基于RPA的財務共享中心總賬流程優(yōu)化探究

摘 要：在信息技術(shù)不斷發(fā)展的當下，越來越多的集團企業(yè)為了提高工作效率、降低運營成本和實現(xiàn)對業(yè)務風險的控制，都建立了自己的財務共享中心，這也是未來財務管理的發(fā)展趨勢。本文在對K公司財務共享中心總賬流程的問題分析基礎上，將目前較為先進的機器人流程自動化技術(shù)（RPA）技術(shù)應用于財務共享中心的總賬流程中，通過RPA技術(shù)實現(xiàn)總賬流程中的憑證處理自動化、月結(jié)自動化及報表業(yè)務處理的自動化，以此提高K公司財務共享中心總賬流程的自動化水平和整體運行效率，實現(xiàn)流程優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：RPA;財務共享中心;總賬流程優(yōu)化

一、引言

信息技術(shù)的進步，迎來一個充滿變化的商業(yè)環(huán)境，它帶來了財務管理流程的跨越式發(fā)展。從傳統(tǒng)的手工記賬到財務軟件記賬，從單體的財務組織到業(yè)務集中處理的財務共享中心集成組織，這些都是信息技術(shù)不斷推動的結(jié)果。如今，越來越多的企業(yè)，尤其是業(yè)務規(guī)模較大、子公司較多的大型集團企業(yè)，為了降低財務成本，都成立了自己的財務共享中心，通過運用信息技術(shù)開發(fā)手段，以現(xiàn)有的財務處理軟件為載體，建立一套與企業(yè)實際業(yè)務高度聯(lián)系的、科學的、標準化的業(yè)務流程，所有的財務人員、業(yè)務人員都按照設定的業(yè)務流程處理財務業(yè)務，將原有財務業(yè)務分類，按設定的流程對原業(yè)務進行集中處理。

K公司是江蘇省的一家大型農(nóng)牧食品行業(yè)的上市公司，其業(yè)務范圍主要涵蓋了飼料加工、禽肉屠宰分割等。在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的背景下，為了統(tǒng)一對各子公司的核算要求，實現(xiàn)對子公司的集中控制，提高工作效率和控制風險，于2016年底，K公司成立了財務共享中心。K公司財務共享中心主任受集團財務總監(jiān)的領導，財務共享中心主任下設費用報銷、應付賬款組、應收賬款組、總賬組及資金中心五個業(yè)務組，由這五個業(yè)務組將原財務業(yè)務重新整合、處理。經(jīng)過近6年的發(fā)展，標準化的財務業(yè)務處理流程基本完成搭建，規(guī)模效應開始顯現(xiàn)。但是，由于集團業(yè)務規(guī)模的不斷擴大，原有的業(yè)務流程難以承受這樣重大的工作負荷，面臨挑戰(zhàn)，因此需要針對實際情況，對其業(yè)務流程進行優(yōu)化。

機器人流程自動化技術(shù)（Robotic Process Automation，簡稱：RPA），是一種可以實現(xiàn)自動化的軟件，是一類處理工具，它能夠根據(jù)預先設定的規(guī)則，讓日常的常規(guī)性工作自動化處理，不需要人的過度干預。RPA技術(shù)的第一次應用于財務領域，可以追溯到2017年，世界四大會計師事務所之一的德勤率先研制出財務機器人，并給出財務賬務的自動化解決方案，最先實現(xiàn)了財務賬務的自動化處理，轟動一時。與此同時，有不少學者開始將RPA技術(shù)應用于財務共享中心總賬業(yè)務流程作為研究內(nèi)容，例如，對于結(jié)賬流程，楊魯峰（2020）等人研究后認為，利用機器人流程自動化技術(shù)，可以設計自動化月結(jié)平臺，應用效果預期較好。此外，胡愛平等人（2021）充分肯定了智能化技術(shù)的發(fā)展前景，并提出基于云服務的財務共享服務平臺，將有利于資源的高效配置。因此，本文以K公司財務共享中心為研究對象，對其總賬業(yè)務流程存在問題進行分析，將RPA技術(shù)應用于總賬流程的優(yōu)化，以實現(xiàn)運行效率的提高和運行成本的降低。

二、財務共享中心總賬流程問題分析

K公司財務共享中心總賬組的業(yè)務范圍主要包括記賬憑證審核、成本和報表業(yè)務及模塊與總賬的結(jié)賬工作?；谝延械臉I(yè)務流程，大部分的總賬業(yè)務都能夠集中處理，體現(xiàn)了一定的規(guī)模效益。當下，無論是集團財務報表合并、板塊及公司級財務報表對外報送，都由總賬組主導、負責。因此，總賬業(yè)務流程在財務共享中心扮演著十分重要的角色。總賬業(yè)務流程主要包括以下幾個部分。第一，開賬。各公司總賬模塊開賬是總賬業(yè)務流程的起點，開賬后，才能在財務系統(tǒng)錄入財務憑證等信息。第二，憑證處理。憑證處理業(yè)務有兩個方面含義，既包括固定、計提費用的憑證生成業(yè)務，也包括所有憑證的審核工作，這是總賬組的主體工作。第三，報表處理。通過報表編制、報表數(shù)據(jù)復核、報表上報等程序，提供準確、客觀的報表數(shù)據(jù)，這一工作主要是在結(jié)賬完成后。第四，完成月結(jié)及關(guān)賬。成本計算完成，結(jié)轉(zhuǎn)憑證生即完成了月結(jié)工作，此時需要關(guān)閉總賬，進入下一個會計期間。

作為整個財務共享中心業(yè)務流程的核心，總賬業(yè)務流程目前反映出的最大問題是自動化程度仍不高，同時，作為月結(jié)業(yè)務中最重要的成本計算，并未在總賬業(yè)務流程，目前仍是有子公司財務人員操作，可能造成核算口徑的差異。此外，報表編制、報送環(huán)節(jié)人工干預較多，這樣容易造成會計信息質(zhì)量問題?？傎~流程目前主要存在以下幾個方面的問題。

1.大量人工操作，工作效率低

在財務共享中心建設之初，K公司就以減少人工操作，提高賬務處理的自動化水平為主要目標，但是在集團規(guī)模不斷擴大的背景下，財務業(yè)務處理量猛增，僅總賬組負責的憑證審核量每月就有近5萬筆。此外，隨著業(yè)務規(guī)模的擴大，每月需要總賬組提供財務報表及經(jīng)營管理報表的組織也急劇增加，報表業(yè)務雖能根據(jù)嵌入公式對報表項目自動取數(shù)，但是仍然不得不使用人工對報表數(shù)據(jù)進行核對、使用人工上報報表?？傊?，人工操作在報表業(yè)務中占據(jù)十分大的比重。憑證及報表數(shù)據(jù)在人工審核過程中，也時常會發(fā)生遺漏、錯誤等情況，從而導致賬務系統(tǒng)和報表數(shù)據(jù)的不準確，影響會計信息質(zhì)量和財務報表使用者根據(jù)財務報表做出的決策。

2.憑證生成及審核未實現(xiàn)自動化

憑證生成業(yè)務中，K公司財務共享中心總賬組的財務人員主要負責的總賬業(yè)務憑證包括固定費用的攤銷憑證等財務憑證，由他們對憑證上游相關(guān)數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系、數(shù)據(jù)準確性進行審核，最終生成會計憑證。而總賬組的財務人員在生成總賬業(yè)務憑證時，并未實現(xiàn)自動化，仍是以手工生成為主要方式，投入了巨大的人力，造成工作效率的低下。憑證審核業(yè)務中，其他業(yè)務組的報銷憑證、賒銷憑證及收付款憑證等在憑證提交后，都由總賬組財務人員進行憑證的審核，判斷憑證反映的實際業(yè)務處理是否合規(guī)，憑證數(shù)據(jù)是否準確等。目前的憑證審核仍采用較為傳統(tǒng)的人工審核方式，未實現(xiàn)自動審核，憑證審核的工作量較大，每個月幾萬條憑證，極容易出現(xiàn)審核失誤，讓有問題的憑證計入總賬，不僅影響最終財務報表的質(zhì)量，也增加了總賬組財務人員的工作量，使得總賬業(yè)務流程的運行效率不高。

3.成本計算分散

成本計算在總賬業(yè)務流程中有著很重要的地位，但是K公司的成本計算業(yè)務存在一定的分散性。時間維度上，由于集團各個板塊的業(yè)務存在一定的差別，不同板塊月末業(yè)務的結(jié)束時間點不同，月末進行成本計算的時點也不統(tǒng)一，因此成本計算時間上是分散的。從公司的地域分布上看，各子公司跨越3個省，與財務共享中心總賬組的辦公地點都存在一定距離，造成成本計算的地域上分散?？傊杀居嬎愕南鄬Ψ稚?，會使各公司按照操作標準對成本計算的操作存在差別，影響成本數(shù)據(jù)的準確性。完成成本計算的時間都由各子公司的財務人員確定，缺乏一個完成成本計算的標準截止時點，而集團合并財務報表等必須要等所有公司完成成本計算操作、結(jié)賬完成后才能進行，因此分散的成本計算操作也會導致財務報表編制、報送滯后，影響報表需求方的使用。

4.人工干預較多，缺少過程監(jiān)控

K公司財務共享中心總賬業(yè)務流程，由于自動化程度相對不高，各業(yè)務在數(shù)據(jù)核對過程中，都需要大量的人工進行操作，人工操作過程中很容易出現(xiàn)關(guān)鍵項目遺漏或者數(shù)據(jù)錯誤的情況。成本計算是整個總賬業(yè)務流程中最關(guān)鍵、最重要的業(yè)務，成本計算業(yè)務分散在各子公司，執(zhí)行成本計算操作的都是子公司的會計人員，在執(zhí)行成本計算操作時缺少對成本計算過程的監(jiān)督，成本數(shù)據(jù)客觀性受到影響，甚至會影響會計信息的質(zhì)量。報表業(yè)務的處理環(huán)節(jié)，通過人工對報表進行操作，由人工復核、提交報表給使用者，而人工對報表數(shù)據(jù)干預過多，可能會對報表數(shù)據(jù)的真實性產(chǎn)生影響，甚至會給公司帶來損失。

三、基于RPA的財務共享中心總賬流程優(yōu)化

基于以上的問題描述和分析，為了進一步提高總賬業(yè)務流程的運行效率，提高總賬業(yè)務的準確性，在原有總賬業(yè)務流程中，融入RPA技術(shù)，通過這一技術(shù)的應用，可以解決上述分析中識別出的問題，最終形成K公司財務共享中心的總賬業(yè)務流程優(yōu)化方案?？傎~業(yè)務流程優(yōu)化方案主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.憑證處理自動化

總賬業(yè)務流程中的憑證錄入環(huán)節(jié)，需要手工新增的財務憑證主要是生產(chǎn)性固定費用的計提和長期資產(chǎn)的攤銷及折舊憑證。尤其是計提和攤銷類的憑證，由于不像銷售和采購那樣有上游單據(jù)支撐，因此一直沒有實現(xiàn)憑證生成的自動化操作。為了實現(xiàn)自動憑證錄入，可以在計提、攤銷憑證設置上游單據(jù)，像銷售、采購那樣由上游的單據(jù)生成對應的財務憑證。借助RPA 技術(shù)，每一類長期資產(chǎn)攤銷業(yè)務都在系統(tǒng)中設置明細信息，例如將周轉(zhuǎn)材料、長期待攤費用等明細寫進系統(tǒng);而生產(chǎn)性費用的計提則通過設置費用申請單，將生成憑證主要信息字段都添加到費用申請單中，隨后，設置單據(jù)轉(zhuǎn)換規(guī)則，轉(zhuǎn)換規(guī)則可以自動提取明細表里的各類信息，包括摘要、部門、金額等，按設定的定時任務，在固定的時間內(nèi)生成憑證。這樣就能夠從根本上解決憑證自動錄入的問題，最大限度提高財務人員的工作效率，保證憑證的質(zhì)量。

在完成相關(guān)總賬業(yè)務憑證后，就需要對這些財務憑證以及其他各業(yè)務組的財務憑證，例如賒銷憑證、付款憑證等進行審核和過賬操作。這一過程主要就是核查業(yè)務憑證與上游單據(jù)或附件是否匹配，相關(guān)業(yè)務的憑證處理是否符合準則的要求。此時，利用RPA技術(shù)，首先在系統(tǒng)中預先寫入控制活動，將憑證需要核對的字段、邏輯信息設置在系統(tǒng)，對于機制憑證，由于是系統(tǒng)自動生成的，主要由財務機器人檢查生成邏輯是否正確，沒有問題的憑證則自動執(zhí)行審核和過賬操作，完成機制憑證的自動化審核。而對于其他手工生成的財務憑證，則由總賬組的財務人員進行手工審核。憑證自動審核及過賬的實現(xiàn)，可以幫助財務共享中心總賬組的財務人員有效提高憑證審核效率和憑證的審核質(zhì)量，有利于解決人工工作量過大的問題。

2.月結(jié)自動化

K公司財務共享中心總賬組的成本計算業(yè)務分散在不同區(qū)域，為了有效解決成本數(shù)據(jù)缺乏客觀性和過程控制，進而影響報表質(zhì)量的問題，在已有的流程基礎上，可以增加集中成本計算的業(yè)務流程。將原先在各子公司執(zhí)行的成本計算業(yè)務全部上收到財務共享中心總賬組。上收后，總賬組的財務人員并不是繼續(xù)手工執(zhí)行成本計算操作，而是借助RPA技術(shù)，對成本計算的各個步驟模擬人工操作，將各項操作程序的計算邏輯寫進系統(tǒng)，實現(xiàn)自動化結(jié)賬。在成本計算數(shù)據(jù)準備完畢并準確無誤后，只要財務人員點擊開始結(jié)賬按鈕，機器人就會按照設定的程序，自動依次完成材料的價格設定、制造費用總賬取數(shù)、成本分配標準數(shù)據(jù)取值及維護、成本計算前檢查及成本計算的操作，并在總賬組財務人員對成本計算單的數(shù)據(jù)檢查無誤后，按憑證自動生成的邏輯生成庫存商品入庫、結(jié)轉(zhuǎn)成本和結(jié)轉(zhuǎn)損益的憑證，完成最后的結(jié)賬工作。自動化月結(jié)的實現(xiàn)，不僅能夠使成本計算操作按標準化流程實現(xiàn)，也能夠從根本上提高整個財務共享中心總賬組的運行效率。

3.報表業(yè)務自動化

針對總賬組報表業(yè)務所反映出的問題，可以利用RPA技術(shù)，實現(xiàn)報表從編制到上報的全面自動化。具體的操作方法是，對于經(jīng)營管理類報表，可以在系統(tǒng)中添加報表模板，在表格中設置取數(shù)公式，在完成月結(jié)后，由系統(tǒng)按照設定的取數(shù)公式自動獲取系統(tǒng)財務數(shù)據(jù)工作，完成報表的編制，并按照報表的核對邏輯自動校驗數(shù)據(jù)的準確性。而對于報表的上報工作，可以利用機器人流程自動化技術(shù)，在系統(tǒng)中設定好報表上報的范圍及上報報表的固定時間點，在編制完成后，由系統(tǒng)自動完成財務報表及經(jīng)營管理報表的上報工作，總賬組的財務人員只負責對報表數(shù)據(jù)進行總體復核，關(guān)注報表的上報進度及其他一些異常問題的處理。通過RPA技術(shù)，極大地減少了總賬組財務人員對報表數(shù)據(jù)的干預，能夠?qū)幹萍吧蠄蟮目陀^性進行控制，這不僅有利于提高總賬組人員的工作效率，也能很大程度上提高財務報表的質(zhì)量。系統(tǒng)對報表的批量生成、批量上報，能夠讓總賬組財務人員從繁雜的編制、上報操作中解放出來，從事更具有價值的工作，例如去研究整個集團的財務分析，尋求企業(yè)經(jīng)營的價值創(chuàng)造點，從而創(chuàng)造價值。

四、結(jié)語

業(yè)務流程優(yōu)化是整個財務共享中心優(yōu)化中最重要、最關(guān)鍵的部分，只有有效處理業(yè)務流程優(yōu)化過程中的各項問題，才有可能降低財務成本。因此，業(yè)務流程優(yōu)化是降低財務成本和提高效率的基礎。在企業(yè)業(yè)務規(guī)模不斷擴大、信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，注重對財務共享中心的業(yè)務流程，尤其是總賬業(yè)務流程的調(diào)整優(yōu)化，將最新技術(shù)應用于調(diào)整優(yōu)化之中，也是財務共享體系建設的重要組成部分。

本文以K公司財務共享中心為例，對其總賬業(yè)務流程運行現(xiàn)狀進行描述、充分分析的基礎上，肯定了總賬流程在成本節(jié)約及效率提升方面取得的成效，歸納出總賬業(yè)務流程運行中目前尚存在的幾點問題，針對這些流程問題，考慮將RPA技術(shù)融入具體流程中，讓其在流程的各個節(jié)點發(fā)揮作用，優(yōu)化總賬業(yè)務流程，增加自動化程度，提升運行效率。在將RPA技術(shù)融入K公司的總賬業(yè)務流程后，反映出的各類流程問題能夠被從根本上解決，同時也減少了人工對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的干預，使得系統(tǒng)的財務數(shù)據(jù)處理更客觀，提升了會計信息的質(zhì)量。隨著科學技術(shù)的進步，目前使用的RPA技術(shù)一定會不斷地迭代、完善，這些技術(shù)進步將會進一步解決共享中心總賬業(yè)務流程運行中出現(xiàn)的新的問題，從而從整體上提升企業(yè)的財務管理水平和信息化水平。

在未來，除了RPA技術(shù)，一定會有更新先進的技術(shù)會出現(xiàn)，例如人工智能技術(shù)等，這些技術(shù)對企業(yè)運營管理和財務共享中心的總賬業(yè)務流程優(yōu)化產(chǎn)生深遠影響，也將幫助企業(yè)實現(xiàn)數(shù)字化經(jīng)營管理，讓財務共享中心的總賬業(yè)務流程自動化程度更高，總賬業(yè)務處理也更加智能化，進一步降低運行成本和提高效率。當然，企業(yè)管理者也應該時刻對這些技術(shù)保持應有的關(guān)注，引導財務共享中心總賬業(yè)務流程及其他業(yè)務流程持續(xù)地進行調(diào)整、優(yōu)化，以適應外界競爭環(huán)境變化和內(nèi)部戰(zhàn)略發(fā)展要求。只有這樣，才能不斷完善財務管理方式，促進財務工作的發(fā)展。

參考文獻：

[1]楊魯峰，葉青盛，周衛(wèi)華.基于RPA的財務共享通用月結(jié)自動化平臺建設與應用[J].財務與會計，2020（17）：62-64.

[2]胡愛平，張春艷，周莎.財務共享對企業(yè)財務績效的影響研究[J].會計之友，2021（19）：14-19.

作者簡介：劉宇（1991- ），漢族，江蘇宿遷人，碩士研究生，江蘇益客食品集團股份有限公司財務共享中心，注冊會計師，研究方向：會計與財務管理、財務信息化