大數(shù)據(jù)時代電子文件檔案化過程管理研究

摘要：大數(shù)據(jù)時代，電子文件的規(guī)模越來越大，檔案管理從“管文件”邁向了“管數(shù)據(jù)”。從電子文件到電子檔案之間還需要經歷電子檔案化過程，才能使電子文件真正成為電子檔案。本文首先分析了電子文件、電子檔案和電子檔案化的內涵及區(qū)別，指出了電子文件檔案化的現(xiàn)實必要性，并進一步探討了電子文件檔案化過程的具體措施，是大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理的有益探索。

關鍵詞：電子文件;電子檔案;大數(shù)據(jù)

概述

隨著5G、云計算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等數(shù)據(jù)信息技術的快速發(fā)展，全球數(shù)據(jù)流量呈現(xiàn)出幾何級增長之勢?！吨袊髷?shù)據(jù)白皮書（2020）》公布的數(shù)據(jù)顯示，2020年全球產生的數(shù)據(jù)量達47ZB（1ZB=10萬億GB），到2035年將達到2142ZB，中國產生的數(shù)據(jù)量將達到全球數(shù)據(jù)量的1/5，人類已經步入了大數(shù)據(jù)時代。大數(shù)據(jù)時代，電子文件、數(shù)字資源、信息資源都給傳統(tǒng)檔案行業(yè)帶來了巨大沖擊，檔案管理已經從“管文件”向“管數(shù)據(jù)”轉型。

大數(shù)據(jù)時代，區(qū)塊鏈、云計算、大數(shù)據(jù)等信息技術的應用，以電子文件形式流轉、歸檔、保存、利用成為必然趨勢。單軌制模式下，電子文件生成、流轉、歸檔、利用、銷毀等過程均以電子文件形式實現(xiàn)。從電子文件到電子檔案，要做好元數(shù)據(jù)建立、確保電子檔案真實和安全，經歷完善的整理歸檔過程，使其符合檔案標準。

1電子文件、電子檔案、電子文件檔案化

1.1電子文件

《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894—2016）規(guī)定，電子文件（electronicdocument）是指國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。內容、結構及背景共同構成電子文件。

1.2電子檔案

《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894—2016）規(guī)定，電子檔案（electronicrecords）是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。電子檔案在電子文件范圍之內。但電子文件與電子檔案二者還是有著明顯的區(qū)別：一是價值不同。電子文件側重于憑證價值，不論其保存期限的長短，可以只有臨時保存的價值，在業(yè)務結束后便失去保存價值，如電子會議通知。而電子檔案除了憑證價值外，還突出強調其檔案價值，超出業(yè)務周期的保存價值。換言之，如業(yè)務結束不具有保存價值的電子文件，則不作為電子檔案。二是形成時間不同。電子檔案僅包括歸檔后的文件生命階段，主要是在業(yè)務活動結束以后，電子文件則包括文件整個生命周期。

1.3電子文件檔案化

從電子文件與電子檔案的概念來看，二者并非等同概念。電子文件只有經過歸檔處理，符合檔案標準，才可稱之為電子檔案。可見，電子文件檔案化是指電子文件進行歸檔處理為檔案的過程?！皻w檔管理”與“檔案化管理”也是兩個不同的管理措施。前者，是指電子文件形成后，將文件認定為檔案，然后將電子文件移交至檔案部門管理。后者，“檔案化管理”則是指使電子文件檔案化而采取的一系列舉措，電子文件形成伊始需要建立元數(shù)據(jù)著錄機制，等等。

2電子文件檔案化的現(xiàn)實必要性

電子文件主要來自辦公自動化（OA）系統(tǒng)與電子政務系統(tǒng)，產生的電子文件有XLS、DOC、PDF、JPEG等格式，其存儲及記憶方式不同。只有將電子文件按照一定規(guī)范化處理，使其具有檔案標準，才可稱之為電子檔案。將電子文件進行檔案化處理具有其現(xiàn)實必要性：

2.1科學有效歸檔的前提

傳統(tǒng)文件可通過確保其載體的原始性，能夠在其形成的“末端”進行歸檔管理。而電子文件有其自身特性，若在“末端”實施“歸檔管理”，電子文件歸檔前的真實性將難以保證。電子文件檔案化管理強調的是“前端”控制和全過程控制[1]。只有做好電子文件“檔案化管理”，才能使電子文件前端、全過程得到有效落實。電子文件檔案化管理是建立在電子文件科學有效歸檔為前提，在這基礎上，采取科學有效的方法和舉措，對XLS、DOC、PDF、JPEG等不同類型電子文件的“歸檔管理”，這是電子文件科學有效歸檔的前提和基礎[2]。

2.2電子文件的特性使然

電子文件格式多樣，有XLS、DOC、PDF、JPEG等不同類型;與傳統(tǒng)紙質文件相比，電子文件具有易改性，且這種易改性還不容易被察覺;電子文件依賴于計算機實現(xiàn)讀寫，但計算機又極易受到諸如木馬病毒的攻擊而發(fā)生電子文件的丟失或篡改。電子文件的上述特性，使其不能直接作為憑證或依據(jù)，應經過歸檔處理、符合檔案標準的檔案化管理，才能具有檔案的屬性和功能[3]。

2.3檔案管理的必然要求

電子文件內容與載體可分離、可變等特點，要求檔案管理需要前延至電子文件形成階段，從傳統(tǒng)的末端管理前延至前端管理或超前端管理、全過程管理。從電子文件的實際需要來看，從一開始就對其進行檔案化管理，能夠保證電子文件隨時可被認定為檔案或者可被作為檔案來使用。因此，主動、提早介入電子文件，對其進行檔案化管理，才能確保電子文件的真實、完整和有效[4]。

3電子文件檔案化面臨的現(xiàn)實問題

電子檔案具有信息非人工可讀性、電子文件系統(tǒng)依賴性和載體的無信息性等特點，使其在從電子文件到電子檔案的過程中，面臨著一些需要解決的現(xiàn)實問題：

3.1電子文件信息可讀性保證問題

傳統(tǒng)的紙質文件，其載體與信息是同一的，紙質載體安全，承載于載體上的信息便具有自然而然的可識讀性。電子文件通常承載于磁盤、軟盤等，并借助計算機硬件、解密等方式實現(xiàn)可讀性，一旦硬件、軟件、編碼方式等環(huán)境發(fā)生變化，電子文件信息便不再具有可讀性。此外，隨著信息技術的快速發(fā)展，不斷有新的編碼代替了原來的編碼，電子文件所使用的編碼方式與快速發(fā)展變化的計算機應用系統(tǒng)運行環(huán)境之間的矛盾日益尖銳，電子文件可讀性問題成為了電子檔案管理的制約因素之一[5]。

3.2電子文件邏輯和實體歸檔問題

電子文件實體歸檔是指電子文件形成后，經網(wǎng)絡傳輸或磁盤等形式，將電子文件移交至檔案管理部門。電子文件邏輯歸檔，則是指在網(wǎng)絡環(huán)境條件下，告知檔案管理部門某電子文件的存儲的路徑，而不改變電子文件的原存儲位置、存儲方式。電子文件邏輯歸檔下，電子文件、歸檔者、電子文檔接受者未必需要面對面，有可能相距甚遠，只需要借助互聯(lián)網(wǎng)、計算機，便能夠實現(xiàn)歸檔。但邏輯歸檔也面臨著電子文件在網(wǎng)絡環(huán)境下的安全問題。

3.3專業(yè)人才培養(yǎng)的問題

電子文件檔案化需要檔案人員不僅要熟練掌握檔案學知識，還要掌握一定的計算機信息技術方面的專業(yè)知識，以及相應的公文處理知識，等等[6]。但從現(xiàn)實情況來看，檔案部門人員既熟悉檔案知識，也掌握計算機信息技術的“全能型”人才缺乏，這也是在一定程度上制約電子文件檔案化的重要因素。此外，電子文件檔案化的思維轉變問題，也是影響電子文件能否轉化為電子檔案的又一影響因素[7]。習慣于傳統(tǒng)紙質文件“看得見、摸得著”的檔案，而常常將電子文件拒之門外，即便保存了電子文檔，往往還“不放心”，將電子文件打印成紙質文檔，“單軌制”落實不到位，不僅造成資源浪費，也增加了電子文件歸檔工作量。

4電子文件檔案化過程管理措施

電子檔案具有原始記錄性、相對穩(wěn)定性和證據(jù)性，電子文件只有經過歸檔處理，符合檔案標準，通過電子文件檔案化管理，才能最終形成電子檔案[8]。為此，根據(jù)電子文件的特點，以及電子文件檔案化的要求，電子文件檔案化過程中需要把握和解決的問題主要有：

4.1建立元數(shù)據(jù)

從電子文件的概念可知，是機關、團體、企事業(yè)單位通過計算機等設備形成的各種不同形式的信息記錄，電子文件是處理公務過程中產生的。如“某局文件20220808.pdf”，如果直接將該電子文件歸檔，顯然不符合歸檔要求。因此，在將其納入應歸檔范圍后，還需要將該文件的背景信息和元數(shù)據(jù)等一并歸檔保存。元數(shù)據(jù)的歸檔保存，能全面顯示該電子檔案的制發(fā)時間、審批領導、辦理單位、辦理結果等[9]?！峨娮游募w檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894—2016）規(guī)定，“元數(shù)據(jù)”是指“描述電子文件和電子檔案的內容、背景、結構及其管理過程的數(shù)據(jù)”?？梢?，建立元數(shù)據(jù)是保證電子文件檔案化的重要基礎，按照電子文件歸檔的標準和規(guī)范執(zhí)行，才能保證電子文化檔案化達到要求。建立元數(shù)據(jù)，應包括title（文件名）、creator（創(chuàng)建者）、subject（關鍵詞）、description（說明）、date（日期）、type（類型）、source（來源）、relation（關聯(lián)）等。建立元數(shù)據(jù)要尊重檔案，確保元數(shù)據(jù)與檔案內容信息之間的整體聯(lián)系，構建起元數(shù)據(jù)與電子檔案之間的邏輯關系，實現(xiàn)信息共享與數(shù)據(jù)交換。電子文件元數(shù)據(jù)管理涉及元數(shù)據(jù)生成、捕獲、封裝和維護。其中，元數(shù)據(jù)生成主要是對元數(shù)據(jù)值域及潛在選項進行篩選，確定元數(shù)據(jù)內容。元數(shù)據(jù)捕獲，可利用人工著錄+計算機方式，捕獲生成的元數(shù)據(jù)，包括元數(shù)據(jù)的名稱、形成時間、數(shù)據(jù)格式、專題類別注釋等內容。元數(shù)據(jù)封裝是實現(xiàn)系統(tǒng)與檔案功能模塊數(shù)據(jù)交換、信息共享的關鍵。將捕獲的元數(shù)據(jù)按照檔案卷宗級、文件級、全宗級等進行封裝，最后按照《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》，將若干文件封裝，獲得全宗級數(shù)據(jù)文件。元數(shù)據(jù)維護，是保障電子檔案與院數(shù)據(jù)之間的持續(xù)鏈接，防止因保管及檔案遷移過程中導致電子檔案間關聯(lián)穩(wěn)定性和文件完整性，通常采用元數(shù)據(jù)規(guī)范嵌入和切入文本方式進行維護[10]。

4.2確保電子檔案真實性

與傳統(tǒng)的紙質文件相比，電子文件更易被修改性，以及電子文件對計算機軟硬件技術的高度依賴性。隨著軟硬件環(huán)境的改變，電子文件在遷移、格式轉換過程中，電子文件中的某些信息會發(fā)生變化，如果未采取必要的控制措施，勢必會影響電子文件的真實性。因此，電子文件檔案化過程要重點關注其真實性。

電子文件真實性可從管理和技術兩個方面予以保障。管理方面，根據(jù)《電子檔案移交與接收辦法》相關規(guī)定，明確要求“合格后方可接收”?？苫陔娮游募芷?，做好事前控制、跟蹤記錄和事后審查等。如電子文件歸檔移交時進行真實性檢測。重點是要通過技術手段，確保電子文件檔案化結果的真實性。具體來說，包括電子簽名技術、身份認證技術、區(qū)塊鏈技術、加密技術、數(shù)據(jù)備份技術、可信時間戳技術等。其中，電子簽名技術，就是數(shù)據(jù)信息中以電子形式存在，用于識別簽名人身份，并表明簽名人認可其簽署的文件內容的數(shù)據(jù)技術。電子印章技術作為電子簽名技術的一種應用，是基于可信密碼技術而生成的一種身份標識，是將電子簽名變成簽名+印章模式。公鑰基礎設施技術（PKI），基于公鑰理論，利用密鑰管理平臺，為電子文件生成、傳輸應用提供信息加密和數(shù)字簽名[11]。PKI技術的核心，解決了信息網(wǎng)絡空間中的信任問題。區(qū)塊鏈技術利用加密算法、共識機制、點對點傳輸、分布存儲和非對稱加密等新型技術，解決了電子文件數(shù)據(jù)信任問題，有效保障電子文件真實性。目前，電子文件真實性常用的技術有軟簽名證書、加密設備應用等。

4.3維護電子檔案安全性

電子文件檔案化為電子檔案，需要嚴格執(zhí)行相關歸檔標準和檔案管理制度，使其符合檔案標準，具有憑證、查考和保存價值。因此，確保電子檔案安全性，是電子文件檔案化過程中必須要解決的問題之一。目前，電子文件檔案化，以及電子檔案的安全技術包括：身份認證法，通過鑒別或標識用戶身份，防止非法訪問。具體到電子檔案中，應從用戶及節(jié)點的身份認證入手，由應用系統(tǒng)實現(xiàn)。應用密碼法，數(shù)字簽名、消息摘要、加密、密鑰等密碼技術可有效保障電子檔案信息的完整性和保密性。訪問控制法，根據(jù)主體與客體關系，將存儲電子檔案的計算機訪問進行限制，具體包括自主性訪問控制（如讀、寫及執(zhí)行等訪問屬性的管理）和強制性訪問控制（采用敏感標識來標識主客體密級，從而實現(xiàn)訪問控制）。安全審計法，通過訪問日志的具體分析，發(fā)現(xiàn)和追蹤訪問是否屬于非法。安全監(jiān)視法，及時發(fā)現(xiàn)入侵行為，并根據(jù)入侵痕跡及時進行漏洞報告、彌補。此外，還包括防火墻法?？傊眉用?、數(shù)據(jù)封裝、數(shù)據(jù)水印、災害恢復等相關技術，保證電子文件在進行歸檔、整理和檢索利用過程中的安全，并對電子檔案進行內容補充、載體更換、數(shù)據(jù)監(jiān)測和檔案拷貝，全程監(jiān)控電子檔案管理形成。電子檔案的安全性，除了上述的技術之外，還需要具體從事檔案管理的人員具備良好的職業(yè)素質和道德素質，增強守法意識，嚴格執(zhí)行《檔案法》《保密法》的具體規(guī)定。電子文件檔案化過程中要高度重視安全性，一次極小的過失都有可能造成難以挽回的損失。

結語

大數(shù)據(jù)時代，電子文件的數(shù)量和規(guī)模呈現(xiàn)出快速增長態(tài)勢，電子檔案管理的要求越來越高。為了更好地管理好、利用好電子文件，將其檔案化為電子檔案具有很強的必要性和現(xiàn)實性。從電子文件轉化為電子檔案，既要嚴格執(zhí)行各項歸檔標準和要求，也要建立豐富的元數(shù)據(jù)，采用相關的先進技術確保電子檔案真實性、安全性，適應大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理的現(xiàn)實需要。

參考文獻：

[1]譚蘭芳.“單套制”模式下電子文件歸檔和電子檔案管理研究[J].蘭臺外，2022（5）：28—30.

[2]謝玉娟.電子文件歸檔和電子檔案管理研究[J].中國民族博覽，2022（3）：124—126.

[3]高珊.電子文件單軌制管理模式下檔案數(shù)據(jù)保全研究[J].檔案天地，2022（1）：21—24.

[4]吳龍華.建設項目原生電子文件檔案化管理研究[J].未來城市設計與運營，2022（4）：66—68.

[5]劉田宇，向禹.我國電子文件真實性研究綜述[J].資源信息與工程，2022（1）：148—152.

[6]王紅敏，謝志成.建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點研究[J].中國檔案，2021（3）：68—69.

[7]陳斐然.水務企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理問題及對策[J].蘭臺內外，2021（12）：35—36.

[8]張麗.企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理的分析[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2021（7）：174—176.

[9]姚姮.大數(shù)據(jù)時代企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理的探索與實踐[J].陜西檔案，2021（6）：38—39，37.

[10]劉偉.電子文件檔案化管理探究[J].中國寬帶，2021（2）：166.

[11]簡遠征.電子文件歸檔和電子檔案管理新模式探討[J].辦公室業(yè)務，2021（21）：171—172.

作者簡介：李耀斌（1985.10—），大學學歷，菏澤市人力資源和社會保障局館員，主要從事檔案管理研究。