基于文件連續(xù)體理論的人事檔案管理體系構(gòu)建策略研究

摘 要：文件連續(xù)體理論對于人事檔案管理極具實(shí)踐指導(dǎo)價(jià)值，從實(shí)體管理而言，人事檔案的形成、管理、轉(zhuǎn)遞無一不體現(xiàn)出連續(xù)體管理理念，從數(shù)據(jù)管理而言，數(shù)據(jù)的連續(xù)更利于維護(hù)其齊全完整真實(shí)，實(shí)現(xiàn)協(xié)同共享。在以連續(xù)體理論管理人事檔案的過程中，存在管理體系缺失、信息化步伐緩慢、信息共享程度受限等障礙，可以通過人事檔案連續(xù)管理的四維框架，構(gòu)建出一個(gè)全社會范圍內(nèi)的協(xié)同共享管理機(jī)制，推行統(tǒng)一規(guī)范的管理體系，確立分工協(xié)同的構(gòu)建主體，進(jìn)而在從創(chuàng)建到利用的全流程中提高人事檔案的數(shù)據(jù)治理能力。

關(guān)鍵詞：人事檔案；文件連續(xù)體；障礙；策略

中圖分類號：G275.9;G271；D630 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-1794（2023）01-0027-07

作者簡介：張媛媛，安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館副研究館員，碩士（合肥 230036 ）；通信作者：邵華，蘇州大學(xué)社會學(xué)院講師（江蘇 蘇州 215123）。

基金項(xiàng)目：江蘇省高校哲學(xué)社會科學(xué)研究基金項(xiàng)目“數(shù)字時(shí)代檔案認(rèn)知轉(zhuǎn)型研究”（2021SJA1360）；安徽省高等學(xué)校檔案工作協(xié)會基金項(xiàng)目“高校學(xué)生電子檔案管理研究”（2021yb11）

收稿日期：2022-03-10

文件連續(xù)體理論是電子檔案管理時(shí)代的重要理論，對于人事檔案管理而言也同樣適用。在管理過程中，可以將人事檔案管理實(shí)踐看作一個(gè)連續(xù)的、系統(tǒng)的綜合體，一方面以流程管理的連續(xù)性來保證人事檔案的齊全完整真實(shí)，另一方面以各管理部門之間的協(xié)同來實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)信息的共享，提高人事檔案的數(shù)據(jù)治理能力。對人事檔案進(jìn)行連續(xù)體管理具有一定的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)，它表現(xiàn)在：一是人事檔案的信息是連續(xù)的，以檔案相對人的生命歷程為主線，將一系列零散的材料組成一個(gè)有機(jī)的檔案整體；二是人事檔案的管理過程是連續(xù)的，就檔案形成、收集、整理、轉(zhuǎn)遞等一系列管理流程而言，構(gòu)成一個(gè)嚴(yán)密的管理鏈條，并且隨著人事檔案的轉(zhuǎn)遞，管理鏈條顯現(xiàn)閉合的環(huán)狀結(jié)構(gòu)，而非是直線結(jié)構(gòu)；三是需要在連續(xù)的管理過程中保證人事檔案實(shí)體和信息的安全，首先是實(shí)體管理過程必須連續(xù)，尤其是檔案轉(zhuǎn)遞流程銜接必須連續(xù)，才能避免出現(xiàn)在檔案轉(zhuǎn)遞過程中的丟失現(xiàn)象，保證檔案實(shí)體安全；其次是信息管理過程必須連續(xù)，后期的檔案記載與前期記載必須一致，轉(zhuǎn)遞后的檔案記載與原單位的檔案記載必須一致，這樣才能避免檔案的篡改現(xiàn)象，保證檔案信息安全，具有憑證效力。

業(yè)界對于文件連續(xù)體理論及連續(xù)性相關(guān)理論的研究主要分為三個(gè)方面：一是文件連續(xù)體理論的產(chǎn)生及解讀，闡釋了結(jié)構(gòu)化理論對文件連續(xù)體理論的影響^[1-2]，文件連續(xù)體模型^[3]，以及文件連續(xù)體理論在構(gòu)建社會記憶中的重要作用^[4-5]。二是數(shù)字連續(xù)性相關(guān)政策及其對實(shí)踐的指導(dǎo)，介紹了數(shù)字連續(xù)性2020政策^[6]，數(shù)字連續(xù)性政策對我國的借鑒和啟示^[7]，以及要加快制定政府?dāng)?shù)字連續(xù)性行動(dòng)計(jì)劃^[8]，用數(shù)字連續(xù)性思想來確保電子文件的真實(shí)性^[9]。三是數(shù)據(jù)連續(xù)性，提出了政務(wù)數(shù)據(jù)連續(xù)性治理的理念和體系框架^[10]，認(rèn)為數(shù)據(jù)連續(xù)性與數(shù)據(jù)安全性同等重要^[11]，要保證電子文件管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)連續(xù)性^[12]，重視數(shù)據(jù)治理的連續(xù)性^[13]。從文件連續(xù)體理論到數(shù)字連續(xù)性，再到數(shù)據(jù)連續(xù)性，體現(xiàn)出電子文件研究從形成個(gè)體的真實(shí)性，到以形成過程的真實(shí)性來維護(hù)個(gè)體真實(shí)。但上述研究在文件連續(xù)體理論中國化方面，僅僅提出一些啟示，并未實(shí)現(xiàn)理論在中國國情下落地生根；同時(shí)理論研究與檔案實(shí)踐的聯(lián)系并不緊密，未深入到管理流程層面；并且頂層設(shè)計(jì)以政務(wù)數(shù)據(jù)研究為主，其他檔案門類涉及較少。本文以極具中國特色的人事檔案管理作為對象，研究人事檔案在保管、轉(zhuǎn)遞過程中數(shù)據(jù)安全性和連續(xù)性問題，一方面在實(shí)踐層面上闡釋了文件連續(xù)體理論，另一方面在人事檔案數(shù)據(jù)化方面展開探索，體現(xiàn)出檔案服務(wù)民生的理念。

一、人事檔案連續(xù)管理面臨的障礙

人事檔案在教育培養(yǎng)、選拔任用、從嚴(yán)管理監(jiān)督干部等方面發(fā)揮了重要作用，卻在大數(shù)據(jù)時(shí)代顯現(xiàn)出格格不入的態(tài)勢。主要表現(xiàn)在：一是信息化水平低下，嚴(yán)重影響了檔案價(jià)值的發(fā)揮；二是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中人事檔案的真實(shí)性無法保證，影響檔案的權(quán)威性和公信力；三是大數(shù)據(jù)環(huán)境中的人事檔案齊全完整有所缺失，損害了檔案的憑證作用。因此人事檔案連續(xù)管理應(yīng)該如何提高人事檔案的可用性，提高人事檔案的數(shù)據(jù)治理能力，成為大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理的主要挑戰(zhàn)之一。

（一）管理體系缺失

人事檔案的管理范圍較小，存在后端控制不嚴(yán)的問題。人事檔案管理一般以單位展開，將檔案轉(zhuǎn)遞視為管理的終結(jié)，很少將檔案轉(zhuǎn)遞納入連續(xù)性管理范疇，這就會產(chǎn)生一定的管理漏洞。據(jù)報(bào)道，共青團(tuán)石家莊市委原副書記王亞麗在轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)中多次篡改檔案，除了性別是真的，其余信息全是假的，90多枚公章有三分之一以上是假的^[14]。因此人事檔案連續(xù)管理要從單位擴(kuò)展到全社會，以社會層面全覆蓋的連續(xù)，將人事檔案形成、轉(zhuǎn)遞的全生命歷程納入一個(gè)整體，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)遞、記載全程安全可控，最大限度地保證檔案安全。

（二）信息化步伐緩慢

從各單位人事檔案信息化的實(shí)踐來看，目前以存量檔案數(shù)字化為主要形式，尚未實(shí)現(xiàn)增量檔案的電子化，大量在管理系統(tǒng)中生成的檔案數(shù)據(jù)被棄用。主要原因在于，一是各單位在進(jìn)行信息化建設(shè)規(guī)劃時(shí)，并沒有把數(shù)字環(huán)境下形成的檔案資源納入規(guī)劃范疇，仍然依循的是紙質(zhì)檔案歸檔再數(shù)字化的思路。二是人事檔案管理部門對電子檔案持疑惑或否定態(tài)度，依然秉承著“紙質(zhì)檔案才是原件”的理念。三是隨著人才流動(dòng)，人事檔案管理部門與用人單位多為兩家獨(dú)立機(jī)構(gòu)，檔案材料及時(shí)歸檔、數(shù)據(jù)對接等方面都存在障礙。增量電子檔案被棄用不僅僅是檔案資源的極大浪費(fèi)，也導(dǎo)致人事檔案在信息化進(jìn)程中止步不前。檔案紙質(zhì)化再掃描將數(shù)字環(huán)境中形成的檔案數(shù)據(jù)與其系統(tǒng)強(qiáng)行剝離，切斷了兩者之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)際上是形成了數(shù)據(jù)環(huán)境中的信息孤島，是信息社會的逆勢行為。國務(wù)院有文件指出，“除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，電子文件不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交”^[15]。據(jù)報(bào)道，截至2020年12月，我國互聯(lián)網(wǎng)政務(wù)用戶服務(wù)規(guī)模達(dá)8.43億，平臺一張網(wǎng)整體服務(wù)能力提升，各地區(qū)各級政府“一網(wǎng)通辦”“異地可辦”“跨區(qū)通辦”漸成趨勢 ^[16]。因此隨著社會大眾越來越習(xí)慣于在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境獲取憑證材料，辦理各種個(gè)人事務(wù)，電子文件將會逐漸取代紙質(zhì)文檔，成為檔案的主要載體形式，人事檔案電子化運(yùn)行將成社會發(fā)展所向。

（三）信息共享程度受限

目前電子檔案的憑證效用已經(jīng)得到檔案法認(rèn)可，但人事檔案憑證價(jià)值的發(fā)揮仍然依賴于出具紙質(zhì)證明，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)社會發(fā)展的腳步。在管理實(shí)踐中，人事檔案以單位內(nèi)部利用為主，彼此相互隔離，共享程度較低。一是檔案管理強(qiáng)調(diào)權(quán)限，沒有看到在人事檔案形成過程中，前后單位是相互依存的，因此僅以占有的檔案材料為利用對象，很難形成完整的檔案證據(jù)鏈條，影響人事檔案的憑證價(jià)值。二是檔案管理立足于本單位，以本單位的視角判定材料價(jià)值，導(dǎo)致材料單一、用途狹窄。三是檔案利用強(qiáng)調(diào)機(jī)密性，管理制度中保密要求高于利用，認(rèn)為數(shù)據(jù)共享、網(wǎng)絡(luò)利用不符合保密要求，容易產(chǎn)生信息泄露，電子文件易篡改容易造成數(shù)據(jù)失真。因此，在社會大眾和檔案人員的思想意識中，都覺得紙質(zhì)的人事檔案相對于電子檔案而言，安全性更加能夠得到保證。然而在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案信息共享尤其是民生相關(guān)的檔案信息資源共享是人民的需求，也是社會發(fā)展的必然。2020年民政部等六部門發(fā)文指出，居民個(gè)人檔案證明由辦事涉及部門通過與居民個(gè)人檔案保管單位信息共享的方式進(jìn)行核對。^[17]此意見提出了人事檔案的跨部門利用，在線信息共享，這表明紙質(zhì)證明的時(shí)代將逐漸過去，人事檔案必須要加大共享力度，否則將被其他信息利用形式所取代。

二、人事檔案連續(xù)管理的機(jī)制策略

構(gòu)建人事檔案連續(xù)管理首先需要進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，需要明確構(gòu)建范圍。據(jù)調(diào)查，上海市除形成市、區(qū)、街道三級檔案部門聯(lián)動(dòng)共享格局外，還與民政局等一系列涉民單位檔案室建立了合作共享機(jī)制^[18]。這種打破條塊割據(jù)的檔案共享模式，為人事檔案共享利用提供了很好的借鑒，即建立以檔案轉(zhuǎn)遞為演進(jìn)流程的全社會各管理單位間協(xié)同共享管理機(jī)制。

（一）建立明確清晰的框架層次

參照文件連續(xù)體“四維四軸”模型^[19]，我們構(gòu)建了人事檔案連續(xù)管理的四維框架，從創(chuàng)建、捕獲、組織和多元記憶四個(gè)維度，揭示了從個(gè)人到社會逐層展開的人事檔案形成、管理、利用的全過程。

第一維度：創(chuàng)建。這是人事檔案的形成階段，即一個(gè)人的某項(xiàng)活動(dòng)產(chǎn)生的記錄，是人事檔案最小的組織單元。此時(shí)稱之為記錄而非檔案，是由于并未得到組織人事部門的認(rèn)可。

第二維度：捕獲。這是人事檔案的保管階段，即組織人事部門在人事管理活動(dòng)中獲取的檔案材料，經(jīng)過收集、歸檔、鑒定、整理，形成個(gè)人檔案集合，具有人事檔案的憑證價(jià)值。

第三維度：組織。這是人事檔案內(nèi)部利用階段，即單位將人事檔案數(shù)據(jù)作為個(gè)人德、能、勤、績、廉的反映，為選人用人提供參考。這是人事檔案直接價(jià)值的體現(xiàn)。

第四維度：多元記憶。這是人事檔案信息共享利用階段，即社會通過集合人事檔案數(shù)據(jù)，構(gòu)建人事資源數(shù)據(jù)庫，滿足社會人才交流以及民生需求。

（二）推行統(tǒng)一規(guī)范的管理體系

管理體系的統(tǒng)一重點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)從形成、管理、轉(zhuǎn)遞、利用全流程的統(tǒng)一。第一歸檔范圍和管理方式的統(tǒng)一。人事檔案從前期生成到歸檔，再到轉(zhuǎn)遞，應(yīng)該保持歸檔范圍和管理方式的統(tǒng)一，這樣才能有利于人事檔案的連續(xù)管理，因此有必要對學(xué)生檔案、人事檔案進(jìn)行聯(lián)合立法，或者以學(xué)習(xí)貫徹新檔案法為契機(jī)，對法規(guī)條款進(jìn)行修訂。第二信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。人事檔案在數(shù)字化掃描中，應(yīng)參照《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，還應(yīng)對元數(shù)據(jù)要素加以統(tǒng)一規(guī)定，比如單位標(biāo)識中使用社會統(tǒng)一信用代碼，對數(shù)字化成果產(chǎn)生方式進(jìn)行規(guī)定，并標(biāo)注檔案產(chǎn)生時(shí)間及轉(zhuǎn)遞時(shí)間等，這樣不僅能夠保證數(shù)據(jù)產(chǎn)生的連續(xù)，還能夠在運(yùn)行環(huán)境中保證數(shù)據(jù)可靠，防止被篡改。

三、人事檔案連續(xù)管理的資源策略

（一）落實(shí)數(shù)據(jù)資源的創(chuàng)建主體

就人事檔案連續(xù)管理而言，不能將其脫離管理流程，否則將無法保證數(shù)據(jù)的連續(xù)性和原始性，這就需要管理流程中的所有單位參與共建，進(jìn)而在全流程中實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享，因此其資源建設(shè)過程中應(yīng)該體現(xiàn)“分工”與“協(xié)同”的理念。

“分工”的理念是指依據(jù)人事檔案數(shù)據(jù)資源的形成主體，實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化歸檔分工。依據(jù)檔案形成規(guī)律，人事檔案連續(xù)管理應(yīng)遵循“自下而上，從始至終”的建設(shè)方向，劃清職責(zé)，順暢管理流程，最終形成管理合力?！白韵露稀本褪菑幕鶎硬块T開始，抓檔案材料的點(diǎn)滴形成，向上級部門匯集?！皬氖贾两K”就是從相對人出生開始，依據(jù)生命歷程，抓從學(xué)生檔案到人事檔案的繼承式積累。根據(jù)“來源原則”，人事檔案連續(xù)管理應(yīng)由形成單位建設(shè)，依循“統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)”的方針實(shí)行?！敖y(tǒng)一管理”是指，各人事檔案保管部門負(fù)責(zé)管理實(shí)體層面的人事檔案，監(jiān)督前單位形成檔案的齊全完整性，檢測電子檔案的準(zhǔn)確性?！胺旨壺?fù)責(zé)”是指，各人事檔案保管部門負(fù)責(zé)匯總本層級范圍內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)，并保證其齊全完整準(zhǔn)確；依據(jù)人事管理數(shù)據(jù)，補(bǔ)充完善紙質(zhì)檔案材料；同時(shí)按照檔案轉(zhuǎn)遞規(guī)則，采取安全有效的方式將檔案數(shù)據(jù)向后單位轉(zhuǎn)遞。這種層層遞進(jìn)的方針與人事檔案的積累方式相吻合，能夠最大限度地保證人事檔案數(shù)據(jù)的齊全完整。

“協(xié)同”的理念是指在檔案轉(zhuǎn)遞過程中各服務(wù)主體互相協(xié)同。首先需要建立檔案數(shù)字化成果共享機(jī)制，以積累式繼承的方式進(jìn)行數(shù)字化成果建設(shè)，而非全面重新進(jìn)行數(shù)字化掃描，尊重人事檔案積累過程中電子文件與其形成系統(tǒng)間的有機(jī)聯(lián)系，就是對電子檔案原始性更徹底地維護(hù)。其次是建立前后單位間協(xié)同聯(lián)動(dòng)機(jī)制。目前人事檔案到館利用的模式共享層次少、便捷度低，與公眾信息利用方式不符，顯現(xiàn)出日趨落后的頹勢。如果將人事檔案轉(zhuǎn)遞的前后單位納入人事檔案連續(xù)管理，建立館際間“一網(wǎng)聯(lián)動(dòng)”的檔案共享格局，將會大大提高檔案利用的便捷度。并且館際共享互聯(lián)相對于到館利用而言，還會形成信息記載的分布式賬本，大大增加信息篡改難度，更有利于保證人事檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性。借鑒“一網(wǎng)通辦”服務(wù)模式，將“一網(wǎng)通辦”窗口授權(quán)為服務(wù)門戶，向公眾提供查檔出證服務(wù)，將更有利于遠(yuǎn)程利用的開展，把人事檔案共享向縱深推進(jìn)。最后要秉承“合作發(fā)展”的理念。檔案管理部門要樹立大局觀，在人事檔案連續(xù)管理演進(jìn)過程中，存在發(fā)展不均衡的狀態(tài)，尤其是學(xué)生檔案和基層人事檔案管理部門雖然承擔(dān)著大量基礎(chǔ)性工作，但卻不受重視，因而樹立服務(wù)意識、合作意識和大局意識，在創(chuàng)新精神的引領(lǐng)下做好本職工作，學(xué)生檔案和基層人事檔案管理部門的重要作用才能夠得到充分肯定，這將更有利于人事檔案演進(jìn)過程的良性循環(huán)發(fā)展。

（二）厘清數(shù)據(jù)資源的創(chuàng)建過程

創(chuàng)建維是各種人事檔案實(shí)體和信息的生成過程。澳大利亞國家檔案館在《數(shù)字連續(xù)性2020政策》^[6]中提出將信息作為資產(chǎn)進(jìn)行管理，當(dāng)可靠地創(chuàng)建，管理，描述和存儲信息時(shí)，信息的潛在未來價(jià)值會增加，因此創(chuàng)建維的檔案數(shù)據(jù)是否真實(shí)決定著人事檔案是否具有憑證價(jià)值。有學(xué)者認(rèn)為電子文件的真實(shí)性取決于形成過程的真實(shí)性和內(nèi)容的真實(shí)性 ^[20]。據(jù)報(bào)道，北京互聯(lián)網(wǎng)法院的“天平鏈”利用區(qū)塊鏈技術(shù)特點(diǎn)，制定應(yīng)用接入技術(shù)及管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)了電子數(shù)據(jù)的可信存證^[21]，在此有一定借鑒作用。首先，區(qū)塊鏈?zhǔn)且环N去中心化共享總賬，它按照時(shí)間順序?qū)⒏鲾?shù)據(jù)區(qū)塊以鏈條的方式組合，以密碼學(xué)方式保證這種數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不可篡改和不可偽造^[22]，這與人事檔案連續(xù)管理中分級負(fù)責(zé)的策略是相契合的。其次，檔案轉(zhuǎn)遞到新單位就相當(dāng)于在區(qū)塊鏈上創(chuàng)建一個(gè)新區(qū)塊，兩個(gè)區(qū)塊之間通過哈希算法相連，在聯(lián)結(jié)中可以回溯轉(zhuǎn)遞之前的信息，形成完整的人事檔案管理鏈條，以確保數(shù)據(jù)的安全^[22]。在此過程中，檔案數(shù)據(jù)一旦被捕獲，就可以被組織維和多元記憶維讀取，形成一個(gè)社會范圍內(nèi)的認(rèn)識鏈，可以被追溯被驗(yàn)證，這樣可以最大程度地避免數(shù)據(jù)被篡改，保證了人事檔案形成過程和內(nèi)容的真實(shí)性。

捕獲維是檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容被各類管理系統(tǒng)捕獲的過程。首先人事檔案通過收集、整理成為有機(jī)化的檔案整體，其次檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)了增量檔案電子化，也完成人事檔案數(shù)據(jù)資源的積累。在捕獲維，人事檔案實(shí)體與數(shù)據(jù)相互驗(yàn)證，檔案數(shù)據(jù)作為驗(yàn)證人事檔案真?zhèn)蔚闹匾獏⒄瘴?，?shí)體內(nèi)容記載、材料數(shù)量與之是否一致，將會反映出檔案造假、缺失等種種問題。捕獲維的檔案數(shù)據(jù)是否完整將影響人事檔案的信息價(jià)值，學(xué)者認(rèn)為電子文件的完整性包括內(nèi)容的完整性和元數(shù)據(jù)的完整性”^[20]。澳大利亞國家檔案館倡導(dǎo)要建立完全數(shù)字化的工作流程，并在需要時(shí)以可訪問的數(shù)字形式保存信息 ^[6]，因而在線歸檔模式應(yīng)該是未來發(fā)展的趨勢，通過不同檔案管理系統(tǒng)間的互通互聯(lián)，保證人事檔案的連續(xù)性。

數(shù)據(jù)捕獲可以通過兩種途徑，一種是使用專用離線存儲介質(zhì)，將檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行封裝后，與檔案實(shí)體一起轉(zhuǎn)遞。這種方式已經(jīng)應(yīng)用于干部檔案轉(zhuǎn)遞之中，即將經(jīng)過規(guī)范整理的干部檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，再刻盤與檔案實(shí)體一并轉(zhuǎn)遞。這種方式無須進(jìn)行統(tǒng)一的頂層設(shè)計(jì)，系統(tǒng)間無須互通互聯(lián)，體制和技術(shù)難度較??；將檔案數(shù)據(jù)與元數(shù)據(jù)封裝后轉(zhuǎn)遞，數(shù)據(jù)解封后可以直接對接檔案管理系統(tǒng)，極大地減少了后續(xù)單位的數(shù)字化工作壓力，保證了檔案數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)的完整。不利之處在于，將檔案數(shù)據(jù)與形成環(huán)境相剝離，刻盤轉(zhuǎn)化過程中有篡改風(fēng)險(xiǎn)，并且如果轉(zhuǎn)遞檔案數(shù)量過多，會造成介質(zhì)轉(zhuǎn)化工作量大、轉(zhuǎn)遞不及時(shí)等問題。另一種是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將人事檔案數(shù)據(jù)與元數(shù)據(jù)直接存儲在專門的云存儲區(qū)域，然后將邏輯信息和密鑰以二維碼的形式與檔案實(shí)體一起轉(zhuǎn)遞。這種方式與浙江省推行的行政審批電子文件歸檔實(shí)踐比較類似，即在行政審批的全流程中進(jìn)行嵌入式歸檔，以此來保證檔案來源的完整性^[23]。這種方式將檔案管理系統(tǒng)與利用服務(wù)集成于一個(gè)平臺中，數(shù)據(jù)源比較穩(wěn)定，避免了轉(zhuǎn)遞過程中由于介質(zhì)損壞造成的數(shù)據(jù)丟失；通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的云存儲，數(shù)據(jù)存儲與存檔可以同時(shí)進(jìn)行，節(jié)省了存儲介質(zhì)的投入，節(jié)約了刻盤時(shí)間，并且云存儲還可以滿足檔案異質(zhì)異地備份的需要。不利之處在于，要先進(jìn)行檔案服務(wù)平臺布局，將檔案管理平臺與利用服務(wù)平臺進(jìn)行對接，技術(shù)難度大，并且對云存儲的安全要求較高。

四、人事檔案連續(xù)管理的利用策略

將人事檔案連續(xù)管理四維模型與具體業(yè)務(wù)流程相結(jié)合，繪制出人事檔案連續(xù)管理的業(yè)務(wù)流程圖（圖2），其信息利用路徑分為內(nèi)外兩個(gè)循環(huán)。內(nèi)循環(huán)從創(chuàng)建維到捕獲維，再到組織維，體現(xiàn)的是人事檔案的內(nèi)部利用；外循環(huán)從創(chuàng)建維到捕獲維，再到多元記憶維，體現(xiàn)的是人事檔案的外部利用。外循環(huán)的利用路徑在于用戶在“一網(wǎng)通辦”門戶提出利用需求，通過與身份識別系統(tǒng)進(jìn)行身份驗(yàn)證，一方面利用多元記憶維中的檔案專門數(shù)據(jù)和檔案鏡像數(shù)據(jù)，滿足社會利用需要；另一方面根據(jù)多元記憶維中的時(shí)間戳，將合法利用需求發(fā)送至捕獲維中的相應(yīng)管理系統(tǒng)，有管理權(quán)限的人事檔案管理部門響應(yīng)后，將檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，再由多元記憶維驗(yàn)證數(shù)據(jù)合法性，最后將真實(shí)可靠的檔案數(shù)據(jù)再發(fā)送回“一網(wǎng)通辦”門戶，提供給用戶。這一運(yùn)行流程可以借鑒我國目前政務(wù)服務(wù)檔案資源建設(shè)的兩種模式，以浙江省行政審批檔案資源建設(shè)實(shí)踐指導(dǎo)人事檔案資源的形成，以福建省電子證照檔案資源建設(shè)實(shí)踐指導(dǎo)人事檔案資源的多元利用。^[23]

（一）數(shù)據(jù)的內(nèi)部利用

組織維是所在單位對人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行組織和利用的過程。組織維所面臨的是檔案數(shù)據(jù)的連續(xù)性問題，因?yàn)橹挥羞B續(xù)的檔案數(shù)據(jù)，才能具有憑證價(jià)值，才能夠全面反映個(gè)人的德、能、勤、績。時(shí)間是人生中最連續(xù)的紐帶，有研究表明，時(shí)間戳技術(shù)與人事檔案相結(jié)合，可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)邏輯的關(guān)聯(lián)^[24]。時(shí)間戳作為檔案材料形成的附注存在，首先它是檔案元數(shù)據(jù)的一部分，通過時(shí)間將檔案數(shù)據(jù)集合起來，展示個(gè)人的成長、成才歷程，并且時(shí)間是否斷線可以最直觀顯示出檔案材料的完整程度。其次時(shí)間戳可以防止檔案數(shù)據(jù)被惡意篡改。時(shí)間戳的設(shè)定與檔案實(shí)體的保管部門相對應(yīng)，將數(shù)據(jù)修改形成的時(shí)間附注與時(shí)間戳相比對，相符合的修改才會被認(rèn)為是合法，并且還要接受鏈端其他單位的驗(yàn)證監(jiān)督，這樣即使檔案數(shù)據(jù)存儲在云端，也可以保證檔案數(shù)據(jù)的存儲安全。

（二）數(shù)據(jù)的外部利用

多元記憶維是人事檔案數(shù)據(jù)共享的過程，即突破人事檔案實(shí)體管理中單位、體制的限制，最大限度地整合檔案數(shù)據(jù)，來滿足社會對個(gè)人信息的需求。在此過程中，所面臨的是檔案數(shù)據(jù)的整合性問題，以及在整合過程中的數(shù)據(jù)可靠性問題。澳大利亞國家檔案館提出，信息、系統(tǒng)和流程是可互操作的^[6]，福建省推行的電子證照檔案資源建設(shè)模式^[23]破除了機(jī)構(gòu)壁壘，對行政審批結(jié)果檔案進(jìn)行整體性建設(shè)，互通共享，這些模式值得借鑒。

首先多元記憶維實(shí)現(xiàn)的是多元與單元的統(tǒng)一。“多元”指的是利用主體多元、利用目的多元，“單元”指的是信息獲取途徑單元，也就是說在單一的利用門戶之下網(wǎng)羅更多的信息資源，實(shí)現(xiàn)公眾多元的利用需求。我們常見的“一網(wǎng)通辦”就是這樣的單元管理門戶，在門戶之下，區(qū)域間橫向的“市域”“省域”館際合作，以及區(qū)域內(nèi)的縱向“館際”“館社”“館室”多層次、全方位的檔案共享模式，都是為了滿足多元的利用需求^[18]。福建模式提出要建立基本術(shù)語和元數(shù)據(jù)概念，規(guī)范電子證照的管理環(huán)境，才能保障電子證照互認(rèn)互通^[23]，因此需要對人事檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、加密規(guī)則制定統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范，這樣提供出來的數(shù)據(jù)才更能被社會大眾認(rèn)可，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)其法律效力。

其次多元記憶維以鏡像數(shù)據(jù)庫和專門數(shù)據(jù)庫保證信息共享及時(shí)。類似于電子證照檔案，多元記憶維中將學(xué)歷學(xué)位數(shù)據(jù)，四、六級考試成績數(shù)據(jù)，國家職業(yè)資格數(shù)據(jù)等結(jié)果性檔案數(shù)據(jù)建成專門數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)全國范圍內(nèi)的互通互聯(lián)，并且滿足民生信息的認(rèn)證需求。多元記憶維中還保存有檔案鏡像數(shù)據(jù)，一方面可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)備份，保證檔案數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性；另一方面可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)在平臺的轉(zhuǎn)遞，還可以在瞬間利用需求過大時(shí)，提供備份利用通道，保證檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)可用。

最后，多元記憶維驗(yàn)證檔案數(shù)據(jù)真?zhèn)巍６嘣洃浘S中保存有人事檔案形成、轉(zhuǎn)遞的時(shí)間戳，它將人事檔案整個(gè)生命歷程串聯(lián)起來，是管理流程的重要反映。時(shí)間戳的界定決定著在信息存儲層面，某單位對人事檔案數(shù)據(jù)的存儲是否合法；在信息利用層面，某單位對人事檔案數(shù)據(jù)的提供是否合規(guī)。并且時(shí)間戳使檔案數(shù)據(jù)的記載具有可追溯性，檔案實(shí)體的轉(zhuǎn)遞具有可查找性，在一定程度上保證著檔案數(shù)據(jù)和實(shí)體的安全。多元記憶維中還保存有檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)信息，包括檔案數(shù)據(jù)的物理信息和邏輯信息，并由此利用密碼學(xué)原理生成特有的哈希值。這些數(shù)據(jù)可與檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行結(jié)構(gòu)對比，驗(yàn)證檔案數(shù)據(jù)真?zhèn)危瑢钠脚_獲取的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行授權(quán)，保證檔案數(shù)據(jù)的安全可讀。

五、結(jié)語

人事檔案連續(xù)管理展示的是從個(gè)體、部門、單位到社會的一個(gè)整體管理流程，以管理流程的連續(xù)來維護(hù)人事檔案的齊全完整，維護(hù)人事檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)可用。雖然在局部范圍內(nèi)有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，但宏觀意義上的頂層設(shè)計(jì)還需要經(jīng)過更深層次的探討。在人事檔案連續(xù)管理演進(jìn)過程中，諸如在人事檔案形成、轉(zhuǎn)遞過程中，網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)支撐問題、云端數(shù)據(jù)的可公開性與個(gè)人信息隱私權(quán)之間的矛盾問題等等，還需要進(jìn)一步展開研究。

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The Construction Strategy of Personnel Archives Management System

Based on the Document Continuum Theory

ZHANG Yuanyuan ， SHAO Hua

Abstract： The theory of document continuum have a great practical guiding value for the management of personnel archives. In terms of entity management， the formation， management and transmission of personnel archives all embody the concept of continuum management.In terms of data management， data continuity is more conducive to maintaining its integrity and authenticity， to achieve collaborative sharing. In the process of personnel archives management with continuum theory， there are many obstacles， such as the lack of management system， the slow pace of informationization and the limited degree of information sharing. Through the four-dimensional framework of the personnel archives continuous management ， we can construct a cooperative and shared management mechanism in the whole society， carry out the unified and standardized management system， and establish the construction subject of division of labor and coordination， and then improve the data management ability of personnel files in the whole process from creation to utilization.

Key words：Personnel archives ; Digital comtinuity ; Obstacle ;Strategy

責(zé)任編輯：李曉春