基于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的醫(yī)院檔案歸檔與管理探析

摘要：本文主要目的是探析基于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的醫(yī)院檔案歸檔和管理。為了提高醫(yī)院檔案歸檔管理效果，文章首先從基于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代醫(yī)院檔案管理的基本特征入手，具體分析基于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代醫(yī)院檔案歸檔管理工作的必要性;在此基礎(chǔ)上，結(jié)合醫(yī)院檔案歸檔管理存在的問題，從而提出相應(yīng)的解決方案，旨在幫助醫(yī)院提升自身的核心競(jìng)爭價(jià)值，最終增強(qiáng)其醫(yī)療服務(wù)水平?；诖耍ㄟ^對(duì)上述內(nèi)容進(jìn)行簡單的分析，希望能給其他管理人員提供一定的理論參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代;醫(yī)院;檔案管理;歸檔;探析

一、引言

近些年來，人們?cè)絹碓疥P(guān)注自己的身體健康情況，因此也開始關(guān)注醫(yī)院的專業(yè)資質(zhì)和醫(yī)療服務(wù)情況。在醫(yī)療衛(wèi)生體制改革背景下，醫(yī)院需要結(jié)合自身的實(shí)際發(fā)展情況，不斷對(duì)檔案管理進(jìn)行模式創(chuàng)新、改革，提高醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生質(zhì)量，為病患提供更為優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。但是由于受到傳統(tǒng)管理理念的影響，醫(yī)院檔案歸檔管理還存在很多問題，對(duì)此，基于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，加強(qiáng)醫(yī)院檔案歸檔管理，有助于增強(qiáng)醫(yī)院檔案歸檔管理效率，推動(dòng)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)自身的高質(zhì)量發(fā)展[1]。

二、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的醫(yī)院檔案管理的基本特征分析

（一）歸檔更及時(shí)

在傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理過程中，資料的歸檔、交接以及上架等工作很容易耗費(fèi)大量的人力資源、物力資源、財(cái)力資源，而且也會(huì)占用一大部分的儲(chǔ)存室空間，嚴(yán)重的增加醫(yī)院檔案管理人員的工作壓力，很可能發(fā)生檔案資料歸檔不及時(shí)的問題[2]。在互聯(lián)網(wǎng)背景下，相關(guān)管理人員將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)有效融入醫(yī)院檔案管理工作中，便于各項(xiàng)資料的搜索、查找、歸檔，相關(guān)醫(yī)護(hù)人員借助醫(yī)院內(nèi)部的OA系統(tǒng)對(duì)相關(guān)檔案內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)的歸納、總結(jié)，便于歸檔工作順利開展，從根本上解決數(shù)據(jù)資料丟失的問題。

（二）載體更多樣

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作載體以紙質(zhì)文件資料、照片為主，不能長時(shí)間的儲(chǔ)存，在查找相關(guān)數(shù)據(jù)信息時(shí)需要耗費(fèi)大量的時(shí)間、精力、人力。而將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和醫(yī)院檔案管理工作緊密聯(lián)系在一起，促使其工作載體發(fā)生相關(guān)的轉(zhuǎn)變。隨著其信息技術(shù)的高效發(fā)展，相關(guān)管理人員以圖文、聲音、動(dòng)畫等形式作為檔案管理工作的載體內(nèi)容，同時(shí)也將部分移動(dòng)終端技術(shù)引入其中，保證醫(yī)院檔案管理工作載體更為多元化。

（三）服務(wù)更多元

傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作很容易受到人員能力、軟硬件配套設(shè)施的影響，導(dǎo)致其管理效率不高，工作質(zhì)量也不能得到提高，嚴(yán)重影響整個(gè)醫(yī)院的服務(wù)水平?；诨ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代的醫(yī)院檔案管理工作時(shí)，節(jié)省人工查找并打印文件資料的時(shí)間，合理配置醫(yī)院內(nèi)部檔案信息資源，促使其實(shí)現(xiàn)信息的共享，有助于增強(qiáng)檔案資料的使用價(jià)值，增強(qiáng)醫(yī)院的服務(wù)水平，最終提升醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量[3]。

（四）檢索更便捷

在過去，醫(yī)院開展檔案管理工作都是按照紙質(zhì)資料對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行查找的，嚴(yán)重降低檔案信息的檢索效率。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，將醫(yī)院檔案管理改革工作和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)緊密聯(lián)系在一塊，大大的增強(qiáng)醫(yī)院檔案資料的檢索效率。另外一方面，將云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)應(yīng)用其中，在檢索各種資料信息過程中，大大增強(qiáng)其便捷性。

三、 互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的醫(yī)院檔案歸檔的必要性分析

醫(yī)院檔案包括醫(yī)院項(xiàng)目建設(shè)從動(dòng)工到竣工的整體過程，在此期間包括大量有價(jià)值的文字、圖像、聲音、圖紙等各類資料，除此之外，也包括醫(yī)院內(nèi)部全部醫(yī)護(hù)人員的個(gè)人信息、基本資料以及購買大型醫(yī)療設(shè)備的資料信息[4]，這些資料本身具有很大的利用價(jià)值，需要相關(guān)管理人員進(jìn)行全面的收集，按照一定的門類對(duì)其進(jìn)行立卷歸檔，從而建立一套保存完整、內(nèi)容精準(zhǔn)、體系齊全的檔案。

（一）緩解醫(yī)院檔案的歸檔和保管壓力

醫(yī)院檔案歸檔時(shí)間很長，涉及到很多方面的內(nèi)容，在一定程度上給醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)行資料的歸檔和保管帶來更大的難度。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案資料都是紙質(zhì)的，在進(jìn)行醫(yī)院檔案資料歸檔過程中，相關(guān)管理人員需要將原件，比如：規(guī)劃許可證、員工簡歷信息、設(shè)備資料信息等原件轉(zhuǎn)移給檔案館，一般來說，原件都是醫(yī)院工作人員進(jìn)行保管，這就導(dǎo)致檔案部門收集到的此類文件都是檔案館蓋章的復(fù)印件。在一個(gè)比較完整的工作流程中，不同部門的工作人員需要大量復(fù)制和歸檔資料，很容易出現(xiàn)重復(fù)歸檔的問題，直接給醫(yī)院檔案管理部門帶來更大的歸檔壓力和保管壓力。但是在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，相關(guān)管理人員通過對(duì)原件進(jìn)行數(shù)字化掃描，有助于增強(qiáng)醫(yī)院檔案資料歸檔效率，促使醫(yī)院檔案管理部門保存的資料信息更豐富。

（二）保證檔案實(shí)體安全

在醫(yī)院檔案管理過程中，藥品信息、員工信息、設(shè)備信息、醫(yī)療技術(shù)資料、科研資料等使用率最高，和普通的紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行對(duì)比分析，以上這幾種檔案資料的使用時(shí)間比較短，對(duì)于保管空間的環(huán)境要求也比較高。而且，在對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行復(fù)制過程中，也很容易出現(xiàn)損壞原本檔案的情況，導(dǎo)致復(fù)制的檔案資料不能達(dá)到原檔案的質(zhì)量。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，醫(yī)院內(nèi)部全部的檔案資料都可以借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行處理，便于相關(guān)工作人員隨時(shí)隨地的查看檔案資料信息。而且，醫(yī)院檔案管理部門可以對(duì)數(shù)字化文件進(jìn)行彩印，減少其中的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，便于保證實(shí)體檔案資料的安全性、原始性。

（三）提升檔案服務(wù)效率

醫(yī)院檔案管理部門有很多的館藏資源，他們都是醫(yī)院基建、醫(yī)療、管理等工作的主要憑證。在具體落實(shí)相關(guān)的管理工作過程中，醫(yī)院會(huì)存在水電改造、電梯消防、設(shè)備維修和管理、醫(yī)護(hù)人員的離職入職申請(qǐng)等情況，都會(huì)涉及到醫(yī)院檔案管理。在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理過程中，檔案資料的查找只能通過工作人員手動(dòng)查找，很容易受到時(shí)間、空間的束縛，一旦發(fā)生應(yīng)急事故，便會(huì)出現(xiàn)處理不及時(shí)的問題。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，醫(yī)院開展檔案資料歸檔工作，充分發(fā)揮檔案信息化管理的功能、價(jià)值，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化傳輸，同樣地，醫(yī)院內(nèi)部工作人員可以在不同空間、同一時(shí)間下查找所需的檔案資料，有助于增強(qiáng)醫(yī)院的服務(wù)水平。

（四）明確醫(yī)院事件發(fā)展進(jìn)程

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高效發(fā)展，在一定程度上推動(dòng)信息加速傳播。近些年來，醫(yī)生和病人之間也逐漸形成比較緊張的醫(yī)患關(guān)系，嚴(yán)重的情況下甚至發(fā)生醫(yī)患沖突。此類問題的出現(xiàn)，嚴(yán)重限制醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，醫(yī)院開展檔案資料歸檔管理工作，有助于防止醫(yī)患糾紛事件的發(fā)生，最大程度的還原事件的本質(zhì)現(xiàn)象。與此同時(shí)，檔案資料歸檔管理有助于維護(hù)醫(yī)院的基本法律權(quán)益，保證全體醫(yī)護(hù)人員自身的生命安全[5]。比如：醫(yī)生在和婦女、幼兒發(fā)生沖突事件時(shí)，關(guān)于二者的資料管理可以為相關(guān)單位提供事件資料的理論憑證，有助于維護(hù)醫(yī)院事件的法律效率，從而保證醫(yī)院自身的合法權(quán)益。

四、醫(yī)院檔案歸檔管理存在的主要問題分析

（一）醫(yī)院檔案管理體制比較落后，沒有實(shí)行一體化管理

醫(yī)院部分決策者缺少對(duì)檔案管理工作的全面認(rèn)識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)更關(guān)注的還是醫(yī)院本身的盈利情況，在一定程度上就會(huì)忽略醫(yī)院發(fā)展的歷史背景以及相關(guān)資料的完整性。一直以來，由于受到傳統(tǒng)管理思想的影響，大部分醫(yī)院還是采用比較傳統(tǒng)的管理方式，一般都是在醫(yī)院內(nèi)部建立檔案管理室，主要管理一些紙質(zhì)資料、藥品信息、員工入職離職情況、設(shè)備購買信息、員工薪資情況等，而對(duì)于一些醫(yī)療設(shè)備的基本信息，比如：文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像檔案等不在其中。而且，關(guān)于檔案資料的查找，也還是采用傳統(tǒng)人工查找方式，不僅耽誤大量的時(shí)間、精力，可以挖掘到具有實(shí)用價(jià)值的信息也比較少，在一定程度上就會(huì)限制檔案資料的利用、開發(fā)。

（二）歸檔制度不完善，檔案收集效率較低

檔案管理室是醫(yī)院內(nèi)部檔案資料信息管理的重要場(chǎng)所，而檔案收集工作正是檔案歸檔的前提。在具體歸檔過程中，需要相關(guān)工作人員按照不同類型、不同型號(hào)、不同時(shí)間等進(jìn)行集中整理。但是在實(shí)際歸檔過程中，大部分醫(yī)院并沒有完善相應(yīng)的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，依舊采用傳統(tǒng)人工管理方法。醫(yī)院一般都是按照自身的理解，沒有及時(shí)將應(yīng)該納入到檔案管理中的內(nèi)容融入其中。最后，在醫(yī)院目標(biāo)管理考核過程中，也沒有將檔案管理納入到目標(biāo)考核中，很容易降低檔案管理歸檔效率，導(dǎo)致檔案資料不太齊全。

（三）工作人員專業(yè)性較低

在醫(yī)院檔案管理建設(shè)過程中，工作人員應(yīng)該結(jié)合相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)其進(jìn)行更為完善的工作管理，提高檔案信息歸檔的精準(zhǔn)度。目前，在醫(yī)院實(shí)際發(fā)展階段，醫(yī)院已經(jīng)對(duì)部分工作人員做好基礎(chǔ)的工作培訓(xùn)，但是其他醫(yī)護(hù)人員卻沒有得到專業(yè)化的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，再加上不同工作部門之間的配合不太密切，導(dǎo)致醫(yī)護(hù)人員自身的專業(yè)知識(shí)、技能有待進(jìn)一步提高。尤其是醫(yī)院的管理領(lǐng)導(dǎo)，他們沒有認(rèn)清楚檔案管理工作的重要價(jià)值，使得醫(yī)院檔案管理效果較差。最后，部分醫(yī)院的人力資源分配不均勻，工作人員并不都是專職人員，也有一部分兼職人員，這些兼職人員不如專職人員那般業(yè)務(wù)熟練，一些高難度的工作也不能得到合理的解決，導(dǎo)致醫(yī)院檔案歸檔管理工作效率嚴(yán)重降低。

五、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的醫(yī)院檔案歸檔管理的方法分析

（一）細(xì)化檔案歸檔管理措施，提高管理效率

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，為了提升醫(yī)院檔案歸檔管理質(zhì)量，可以從以下幾方面入手：其一，對(duì)醫(yī)院檔案歸檔管理工作進(jìn)行詳盡的劃分，結(jié)合實(shí)際情況，明確歸檔范圍、歸檔類型，有助于完善檔案資料信息。在具體制定歸檔范圍過程中，相關(guān)檔案管理人員必須要保證檔案資料信息更完善，才能提高檔案歸檔管理質(zhì)量，在一定程度上可以提升醫(yī)院的核心競(jìng)爭力。其二，相關(guān)管理人員必須要加強(qiáng)檔案資料的細(xì)節(jié)管理，建立符合實(shí)際情況的檔案歸檔管理制度，并將歸檔計(jì)劃落實(shí)到實(shí)際工作中，針對(duì)其中存在的問題，逐一記錄在內(nèi)，等到開會(huì)時(shí)重點(diǎn)解決，保證歸檔工作的全面性。對(duì)于醫(yī)院來說，要科學(xué)、合理的優(yōu)化內(nèi)部人員資源配置，將文件檔案資料的交接工作作為首要工作，以規(guī)范化管理為核心，確保檔案資料的清晰化[6]。

另外一方面，還需要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過開展座談會(huì)、科務(wù)會(huì)、在線學(xué)習(xí)等手段豐富相關(guān)工作人員自身的知識(shí)儲(chǔ)備量，不斷提升其專業(yè)素養(yǎng)，促使管理人員自覺遵守相關(guān)的管理制度，從而在醫(yī)院內(nèi)部營造良好的工作環(huán)境。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，醫(yī)院檔案歸檔管理工作的信息化程度也隨之增加，因此，提升管理人員的信息化操作水平，確保醫(yī)院實(shí)現(xiàn)自身的可持續(xù)發(fā)展。

（二）注重?cái)?shù)據(jù)的收集和積累，建立高質(zhì)量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源

相關(guān)管理人員要加強(qiáng)對(duì)檔案資料的收集，注重檔案資料的積累、整理，建立高質(zhì)量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源，有效的推動(dòng)醫(yī)院文獻(xiàn)信息化管理。相關(guān)管理人員只有保證檔案資料的收集和積累，才能確保醫(yī)院文獻(xiàn)管理質(zhì)量得以提升。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，相關(guān)管理人員需要對(duì)部分高質(zhì)量的壓縮文件進(jìn)行文檔管理，并以此為前提，開展更為系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析，有助于增強(qiáng)其服務(wù)效果，對(duì)于提升醫(yī)院的核心競(jìng)爭力有一定的推動(dòng)作用。為了保證醫(yī)院文獻(xiàn)管理的信息化，相關(guān)工作人員應(yīng)該建立完善的文件安全管理機(jī)制，通過使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將原本零散的文件集中在一起，制作相關(guān)的文件夾。但是，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有利也有弊，不僅給使用者帶來一定的便利，也會(huì)造成一定的網(wǎng)絡(luò)安全，所以，安全機(jī)制的建立對(duì)于保護(hù)醫(yī)院檔案資料來說是十分重要的。醫(yī)院文件有很多涉及到醫(yī)療技術(shù)和患者隱私的內(nèi)容，所以，加強(qiáng)醫(yī)院綜合業(yè)務(wù)管理是非常迫切的，在具體落實(shí)綜合業(yè)務(wù)管理過程中，相關(guān)工作人員要注意醫(yī)院文件實(shí)體的安全性、可靠性，還需要注重醫(yī)院文件的真實(shí)性，在相關(guān)法律法規(guī)允許的范圍之內(nèi)，以文件保證機(jī)制作為維護(hù)自身的權(quán)益的基本手段，依法行事、有法必依。

（三）加強(qiáng)醫(yī)院文件的安全管理

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，醫(yī)院文件的管理人員借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為醫(yī)院文件制作相關(guān)的明細(xì)表，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)讀取其中的內(nèi)容，便于全部文件資料的精準(zhǔn)管理。另外一方面，相關(guān)工作人員還應(yīng)該時(shí)時(shí)刻刻關(guān)注醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展情況，以及最新醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展進(jìn)度，將最新的文獻(xiàn)整合到數(shù)據(jù)庫中。醫(yī)院的文檔管理系統(tǒng)的制定，有助于提高醫(yī)院文件管理效率，不斷開拓相關(guān)的歸檔管理體制，保證醫(yī)院文件管理業(yè)務(wù)的規(guī)范性，為日后醫(yī)院的長久發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

醫(yī)院不同科室部門要結(jié)合實(shí)際發(fā)展情況，建立相對(duì)應(yīng)的醫(yī)院文件管理機(jī)制，便于不同科室人員進(jìn)行檔案交接工作，保證歸檔工作更為系統(tǒng)化。按照具體類型對(duì)醫(yī)院文件進(jìn)行標(biāo)記、分類，保證檔案文件的安全性，提高醫(yī)院檔案室的實(shí)用價(jià)值，避免發(fā)生重要文件、機(jī)密文件丟失的情況，從根本上提升醫(yī)院文件的完整性。

要想充分發(fā)揮電子文件的功能價(jià)值，還應(yīng)該建立安全管理體系。一方面，文件系統(tǒng)驗(yàn)證過程要滿足特定的需求，通過安全管理體制，提升文件處理效果;同時(shí)不斷優(yōu)化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)結(jié)構(gòu)，有助于提升電子文件質(zhì)量。另外一方面，加強(qiáng)信息監(jiān)管，在建立信息處理機(jī)制時(shí)，通過全面的分析，建立完善的監(jiān)管體系，不斷對(duì)電子文件信息進(jìn)行重點(diǎn)審核。最后，將計(jì)算機(jī)看作是一個(gè)整體，尤其是針對(duì)其中存在的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，需要工作人員對(duì)其進(jìn)行全面的監(jiān)管，提高信息處理的有效性，謹(jǐn)防重要文件、機(jī)密文件被電腦黑客竊取。

六、結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院檔案管理工作涉及到很多方面的內(nèi)容，加強(qiáng)醫(yī)院檔案歸檔管理，有助于提高檔案歸檔管理工作的質(zhì)量和效率，推動(dòng)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)自身的可持續(xù)發(fā)展。在醫(yī)院檔案歸檔管理過程中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及管理人員要結(jié)合醫(yī)院自身的實(shí)際發(fā)展情況，加大對(duì)檔案歸檔管理的重視，并建立一套符合實(shí)際情況的檔案歸檔管理方案，并將其落實(shí)到實(shí)際工作中，更好的約束管理人員的工作行為，便于醫(yī)院的科學(xué)決策、正確決策、合理決策，增強(qiáng)醫(yī)院的核心競(jìng)爭力。

參? 考? 文? 獻(xiàn)

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[3]劉貴云.基于人力資源開發(fā)視角下醫(yī)院檔案管理工作的探究[J].財(cái)經(jīng)界，2020（01）：255.

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[5]范佳正，鄒萍萍.互聯(lián)網(wǎng)背景下現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理改革策略和模式創(chuàng)新[J].中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理， 2019（14）：7-9.

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作者單位：劉婷婷? ? 濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院

劉婷婷（1983-），女，漢族，山東濟(jì)寧，大學(xué)本科，濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院檔案館員，研究方向：檔案管理。