淺議國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)問題及其解決措施

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)體系的逐步完善，各行各業(yè)的發(fā)展模式與運(yùn)營(yíng)機(jī)制都發(fā)生巨大變化，數(shù)字化時(shí)代的到來，使互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各行各業(yè)中的應(yīng)用更為廣泛。國(guó)有企業(yè)中檔案管理工作亦是如此，由最初的紙質(zhì)檔案管理逐漸向數(shù)字化、智能化管理方向發(fā)展，這是國(guó)有企業(yè)相關(guān)部門緊跟時(shí)代潮流趨勢(shì)的突出表現(xiàn)，能夠解決紙質(zhì)檔案管理的一些漏洞，并在很大程度上提高了檔案管理工作的效率。就當(dāng)前國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的具體情況而言，仍然存在著一些亟待解決的問題。本文將針對(duì)這些實(shí)踐過程中出現(xiàn)的具體問題提出幾點(diǎn)與之相應(yīng)的解決措施，希望對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)有所幫助。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè);檔案數(shù)字化建設(shè);現(xiàn)存問題;解決措施

國(guó)有企業(yè)的快速崛起，使之在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占據(jù)了重要位置。為帶動(dòng)其進(jìn)一步發(fā)展，國(guó)有企業(yè)應(yīng)迎合當(dāng)前信息化時(shí)代的具體要求，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，有效提高國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的實(shí)際效率，也是檔案管理工作更為規(guī)范化的重要措施。檔案數(shù)字化建設(shè)的有效落實(shí)，能夠加強(qiáng)對(duì)國(guó)有企業(yè)內(nèi)部檔案的有機(jī)整合與利用，從而更好地提高企業(yè)的服務(wù)效率與服務(wù)能力，使國(guó)有企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益達(dá)到最大，更好地推動(dòng)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展。

一、國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中的現(xiàn)存問題

1.對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度不足

就我國(guó)當(dāng)前國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀而言，大多數(shù)企業(yè)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度不夠充足，究其根本原因，還是對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)不足。國(guó)有企業(yè)進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，可以有效提升檔案錄入與存放的工作效率，相較于傳統(tǒng)的錄入方式而言，數(shù)字化建設(shè)后的檔案存放與錄入，只需要很短的時(shí)間就可以完成掃描，為檔案管理人員節(jié)約大量的工作時(shí)間和精力。

此外，經(jīng)過數(shù)字化建設(shè)后的檔案，能夠被徹底封存保管，使檔案原文件的安全性得到有力保障，在很大程度上避免原文件丟失或出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象，這些都是國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)必然性的充分體現(xiàn)。許多國(guó)有企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，沒有充分意識(shí)到數(shù)字化建設(shè)的重要性，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部的數(shù)字化工作嚴(yán)重落后，影響國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的正常進(jìn)行，對(duì)企業(yè)檔案管理與應(yīng)用也沒有引起足夠的重視。由于管理層的忽視，使得部分國(guó)有企業(yè)的檔案室及相關(guān)工作部門無人問津，更不必說積極配合檔案管理人員的相關(guān)工作，為檔案管理工作帶來巨大難題。這樣的檔案管理工作失去了檔案信息存在的真正意義，無法對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)整合與處理，就難以在需要相關(guān)信息時(shí)進(jìn)行有效查詢。因此，國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)度與質(zhì)量的高低，離不開企業(yè)內(nèi)部管理者及相關(guān)部門的支持，企業(yè)對(duì)檔案管理的疏忽會(huì)嚴(yán)重阻礙數(shù)字化建設(shè)。

2.檔案管理相關(guān)工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)

國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的水平在很大程度上受到檔案管理人員素質(zhì)高低的影響，由于數(shù)字化建設(shè)所涉及的信息技術(shù)較為廣泛，對(duì)檔案管理人員提出更高的專業(yè)要求。檔案管理人員不僅要掌握基本的手工整理檔案的技巧，還要具備熟練應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)手段的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，能夠充分利用科學(xué)技術(shù)的便捷性與實(shí)用性，切實(shí)提高檔案管理工作的效率，從而更好地為企業(yè)的發(fā)展做貢獻(xiàn)。目前，有的企業(yè)為了節(jié)約資源，一般會(huì)讓非專業(yè)人員兼職檔案管理的相關(guān)工作，沒有設(shè)立專職檔案管理人員，即使有些具備前瞻性的國(guó)有企業(yè)，設(shè)置了專門的檔案管理崗位，但工作人員由于專業(yè)素養(yǎng)達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，也會(huì)使檔案數(shù)字化建設(shè)工作嚴(yán)重滯后。我國(guó)大部分國(guó)有企業(yè)仍然停留在手工管理檔案的階段，這對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的推動(dòng)是極為不利的。

3.檔案管理相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)不完善

檔案信息化建設(shè)需要大量基礎(chǔ)設(shè)備，需要企業(yè)為檔案管理部門配備相關(guān)儀器設(shè)備，部分企業(yè)會(huì)出現(xiàn)設(shè)備配置不完善的情況，導(dǎo)致部分工作難以順利展開，而一些具備充足硬件配備的企業(yè)，也會(huì)由于設(shè)備缺乏定期維修管理、達(dá)到使用年限、設(shè)備更新優(yōu)化速度較慢等原因，導(dǎo)致檔案管理所需的計(jì)算機(jī)和相關(guān)軟硬件設(shè)備無法正常使用，嚴(yán)重阻礙檔案數(shù)字化管理的工作進(jìn)度。

例如，掃描儀等相關(guān)儀器使用年限過長(zhǎng)，會(huì)造成掃描出來的檔案信息不夠清晰，會(huì)對(duì)檔案信息的錄入造成一定的影響，這些原因都會(huì)導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)工作難以順利開展。

4.檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏專業(yè)的技術(shù)指導(dǎo)

國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)極具技術(shù)含量的工作，對(duì)工作人員操作的規(guī)范性與科學(xué)性有極高要求。由于我國(guó)大多數(shù)國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作仍然處于探索階段，在具體實(shí)施數(shù)字化建設(shè)的過程中，管理者對(duì)可能出現(xiàn)的檔案掃描具體流程、掃描方式、圖像清晰度、色彩模式等技術(shù)的掌握情況嚴(yán)重不足。這是相關(guān)管理人員缺乏技術(shù)指導(dǎo)的表現(xiàn)，即使擁有數(shù)字化建設(shè)的硬件設(shè)施及展開條件，實(shí)際操作能力的缺失也會(huì)致使檔案數(shù)字化建設(shè)受阻。

5.檔案數(shù)字化管理有較為突出的安全問題

檔案數(shù)字化管理在有效提高檔案管理工作進(jìn)度的同時(shí)，對(duì)檔案的安全性也做出一定的考驗(yàn)，就當(dāng)前國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的具體情況而言，檔案安全性所受到的威脅主要有以下三個(gè)方面：一是對(duì)電子檔案管理設(shè)備監(jiān)管力度的缺乏，如移動(dòng)硬盤、光盤等電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備，難以通過有效保管方式進(jìn)行監(jiān)管，因而有可能會(huì)出現(xiàn)電子檔案丟失或泄露等問題;二是由于國(guó)有企業(yè)工作事務(wù)繁多，所記錄的檔案信息數(shù)量十分龐大，實(shí)體性的檔案信息本就難以妥善保管，因而在將紙質(zhì)化檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问降倪^程中，可能會(huì)出現(xiàn)部分檔案信息丟失或遺漏的現(xiàn)象;三是當(dāng)前大部分國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化管理的通病，企業(yè)沒有對(duì)數(shù)字化環(huán)境進(jìn)行有效監(jiān)管，使得電子檔案存在的網(wǎng)絡(luò)安全難以得到有力保障。一些國(guó)有企業(yè)為節(jié)約資源，將所有部門連接共同的網(wǎng)絡(luò)配置，導(dǎo)致不法分子趁機(jī)連接企業(yè)網(wǎng)絡(luò)，盜取相關(guān)電子檔案信息，造成企業(yè)內(nèi)部文件的泄露，使企業(yè)遭到重創(chuàng)。

6.檔案數(shù)字化建設(shè)體系機(jī)制建立缺失

隨著檔案數(shù)字化建設(shè)工作的逐步推進(jìn)，我國(guó)檔案局也頒布紙質(zhì)檔案數(shù)字化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)這一規(guī)范要求，我國(guó)各地政府及相關(guān)部門也出臺(tái)了相應(yīng)的技術(shù)指導(dǎo)，便于國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)更為順利。由于，國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)目過多，檔案信息的具體分類也存在差異，這就導(dǎo)致政府部門的統(tǒng)一規(guī)范難以符合國(guó)有企業(yè)自身檔案管理的實(shí)際情況。國(guó)有企業(yè)若僅依據(jù)國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作，則會(huì)導(dǎo)致一些不適合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息難以正常存儲(chǔ)和應(yīng)用。

總而言之，國(guó)有企業(yè)內(nèi)部缺乏對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)機(jī)制的有效建立，缺少對(duì)自身檔案管理的充分認(rèn)識(shí)，這使得檔案的數(shù)字化過程缺乏明確的標(biāo)準(zhǔn)與制度，造成數(shù)字化建設(shè)工作的滯后。

二、針對(duì)當(dāng)前國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)存問題的具體解決措施

我國(guó)國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)仍然處于探索階段，因此，對(duì)現(xiàn)存問題進(jìn)行有效改善是一項(xiàng)需要付出長(zhǎng)期精力的艱巨任務(wù)。筆者在分析相關(guān)研究成果后，總結(jié)出以下幾點(diǎn)具體解決對(duì)策：

1.國(guó)有企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)工作

國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化工作的開展，是為提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益和工作效率，通過檔案信息所得出的分析結(jié)果，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層提供更為準(zhǔn)確可靠的決策依據(jù)，從而做出更利于企業(yè)發(fā)展和決策。因此，國(guó)有企業(yè)更應(yīng)將檔案數(shù)字化建設(shè)納入企業(yè)工作的重點(diǎn)內(nèi)容，著重加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化管理工作的領(lǐng)導(dǎo)力度，充分意識(shí)到數(shù)字化建設(shè)的重要性與必要性，對(duì)相關(guān)管理者和工作人員的責(zé)任分配進(jìn)行明確。并在人力、物力、財(cái)力等方面予以大力支持，對(duì)檔案數(shù)字化工作重視程度的加強(qiáng)，能夠有效推進(jìn)企業(yè)工作的順利進(jìn)行。

2.加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理人才隊(duì)伍建設(shè)

具有充足專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理人才，是檔案數(shù)字化工作順利進(jìn)行的前提條件。因此，企業(yè)更應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化工作人才隊(duì)伍的建設(shè)，使其能更好地服務(wù)于檔案數(shù)字化管理工作中。人才隊(duì)伍建設(shè)方式應(yīng)從以下三個(gè)方面具體展開：其一，要加強(qiáng)對(duì)人才的選拔力度，在對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行篩選時(shí)，要著重注意應(yīng)聘者的專業(yè)素養(yǎng)與實(shí)踐能力，判斷其是否符合檔案數(shù)字化建設(shè)工作的具體要求。保留兼具專業(yè)素養(yǎng)和實(shí)踐能力的高素質(zhì)人才，使之更好地投入國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作之中，更好地帶動(dòng)數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展與進(jìn)步;其二，要保障工作人員的具體數(shù)量。由于檔案數(shù)字化工作量較為龐大，需要有充足的人員基礎(chǔ)，才能夠完成相關(guān)工作，因此，國(guó)有企業(yè)要保證具有充足的人員儲(chǔ)備。一些具有外包能力的企業(yè)可以聘請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)加以輔助，不具備外包能力的企業(yè)，可以在企業(yè)內(nèi)部其他部門調(diào)取具備相關(guān)工作能力的人員進(jìn)行協(xié)助，調(diào)動(dòng)企業(yè)全部力量，更好地推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。與此同時(shí)，企業(yè)應(yīng)安排一名專業(yè)的計(jì)算機(jī)領(lǐng)域人才進(jìn)行數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)安全的相關(guān)管理，從而為檔案數(shù)字化建設(shè)提供更為專業(yè)的工作條件;其三，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)素養(yǎng)的提升，使加強(qiáng)學(xué)習(xí)的觀念深入工作人員的工作與生活中，不斷提升自身專業(yè)技能并學(xué)會(huì)使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及其他信息技術(shù)，對(duì)檔案數(shù)字化相關(guān)功能以助力。企業(yè)還可以為工作人員開展定期的培訓(xùn)，加強(qiáng)了解行業(yè)內(nèi)部的最新資訊及檔案數(shù)字化過程中的各項(xiàng)規(guī)章制度，進(jìn)一步學(xué)習(xí)數(shù)字化建設(shè)的實(shí)際操作流程，確保檔案數(shù)字化管理工作得以順利進(jìn)行。

3.完善檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)的軟硬件設(shè)施配備

完善的軟硬件設(shè)施配備，是檔案數(shù)字化工作得以順利進(jìn)行的物質(zhì)基礎(chǔ)，也正因如此，國(guó)有企業(yè)更應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入，將工作開展所需要的資金納入國(guó)有企業(yè)的整體經(jīng)濟(jì)預(yù)算之中。有一定經(jīng)濟(jì)條件的國(guó)有企業(yè)，也可以為檔案數(shù)字化建設(shè)設(shè)立專項(xiàng)資金，使之專門應(yīng)用于檔案數(shù)字化建設(shè)工作之中。為更好地推動(dòng)數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程，國(guó)有企業(yè)應(yīng)為檔案室配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、移動(dòng)硬盤等相關(guān)軟硬件設(shè)備，并安排專業(yè)的維修技術(shù)人員進(jìn)行及時(shí)優(yōu)化與更新。更好地應(yīng)用于檔案數(shù)字化建設(shè)工作之中，為數(shù)字化建設(shè)工作提供有力的技術(shù)環(huán)境。

4.提高檔案數(shù)字化管理的安全性

數(shù)字化管理模式的應(yīng)用，雖然在極大程度上提高了檔案管理的工作效率，但同時(shí)也對(duì)檔案信息的安全性提出巨大考驗(yàn)。因此，若想要進(jìn)一步提升數(shù)字化管理的安全性，可以通過做到以下幾點(diǎn)達(dá)到目的：首先，國(guó)有企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化建設(shè)工作的資金投入力度，為檔案室購(gòu)置相關(guān)的存儲(chǔ)設(shè)備，使檔案的安全性得以加強(qiáng);其次，檔案室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化建設(shè)過程的監(jiān)管力度，對(duì)工作人員進(jìn)行明確的責(zé)任劃分，使每一個(gè)工作者都能夠各司其職，負(fù)責(zé)好自己的工作任務(wù)，充分發(fā)揮各個(gè)部門的工作職能，從而避免數(shù)字化過程中出現(xiàn)檔案丟失或泄露的問題;最后，企業(yè)及相關(guān)管理部門還可以引進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)人員，為數(shù)字化建設(shè)提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持。此外，安全管理人員還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案安全性及保密性的檢查力度，當(dāng)發(fā)現(xiàn)安全隱患時(shí)，要進(jìn)行及時(shí)整改，出現(xiàn)責(zé)任事故時(shí)要對(duì)相關(guān)工作人員追責(zé)，嚴(yán)格按照工作規(guī)范予以懲罰。同時(shí)，對(duì)檔案室內(nèi)部的計(jì)算機(jī)進(jìn)行專用網(wǎng)絡(luò)配置，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)防火墻的設(shè)置，并及時(shí)更新病毒庫等措施，也能夠在一定程度上提高網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性。

5.建立健全檔案數(shù)字化工作的相關(guān)制度

只有擁有規(guī)范明確的檔案數(shù)字化工作制度，才能進(jìn)一步為檔案數(shù)字化建設(shè)保駕護(hù)航。國(guó)有企業(yè)在對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行工作制度建立時(shí)，除了要遵循國(guó)家及政府相關(guān)部門統(tǒng)一下達(dá)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化要求以外，還要充分結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際情況，制定出符合本企業(yè)發(fā)展需求的工作制度，使之更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展。完善檔案數(shù)字化工作制度，包括數(shù)字化建設(shè)工作的諸多方面，如檔案整理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、圖像掃描技術(shù)的具體規(guī)范情況，以及對(duì)檔案安全性的加強(qiáng)等。檔案數(shù)字化工作所涉及的環(huán)節(jié)，都應(yīng)安排專業(yè)的工作人員進(jìn)行嚴(yán)格把控，規(guī)范數(shù)字化工作的各個(gè)流程，掌握檔案掃描的正確方式，對(duì)掃描分辨率和色彩模式等具體要求也要做出明確規(guī)定。國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化工作制度的建立，能夠確保檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量，使數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程更為規(guī)范。同時(shí)，工作制度的建立還應(yīng)包括獎(jiǎng)懲機(jī)制的實(shí)施，對(duì)于在檔案數(shù)字化工作中具有杰出工作表現(xiàn)的工作人員及相關(guān)部門，可以予以相應(yīng)的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，充分樹立杰出工作者的榜樣形象，使之更好地影響和帶動(dòng)其他人員的工作積極性。相反，對(duì)于一些做出不利于企業(yè)發(fā)展行為的工作人員，如故意泄露企業(yè)內(nèi)部檔案信息，或出于個(gè)人利益將檔案信息販賣給不法分子等行為，管理者也應(yīng)遵循數(shù)字化工作的規(guī)章制度，對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)肅處理，堅(jiān)決杜絕此類現(xiàn)象再次發(fā)生。

三、結(jié)語

綜上所述，國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的進(jìn)一步推進(jìn)，對(duì)檔案管理工作效率提高具有十分顯著的現(xiàn)實(shí)意義。同時(shí)，也存在一些難以避免的實(shí)際問題，國(guó)有企業(yè)的相關(guān)管理部門應(yīng)按照國(guó)家的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合自身企業(yè)檔案信息的具體管理情況，有針對(duì)性地解決此類問題，使檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程加快步伐，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)者的決策判斷提供更為堅(jiān)實(shí)可靠的信息依據(jù)，更好地帶動(dòng)國(guó)有企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

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（作者單位：山東省濱州五海自來水有限公司）

作者簡(jiǎn)介：閆芳（1980—），女，漢族，山東濱州人，大學(xué)學(xué)歷，中級(jí)，館員，研究方向：文書、工程檔案整理，人事檔案的整理、審核、修復(fù)、檔案數(shù)字化建設(shè)。