探析直管公房檔案管理存在的問題及對策

摘 要：隨著我國住房改革的不斷深入，直管公房的發(fā)展得到了社會各界的廣泛關(guān)注。直管公房的檔案管理工作需要不斷完善和加強，通過有效的檔案管理，才能保證其在直管公房管理工作中的合理運用。本文針對直管公房檔案管理存在的問題及對策進行了詳細論述，希望能為直管公房的檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：直管公房；檔案管理；問題及對策

隨著住房改革的不斷深入，直管公房的檔案管理工作受到時代的挑戰(zhàn)，同時也加快了直管公房檔案管理工作電子化進程，直管公房管理部門應(yīng)從上到下對檔案管理工作加強重視，為檔案信息化管理提供堅實的基礎(chǔ)和保障。經(jīng)過工作實踐，以下對目前直管公房的檔案管理工作存在的問題進行了分析，并找出相應(yīng)的解決途徑和辦法。

一、直管公房檔案管理的重要性

直管公房是我國計劃經(jīng)濟時代的產(chǎn)物，產(chǎn)權(quán)屬于國家，分為住宅和非住宅，由各地區(qū)房產(chǎn)管理部門管理，曾是我國解決職工福利分房的重要手段，一直發(fā)揮著住房保障的作用，符合條件的承租人只需要支付一定的租金，即可享有房屋的使用權(quán)。自“十八大”以來，住房保障工作已經(jīng)納入了國家戰(zhàn)略，而直管公房的住房保障作用更為明顯，為我國低收入群體提供住房保障起到非常關(guān)鍵的作用。

20世紀90年代，隨著住房制度改革，大量的直管公房被房改出售給個人，或是被無償劃撥，或是因城市更新改造而被滅籍拆除，直管公房數(shù)量急劇下降，在此期間，直管公房檔案發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。直管公房產(chǎn)權(quán)多樣化的特征，也給直管公房檔案管理帶來一定的管理難題。因此，加強直管公房的檔案管理工作，以此促進其在管理過程中的業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)、參數(shù)的調(diào)用等基礎(chǔ)工作，保障我國直管公房在社會主義經(jīng)濟建設(shè)體系下的正常運轉(zhuǎn)，也是實現(xiàn)我國住房保障戰(zhàn)略的重點要求。

尤其在2019年新冠疫情發(fā)生之后，為了減少在直管公房承租、轉(zhuǎn)讓等業(yè)務(wù)過程中的接觸，更需要在檔案管理工作中進行有效創(chuàng)新，更好地為高效化、信息化、現(xiàn)代化的管理提供服務(wù)。具體具有以下兩點：

（1）檔案是執(zhí)行直管住房行政工作的重要基礎(chǔ)。直管公房的檔案是指直管公房在社會、公務(wù)、租賃活動中所產(chǎn)生的公文資料，它是直管公房工作的全部資料，也是一切業(yè)務(wù)活動的依據(jù)。要搞好公房的管理，以及規(guī)劃決策和處理相關(guān)事務(wù)，就需要對公房的存檔進行研究和使用。如果不這樣做，會造成直管公房的經(jīng)營管理難度。

（2）檔案是推進直管公房經(jīng)營管理方式的一個歷史性基礎(chǔ)。檔案是對過去發(fā)展的最基本的記錄，它的真實性是其他材料無法取代的。隨著我國經(jīng)濟體制的改革和發(fā)展速度的加快，政府要改變現(xiàn)有的行政管理方式，提高經(jīng)濟效益，需要對其進行科學(xué)分析和探討。直管公房的各種原始資料，可以作為研究工作的原始資料，以供直接參照，也可作為間接參照。

二、直管公房檔案管理存在的問題分析

1.檔案管理內(nèi)容較為簡單

直管公房基本建于20世紀七八十年代，年代久遠，房屋檔案基本都是原始的紙質(zhì)檔案，為檔案管理工作帶來很大難度，尤其是難以滿足檔案信息化的要求。因其產(chǎn)權(quán)跨越時間較長，在不同的歷史階段，檔案管理形式也有所不同。檔案管理模式的不同會造成其管理過程中的內(nèi)容出現(xiàn)不一致的狀況。隨著信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，房產(chǎn)檔案管理已經(jīng)從過去的紙質(zhì)化管理變?yōu)楝F(xiàn)在的信息化、電子化的存儲。檔案載體的巨大變化，使其在利用方面得到了便捷。但是，很多數(shù)字化檔案在管理過程中，其對于產(chǎn)權(quán)描述相對較為簡單，有的只有平面結(jié)構(gòu)圖，而對其周圍相關(guān)的描述較少，也造成了其內(nèi)容過于簡單、表達不清的問題。

2.檔案管理形式較為單一

在目前完整的檔案管理過程中，除了文字、圖表等必備的物品之外，還需要結(jié)合電子檔案的形式進行管理。相關(guān)的圖像、錄音、重要的影像資料等，都可以作為其管理的內(nèi)容，但是目前直管公房檔案中主要還是以文字和圖表的形式為主，其他相關(guān)可存儲的電子檔案形式應(yīng)用還較為單一。隨著信息時代的到來，很多檔案已經(jīng)無法完全滿足直管公房管理工作的要求，需要及時解決。由于房產(chǎn)檔案的特殊性，其保存也需要有特殊的載體。應(yīng)具備載體的完整性，避免受到破壞而出現(xiàn)追溯的問題，以及可能出現(xiàn)管理成本增高等方面的問題。

3.專業(yè)管理人才匱乏

目前，從事直管公房管理工作的管理人員專業(yè)技術(shù)能力相對較為單一，有些工作人員不能及時發(fā)現(xiàn)問題，也就不能對檔案管理工作進行規(guī)范化、精細化的管理，很多特殊檔案需要有一定專業(yè)能力的檔案管理人才。相關(guān)檔案管理人才在社會培養(yǎng)和個人后期進修等方面都缺乏相應(yīng)的機制，不能符合目前信息化檔案管理提升的基本要求。

三、直管公房檔案管理對策分析

通過以上的問題分析，我們應(yīng)有針對性地進行措施保障，以提升直管公房管理的工作，具體可以采取以下幾方面的措施：

1.充分認識檔案管理的重要性

直管公房是重要的國有資產(chǎn)，因此，必須加強直管公房管理部門的檔案管理工作，將其納入管理優(yōu)化體系，制訂相應(yīng)的規(guī)劃和計劃，在管理部門內(nèi)部充分樹立對檔案管理的重視程度，不斷更新檔案管理理念，通過合理的技術(shù)管理手段，保證直管公房檔案能夠發(fā)揮有效的作用。一是加強對檔案管理的宣傳教育，加強直管公房檔案管理，增強員工對其工作的重視；二是要強化檔案的標準化，在檔案收集、整理、保管等方面，要做到科學(xué)化、規(guī)范化；三是要強化資料搜集，健全各種檔案資料，充實資料，提升資料使用的價值；四是要加強移交手續(xù)。對現(xiàn)有直管公房管理進行一次徹底的整頓，確保檔案文件的內(nèi)容與目錄一致。對散落在外的檔案資料進行分類，分類后要立即進行歸檔，按照檔案文件移交的有關(guān)要求，由專人負責(zé)移交，并注明交接時間、地點、監(jiān)交人、移交人、接收人員的名字、職位和移交清單、頁數(shù)等，還要在移交的檔案上簽名和加蓋公章，對清理和移交工作負責(zé)任。

2.制定規(guī)范的檔案管理制度

規(guī)章管理制度是各項事業(yè)成功的重要基礎(chǔ)，直管公房的檔案管理也應(yīng)建立科學(xué)、合理的管理制度。對檔案收集、整理、歸檔、查閱、安全和管理人員職責(zé)等方面進行建章立制，保證各項工作能夠有法有規(guī)可依，為直管公房檔案管理工作提供基本保障。

3.加強前期資料的收集

根據(jù)我國目前房產(chǎn)檔案的基本收集規(guī)律，必須保證其相應(yīng)的準確性，實事求是是保證直管公房檔案管理的基本原則。直管公房的檔案很多原始記錄存在偏差，會使其法律效力大大降低，在發(fā)揮憑證作用時可能會出現(xiàn)證據(jù)不足的情況，導(dǎo)致一系列問題的產(chǎn)生。為了避免這樣的問題，需要對前期資料的收集進行精細化把控，在歸檔前嚴格把關(guān)。一是要加強資料的審核工作。搜集資料時，保證資料的整體完整和合法有效性。相關(guān)的審查工作可以為后期的檔案利用打下良好的基礎(chǔ)。二是重點關(guān)注資料移交的工作。資料移交是檔案管理的重要環(huán)節(jié)。在交接過程中，管理人員必須進行第二次檢查，發(fā)現(xiàn)不足的材料需要退回，重新進行完善，方能歸檔。

4.加強直管公房檔案管理人才的培養(yǎng)

檔案管理人員應(yīng)具備相應(yīng)的基本素質(zhì)，保證直管公房檔案的規(guī)范可靠性。從目前的檔案管理工作來看，并不只是計算機檔案管理操作工作。社會實踐對于直管公房檔案的管理提出了更高的要求，必須建設(shè)一支專業(yè)型、復(fù)合型人才隊伍，實現(xiàn)檔案管理的全面進步。應(yīng)通過與相關(guān)院校的重點合作，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)、進修，充實檔案管理隊伍的專業(yè)力量，實施檔案管理工作的數(shù)字化，以此減少檔案部門的工作量，為服務(wù)對象提供便捷服務(wù)，提高工作效率和檔案安全性。同時，還可以建立相應(yīng)的表彰獎勵制度，使直管公房檔案管理人員能夠發(fā)揮其主觀能動性。

四、直管公房數(shù)字化建設(shè)的要點分析

就目前的發(fā)展而言，直管公房與普通檔案有著很多共性的特點。傳統(tǒng)檔案需要紙質(zhì)媒介進行相關(guān)記錄，為了保證數(shù)字化建設(shè)的逐漸推進，必須通過改變傳統(tǒng)認知，實現(xiàn)檔案數(shù)字化的特點，進一步優(yōu)化工作方式。第一，需要針對每一項直管公房檔案進行相應(yīng)轉(zhuǎn)化，通過信息確認和格式轉(zhuǎn)化的方式保證其轉(zhuǎn)換效率，確保計算機識別系統(tǒng)和圖像識別等先進技術(shù)的應(yīng)用，增強檔案錄入的工作效率。同時，也應(yīng)加大審查的力度，避免歸檔不清造成的后續(xù)隱患。第二，對于一些時間較長的紙質(zhì)材料，由于紙質(zhì)材料已經(jīng)變得較為脆弱，通過掃描等方式上傳，可以有效減輕工作人員的負擔(dān)，降低人工操作可能產(chǎn)生的錯誤。第三，在進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過程中，需要搭建相關(guān)數(shù)據(jù)庫，通過完善數(shù)據(jù)庫，保證直管公房檔案調(diào)取的便捷性，避免后期出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤。

就數(shù)字化檔案工作的建設(shè)過程而言，并不是單純地將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化輸入和存儲這么簡單，其檔案管理的價值應(yīng)在分析和利用當(dāng)中，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)合理創(chuàng)建內(nèi)部房產(chǎn)檔案的管理模式，將有價值的信息進行共享，同時能夠保證檔案的保密性。大量遠距離傳輸?shù)冉换シ绞綄崿F(xiàn)檔案的價值，需要加強直管公房檔案的遠程傳輸系統(tǒng)，打造信息交流平臺，以此滿足各項不同類別的調(diào)取需求，保證其能夠為房產(chǎn)的“買售租”等過程創(chuàng)造良好的條件。

數(shù)字化建設(shè)需要搭建數(shù)字化和智能化平臺。隨著目前智能化系統(tǒng)逐漸進步，合理的智能化運轉(zhuǎn)，融合先進的數(shù)字化技術(shù)，能夠發(fā)揮直管公房檔案的最大效率，通過信息平臺的技術(shù)融合，保證在智能一體化建設(shè)過程中實現(xiàn)遠距離監(jiān)控、智能化分析和大數(shù)據(jù)技術(shù)嵌入等方面的進步。

五、直管公房檔案數(shù)字化建設(shè)路徑分析

1.加強基礎(chǔ)建設(shè)

為了實現(xiàn)直管公房檔案管理數(shù)字化建設(shè)的要求，應(yīng)加強其基礎(chǔ)建設(shè)。一是加強房產(chǎn)登記，進一步完善直管公房的登記制度。通過數(shù)字記錄，保證其相應(yīng)的記載，完善房屋登記簿的各項內(nèi)容，可以實現(xiàn)各項業(yè)務(wù)的表達。通過自動化運轉(zhuǎn)的管理模式實現(xiàn)檔案存儲，通過人工登記與電子登記相結(jié)合，保證其在業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)過程中的一體化建設(shè)，使其在房產(chǎn)管理運行過程的各個階段都能夠提供信息化的服務(wù)。針對直管公房的不同屬性進行數(shù)據(jù)應(yīng)用分析，通過不同屬性內(nèi)容的查詢，有效加強一體化建設(shè)，數(shù)字化房產(chǎn)登記不斷建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)查詢、調(diào)用等多樣化的功能。在信息查詢時，既可以實現(xiàn)簡單的操作，又能提高其業(yè)務(wù)辦理過程中的效率。二是加強數(shù)字化建設(shè)，保證各項業(yè)務(wù)工作的合理運行。在基礎(chǔ)技術(shù)上需要貼合直管公房的實際特點進行數(shù)據(jù)庫的建立。通過整合行業(yè)資源，進而保證在運行過程中的完整性。首先，需要在系統(tǒng)上針對直管公房的特點，對多元化的工作涉及不同的模塊進行打造，加強其運轉(zhuǎn)效率。其次，需要對其信息、數(shù)據(jù)采取修正和補錄的工作，完善歷史遺留數(shù)據(jù)相應(yīng)的輸入問題。最后，在數(shù)據(jù)系統(tǒng)的運行過程中，需要有專業(yè)的人員進行操作，避免因為人為操作而造成的損失。三是在基礎(chǔ)數(shù)字化建設(shè)過程中，需要對直管公房檔案有所區(qū)分。直管公房檔案的發(fā)展決定了我國國有資產(chǎn)的增值保值作用，必須實現(xiàn)對不同人群檔案的有效建立，進一步加強其內(nèi)部的運轉(zhuǎn)。通過大數(shù)據(jù)庫的建立，與街道、民政部門產(chǎn)生相應(yīng)聯(lián)系，加強對每一承租戶的實際情況的錄入，確保發(fā)揮直管公房對低收入家庭的保障作用。

2.加強直管公房檔案管理人員的法律意識

對于目前很多檔案管理工作來說，工作人員欠缺相應(yīng)的法律意識，將導(dǎo)致其在檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中可能會達不到實際使用的目的。例如，在直管公房房改業(yè)務(wù)中，只有對承租戶情況進行充分分析，才能確認其是否符合房改條件，否則極易造成國有資產(chǎn)流失，甚至引起上訪等隱患。因此，只有真正理解直管公房檔案管理數(shù)字化建設(shè)的法律意義，才能有效提高其管理工作，因此，需加大對檔案管理人員法律意識的宣傳力度。

3.加強檔案管理信息化建設(shè)

目前，房產(chǎn)檔案在管理工作中還可以結(jié)合GIS 信息系統(tǒng)，通過三維虛擬庫應(yīng)用，提高檔案管理信息化效率。GIS 系統(tǒng)主要實現(xiàn)了以圖管檔，以圖查房的檔案管理新模式，將現(xiàn)有的直管公房檔案與實際的房產(chǎn)數(shù)據(jù)進行關(guān)聯(lián)，真正實現(xiàn)了平面圖業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)用的一體化建設(shè)。而三維虛擬數(shù)據(jù)庫主要是能夠虛擬管理體系，實現(xiàn)實物、紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的統(tǒng)一，提高了整體效率，降低了使用成本。同時，也要對各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性進行準確比對，通過GIS地理信息系統(tǒng)實現(xiàn)多樣化的查詢方式。例如，在GIS地圖上的某一棟房屋，可以準確標識其使用年限、結(jié)構(gòu)、形式、面積等基本的參數(shù)信息，同時也可以查詢其房產(chǎn)證等相應(yīng)的準確數(shù)據(jù)。在大數(shù)據(jù)和云計算的支持下，在檔案管理系統(tǒng)的運轉(zhuǎn)下，也可以對GIS系統(tǒng)進行相應(yīng)的升級，保證在系統(tǒng)中可以有效調(diào)取和統(tǒng)計房產(chǎn)的抵押、繼承、查封等基本信息，減少工作環(huán)節(jié)，為后續(xù)的住房保障、拆遷等工作提供強大的基礎(chǔ)。同時，GIS與房產(chǎn)檔案信息的基本結(jié)合，對于實現(xiàn)查詢、調(diào)取一體化創(chuàng)造了良好的條件。

六、結(jié)束語

通過以上的論述，直管公房在我國時代發(fā)展的背景下，仍具有很強住房保證的基本特征。因此，在加強檔案管理工作時，應(yīng)進行數(shù)字化檔案的管理升級。針對目前產(chǎn)生的問題，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的有效統(tǒng)一，加強不同模塊的劃分，使其能夠在直管公房信息的查詢、調(diào)用、產(chǎn)權(quán)明晰、法律途徑等各方面都起到應(yīng)有的作用，扎實做好我國直管公房檔案管理工作。

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（作者單位：煙臺市市屬直管公房管理服務(wù)中心）

作者簡介：劉艷華（1983—），女，漢族，山東德州人，本科，副研究館員，研究方向：人事檔案管理。