新時代中學檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀分析與對策探討

肖玉珊

摘要：隨著現(xiàn)代教育事業(yè)的飛速發(fā)展，學校檔案管理工作也呈現(xiàn)出了新的發(fā)展趨勢，數(shù)字化信息技術(shù)在加速社會產(chǎn)業(yè)融合的同時，對檔案管理工作也起到了良好的作用。但是，中學檔案數(shù)字化管理在呈現(xiàn)優(yōu)勢的同時，也存在著一系列的問題?；诖耍疚牧⒆阈聲r代中學檔案管理的價值內(nèi)涵，從多個方面分析探究了檔案數(shù)字化管理的發(fā)展現(xiàn)狀、存在問題及強化對策，以期為中學檔案管理工作的發(fā)展提供助力。

關(guān)鍵詞：中學檔案;數(shù)字化管理;創(chuàng)新;資源

學校檔案真實記錄了學校在教育教學、課程改革等方面做出的積極貢獻，見證了無數(shù)教育工作者的工作成果和學生的成長足跡，在現(xiàn)代教育體系中起到重要的作用。相比其他行業(yè)的檔案管理工作，中學檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容更加豐富、工作較為繁瑣，運用傳統(tǒng)的管理模式難以實現(xiàn)較高的工作效率[1]。本著“與時俱進”的發(fā)展理念，中學檔案管理嘗試借助數(shù)字化發(fā)展的理念，以信息化軟件管理為基礎，依托校園網(wǎng)絡系統(tǒng)，從而實現(xiàn)對學校紙質(zhì)檔案、聲像檔案等傳統(tǒng)檔案的智能轉(zhuǎn)化。在檔案管理體系上，構(gòu)建了更為智能的檔案信息數(shù)據(jù)庫，在不同資源的融合下，探索更加高效的檔案管理工作體系，更好地滿足中學對檔案工作的各項需求。

1新時代中學檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

1.1檔案數(shù)字化管理工作存在滯后性

在中學教育中，學科教學作為教育任務之首，處于突出的發(fā)展定位。廣大教育工作者往往把注意力都集中在教學上，忽視了校內(nèi)檔案工作的發(fā)展和建設。從整體上看，學校數(shù)字化檔案管理體系的建設較為滯后，無論是實用性還是操作性，都缺乏積極的建設。以檔案數(shù)字化所需要的設備為例，無論是對智能檔案架、掃描儀、除濕機、溫度儀等硬件設施的配備，還是對智能軟件系統(tǒng)的配備，都缺乏各級部門的引導和支持。從教育職能部門到學校管理者，都無法實現(xiàn)全方位、多角度的通力合作，難以確保中學數(shù)字化檔案工作的開展和推進。

1.2缺乏高素質(zhì)檔案管理人才

在構(gòu)建數(shù)字化檔案建設體系的過程中，學校傳統(tǒng)的檔案管理體系無法滿足現(xiàn)有的工作需求。檔案管理的形式需要不斷創(chuàng)新、方法也需要加速轉(zhuǎn)化，而推進這項工作則需要高素質(zhì)的檔案管理人員。如果沒有高素質(zhì)的檔案工作人員，那么就無法確保數(shù)字化檔案建設的順利進行。但從目前來看，中學對于師資力量的調(diào)整仍然存在失衡，對于檔案工作的教師調(diào)配，以兼職為主，缺乏專業(yè)的檔案工作人員，仍然沿襲著傳統(tǒng)而保守的檔案管理方法。

1.3檔案數(shù)字化管理缺乏長效運行機制

要想構(gòu)建健全的中學數(shù)字化檔案機制，學校管理者、教師要在檔案管理工作之中投入更多的力量[2]。但是，受學校師資力量等方面的影響，部分中學檔案數(shù)字化管理缺乏有效的溝通和練習，在后續(xù)的維護、考核、驗收等方面，無法實現(xiàn)規(guī)范和健全。特別是在檔案的存儲方面，未能建立實用化、智能化的數(shù)字管理信息數(shù)據(jù)庫，所以給檔案后期的數(shù)字化管理和存儲造成了一定的壓力。難以實現(xiàn)中學檔案數(shù)字化管理工作的有序開展。

2新時代中學檔案數(shù)字化管理發(fā)展對策

2.1改革工作機制，構(gòu)建完善的檔案管理體系

在檔案管理工作中，完善的工作流程能夠為中學檔案工作打下堅實的基礎。因此，學校管理者應該積極變化工作理念，優(yōu)化檔案工作的錄入、檢索、提檔等工作細節(jié)，在各環(huán)節(jié)建立數(shù)字化的工作流程，打造智能化、一體化數(shù)字管理工作體系[3]。一方面，要在檔案工作分類、流程等制度化的設計上，更為緊密和有序。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《歸檔文件整理規(guī)則》等數(shù)據(jù)整理和檔案掃描工作要求，實施精密的數(shù)字化管理流程。從提卷、核卷、掃描、圖像處理、掛接檔案條目、質(zhì)量檢驗、建立數(shù)據(jù)庫、訂卷、還卷等方面，加強規(guī)范化和精細化的管理自律。同時嚴格落實管理責任機制，加工完成的案卷由負責的工作人員簽字確認，并且在檔案移交、查詢等環(huán)節(jié)，嚴格登記審批、簽字等工作機制，確保檔案工作更為健全。另一方面，要健全數(shù)字化檔案管理工作體系，對于在中學教育管理中儲存下來的各項資源數(shù)據(jù)，包括各類以數(shù)字形式存儲的檔案，要實施嚴格的安全管理措施，隨時備份，并及時存儲在能夠脫機保存的載體上。將中學教育中涉及的基礎檔案、人事檔案、教學檔案、學生檔案劃分清楚，結(jié)合“雙套制”的管理模式，實施精確的歸檔背景信息記錄。并且要在相關(guān)資料的轉(zhuǎn)化下，及時跟進，確保電子文件檔案的邏輯歸檔和物理歸檔更為精準。電子文件歸檔和紙質(zhì)文件歸檔的項目要求應該保持全面一致。

例如，泰安市寧陽縣第八中學為了強化學校檔案管理工作，積極調(diào)整優(yōu)化措施，采取了“檔案室+督導室”雙線運行的工作模式，將督導室日常的檔案收集和整理納入學校檔案管理標準體系，既緩解了檔案室工作壓力，也拓寬了學校檔案管理工作的渠道。為增強檔案管理的時效性，避免年底集中突擊歸檔的繁瑣和不精細等問題，形成了“日常+年終”常態(tài)化歸檔的運行機制。除了嚴謹?shù)墓ぷ鳈C制，學校將檔案室、督導室的業(yè)務進行融合，根據(jù)年度校歷表，每周按時催收各處室工作材料，對照縣檔案室下發(fā)的教育系統(tǒng)歸檔文件整理要點進行整理和分類歸檔，常態(tài)化做好檔案資料的日常整理和歸檔。在對檔案材料的細化上，將檔案日常整理工作進行細化，實現(xiàn)檔案數(shù)字化歸集與紙質(zhì)檔案工作的同步進行。而學校檔案工作的推進也獲得了積極的成效。在近年來的事業(yè)單位招考、干部檔案審核等工作中，學校檔案室為相關(guān)人員提供了全面、翔實的原始資料，成為了探索數(shù)字化中學檔案工作的典型示范案例。

2.2加強崗位培訓，塑造高水平檔案管理隊伍

2.2.1提高準入門檻。盡可能引入優(yōu)秀的管理人員，選擇接受過檔案學歷專業(yè)教育的人員，來從事學校檔案管理崗工作。以專業(yè)的檔案工作人才來強化中學各部門的檔案整理工作。同時，通過提高檔案人員工作福利和待遇，督促工作人員學習與之相關(guān)的管理知識，并且不斷提升自己的職業(yè)素養(yǎng)，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理模式和高素質(zhì)教師隊伍的有力培養(yǎng)[4]。

2.2.2加強對檔案工作人員的崗位培訓。聘請相關(guān)專家、學者來進行崗位培訓，制定嚴謹?shù)目己藱C制，提升檔案數(shù)字化管理人員的工作態(tài)度和工作積極性。通過定期組建檔案管理培訓班，加強不同學校之間的檔案業(yè)務交流，開展積極的定期訪問，汲取數(shù)字化檔案管理的工作經(jīng)驗，從而使檔案管理隊伍的整體水平得到優(yōu)化。

例如，南寧市教育系統(tǒng)組建了檔案管理人員業(yè)務能力培訓班，組織負責檔案管理的教師參與專家授課、名?？疾?，通過實地觀摩加現(xiàn)場教學等多種形式的學習研修活動，優(yōu)化檔案管理人員的工作技能，提升教育檔案管理體系的現(xiàn)代化水平：邀請上海師范大學呂元智、上海大學楊智勇博士，講授檔案管理新知識，介紹電子檔案管理基本理論和方法;圍繞檔案信息化建設與管理，探討如何有效開展檔案信息化工作。突破固化檔案思維，順應大數(shù)據(jù)時代潮流，加快教育系統(tǒng)檔案數(shù)字化、信息化建設。

2.2.3加大對檔案管理工作的硬軟件支持。尤其是在檔案設備的資金投入上，學校管理者要積極爭取上級部門的支持，更新檔案管理設施，淘汰落后、損壞的檔案工作設備，營造更加現(xiàn)代化的檔案工作環(huán)境。

例如，浙江省衢州第二中學建設數(shù)字化檔案館，配置3位專職檔案員、12位兼職檔案員，配備了專業(yè)的檔案設備，把1981年至2019年的學籍檔案和文書檔案，逐步掃描進電腦，精準開展對應的矯正和登記。同時，對所有教學案卷等檔案進行網(wǎng)絡智能檢索，實現(xiàn)全庫數(shù)字化。成為了中學檔案館建設之中滿足省級示范數(shù)字檔案室的重要地域代表。

2.3實施長效維護，建設數(shù)字化檔案資源庫

2.3.1加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化。要在數(shù)據(jù)資源庫的建設

上，結(jié)合原始檔案的各項數(shù)據(jù)，將信息技術(shù)和紙質(zhì)檔案充分融合到一起，使原始檔案的基本名目在數(shù)字化檔案的推進下更為清晰明了。以多方助力，構(gòu)建長效的檔案資源維護和管理機制[5]。

2.3.2要通過創(chuàng)建多個數(shù)字化檔案內(nèi)容專題庫，完成對中學紙質(zhì)檔案的分類采集。利用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術(shù)，采用瀏覽器/服務器模式架構(gòu)，在組織內(nèi)部系統(tǒng)之上完善目錄編輯、檔案采集、數(shù)據(jù)審核三大功能。同時便于教師利用各項專題數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)快速的信息檢索和數(shù)據(jù)篩查，最大限度地發(fā)揮數(shù)字化管理信息資源的利用效率。

2.3.3保持檔案管理工作的科學化和精準化。要注重將常規(guī)工作和重點工作合二為一，對于學生學籍、教師檔案等重點的檔案數(shù)據(jù)，要按照日期、閱檔等工作細節(jié)，實施長期的維護和多方的統(tǒng)籌。以及時的檔案工作日志記錄，推動電子檔案的加密傳輸和紙質(zhì)檔案的安全存儲，達到對電子檔案收入的智能化。積極優(yōu)化防火墻、加密程序等先進的數(shù)字檔案管理核心技術(shù)，使數(shù)字化檔案資源庫始終處于安全、健康、精密的運行狀態(tài)之中，形成更為安全可靠的數(shù)字化管理秩序，確保檔案工作處于安全、有序、便捷的發(fā)展機制之中。

以浙江省岱山中學為例，該校按照《浙江省示范數(shù)字檔案室建設測評標準》，形成了門類齊全、亮點突出、規(guī)范健全的檔案管理系統(tǒng)。通過組建現(xiàn)代化的檔案數(shù)據(jù)資源庫，引入了多項檔案管理技術(shù)。學校綜合檔案室數(shù)字化的創(chuàng)建拓寬了日常查詢使用的范圍，極大地提高了檔案的利用率，也有效提升了教職員工的工作效率，使傳統(tǒng)的檔案管理上了新的臺階[5]。而在檔案工作團隊的資源配備上，凝聚有很強敬業(yè)精神和專業(yè)素養(yǎng)的優(yōu)秀專職人員，優(yōu)化對檔案原件的保護，防止出現(xiàn)檔案破損、丟失、篡改等各項問題，確保學校檔案室已達到數(shù)字化、網(wǎng)絡化標準。同時學校檔案數(shù)據(jù)化資源庫還可實現(xiàn)網(wǎng)絡瀏覽和遠程查閱，給中學師生學籍查詢、職稱評定等方面，都帶來了更多的便利。

3總結(jié)

綜上所述，新時代背景下，加強中學檔案數(shù)字化管理工作，不僅僅能夠為學校的健康長遠發(fā)展提供準確的參考依據(jù)，也能夠確保學校在基礎建設、教學研究等方面保持決策的科學性和導向。在以往的中學檔案工作中，往往是由檔案室管理人員對所涉及的各項信息進行分類保存。而借助數(shù)字化檔案管理舉措的實施，能夠在硬件、軟件等不同的方面，完善發(fā)展策略、整合檔案資源，構(gòu)建更加堅實的中學檔案工作發(fā)展根基。在檔案數(shù)字化管理隊伍的建設上，廣大中學檔案工作者要改變粗放型的工作模式，遵循信息超時空流動的發(fā)展規(guī)律，利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，整合檔案信息資源庫，使數(shù)字化檔案工作能夠形成更為健全的信息控制中心，進一步提升中學檔案工作的數(shù)字化發(fā)展水平。

參考文獻：

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[6]李翠松.中學檔案管理數(shù)字化建設面臨的困境及對策[J].辦公室業(yè)務，2019（10）：162—163.

（作者單位：惠州市第八中學）