著較高要求，需要管理人員具備人力資源、檔案管理等相關(guān)理論知識(shí)。分析企業(yè)人才招聘與檔案管理情況，檔案管理人員自身素養(yǎng)低，很難與人事檔案管理工作相符合，如果管理人員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，工作效率差，很難全面收集資料，影響了人事檔案管理工作的實(shí)施，人事檔案管理內(nèi)容缺失，管理效率低，在一定程度上不利于企業(yè)的發(fā)展。另外，人事檔案管理無(wú)法給企業(yè)帶來(lái)直接效益，這使得企業(yè)管理人員不重視人事檔案管理，導(dǎo)致人事檔案管理混亂，人員配置不科學(xué)，分工不明確，出現(xiàn)待遇分配不均的現(xiàn)象，難以提高人事檔案管理質(zhì)量。

3.制度不完善，檔案內(nèi)容不牢靠

人事檔案管理制度不完善，這是人事檔案管理現(xiàn)階段面臨的主要問(wèn)題，由于企業(yè)不了解員工工作情況與個(gè)人實(shí)力，忽略了檔案管理，同時(shí)也就忽略了相關(guān)制度與體系。另外，由于人事檔案管理分工不明確，檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高，執(zhí)行力差，導(dǎo)致許多管理人員對(duì)自身工作產(chǎn)生疑問(wèn)，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，就相互推卸責(zé)任，影響到企業(yè)的正常生產(chǎn)，不利于企業(yè)發(fā)展。同時(shí)，檔案管理內(nèi)容不可靠也是導(dǎo)致人事檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題的原因之一，企業(yè)規(guī)模較大，也就需要更多的人才來(lái)保證企業(yè)正常運(yùn)行，這使得人才流動(dòng)量加大，在一定程度上增加了檔案管理難度，導(dǎo)致檔案管理工作頻繁出現(xiàn)問(wèn)題，檔案內(nèi)容不牢靠。由于檔案管理人員缺乏先進(jìn)的管理手段與理念，很難收集員工信息，信息收集渠道十分單一，收集到的信息很難為企業(yè)決策提供參考依據(jù)，企業(yè)難以選拔優(yōu)秀人員，使得企業(yè)人才選拔與招聘過(guò)程中出現(xiàn)失誤，不利于企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展。

4.信息化管理標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范

人才流失對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)并不是一件小事情，充分反映出了企業(yè)現(xiàn)階段存在的問(wèn)題，如果企業(yè)不采取相應(yīng)措施控制人才流失，將會(huì)影響到企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)管理者要加大人才重視力度，開(kāi)展人事檔案管理信息化建設(shè)，與時(shí)代同步發(fā)展，通過(guò)人才來(lái)推動(dòng)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。在信息化時(shí)代，企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理工作時(shí)，要注重先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，提升人事檔案管理信息化水平。同時(shí)，加強(qiáng)信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，為人事檔案管理奠定基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方式，從而推動(dòng)人事檔案管理工作的開(kāi)展。但從企業(yè)現(xiàn)階段人事檔案管理程度來(lái)看，管理人員信息化水平不高，忽略了人事檔案管理信息化建設(shè)，信息化管理標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范，導(dǎo)致人事檔案管理質(zhì)量不高。企業(yè)要健全信息化管理體系，在明確具體要求的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)信息化建設(shè)，保證人事檔案管理滿(mǎn)足相關(guān)要求，達(dá)到企業(yè)制定的目標(biāo)，解決人事檔案管理中的問(wèn)題，以此推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。但從現(xiàn)階段企業(yè)人事檔案管理信息化水平來(lái)看，最為關(guān)鍵的是，缺乏統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案信息化管理體系不完善，信息技術(shù)應(yīng)用不到位，在人事檔案信息化管理體系建設(shè)過(guò)程中，沒(méi)有規(guī)范管理流程，所采用的管理方法與相關(guān)要求不符，導(dǎo)致人事檔案管理難以取得理想的效果。相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施不健全，部分功能難以正常運(yùn)行，系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中頻繁出現(xiàn)失誤。一些企業(yè)在建設(shè)人事檔案信息化管理系統(tǒng)時(shí)，沒(méi)有深入了解管理標(biāo)準(zhǔn)與系統(tǒng)特征，在建設(shè)過(guò)程中沒(méi)有從企業(yè)實(shí)際情況出發(fā)，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理信息化效果不理想，影響了后續(xù)工作的開(kāi)展。

四、規(guī)范人事檔案管理的措施

1.提高相關(guān)管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

應(yīng)做好檔案管理人員培訓(xùn)工作，增強(qiáng)管理人員綜合素質(zhì)，健全人事檔案管理方式，在保證人事檔案管理效率的基礎(chǔ)上，提高管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與技術(shù)水平，嚴(yán)格把控管理人員素質(zhì)，組建一支高素質(zhì)、高水平的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)。要想做好人事檔案管理人員培訓(xùn)工作，檔案管理人員要注意自身修養(yǎng)，便于人事檔案管理滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展要求。同時(shí)，制定相應(yīng)的考核制度，考核檔案管理人員管理能力與理論知識(shí)，激勵(lì)管理人員學(xué)習(xí)更多知識(shí)，了解更多先進(jìn)理念與管理手段，提高其自身修養(yǎng)，保證人事檔案管理工作質(zhì)量與效率。首先，讓管理人員意識(shí)到人事檔案管理的意義，轉(zhuǎn)變管理者的管理理念。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，必須做好培訓(xùn)工作，端正管理人員的態(tài)度。其次，加強(qiáng)管理人員的職業(yè)培訓(xùn)，必須強(qiáng)調(diào)管理業(yè)務(wù)中經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題，以便管理人員能夠迅速有效采取相應(yīng)方式解決這些問(wèn)題，從而提高管理人員的管理能力。企業(yè)需要為管理人員提供學(xué)習(xí)平臺(tái)，便于管理人員掌握先進(jìn)管理技術(shù)與方法，將其應(yīng)用到具體工作中，提高人事檔案管理質(zhì)量與效率。此外，人事檔案管理和人力資源聯(lián)系十分密切，需要企業(yè)加大兩者的融合力度，這不僅能夠降低勞動(dòng)成本，減輕檔案管理人員工作量， 還能保證人事檔案管理的科學(xué)性，分析企業(yè)人才分布情況，及時(shí)調(diào)整和改善不足，提高人才利用率。因此，要想保證人事檔案管理質(zhì)量，就需要管理人員提高自身管理水平，創(chuàng)新管理體制與模式，充分發(fā)揮出人事檔案的優(yōu)勢(shì)，科學(xué)選拔人才。

2.重視人事檔案管理工作，對(duì)人事檔案實(shí)施信息化管理

一些大型企業(yè)的人事檔案管理部門(mén)比較獨(dú)立，管理效率高于中小企業(yè)人事檔案管理，人事檔案管理通常與內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)檔案相分離，在分離的同時(shí)又互相配合。人事檔案包含員工檔案與干部檔案兩部分，能夠真實(shí)反映出員工實(shí)際情況，便于企業(yè)了解員工，是企業(yè)了解員工的一個(gè)重要方式。對(duì)此，這就需要企業(yè)加大人事檔案管理力度，健全人事檔案管理體系，將其作為企業(yè)發(fā)展中的重要部分，根據(jù)企業(yè)實(shí)際發(fā)展情況與戰(zhàn)略目標(biāo)，與企業(yè)人事檔案管理工作相協(xié)調(diào)，充分發(fā)揮出人事檔案管理的優(yōu)勢(shì)，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。信息時(shí)代，企業(yè)人事檔案管理要進(jìn)行改革創(chuàng)新，加大信息技術(shù)應(yīng)用力度，充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理。加強(qiáng)信息化建設(shè)，充分將兩者結(jié)合起來(lái)，改變傳統(tǒng)管理模式所產(chǎn)生的弊端，保證人事檔案管理工作的安全性與準(zhǔn)確性。人事檔案不僅有紙質(zhì)檔案，還有電子檔案，電子檔案需要備份，以此防止檔案丟失，將其儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)中。要注重信息化建設(shè)，提升人事檔案管理效率，以此保證企業(yè)持續(xù)發(fā)展。要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理信息化系統(tǒng)的監(jiān)督，保證信息安全，避免信息泄露情況的發(fā)生，保證人事檔案管理信息化水平，充分挖掘信息資源，加強(qiáng)平臺(tái)的維護(hù)和管理。人事檔案信息化管理的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的運(yùn)行帶來(lái)了信息安全問(wèn)題，對(duì)此，應(yīng)從網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)和管理等方面入手，提高信息管理水平，加強(qiáng)人事檔案安全管理。

3.建立人事檔案管理制度

首先，企業(yè)要想保證人事檔案管理質(zhì)量就需要完善檔案管理制度，通過(guò)制度來(lái)規(guī)范管理，明確管理人員的職責(zé)與工作范圍。企業(yè)要根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況，合理優(yōu)化人事檔案管理工作，明確分配員工職責(zé)，健全人事檔案管理制度，將責(zé)任細(xì)化到每個(gè)管理人員身上。一旦檔案管理存在問(wèn)題，可以及時(shí)找到相關(guān)負(fù)責(zé)人，分析問(wèn)題，找到解決對(duì)策，并在很大程度上激發(fā)管理人員工作積極性。其次，將人事檔案管理制度落實(shí)下去，制度是保證管理質(zhì)量，規(guī)范管理工作的基礎(chǔ)，一旦制度沒(méi)有落到實(shí)處，就會(huì)導(dǎo)致制度失去權(quán)威性，管理混亂，出現(xiàn)不依法辦事的情況。因此，要加大人事檔案管理制度執(zhí)行力度，避免在執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)賄賂等情況，保證人事檔案管理質(zhì)量。定期對(duì)管理系統(tǒng)升級(jí)，及時(shí)更換管理硬件，保證檔案安全。統(tǒng)一錄入與整理檔案，保證電子檔案存檔更加有效，方便共享，將人事檔案管理放在重要位置，合理應(yīng)用檔案信息，保證檔案管理符合企業(yè)發(fā)展。

4.加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)

在大數(shù)據(jù)的影響下，要想保證企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，在保證人事檔案管理信息化的同時(shí)，還要構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提高人事檔案信息共享程度，合理利用檔案資料與檔案資源，保證檔案利用率。首先，要建立一個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以確保在以下方面發(fā)展信息化檔案管理：樹(shù)立責(zé)任意識(shí)，在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)，管理者必須積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，便于人事檔案管理創(chuàng)新與信息管理的全面性。根據(jù)檔案管理的實(shí)際需要，為檔案管理的實(shí)施提供資金支持。其次，運(yùn)用云計(jì)算技術(shù)，便于管理人員在大量的信息中獲得自己需要的信息，充分挖掘信息資源，加強(qiáng)平臺(tái)的維護(hù)和管理。人事檔案信息化管理的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的運(yùn)行帶來(lái)了信息安全問(wèn)題，應(yīng)從網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)和管理等方面入手，提升人事檔案管理信息化水平，保證人事檔案管理質(zhì)量。信息時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)人事檔案管理要加強(qiáng)創(chuàng)新，合理運(yùn)用信息技術(shù)，進(jìn)行信息化管理，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，兩者之間結(jié)合，打破傳統(tǒng)管理方式造成的不足，使人事檔案管理更加科學(xué)、可靠。最后，派遣專(zhuān)業(yè)人員對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，不定期檢查計(jì)算機(jī)設(shè)備，主要包含計(jì)算機(jī)硬件的維護(hù)、建設(shè)計(jì)算機(jī)防火墻等，防止企業(yè)重要信息丟失，避免病毒侵蝕人事檔案管理信息化系統(tǒng)，防止系統(tǒng)受到黑客的攻擊，導(dǎo)致員工個(gè)人信息泄露。在人事檔案管理中要加強(qiáng)電子信息技術(shù)的應(yīng)用，在此基礎(chǔ)上減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，為工作人員提供學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，借助計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行人事檔案管理。另外，電子計(jì)算機(jī)設(shè)備所具備的檢索功能有利于管理人員迅速找到相關(guān)信息，是一種非常簡(jiǎn)便的提取方法。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，企業(yè)人才流失問(wèn)題變得越來(lái)越嚴(yán)重，企業(yè)要想在社會(huì)中站穩(wěn)腳跟，就需要注重人事檔案管理。企業(yè)間開(kāi)始進(jìn)行人才競(jìng)爭(zhēng)，人才的選拔與培訓(xùn)是企業(yè)當(dāng)前主要關(guān)注的一項(xiàng)內(nèi)容。現(xiàn)階段，人才流失現(xiàn)象越來(lái)越嚴(yán)重，雖然人才流失看起來(lái)是一件小事情，但更多反映的是企業(yè)內(nèi)部問(wèn)題，如果不加以管理，就會(huì)給企業(yè)發(fā)展帶來(lái)影響，因此，需要注重人事檔案管理，保證企業(yè)不斷發(fā)展，使人才成為推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的重要基石。

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（作者單位：濟(jì)南市人事考試中心）

基金項(xiàng)目：教育部“十四五”教育科研規(guī)劃全國(guó)重點(diǎn)課題：事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理途徑研究（項(xiàng)目編號(hào)：JYKY222973）。

作者簡(jiǎn)介：段衛(wèi)（1970—），女，漢族，山東濟(jì)南人，本科，副研究館員，研究方向：財(cái)務(wù)檔案的管理。