新時(shí)期行政事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理研究

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【摘 要】隨著科技的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用范圍變得越來越廣泛。信息技術(shù)在行政事業(yè)單位的應(yīng)用主要表現(xiàn)為檔案的數(shù)字化管理。就行政事業(yè)單位而言，傳統(tǒng)的檔案管理存在較多弊端，因此需要將數(shù)字化檔案管理應(yīng)用到行政事業(yè)單位中。本文從檔案的數(shù)字化管理對(duì)行政事業(yè)單位的作用入手，對(duì)新時(shí)期行政事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理進(jìn)行研究。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期 行政事業(yè)單位 檔案 數(shù)字化管理

檔案是信息資源中的一種，它是個(gè)人、機(jī)關(guān)或組織在社會(huì)活動(dòng)中形成的以一定形式存在的歷史記錄。檔案的有效管理對(duì)行政事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有一定的促進(jìn)作用。隨著科技的不斷發(fā)展，信息技術(shù)被應(yīng)用到行政事業(yè)單位的檔案領(lǐng)域，形成檔案的數(shù)字化管理。

1 新時(shí)期檔案的數(shù)字化管理對(duì)行政事業(yè)單位的作用

檔案數(shù)字化管理對(duì)行政事業(yè)單位的作用主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

1.1 檔案數(shù)字化管理能夠提高行政事業(yè)單位檔案的利用率

目前，我國(guó)部分行政事業(yè)單位仍然使用傳統(tǒng)的管理方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，在這種管理方式中，檔案是以紙質(zhì)形式存在的，管理人員將檔案存放在指定的位置。運(yùn)用這種管理方式對(duì)檔案進(jìn)行管理的缺陷主要表現(xiàn)為，當(dāng)管理人員需要找出某個(gè)或多個(gè)特定的人員的檔案時(shí)，需要花費(fèi)的時(shí)間較長(zhǎng)，傳統(tǒng)檔案管理方式的檔案利用率較低。檔案的數(shù)字化管理能夠有效提升檔案的利用率，如果需要找到某份檔案，只要在電腦中輸入關(guān)鍵詞，就可以將所需檔案快速找出來。就檔案的儲(chǔ)存工作而言，行政事業(yè)單位的相關(guān)人員可以通過對(duì)檔案信息的輸入快速完成儲(chǔ)存工作，這種儲(chǔ)存方式節(jié)省了檔案儲(chǔ)存空間[1]。

1.2 檔案數(shù)字化管理能夠提高行政事業(yè)單位人員的工作效率

紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存工作和管理工作需要花費(fèi)的時(shí)間較多，這種管理方式降低了行政事業(yè)單位檔案管理人員的工作效率。相比之下，數(shù)字化檔案管理的儲(chǔ)存、歸檔、查找以及管理工作更加方便快捷，它提高了檔案管理人員的工作效率。

1.3 檔案數(shù)字化管理能夠提高行政事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益

就紙質(zhì)形式的檔案管理工作而言，一份檔案在進(jìn)行儲(chǔ)存之前，需要使用的紙張數(shù)量較多，就行政事業(yè)單位的整體人數(shù)而言，使用紙質(zhì)檔案造成了一定的資源浪費(fèi)。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，數(shù)字化檔案管理過程中不涉及紙張的使用問題，這種管理方式需要的成本較低，因此可以從一定程度上提高行政事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益[2]。

2 檔案的數(shù)字化管理在行政事業(yè)單位中的應(yīng)用基礎(chǔ)

與傳統(tǒng)的管理方式不同，將數(shù)字化檔案管理應(yīng)用到行政事業(yè)單位中需要建立在一定的基礎(chǔ)上。目前，行政事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理已經(jīng)具備的條件主要包括以下幾種：

2.1 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬件的發(fā)展

數(shù)字化檔案管理需要建立在一定的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬件基礎(chǔ)上。目前，計(jì)算機(jī)在我國(guó)行政事業(yè)單位中得到了較高程度的普及，這種普及為數(shù)字化檔案管理的實(shí)現(xiàn)提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。除此之外，近年來，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和通訊技術(shù)的不斷發(fā)展，也為行政事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的實(shí)現(xiàn)提供了有利保障。

2.2 檔案管理軟件的發(fā)展

目前，已經(jīng)存在的檔案管理軟件已經(jīng)達(dá)到數(shù)千個(gè)。這些檔案管理軟件包含檔案信息的收集、整理、檢索等多項(xiàng)功能，因此，這些檔案管理軟件的運(yùn)用可以有效促進(jìn)行政事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的實(shí)現(xiàn)，進(jìn)而提升行政事業(yè)單位的檔案管理效率和管理質(zhì)量。

2.3 數(shù)字化檔案管理人才

數(shù)字化檔案管理人才是行政事業(yè)單位的檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的重要條件之一。檔案的數(shù)字化管理在管理人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和相關(guān)操作能力方面提出了更高的要求。行政事業(yè)單位中的檔案管理人員的學(xué)歷較高，他們的學(xué)習(xí)水平較高，對(duì)此，行政事業(yè)單位需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，提升他們的計(jì)算機(jī)操作能力，使其更加滿足檔案的數(shù)字化管理需要[3]。

3 促進(jìn)行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理發(fā)展的主要措施

3.1 促進(jìn)檔案管理人員數(shù)字化檔案管理意識(shí)的樹立

行政事業(yè)單位檔案管理人員數(shù)字化檔案管理意識(shí)的樹立，能夠從一定程度上對(duì)檔案數(shù)字化管理產(chǎn)生促進(jìn)作用。數(shù)字化檔案管理意識(shí)的樹立應(yīng)該結(jié)合數(shù)字化檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)同時(shí)進(jìn)行，行政事業(yè)單位的管理人員需要通過自身意識(shí)的樹立、專業(yè)技能水平的提升，提高檔案的數(shù)字化管理效率[4]。

3.2 促進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)

就行政事業(yè)單位而言，檔案管理的規(guī)范化能夠從一定程度上促進(jìn)數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，行政事業(yè)單位應(yīng)該制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案信息的交換、共享等工作進(jìn)行規(guī)范，提升數(shù)字化檔案管理的效率。

3.3 促進(jìn)文書和歸檔處理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)

在行政事業(yè)單位中，文書工作占據(jù)了較為重要的地位。檔案與文書工作之間的聯(lián)系較為緊密，文書的質(zhì)量能夠?qū)n案成果相應(yīng)影響。如果文書質(zhì)量較低，那么該行政事業(yè)單位的檔案成果較低。傳統(tǒng)的文書是以紙質(zhì)形式存在的，隨著行政事業(yè)單位相關(guān)人員工作強(qiáng)度的增加，文書文件的數(shù)量隨之增加，這種情況會(huì)對(duì)文書的管理工作帶來一定的困難，數(shù)字化文書管理則可以提升文書管理人員的工作效率。數(shù)字化檔案管理還能減少歸檔時(shí)間，減少人力、物力資源的浪費(fèi)[5]。

3.4 對(duì)數(shù)字化檔案管理中的檔案信息安全進(jìn)行提升

就行政事業(yè)單位而言，檔案信息安全是檔案管理工作中的重點(diǎn)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于管理人員的失誤、管理方式的復(fù)雜等原因，常常導(dǎo)致檔案信息丟失、受損等問題，運(yùn)用數(shù)字化管理方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，運(yùn)用檔案?jìng)浞荨?duì)檔案管理軟件進(jìn)行自動(dòng)殺毒、設(shè)置防火墻等措施，有效保證檔案信息的安全。

4 結(jié)語

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)硬件和軟件的發(fā)展、數(shù)字化檔案管理人才是行政事業(yè)單位檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的基礎(chǔ)。將數(shù)字化檔案管理在行政事業(yè)單位中的應(yīng)用具有一定的優(yōu)勢(shì)，這些優(yōu)勢(shì)主要表現(xiàn)為提升行政事業(yè)單位的檔案率用率、檔案管理人員的工作效率以及提升行政事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)：

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