淺議房地產企業(yè)銷售與收款循環(huán)的內部控制

戚少云

摘要：本文在介紹XYZ公司在銷售與收款循環(huán)過程中發(fā)生的舞弊案例的基礎上，對XYZ公司銷售與收款循環(huán)內部控制薄弱環(huán)節(jié)——環(huán)境與風險、控制活動、信息與監(jiān)督進行分析，找出XYZ公司發(fā)生舞弊行為的原因，在此基礎上，針對存在問題，運用內部控制基本原理，對XYZ公司在銷售與收款循環(huán)內部控制提出解決問題的對策。

關鍵詞：房地產企業(yè)；銷售；收款；內部控制

一、公司銷售與收款內部控制的原則與目標

1.公司銷售與收款內部控制目標

內部控制是由企業(yè)董事會、監(jiān)事會、經理層和全體員工共同實施的，旨在實現(xiàn)控制目標的過程。內部控制的目標是合理保證企業(yè)經營合法合規(guī)、資產安全、財務報告及相關信息真實完整、提高經營效率和效果、促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。

銷售業(yè)務是指公司圍繞銷售產品或勞務等發(fā)生的經濟業(yè)務。企業(yè)應當全面梳理銷售業(yè)務流程，建立和完善銷售業(yè)務相關的管理制度和方法，采取有效控制措施，確保實現(xiàn)企業(yè)銷售目標。銷售與收款循環(huán)內部控制目標包括：（1）完成年度預售（銷售）收入預算指標；（2）保證公司經濟利益、社會聲譽不受損害和股東權益最大化。在銷售與收款環(huán)節(jié)，保證資產安全，防范銷售舞弊行為。（3）銷售業(yè)務真實合法，會計記錄符合會計準則要求。

2.公司銷售與收款內部控制原則

內部控制原則是企業(yè)建立與實施內部控制應當遵守的基本方針，因此，銷售與收款循環(huán)的內部控制要遵守以下原則：

（1）全面性原則。從內部控制定義理解，內部控制是一個過程，也是全體員工參與的過程。同樣，銷售與收款環(huán)節(jié)應當涵蓋銷售收款各相關崗位，全面性才能得到體現(xiàn)。

（2）重要性原則。根據(jù)內部控制定義來說，重要性要從業(yè)務的性質和金額兩方面判斷。例如，銷售與收款環(huán)節(jié)中發(fā)生的舞弊行為，從金額來看不一定重要，但從性質上判斷一定是重要的。

（3）制衡性原則。制衡性是對不相容崗位、職務的分工和必要的相互監(jiān)督、相互制約來體現(xiàn)其有效性。

（4）適用性原則。公司應當根據(jù)實際情況，與時俱進，量身定做，既有切實可行的內外部相結合的控制制度，防止舞弊行為，又可及時回籠資金。

（5）成本效益原則。公司要針對風險環(huán)節(jié)并考慮成本原則，力求以最小合理控制成本，通過科學管理達到最佳控制效果。

二、XYZ公司銷售與收款循環(huán)內部控制現(xiàn)狀分析

1.XYZ公司銷售與收款循環(huán)內部控制舞弊案例

XYZ公司的A某，最近被公安機關刑事拘留。經初步調查核實，犯罪嫌疑人A某，在一年多時間里，利用XYZ公司管理層在項目后期，放松管理；公司相關員工對票據(jù)、印章職責不清，保管制度形同虛設；在銷售業(yè)務中，A某趁機“身兼數(shù)職”，一方面違法開具銷售發(fā)票、簽訂虛假銷售合同、私蓋印章、完成了網(wǎng)上備案登記，涉案金額巨大；另一方面，將購房人支付房款悉數(shù)劃入其個人銀行賬戶。A某這種行為不僅導致XYZ公司蒙受極大公司聲譽與權益的損害，而且在社會上造成極壞影響。

2.XYZ公司銷售與收款循環(huán)內部控制存在問題及分析

在內部環(huán)境方面控制方面，XYZ公司存在的問題包括：管理層在項目后期，放松管理，執(zhí)行不力；內部審計枉擔虛名，疏于監(jiān)管；員工素質存在差異，選拔不嚴；員工風險意識不強。從XYZ公司內控制度中暴露的薄弱環(huán)節(jié)，反映出不良的內部控制環(huán)境。首先，XYZ公司沒有形成良好內部控制文化，沒有認識到內部控制與風險管理的重要性，防風險意識薄弱；其次，內部控制說到底是有人參與實施并容易受人為因素的影響，XYZ公司員工風險意識不強、員工調動平凡、宣傳學習不夠等，導致影響經營風險的狀況屢見不鮮甚至發(fā)生銷售舞弊行為；最后，XYZ公司沒有處理好公司的發(fā)展戰(zhàn)略與銷售目標的有機結合，在追求經濟效益同時，無視內控制度中的合法合規(guī)控制，違規(guī)操作，終究自食其果，損失慘重。

在風險識別、評估和應對等方面，XYZ公司在面臨國家對房地產市場的多項調控政策出臺，加之同質性產品市場競爭性，一定程度上造成一線銷售人員的業(yè)績壓力，不規(guī)范操作、提供虛假信息的銷售行為，造成XYZ公司合同風險時有顯見。

在不相容崗位和職務分離控制方面，XYZ公司A 某，把理應是收取房款的財務職責，擅自與銷售工作一起，一并由本人一手經辦，擅自開具銷售發(fā)票、私蓋印章，把購房人實際支付的房款悉數(shù)直接劃入A某個人銀行賬戶，造成同一部門和人員經辦整個銷售收款業(yè)務的全過程，同時也違背了銷售人員不得接觸現(xiàn)款的規(guī)定。

在授權審批控制方面，XYZ公司A某，在沒有經過授權審批的程序環(huán)節(jié)，擅自制定銷售價格和付款政策、擅自簽訂虛假銷售合同，私蓋印章、擅自出售XYZ公司的產品，從中牟取不法利益。

在會計系統(tǒng)控制方面，財務管理混亂，財務接交工作沒有嚴格按照《會計法》的相關規(guī)定執(zhí)行，發(fā)票、印章保管，相同虛設，相關人員崗位職責不清，關鍵崗位人員專業(yè)勝任能力、職業(yè)道德修養(yǎng)差，為銷售人員舞弊創(chuàng)造了便利條件。

在信息與溝通方面，首先，溝通不夠，信息不暢。XYZ財務人員發(fā)現(xiàn)疑點，在向管理層匯報后，沒有引起管理層警覺情況下，也沒有及時向治理層報告。管理層則認為工作的偶而疏或而敷衍了之，造成小問題不斷惡化最終給公司帶來惡劣的結果；其次，沒有建立反舞弊機制，對銷售收款環(huán)節(jié)高風險領域，沒有建立舉報投訴制度和舉報人保護制度，把舞弊行為控制在萌芽狀態(tài)。

在內部監(jiān)督方面，XYZ公司每年由母公司聘請獨立的第三方，對XYZ公司的財務報表審計，作為日常監(jiān)督的主要手段，但也存在諸多盲區(qū)，如對銷售隊伍的疏于專業(yè)管理、日常監(jiān)督走形式、多年不變，監(jiān)督不嚴、存在檢查只是上級布置，下級應付，XYZ公司被動、消極接受監(jiān)督，也不能主動、及時去發(fā)現(xiàn)問題；對房地產公司關鍵崗位員工的流動性較大的特點，忽視關鍵崗位的離職前針對性專項檢查。

三、完善XYZ公司銷售與收款循環(huán)內部控制的對策

XYZ公司只有把內部控制制度滲透于公司整個經營管理活動之中，才能防范銷售過程中舞弊行為，上述案例好分析，反映出XYZ公司內部控制銷售與收款環(huán)節(jié)較為薄弱，究其原因，XYZ公司內部控制制度不夠完善、監(jiān)督不力。XYZ公司必須加強內部控制，采取有效措施加以改進。根據(jù)《企業(yè)內部控制配套指引》中的內部環(huán)境類指引和控制手段類指引，對XYZ公司在銷售與收款循環(huán)內部控制薄弱環(huán)節(jié)存在問題提出相應改進的對策。

1.把創(chuàng)建良好的內控環(huán)境落實到實處

（1）房地產行業(yè)特別是作為最基層項目公司，要結合實際情況，創(chuàng)建并逐步完善公司的治理結構，這是公司內部控制的基礎。要改變以往對干部政績、員工業(yè)績考核中，以目標利潤完成情況為重要依據(jù)，缺乏其他相關的綜合考察，對疏于管理、制度不嚴、執(zhí)行不力出現(xiàn)舞弊行為，在年度考核中，實行一票否決制 ，保證內部控制制度在公司上下一以貫之的實施，保證公司目標的穩(wěn)健實現(xiàn)，消除潛在內控風險。

（2）重視對員工的培養(yǎng)和選拔，在人員使用上，賦予每個員工適當職務時，要規(guī)定相應的職責，使其知道自己的職責所在。同時，堅決調離不稱職的員工。

（3）形成良好內部控制文化。提高從業(yè)人員業(yè)務素質和社會道德，建立正確的價值觀，公司高管、董事要率先垂范，避免出現(xiàn)舞弊行為的漏洞。

2.設立風險預警機制，構建系統(tǒng)的風險識別與應對體系

（1）XYZ公司要保證風險的識別、監(jiān)督、改進等工作的順利實施，承擔風險管理的重要職責。面對復雜多變房地產市場，房價漲跌起伏難測、同業(yè)差異競爭加劇，這是市場的經濟規(guī)律。XYZ公司要加強突發(fā)風險時的預案，把遇到意外風險帶來影響降到可控范圍內，防范于未然。

（2）通過設立風險預警機制、風險識別體系和加強風險評估和風險應對等手段，對員工風險意識培訓、提高他們對風險識別、監(jiān)測和控制市場風險能力；對公司經營風險、財務風險進行有效的預防和控制，形成能夠持續(xù)糾正風險和應對風險的控制體系。

（3）強化會計核算的內部控制。從日常業(yè)務做起，按規(guī)定的業(yè)務流程，反映公司的經營活動，有效防范操作風險。

3.規(guī)范內部控制活動

（1）明確個人崗位分工，堅持不相容的職務分設。在實際業(yè)務操中，授權、交易、記錄、管理有明確劃分，業(yè)務經辦、合同簽訂、開具發(fā)票、房款收回等這些重要環(huán)節(jié)，均應由不同崗位負責，各環(huán)節(jié)的審批與具體執(zhí)行也相互分離，做到各司其職、互相牽制。

（2）嚴格授權審批制度。各級管理人員必須在授權范圍內行使相應職權，經辦人必須在授權范圍內經辦各項經濟業(yè)務，防止越權交易行為。

（3）明晰責任關系，嚴格執(zhí)行工作移交手續(xù)。明確本人的工作職責，發(fā)生問題，承擔相應責任；獎懲分明，可以調動員工積極性。

（4）理順銷售收款循環(huán)的流程。銷售合同簽訂由銷售業(yè)務人員經辦，財務部門會簽、核對與價目表是否相符、付款方式是否符合相關規(guī)定，由銷售部門負責人簽訂、財務部門留存一份，作為向客戶開具銷售發(fā)票和業(yè)務結算的依據(jù)。

（5）加強收款業(yè)務控制。包括：①XYZ公司在銷售實現(xiàn)后應及時辦理銷售收款業(yè)務，公司應將銷售收入及時入賬。②銷售人員避免接觸銷售現(xiàn)款，應當由財務專職人員辦理，如實入賬。③公司應當定期對與客戶往來業(yè)務用函證方式核對，如有不符，查明原因，及時處理 。

4.加強信息與溝通

（1）房地產行業(yè)是個高風險的行業(yè)，XYZ必須建立及時有效的信息溝通系統(tǒng)。對于重要的信息，必須及時遞交董事會、監(jiān)事會和股東會。

（2）XYZ公司要建立反舞弊機制。在紀律檢查委員會下設反舞弊辦公室，公開舉報熱線、公開電子郵箱、信訪接待工作，接受來自公司內外舉報，對客戶及員工的舉報積極對待，核查落實，受到客戶好評的給予獎勵，有舞弊行為給予處罰，涉嫌違法，報告公安機關偵辦。

（3）XYZ公司要建立舉報投訴制度和舉報人保護制度，并及時傳達到全體員工。

5.建立監(jiān)督檢查制度

監(jiān)督的內容包括：

（1）財務部門對銷售部門的監(jiān)督。在定房、簽約、按揭收房和辦證過程中，財務部門在收款、辦理按揭放款、審查交款情況時，對銷售部門銷售過程進行監(jiān)督。

（2）內部審計監(jiān)督。XYZ公司每年要對銷售與收款進行全面審查，檢查部門或人員的職責權限、是否存在不相容職務混崗現(xiàn)象，檢查授權審批手續(xù)是否嚴格遵守等。

（3）外部審計監(jiān)督。委托社會中介機構對公司銷售與收款內部控制進行評估，作為審計工作的基礎，并提出改進建議，以促進公司內部控制制度的改進與完善。

（4）客戶監(jiān)督。通過客戶投訴舉報信息等外部信息，識別企業(yè)內部可能存在的舞弊風險。

另外，還可以建立電子信息平臺銷售軟件的應用，可以減少人為操縱的因素，優(yōu)化業(yè)務流程并獲得更及時、可靠、準確的財務信息，成為防止舞弊的有效工具。

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