公路建設項目檔案收集、移交工作中存在的風險及其防控措施探究

摘 要：近年來，在社會經濟穩(wěn)步發(fā)展的背景下，我國公路建設項目工程事業(yè)發(fā)展迅速。項目檔案記錄著公路建設項目設計、施工、管理、后期維護等諸多信息資料，為公路建設事業(yè)的發(fā)展、后期改進提供有效參考憑據。但是，從實際工作情況來看，公路建設項目檔案收集、移交過程中存在一些較為明顯的風險問題。因此，本文以做好公路建設項目檔案收集、移交工作的意義為切入點，進一步分析其收集、移交工作中存在的風險問題，及其預防控制要點和具體處理措施，希望以此全面提高公路建設項目檔案收集、移交工作的質量及安全性。

關鍵詞：公路建設項目;檔案收集移交;風險問題;預防控制要點;處理措施

隨著我國城市化進程速度加快，交通工程事業(yè)越來越發(fā)達，使公路建設項目的數量越來越多，規(guī)模越來越大。公路建設項目檔案記錄著公路建設項目的諸多信息內容，做好這些檔案的收集、移交、管理等工作，能夠為后期檔案利用價值的提升提供有效保障支持。但是，從現(xiàn)狀來看，公路建設項目檔案收集、移交工作存在一些較為明顯的風險問題，如收集階段信息漏損風險、移交階段信息泄露風險問題等。

為了解決這些風險問題，提高公路建設項目檔案收集、移交的質量及安全性，本文進行了相應的分析、探究，希望能有一定的參考意義。

一、做好公路建設項目檔案收集移交工作的意義概述

公路建設項目檔案，指的是基于公路建設項目從提出以后，到立項、審批、勘察設計，再到施工、監(jiān)理以及竣工全過程產生的信息資料。這些信息資料的類型多樣，包括文字類型檔案、圖樣及圖表類型檔案、聲像及音視頻檔案等。

從公路建設項目檔案的分類來看，歸屬于科技類型檔案。值得注意的是，公路建設項目檔案關系到公路建設全過程相關事宜，能夠將公路建設項目建設期間的實際情況如實、客觀、全面地反映出來，對公路建設項目的質量鑒定、監(jiān)督管理均有顯著的參考意義。與此同時，對公路建設項目后續(xù)事故原因分析、責任追究等，均具備一定的法律參考意義。并且，在公路建設項目后期維修養(yǎng)護、改擴建工作開展期間，也有必要以收集的檔案為參考依據。此外，公路建設項目工作的可持續(xù)推進及發(fā)展，均離不開檔案的支持。

由此可見，做好公路建設項目檔案收集、移交工作，對公路建設事業(yè)的發(fā)展有著非常顯著的價值意義。

二、公路建設項目檔案收集、移交風險問題分析

1.收集階段信息漏損風險問題

在公路工程建設項目檔案中，敏感信息較多，同時部分信息關系路段修建權責的界定、階段性工程竣工驗收過程的審核等。因此，在項目檔案收集工作開展期間，極易引發(fā)信息漏損方面的風險。值得注意的是，信息漏損主要指的是檔案收集后出現(xiàn)信息不夠完善的情況，特別是一些重要的、關鍵的檔案信息沒有及時有效歸檔。究其原因，主要體現(xiàn)在：其一，公路工程建設項目檔案工作人員沒有第一時間對項目檔案信息進行收集、匯總處理;其二，項目檔案信息收集之后，在整理環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯問題等。如果在項目檔案收集階段發(fā)生信息漏損風險問題，則會影響公路建設項目后續(xù)工作，比如，權責追溯、公路維修養(yǎng)護及擴建糾紛等。顯然，這對公路建設項目后續(xù)發(fā)展會造成較大的負面影響，需對此引起充分重視。

2.移交階段信息泄露風險問題

通常，公路工程建設項目屬于政府財政投資的項目，同時項目建設期間一般實施層層外包方式，即由具備資質的各施工單位參與特定路段的建設作業(yè)。在此基礎上，如果項目檔案移交過程有潛在信息泄露風險，則會使公路分項目的造價信息及參建信息泄露，導致后續(xù)該區(qū)域類似項目的招投標工作受到不良影響。究其原因，此類風險問題的發(fā)生主要體現(xiàn)在：

其一，項目檔案移交期間，部分不相干人員對檔案信息進行了查閱。

其二，相關責任人員沒有遵守相應的保密協(xié)議規(guī)定或要求等。在檔案移交階段出現(xiàn)信息泄露風險，會對公路建設項目相關工作的開展造成較大的影響，需采取有效措施，預防控制此類風險的發(fā)生。

3.其他風險問題

除上述提到的收集階段信息漏損風險、移交階段信息泄露風險以外，公路建設項目檔案還存在管理風險、利用風險。一方面，部分檔案管理人員針對收集、移交過來的檔案管理不夠重視，或管理方法滯后，未能樹立信息化、電子化、智能化管理意識，且在檔案現(xiàn)代化管理技術水平上明顯不足，極易引發(fā)項目檔案管理風險問題，如歸檔管理不完善，使部分重要的項目檔案信息資料遺失，難以為公路建設項目后續(xù)相關工作提供有效支持。另一方面，因對查閱、利用檔案人員的資質審核不夠嚴格，或項目檔案利用制度不夠完善，易導致公路建設項目檔案在利用期間，出現(xiàn)重要信息泄露或導致項目檔案遺失等風險問題，顯然這不利于公路建設項目檔案整體工作質量及安全性的提升。

三、防控公路建設項目檔案收集、移交風險的要點分析

公路建設項目檔案收集、移交風險較為突出，在實際工作開展過程中，必須樹立“預防為主，積極處理”嚴謹的工作態(tài)度及原則。

1.加強項目檔案管理培訓工作的開展

在上述分析中，可知通常公路工程建設項目為政府投資，然后在建設過程中采取“政府+企業(yè)”的模式展開。由此可見，基于項目檔案管理期間，政府和企業(yè)兩者之間存在工作層面的關聯(lián)性。因此，為了使項目檔案收集、移交等風險得到有效預防控制，需針對施工企業(yè)加強項目檔案管理培訓工作的開展。需注意的是，因施工企業(yè)內部針對項目存在層層外包的現(xiàn)象，使施工企業(yè)在項目檔案管理期間潛在風險。在此情況下，在實際培訓工作開展期間，需指導施工企業(yè)相關人員加強保密條例的學習，以身作則，提高自身職業(yè)操作，不徇私舞弊、不鉆法律的空子，全程將心思投入公路建設項目施工質量控制方面。

2.嚴格落實崗位主體責任制度

從公路建設項目檔案收集、移交風險預防控制角度考慮，政府及企業(yè)需嚴格落實崗位主體責任制度。在實際開展期間，相關工作人員需具備超前風險意識，無論是政府相關工作人員，還是公路施工企業(yè)相關工作人員，需認清自身崗位責任，確保項目檔案收集、移交、管理、利用相關責任人均能夠嚴格遵守相關責任，使各項風險消除在萌芽中。

3.重視檔案信息管理平臺的構建

傳統(tǒng)模式下，檔案管理工作采取單項紙質管理方式，這種管理方式存在較多的問題，如檔案信息資料易遺失、缺損、盜竊等。在新時代背景下，隨著現(xiàn)代化科學技術的逐步發(fā)展，為各檔案管理工作提供了先進的技術支持，對于公路建設項目檔案管理來說也不例外。

在公路建設項目檔案管理工作過程中，重視檔案信息管理平臺的構建，可憑借“互聯(lián)網+檔案管理”模式，使項目檔案收集、移交、管理、利用的效率及安全性得到全面提升，進而使相關風險問題的發(fā)生得到全面、有效地控制。

四、公路建設項目檔案收集、移交風險的具體處理措施分析

雖然采取相關預防控制措施，可以使公路建設項目檔案收集、移交相關風險的發(fā)生得到有效預防和控制，但是一些項目檔案收集、移交風險仍易發(fā)生。因此，針對已發(fā)生的風險問題，需進一步實施有效的處理措施。

1.針對企業(yè)相關人員進行檔案管理培訓

針對公路建設項目檔案管理風險問題，政府相關部門需發(fā)揮自身職能作用，定向對企業(yè)相關人員進行崗位培訓工作。對于其中的“定向”而言，指的是對風險產生的原因進行聚焦分析，以問題為導向，然后開展有針對性的培訓工作，尤其側重檔案管理保密要求培訓，使相關企業(yè)項目負責人以及檔案管理人員能夠認識到做好檔案管理保密工作的重要性，從而提升自身職業(yè)操守，使后續(xù)檔案收集、移交過程中泄密風險得到有效防控。此外，考慮到檔案管理培訓工作質量的提升，可采取案例教學法，并輔助多媒體技術展開培訓工作，提高相關人員參與培訓的積極性，并聯(lián)合考核機制，規(guī)范約束參與培訓人員的行為，增強其學習意識，在提升檔案管理培訓質量效果的基礎上，全面提升參與培訓的相關人員的綜合素質，使公路建設項目檔案收集、移交等工作順利、有序開展，最大限度地避免發(fā)生后續(xù)風險問題。

2.針對政企相關人員采取相應激勵措施

在公路建設項目檔案收集及移交工作開展期間，關系到政府和企業(yè)間相關工作人員的溝通交流，考慮到雙方工作人員在溝通交流工作中避免徇私舞弊的行為出現(xiàn)，需針對其采取相應激勵措施。

一方面，對于政府工作人員，在激勵措施實施過程中，側重職務晉升機制的設置（正激勵）、降職機制的設置（負激勵）。

另一方面，針對企業(yè)相關工作人員，在正負激勵措施實施過程中，則側重績效考核的設置，通過績效考核，表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員給予升職加薪的機會;對表現(xiàn)不理想，有損企業(yè)利益的工作人員，則給予降職減薪等懲罰?？傊?，采取合理、科學的正負激勵措施，有助于規(guī)范政企相關工作人員的工作行為，提升其責任意識，有效避免項目檔案收集、移交過程潛在的風險，為公路建設項目工作的順利、有序開展提供信息依據支持。

3.嚴格實施項目檔案管理人員信息與崗位責任制

為了減少公路建設項目檔案收集、移交風險的發(fā)生，需總結已發(fā)生風險的問題、產生的原因，將重點放在項目檔案管理人員信息及崗位責任制的嚴格落實方面。一方面，基于“政府+企業(yè)”工作模式之下，施工企業(yè)需定期、及時向政府相關部門提交檔案管理人員的相關崗位信息，使后續(xù)檔案工作人員對接更加方便。同時，在工作人員相關崗位工作對接過程中，需對企業(yè)檔案管理人員的崗位職責充分明確。另一方面，通過嚴格落實崗位責任制，規(guī)范檔案管理人員工作態(tài)度及行為，使公路建設項目檔案從收集到移交，再到管理及后續(xù)利用全過程管理的規(guī)范性、安全性得到有效保證，使后續(xù)項目檔案風險問題的發(fā)生得到充分有效地防控。此外，若出現(xiàn)檔案采集、移交風險，則需根據崗位責任制要求，及時追責，將風險帶來的損失降至最低化。

4.通過政務網站平臺，加強檔案信息化管理

除上述處理措施以外，針對公路建設項目檔案收集、移交風險。還可以通過政務網站平臺進一步加強檔案信息化管理，可以將政府部門的政務網站當作檔案管理信息化平臺加以利用。但是在具體利用過程中，需對權限管理充分明確。

比如，對于公路建設項目可以按照施工模塊，分別對企業(yè)方授權相對應的登錄賬號與密碼，并且企業(yè)方只具備對電子檔案信息進行提交的權限，沒有對其他檔案信息進行查閱的權限。與此同時，在施工路段竣工及相關檔案收集工作完成后，企業(yè)方登錄賬號、輸入密碼的權限則及時失效。對于政府方面的查閱權限，則需以政府職能化管理體系為依據，嚴格執(zhí)行。以此確保項目檔案信息化管理的規(guī)范性、嚴謹性及安全性，使風險的發(fā)生得到全面、有效控制。

此外，在加強檔案信息化管理過程中，還需要合理、科學地使用現(xiàn)代化技術，如防火墻技術、安全密鑰技術等，使政務網站平臺具備現(xiàn)代化管理技術的充分支持，使政務網站平臺的安全等級得到全面提升，確保提高檔案信息化管理的質量及安全性。比如，對于公路建設項目檔案信息，關乎公路建設的質量，在確保信息完整性及安全性的基礎上，才能夠為公路建設工作提供有效參考憑據。但是，倘若公路建設項目檔案信息受到黑客攻擊，或者病毒攻擊，則會使檔案信息受損，在此基礎上，可采取RSA加密方式，或者采取DLS加密方式，以此使檔案管理系統(tǒng)的安全等級水平得到有效提高。其中，RSA加密方式的密鑰長度高于500位，具備很強的安全性;而對于DLS加密方式，結合逆置換與初始置換方式，基于密文當中將明文融入，在過程上比較煩瑣，但具備很強的抵抗攻擊的作用。當然，在應用防火墻技術過程中，可發(fā)揮防護墻技術的異地備份、自動報警、防火防水等功能作用，保證公路建設項目檔案信息的整體安全性。并通過數據防火墻，利用先進的信息安全保障技術及其設備，對數據防火墻進行科學構建，使人為惡意攻擊、調用、竊取、銷毀數據信息等行為避免發(fā)生。

五、結語

綜上所述，公路建設項目檔案收集、移交工作的開展意義重大，然而目前此項工作開展期間仍存在一些較為明顯的風險問題。如收集階段項目檔案信息漏損風險問題、移交階段項目檔案信息泄露風險問題以及管理利用階段相關風險問題等。為了使相關風險問題消除在萌芽中，需落實有效的預防控制策略。同時，還需加強對企業(yè)相關人員的檔案管理培訓，對政企相關人員采取正負激勵措施，對項目檔案管理人員信息及崗位責任制嚴格實施。進一步通過政務網站平臺，加強檔案信息化管理，使項目檔案收集、移交風險問題得到有效處理，最終為公路建設事業(yè)的穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎。

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（作者單位：濱州市公路事業(yè)發(fā)展中心）

基金項目：本文系山東省檔案學優(yōu)秀成果，編號：（2020-SH-058）。

作者簡介：蔡錦明（1976—），男，漢族，安徽宿松人，本科，副研究館員，研究方向：檔案的收集、整理、保管、開發(fā)及利用。