淺議新時(shí)期檔案工作的特點(diǎn)和對(duì)檔案工作人員的要求

摘 要：在新時(shí)期背景下，信息化與數(shù)字化技術(shù)已成為人們生活不可或缺的內(nèi)容。這也使得與數(shù)字信息相關(guān)的管理工作得到充分優(yōu)化，檔案管理便是如此，在科學(xué)技術(shù)的影響下，其工作煩瑣程度得到減輕，但仍然會(huì)面臨許多阻礙，需要管理人員具有一定的計(jì)算機(jī)水平，可以熟練操作計(jì)算機(jī)相關(guān)程序，以發(fā)揮其最大效用。此外，還需相關(guān)從業(yè)人員擁有較強(qiáng)的專業(yè)管理能力，通過相應(yīng)的培訓(xùn)，不斷提高自身綜合素質(zhì)，進(jìn)一步提高檔案管理工作效率。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；檔案；工作特點(diǎn)；工作人員要求

現(xiàn)代化社會(huì)高速發(fā)展帶動(dòng)了科技進(jìn)步，大數(shù)據(jù)技術(shù)逐漸在各方面得到廣泛應(yīng)用，使人們的生活與工作更加方便快捷。分析新時(shí)期的博物館管理工作能夠發(fā)現(xiàn)，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作領(lǐng)域帶來的便利與優(yōu)化較為明顯，能夠?qū)n案管理工作從煩瑣復(fù)雜轉(zhuǎn)變?yōu)檩p松簡(jiǎn)便。相較于傳統(tǒng)檔案管理方式，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的幫助下，工作人員能夠更快更準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，進(jìn)行及時(shí)處理，準(zhǔn)確性與便捷性更強(qiáng)。此外，還能夠依據(jù)數(shù)據(jù)分類探討出有效的管理對(duì)策，從而使檔案管理工作更加有效、準(zhǔn)確，為社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

一、新時(shí)期檔案工作的特點(diǎn)

1.創(chuàng)新性不夠

檔案工作有別于其他工作，與外界接觸少，容易掌握，但難以精通，因此，必須要加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心和職業(yè)素質(zhì)，走出自己的“舒適圈”，不僅要能夠完成日常重復(fù)性工作，同時(shí)還要能夠不斷解決工作中的困難。在基本工作完成的前提下，探索出新的檔案管理方法，促進(jìn)我國(guó)檔案管理事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

2.社會(huì)層面涉及廣

當(dāng)前，由于檔案工作統(tǒng)籌的資料與信息以及處理的資料來源比較多，因此，檔案工作必須依照一定的制度來進(jìn)行，并且不斷進(jìn)行改革。檔案工作在當(dāng)今政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化、科技、教育等各方面都有著廣泛應(yīng)用，而在社會(huì)的變遷中，也形成金融檔案、經(jīng)濟(jì)檔案、信用檔案等不同類別，如今，檔案的利用者逐漸多元化，涉及的社會(huì)范圍較廣，所以需要提高檔案工作人員的綜合素養(yǎng)。

3.載體多元化

新時(shí)期下，隨著電子信息、材料學(xué)飛速發(fā)展，檔案工作也出現(xiàn)新特征，不再局限傳統(tǒng)文字，而是大量涌現(xiàn)音頻、視頻等多種形式的數(shù)據(jù)源。文件的載體也從過去的紙質(zhì)到光盤、磁盤、膠片、電子等多種形式，隨著我國(guó)檔案工作環(huán)境的日益多元化，高校圖書館工作面臨著前所未有的新考驗(yàn)。

二、新時(shí)期檔案工作的弱點(diǎn)

1.大數(shù)據(jù)意識(shí)薄弱

雖然時(shí)代的洪流沖散了很多過時(shí)的思想、方式、技術(shù)和機(jī)器，但是現(xiàn)在仍有許多人并不認(rèn)同大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，甚至將其視為一種“入侵”。在這種環(huán)境下，大數(shù)據(jù)的發(fā)展首先就受到人為的阻力——人是所有事物的第一要素，沒有了人的主觀能動(dòng)作用，具有再多的客觀條件也無濟(jì)于事，所以，要想讓大數(shù)據(jù)發(fā)展更加快速，那就要先從“人”這部分開始工作。許多單位還沿用傳統(tǒng)檔案管理方式，這種方式已經(jīng)過時(shí)，且不說紙質(zhì)檔案有多么容易被毀損，就連其放置的場(chǎng)所也是有嚴(yán)格的要求。紙質(zhì)檔案在保存過程中再努力細(xì)心也沒有辦法阻止其發(fā)黃變脆，更別提遇到一些不可抗拒的自然因素，如水災(zāi)、火災(zāi)等，這無疑是檔案管理的一大問題。有紙質(zhì)檔案就要有合適的存放場(chǎng)所，該場(chǎng)所一定要選取地處陰涼但是又不可太過潮濕的地方，必須要溫度適宜，而且隨著檔案增多，場(chǎng)所的局限性也漸漸體現(xiàn)出來，工作人員就必須要為其尋找新的放置場(chǎng)所。在檔案的搬移過程中，很容易造成資料的遺失、損壞，所以，大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理事業(yè)非常重要。

2.大數(shù)據(jù)理論支撐缺失

好的方案必須要有好的理論基礎(chǔ)支撐才得以實(shí)現(xiàn)，但是大數(shù)據(jù)理論知識(shí)薄弱，也是導(dǎo)致現(xiàn)在大數(shù)據(jù)意識(shí)薄弱的主要原因之一。要想讓大數(shù)據(jù)真正進(jìn)入人們生活的方方面面，就要研究其具體效用，通過不同的測(cè)試來得到最好的結(jié)果，發(fā)揮其效用的臨界點(diǎn)，只有在科學(xué)的理論指導(dǎo)下，大數(shù)據(jù)才得以掀開其神秘的面紗，在人們的工作和生活中得到廣泛應(yīng)用?，F(xiàn)在的檔案管理工作雖然在一定程度上已進(jìn)行了改善，引入了大數(shù)據(jù)技術(shù)，但是，有些人員的工作理念還是沒有從根本上得到改變，檔案管理人員的工作也僅是簡(jiǎn)單而又枯燥的信息錄入和摘取，完全失去了大數(shù)據(jù)管理的優(yōu)勢(shì)。這種膚淺的理解和淺顯的工作方式使得其對(duì)于博物館的工作發(fā)展沒有多大助力，所以必須要了解信息化的必要性和珍貴性，才能通過大數(shù)據(jù)贏得更多。

3.檔案管理涉及隱私安全

信息安全一直是被人們所討論的熱點(diǎn)話題，在大數(shù)據(jù)發(fā)展的今天，各種信息都沒有辦法瞞得過大數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)的確為人們帶來了許多便捷，但同時(shí)也有許多不法分子將用戶的信息作為發(fā)財(cái)?shù)耐緩絹磉M(jìn)行非法交易，數(shù)萬條重要私人信息被出賣。比如，買了房子之后，手機(jī)上會(huì)被源源不斷的家居推薦短信和互聯(lián)網(wǎng)廣告所占據(jù)，這就是信息泄露所帶來的弊端，這種弊端使得人們長(zhǎng)期生活在一種近似透明的環(huán)境之中，難以想象自己的私人信息會(huì)被別人知道多少。因此，做好檔案安全管理是檔案工作的基本保障，更需要技術(shù)開發(fā)者進(jìn)行不斷研究，用更為高級(jí)的技術(shù)支持來確保檔案信息的安全。

4.檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

以現(xiàn)在人們對(duì)于檔案管理工作的態(tài)度來看，在單位中檔案管理工作的重要性一向是排在最后的位置，人們普遍都將目光投向技術(shù)革新、銷售模式以及人員的增減等，很少有單位將重心分給檔案管理，所以，我國(guó)現(xiàn)在的檔案管理人才有一定的空缺，這也直接導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)性不高，難以使用專業(yè)的方式進(jìn)行檔案管理，從而導(dǎo)致信息的遺漏錯(cuò)誤。從事檔案管理工作的職員很少會(huì)進(jìn)行自我提升，只是日復(fù)一日地進(jìn)行著一樣的工作，憑著自己的主觀想法來定義資料有用與否，所以在檔案管理人員素質(zhì)上沒有做到應(yīng)有的培訓(xùn)，難以使大數(shù)據(jù)與原本的檔案管理知識(shí)相結(jié)合，這也是大數(shù)據(jù)技術(shù)無法普遍應(yīng)用的另一大阻力。

三、新時(shí)期檔案工作人員的必備素養(yǎng)

1.知識(shí)素養(yǎng)

檔案信息化是目前各層次檔案工作的迫切需要，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化是其發(fā)展的終極目的。首先，檔案管理員應(yīng)具備一定的使用電腦辦公軟件、熟悉計(jì)算機(jī)操作以及互聯(lián)網(wǎng)等相關(guān)的知識(shí)素養(yǎng)，以便于進(jìn)行電子文檔的使用，從而為各個(gè)部門的檔案工作打下良好基礎(chǔ)。比如，熟練使用辦公軟件word、excel、收發(fā)電子郵件等，都是檔案工作者必備的技能。檔案是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的一項(xiàng)重大信息來源，其必須與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)相結(jié)合。檔案工作者應(yīng)建立信息意識(shí)，尤其要學(xué)會(huì)利用電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行信息收集、提煉、加工和整理。其次，檔案管理員還要能夠熟練使用檔案系統(tǒng)。當(dāng)前，各部門檔案管理信息化、現(xiàn)代化、網(wǎng)上服務(wù)等工作均依靠檔案管理軟件，因此，獨(dú)立使用檔案系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)電子檔案工作的先決條件，這就需要對(duì)文件系統(tǒng)的各個(gè)方面進(jìn)行充分了解。另外，還需要使用掃描儀、攝像機(jī)和其他影像處理軟件對(duì)某些紙質(zhì)文檔進(jìn)行數(shù)字化處理，將其壓縮成 jpg、 pdf文件等，然后將這些文檔上傳到網(wǎng)上，供使用者使用。同時(shí)，還要具備豐富的學(xué)科知識(shí)、熟練的業(yè)務(wù)和系統(tǒng)化的管理知識(shí)。檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性和技術(shù)性很高的工作，已經(jīng)形成一套專門的理論、原則、技術(shù)和方法，同時(shí)還要掌握相關(guān)的理論知識(shí)和技術(shù)。檔案的收集、整理、歸類、組卷，應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、內(nèi)容、形式和特點(diǎn)，對(duì)組卷進(jìn)行正確分類。在編制檔案的主要資料方面，如大事記、年鑒、組織沿革等，必須具備一定的語文基礎(chǔ)才能勝任。信息社會(huì)，國(guó)際交往日益頻繁，檔案工作在檔案理論創(chuàng)新、檔案研究、檔案利用、檔案軟件開發(fā)等領(lǐng)域必將與國(guó)際接軌，要求檔案管理者應(yīng)具備一定的語言能力。新時(shí)代的檔案管理工作人員要做好檔案工作，就得在“通才”的前提下做好“專才”。

2.道德素養(yǎng)

檔案工作具有高度的機(jī)密性，一旦泄露，將會(huì)對(duì)整個(gè)社會(huì)和國(guó)家造成一定損害。檔案工作人員要樹立保密觀念，培養(yǎng)良好的思想品德，是每個(gè)檔案工作人員的必備條件。檔案工作者必須具有崇高的品德修養(yǎng)，才能樹立起一個(gè)優(yōu)秀的檔案工作者形象，從而提高其社會(huì)影響。檔案工作是一種服務(wù)性很強(qiáng)的工作，不管時(shí)代怎么變化，檔案工作始終堅(jiān)持信息服務(wù)為己任的宗旨。在信息技術(shù)滲透整個(gè)檔案工作的今天，能否全面、及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地為使用單位提供有效服務(wù)，就成了一個(gè)重要的指標(biāo)。檔案工作要做到“想利用者所想、急利用者所急”，方能獲得廣大檔案使用者的尊重與信任，才能對(duì)其給予更多的關(guān)注與支持。

3.政治素養(yǎng)

政治素養(yǎng)是檔案工作人員應(yīng)具有的最基本的素質(zhì)。檔案工作人員要有足夠的政治覺悟、政治方向、政治立場(chǎng)、政治觀點(diǎn)等，能夠經(jīng)受住時(shí)間的檢驗(yàn)，只有這樣，才能確保檔案工作的可靠性和安全性，才能承擔(dān)起檔案工作重于泰山的重任。

四、新時(shí)期檔案工作建議

1.進(jìn)行檔案管理人員素質(zhì)培訓(xùn)

人為因素是非常重要的一環(huán)，改變現(xiàn)有的檔案工作管理人員的素質(zhì)是迫在眉睫的工作，應(yīng)該對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，使其了解一定的檔案管理專業(yè)知識(shí)，并且舉辦測(cè)試來進(jìn)行考核，而考核制度也是必不可缺的，可以使用輪班制度來進(jìn)行小組考核。對(duì)于優(yōu)秀的小組可以給予一定獎(jiǎng)勵(lì)，除此之外也應(yīng)該建立成員管理制度，有領(lǐng)頭人在前面指揮和監(jiān)督，就可以使下面的工作人員找到主心骨，而且在工作過程中也支持小組互相監(jiān)督的模式，整體上提高人員的工作效率。另外，也不應(yīng)該只把目光投向內(nèi)部職員的培訓(xùn)，應(yīng)該將目光放得更加長(zhǎng)遠(yuǎn)，去尋找更加優(yōu)秀的管理人才和技術(shù)人才。技術(shù)人才會(huì)帶來更加新穎且更為高效的技術(shù)手段，在硬件設(shè)施上為檔案管理工作提供新的路徑，技術(shù)上給大數(shù)據(jù)檔案管理方式奠定基礎(chǔ)，成為檔案管理工作新的催化劑，提高整體人員的工作效率，降低不必要的錯(cuò)誤，使風(fēng)險(xiǎn)率直線下降，從而得到更好更為優(yōu)秀的檔案管理成果。

2.在工作過程中進(jìn)行細(xì)致化梳理

檔案管理的工作量巨大，所以其出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率很高，其中工作人員的自身問題占一部分，另外一部分則是在于分工不均。在具體的檔案工作中，一般難以做到真正的分工明確，使檔案管理人員在工作時(shí)很難了解自己應(yīng)該做到什么程度，應(yīng)該在哪劃清自己的工作范圍，導(dǎo)致檔案信息重復(fù)或者缺失。因此，單位應(yīng)該成立專門的檔案管理部門來對(duì)整體的檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排，這樣才能夠使檔案管理工作更加井井有條。

3.加強(qiáng)軟件和硬件建設(shè)

在檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，想要保證其應(yīng)用的有效性，需要做好相關(guān)軟件和硬件的配套建設(shè)，這是應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ)，需要投入人力、物力和財(cái)力。但是，根據(jù)檔案管理現(xiàn)階段的實(shí)際工作情況來看，由于個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)不重視大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，導(dǎo)致檔案管理還在以人工模式開展，大數(shù)據(jù)管理的配套設(shè)備設(shè)施還不健全，沒有在檔案管理中發(fā)揮關(guān)鍵作用，影響管理效率和整體工作效率，阻礙檔案管理工作的整體發(fā)展。因此，需要在改變檔案管理理念的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)軟件和硬件建設(shè)。首先，從實(shí)際情況和發(fā)展目標(biāo)出發(fā)，確定大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用需要的設(shè)備及其資金，確定軟件、硬件類型和數(shù)量需求，以此為依據(jù)，采購(gòu)相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施，保證初期建設(shè)順利進(jìn)行。其次，在使用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理的日常工作中，需要安排專業(yè)人員定期檢查、更新和維修，從而保證軟件和硬件能夠正常使用，保證檔案管理工作順利開展。在條件允許的情況下，可以組建專業(yè)團(tuán)隊(duì)，結(jié)合實(shí)際需求，開發(fā)適合自身?xiàng)l件的軟件系統(tǒng)、建設(shè)管理平臺(tái)，以便保證檔案資料收集、分類、整理、存儲(chǔ)、檢索等工作順利進(jìn)行，保證各個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。

五、結(jié)束語

在新時(shí)期背景下，社會(huì)對(duì)于檔案工作有著更高的要求，因此，檔案工作者需要不斷學(xué)習(xí)，不斷提高自身政治素養(yǎng)，堅(jiān)守道德底線，嚴(yán)格執(zhí)行保密條例，進(jìn)一步提高檔案管理水平與職業(yè)技能，將檔案的作用充分發(fā)揮出來，為單位與社會(huì)發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊余婷.老地名檔案工作存在的問題及對(duì)策——以博物館、檔案館、地名協(xié)會(huì)為例[J].新西部，2022

[2]宋本玉.從檔案管理到檔案治理——新時(shí)期高校檔案工作模式探究[J].文化產(chǎn)業(yè)，2022

[3]杜 丹.新時(shí)期遼寧報(bào)刊傳媒集團(tuán)人事檔案工作探究——以遼寧報(bào)刊傳媒集團(tuán)（遼寧日?qǐng)?bào)社）為例[J].蘭臺(tái)世界，2022

[4]李安萍，張立南.淺談博物館（紀(jì)念館）文物藏品檔案管理工作——以安源路礦工人運(yùn)動(dòng)紀(jì)念館為例[J].文物鑒定與鑒賞，2022

[5]潘亞男.新時(shí)期科技檔案工作的新變化與新問題——基于中國(guó)科學(xué)院科技檔案實(shí)踐的思考[J].圖書情報(bào)工作，2022

[6]張文芝.從職稱申報(bào)視角看新時(shí)期基層檔案工作隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的發(fā)展與變化——以2021年云南申報(bào)中高級(jí)檔案職稱人員情況為例[J].云南檔案，2021

[7]李佳佳.淺談基層博物館文物檔案工作存在的問題及改進(jìn)策略——以彭州市博物館為例[J].文物鑒定與鑒賞，2021

[8]張 憲，張文萍，張 晗.發(fā)揮集中優(yōu)勢(shì)提高質(zhì)量效率? 推動(dòng)新時(shí)期干部人事檔案工作全面過硬[J].石油組織人事，2020

[9]江 萍，丁艦豐.從檔案管理到檔案治理——新時(shí)期高校檔案工作模式探究[J].檔案與建設(shè)，2020

[10]熊菲菲.新時(shí)期機(jī)關(guān)黨建檔案工作探析——以太倉(cāng)市市級(jí)機(jī)關(guān)為例[J].檔案與建設(shè)，2020

[11]李東艷.跟緊時(shí)代脈搏? 開創(chuàng)檔案法制新局面——淺談如何做好新時(shí)期檔案法制工作[J].黑龍江檔案，2019

[12]習(xí) 瀏.新時(shí)期農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作現(xiàn)狀、問題與對(duì)策——以湖北省農(nóng)業(yè)科學(xué)院為例[J].湖北農(nóng)業(yè)科學(xué)，2018

（作者單位：全州縣融媒體中心）

作者簡(jiǎn)介：蔣凌華（1977—），女，漢族，廣西桂林人，本科，館員，研究方向：新時(shí)期檔案工作的開拓創(chuàng)新。