電子公文“單套制”歸檔整理及編號問題分析

摘 要：檔案可以將大眾的生活方式、工作內(nèi)容記錄下來，基本以紙質(zhì)形式存在，不論是保存還是查閱，都存在一定難度。目前，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，為相關(guān)工作人員完成檔案保存、整理提供了便利。國家相關(guān)部門將國企的電子文件歸檔和電子檔案管理進(jìn)行試點(diǎn)管理，此次試點(diǎn)工作的詳細(xì)內(nèi)容為推行與檢驗(yàn)電子公文“單套制”歸檔的可行性，即不需要打印紙質(zhì)檔案，落實(shí)“單套制”歸檔手段?；诖耍瑧?yīng)對此項(xiàng)工作進(jìn)行詳細(xì)分析，以供相關(guān)工作人員參考使用。

關(guān)鍵詞：電子公文;單套制;歸檔整理;編號問題分析

在社會主義現(xiàn)代化發(fā)展新時(shí)期，隨著政府管理模式不斷優(yōu)化與革新，城市化進(jìn)程發(fā)展迅速。隨著科學(xué)技術(shù)不斷優(yōu)化創(chuàng)新，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于社會各領(lǐng)域中，為電子公文“單套制”歸檔整理及編號問題提供了保障。但是，檔案管理混亂、信息泄露等問題也常有發(fā)生，因此應(yīng)對電子公文“單套制”歸檔整理及編號問題加以重視，并采用科學(xué)方法進(jìn)行有效管理。

一、公文管理的基本情況

為了確保試點(diǎn)項(xiàng)目可以順利進(jìn)行，筆者對本單位與其他單位的實(shí)際工作情況進(jìn)行了詳細(xì)分析，發(fā)現(xiàn)大多數(shù)單位都存在相同問題：在實(shí)際工作中仍然存在紙質(zhì)公文，并未實(shí)現(xiàn)電子化全覆蓋。筆者對中國石油化工集團(tuán)有限公司2018年公文流轉(zhuǎn)情況進(jìn)行了分析，結(jié)果表明70%的公文實(shí)現(xiàn)了電子化，正文、附件以及辦理單都是電子公文，即公文從起草開始，一直到歸檔，都在電子公文管理系統(tǒng)中進(jìn)行。由于公文性質(zhì)不同，某些保密性較強(qiáng)、存在敏感信息的公文仍是以紙質(zhì)形式存在，大概占總數(shù)的5%左右，電子公文管理系統(tǒng)中不存在此部分文件。25%的公文屬于部分電子化，即公文正文以電子化形式存在，附件、辦理單等公文以紙質(zhì)形式存在，在實(shí)際工作中，我們將此類公文稱為混合電子公文，此類公文流轉(zhuǎn)情況分為兩部分，電子部分在電子系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)，紙質(zhì)部分根據(jù)電子系統(tǒng)流轉(zhuǎn)情況在線下進(jìn)行流轉(zhuǎn)。出現(xiàn)“混合電子公文”的主要原因有以下幾點(diǎn)：

第一，某些企業(yè)管理人員在紙質(zhì)文件中進(jìn)行簽字審批，即公文以電子形式呈現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)面前，由領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行紙質(zhì)簽字，因此這類電子文件變成了混合電子公文，這些公文在辦結(jié)后才可以進(jìn)行歸檔。

第二，某些公文附件過大，如附件為書、較厚表格、調(diào)研報(bào)告等，無法使用電子形式進(jìn)行文件上傳，無法在電子檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行歸檔。

第三，某些公文需要經(jīng)過多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)審批，有的領(lǐng)導(dǎo)會選擇在紙質(zhì)公文中簽字，還有一些領(lǐng)導(dǎo)會選擇在電子公文中簽字，出現(xiàn)了混合電子公文。參考《歸檔文件整理規(guī)則》可知，混合電子公文處于“一件分開”狀態(tài)，因此在實(shí)際查閱過程中，必須將紙質(zhì)審批件與電子檔案管理系統(tǒng)中的電子批件結(jié)合在一起。

二、電子公文“單套制”歸檔整理及編號問題存在問題

1.檔案管理制度不完善

當(dāng)前，企業(yè)管理由于受傳統(tǒng)思想約束，檔案記錄的信息并不全面，并且基礎(chǔ)設(shè)施不到位，檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)有待完善，如缺少陳列擺放檔案的柜子，檔案多是單頁沒有經(jīng)過裝訂，容易混淆，沒能充分借助科學(xué)技術(shù)優(yōu)勢，相關(guān)數(shù)據(jù)信息無法整合，導(dǎo)致檔案收集工作困難，從而降低工作效率，限制了檔案管理工作有效開展。試點(diǎn)實(shí)際工作中，沒有明確的規(guī)章制度，工作枯燥乏味，各部門之間也缺乏溝通，降低了員工的工作積極性。因此，在這種背景條件下，如果檔案管理制度不健全，就會造成檔案信息遺漏或丟失的情況，員工只是憑借以往經(jīng)驗(yàn)開展檔案管理工作，將無法滿足企業(yè)實(shí)際運(yùn)行狀況，最終影響企業(yè)發(fā)展。

2.難以保障電子公文與實(shí)體文件的真實(shí)性

電子文件歸檔是電子文檔生命周期管理中不可或缺的組成部分。在電子文檔流通過程中，信息載體和信息接收主體的開放性容易導(dǎo)致電子文檔信息被篡改、竊取和破壞，電子文檔的唯一性、有效性、可追溯性和可移植性難以得到保證，因此應(yīng)借助科學(xué)技術(shù)方法確保電子文檔內(nèi)容的真實(shí)性，以保證公文信息安全。

3.電子公文元數(shù)據(jù)規(guī)范化管理有待加強(qiáng)

電子公文元數(shù)據(jù)的存在意義是對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行歸納、整理，記錄電子文檔具體形成過程，并對相關(guān)文件內(nèi)容及格式進(jìn)行排版處理，必須強(qiáng)化電子文檔格式和記錄過程中元數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。從電子文檔的生成及流通開始，將包括分類文件和目錄文件在內(nèi)的所有信息集成到元數(shù)據(jù)管理中，以確保電子文檔的規(guī)范化管理。

三、電子公文“單套制”歸檔整理及編號問題治理對策

在對公文統(tǒng)籌整理及編號問題處理時(shí)，檔案部門必須綜合考慮以下因素：一是確保紙質(zhì)庫房內(nèi)文件排列有序。引進(jìn)硬件設(shè)施，并對其不斷優(yōu)化與更新，對開展檔案管理工作所需硬件設(shè)備質(zhì)量安全進(jìn)行定期檢查，如發(fā)現(xiàn)損壞現(xiàn)象及時(shí)更換與處理，并將相關(guān)記錄收錄在信息化平臺監(jiān)管設(shè)備體系中，充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，通過相關(guān)技術(shù)的深入研究，可最大限度地滿足檔案管理信息化建設(shè)的各種需求。

當(dāng)全面推行電子檔案時(shí)，可減少紙質(zhì)庫房管理工作人員數(shù)量，將重心放于電子檔案信息管理中，利用科技手段，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算及相關(guān)信息技術(shù)等對電子檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化管理。對檔案信息的收集及利用加以重視，以此保證工作質(zhì)量。在對電子檔案進(jìn)行管理時(shí)，還應(yīng)該明確相關(guān)的工作人員職責(zé)，科學(xué)合理地組織檔案管理內(nèi)容，有針對性地制定工作目標(biāo)，明確檔案管理，做好檔案分類工作，真正做到各部門信息資源融會貫通。因此，應(yīng)該要保證有連續(xù)且唯一數(shù)量的紙張插入件用于清潔紙張文檔和混合庫存電子文檔中，以此促進(jìn)檔案信息管理工作高效運(yùn)行。

檔案提交的頻率是影響檔案分類及編號方案實(shí)行的關(guān)鍵因素。重視檔案管理，確定詳細(xì)的工作條件和規(guī)范條款，明確檔案管理具體工作職責(zé)，有目的性的組織工作，設(shè)定工作計(jì)劃與工作目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作有序進(jìn)行。在具體工作中不斷創(chuàng)新與總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，使電子檔案管理工作朝著規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展。通常情況下，會根據(jù)報(bào)告頻率來確定報(bào)告及編號策略。但由于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件分揀工作量相對繁雜，具體細(xì)分為多個(gè)步驟，不僅需要錄入文件目錄、加蓋申請章、閱讀文件頁數(shù)、裝箱等，這將需要消耗大量時(shí)間，也大幅增加了工作量。為此，將現(xiàn)代信息技術(shù)集成到紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)中，可以有效提高企業(yè)檔案管理效率，遵循科學(xué)發(fā)展觀，完成檔案管理的主要目標(biāo)。

四、電子公文單套制歸檔整理及編號問題應(yīng)對方法

首先，電子公文根據(jù)實(shí)際歸檔時(shí)間排序混合整理編號，混合電子公文的正文和附件相鄰排列。借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及相關(guān)信息化技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理，通過查找檔案，能夠明確相關(guān)項(xiàng)目具體發(fā)展、運(yùn)行情況，提高工作效率。相關(guān)企業(yè)單位檔案管理部門需制定完善的工作規(guī)范守則，按照公文形成或歸檔的時(shí)間排序，正文和附件按照相鄰順序排列，有利于體現(xiàn)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，但庫房里紙質(zhì)檔案編號會出現(xiàn)斷號情況，將會增添工作內(nèi)容及工作時(shí)長，導(dǎo)致檔案管理工作效率難以提升。因此，應(yīng)將具體責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，對工作內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)合理安排，明確工作目標(biāo)，為檔案管理工作順利開展奠定基礎(chǔ)。各個(gè)部門應(yīng)深入合作、共享、互動，實(shí)現(xiàn)信息資源有效共享，為檔案信息化管理工作提供便利，推動企業(yè)高效發(fā)展。

其次，將電子文件及紙質(zhì)文件區(qū)分開進(jìn)行編號，并將現(xiàn)代信息技術(shù)集成到檔案管理系統(tǒng)中，可以有效提高檔案管理的效率，遵循研發(fā)原則，以便達(dá)成企業(yè)檔案管理的主要目標(biāo)。因此，有必要匯集紙質(zhì)文件和混合電子文件的紙質(zhì)部分進(jìn)行分類和編號，以及純電子文件和混合電子文件的電子部分進(jìn)行分類和編號。在檔案管理系統(tǒng)中，紙質(zhì)文件和電子文件分別進(jìn)行分類和編號，與電子部分相對應(yīng)，確保紙質(zhì)文件與電子文件的一致性。借助信息技術(shù)的優(yōu)勢，對相應(yīng)軟硬件設(shè)備設(shè)施進(jìn)行完善，以提高檔案庫房管理。

最后，在檔案管理系統(tǒng)中，需將純紙質(zhì)公文及電子公文分開整理編號。在互聯(lián)網(wǎng)等科學(xué)技術(shù)不斷創(chuàng)新優(yōu)化基礎(chǔ)上，信息技術(shù)應(yīng)用范圍得到了擴(kuò)展，其廣泛應(yīng)用于社會各行業(yè)領(lǐng)域中，應(yīng)充分發(fā)揮其技術(shù)優(yōu)勢。通過相關(guān)技術(shù)的深入研究，應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，可最大程度地滿足檔案管理信息化建設(shè)需求，最大限度地保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。相關(guān)工作人員還應(yīng)該保持混合電子公文紙質(zhì)部分及電子部分的對應(yīng)關(guān)系，了解從“雙套制”到“單套制”的過渡。由于各單位的資金和人員條件不同，活動進(jìn)展不平衡，因此有必要重視檔案管理人員的培訓(xùn)，對相關(guān)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)和評估，并加大人員培訓(xùn)投入，以提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。因此，在“雙套制”到“單套制”過渡期間，相關(guān)工作人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，采用科學(xué)方法對檔案整理及編號工作進(jìn)行完善處理。

五、電子文件歸檔管理工作具體解決方法

1.推行文檔一體化管理理念

面對檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，必須改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，文件協(xié)同機(jī)制貫穿于文件檔案管理的全過程，確保從電子文件形成到檔案管理過程的閉環(huán)。準(zhǔn)確科學(xué)地劃分、安排管理職責(zé)，重視電子文件的全過程管理。電子文檔的管理比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理更為繁雜多變，科學(xué)劃分電子文檔的功能尤為重要，制定科學(xué)的電子文檔管理系統(tǒng)，確定電子文件的業(yè)務(wù)流程和管理規(guī)范，明確電子文件處理、歸檔等相關(guān)職能的行政職責(zé)，實(shí)行文檔一體化管理。

2.數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、統(tǒng)一

將數(shù)字文件管理系統(tǒng)、電子文檔實(shí)時(shí)歸檔系統(tǒng)、數(shù)字文檔系統(tǒng)、電子簽名系統(tǒng)、文檔安全應(yīng)用系統(tǒng)等，采用統(tǒng)一接口標(biāo)準(zhǔn)，集成度高。按照相關(guān)法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)化目錄格式，規(guī)范電子文件的分類方法，確保文件集成順利實(shí)施。規(guī)范統(tǒng)一的電子檔案數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)了標(biāo)題、文件編號、保密級別、負(fù)責(zé)人、寫作日期、頁碼、檔案年份、目錄等元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確獲取，保證檔案管理工作有序進(jìn)行。

3.電子文件歸檔內(nèi)容和歸檔方式

電子文件的收集和及時(shí)保存是評價(jià)電子文檔價(jià)值最重要、最直接的依據(jù)。電子文件的保存范圍應(yīng)包括各類電子文件，其中結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)應(yīng)以獨(dú)立文件和有價(jià)值的信息記錄形式保存，相應(yīng)的元數(shù)據(jù)應(yīng)與電子文檔一起保存，通常包括表格、文本、附件等電子文檔等。在數(shù)字辦公平臺應(yīng)用基礎(chǔ)上，現(xiàn)階段在線檔案的主要模式為離線檔案模式，通過接口將電子文件推送到數(shù)字文件系統(tǒng)，對于無法在線保存的紙質(zhì)文件，應(yīng)在數(shù)字文件系統(tǒng)中建立描述信息，可快速生成形式統(tǒng)一的電子文件編號。

4.電子文件與紙質(zhì)文件同用唯一檔號

文件編號管理應(yīng)遵循電子文件管理模式的新理念，如果紙質(zhì)文件的內(nèi)容與相關(guān)電子文件的內(nèi)容相同，則必須保持文件編號關(guān)系。按照“一件式”對檔案進(jìn)行分類，紙質(zhì)文件需建立準(zhǔn)確對應(yīng)的文件ID號。根據(jù)實(shí)時(shí)文件收集、歸檔的情況，建立文檔ID號生成規(guī)則，電子文檔和紙質(zhì)文檔分別按照文檔的標(biāo)題分配關(guān)鍵代碼，根據(jù)“年度、組織和存儲期”進(jìn)行電子文檔索引，并按存儲時(shí)間分類。編制和分類主要代碼，規(guī)范文件數(shù)量，紙質(zhì)文檔必須遵循相同數(shù)量的電子文檔，以確保同一紙質(zhì)文檔和記錄之間的一致性和連續(xù)性。同時(shí)，無論同一文檔載體可以共享多少種不同類型的文檔，都應(yīng)有利于文檔檢索和檔案管理，通過文件編號，可以快速檢索相關(guān)載體類型的文件，并將其存儲在機(jī)架編號位置中。

5.采取切實(shí)可行的電子文件保護(hù)措施

在信息技術(shù)不斷發(fā)展基礎(chǔ)上，為確保電子文件的來源、內(nèi)容及元數(shù)據(jù)的真實(shí)性，應(yīng)積極倡導(dǎo)四個(gè)公開檢測方法。電子文件在文檔界面的功能減少了人工干預(yù)，從某種程度上來講保證了信息安全。但是，需要從輸入、傳輸與使用三個(gè)方面采取特殊的技術(shù)措施，比如，憑借簽名及蓋章技術(shù)、文件加密與傳輸安全技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)加密系統(tǒng)、認(rèn)證技術(shù)及防火墻等技術(shù)，以避免電子文件在存儲和傳輸過程中的非法訪問與隨機(jī)篡改，保障電子文件的安全。

六、結(jié)語

現(xiàn)階段，隨著國家經(jīng)濟(jì)及城市化進(jìn)程快速發(fā)展，借助科學(xué)技術(shù)，電子公文“單套制”歸檔整理及編號問題分析作為企業(yè)運(yùn)營管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，相關(guān)工作人員應(yīng)對其加以重視，對相關(guān)制度進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，以適應(yīng)檔案工作的新要求。在明確掌握檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，采用科學(xué)方法解決問題，使其滿足新時(shí)期企業(yè)發(fā)展需求，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

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（作者單位：山東省調(diào)水工程運(yùn)行維護(hù)中心）

作者簡介：王付容（1968—），女，漢族，山東濟(jì)南人，本科，副研究館員，專業(yè)七級，研究方向：檔案管理。