大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)字檔案室建設(shè)路徑探討

賴永聰

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算的蓬勃發(fā)展，大數(shù)據(jù)逐漸演變?yōu)楫?dāng)今時(shí)代最具顛覆性的技術(shù)革命，各種電子載體和數(shù)字信息傳播方式應(yīng)運(yùn)而生。移動(dòng)終端設(shè)備的快速普及，使傳統(tǒng)的載體形態(tài)開始向數(shù)字化過(guò)渡。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，不僅提升了數(shù)字檔案信息技術(shù)的發(fā)展，還推動(dòng)了數(shù)字檔案信息服務(wù)的變革與調(diào)整。通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息資源的挖掘、開發(fā)、捕捉，創(chuàng)設(shè)符合新時(shí)代特征、具有應(yīng)用價(jià)值的新興技術(shù)架構(gòu)。按照現(xiàn)階段的發(fā)展趨勢(shì)，建設(shè)數(shù)字檔案室必然會(huì)成為新時(shí)期的發(fā)展潮流。本文圍繞大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字檔案室的建設(shè)工作展開研究，分析數(shù)字檔案室建設(shè)面臨的困境以及存在的問(wèn)題，探討大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字檔案室建設(shè)的有效路徑，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)的檔案管理工作提出一些建設(shè)性意見。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;數(shù)字檔案室;建設(shè)路徑

基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景，數(shù)字檔案室的建設(shè)對(duì)于提升檔案工作效率和現(xiàn)代化水平有著至關(guān)重要的意義?？茖W(xué)的數(shù)字檔案室既能滿足人民日益增長(zhǎng)的信息需求，又能實(shí)現(xiàn)信息資源的社會(huì)共享，進(jìn)一步提升檔案資料的利用率。數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)具有系統(tǒng)性、綜合性、持續(xù)性的工程，需要投入大量的人力、物力和財(cái)力加以支撐。針對(duì)前期的調(diào)研、建設(shè)方案的設(shè)計(jì)、行業(yè)專家的論證、數(shù)字檔案室軟件的開發(fā)、系統(tǒng)的運(yùn)行與維護(hù)以及各類平臺(tái)的監(jiān)督、管理，需要單位各部門之間的協(xié)同合作。因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字檔案室的建設(shè)，必須具備完善的參照標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格遵循相關(guān)的建設(shè)指標(biāo)要求，深度開發(fā)和挖掘潛在的檔案信息資源，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案信息的維護(hù)，確保數(shù)字檔案室建設(shè)的安全性、科學(xué)性、合理性和有序性。

一、大數(shù)據(jù)以及數(shù)字檔案室的相關(guān)概述

1.大數(shù)據(jù)的基本概念

大數(shù)據(jù)作為新一輪工業(yè)革命中最為活躍的技術(shù)創(chuàng)新要素，對(duì)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著舉足輕重的影響。所謂大數(shù)據(jù)，指的是一種新興的技術(shù)體系結(jié)構(gòu)。通過(guò)快速捕捉、分析、檢測(cè)、計(jì)算大量的數(shù)據(jù)信息，以此達(dá)到對(duì)事物預(yù)測(cè)的目的，從中挖掘可以被利用的應(yīng)用價(jià)值。一般情況下，大數(shù)據(jù)具備大容量、多樣性、傳輸快、價(jià)值高的特性，其分別對(duì)應(yīng)無(wú)法由人工短時(shí)間內(nèi)獲取和理解的數(shù)據(jù)、多種類型的數(shù)據(jù)集成和數(shù)據(jù)處理方式、數(shù)據(jù)信息的傳輸及時(shí)、高效、便利以及數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和數(shù)據(jù)質(zhì)量。

2.數(shù)字檔案室的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

為保證數(shù)字檔案室建設(shè)工作的有序開展，國(guó)家檔案局頒布了一系列的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，提出了多方面的建設(shè)要求。2010年6月，《數(shù)字檔案建設(shè)指南》為開展數(shù)字檔案室建設(shè)提供了五項(xiàng)重要的參考依據(jù)，分別為總體要求、管理系統(tǒng)功能要求、應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)與服務(wù)平臺(tái)構(gòu)建、數(shù)字檔案資源建設(shè)以及保障體系。通過(guò)對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)的原則、內(nèi)容、要求、步驟、目標(biāo)等基礎(chǔ)性內(nèi)容的闡述，要求管理系統(tǒng)必須具備收集、管理、保存和利用功能。除此之外，資源的建設(shè)內(nèi)容必須涵蓋電子文件接收、資源整理、檔案數(shù)字化以及建立數(shù)字檔案資源庫(kù)，有針對(duì)性地構(gòu)建安全保障和標(biāo)準(zhǔn)示范體系。為了進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)的指導(dǎo)，國(guó)家檔案局在2017年頒布了《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建議指南》，依據(jù)不同區(qū)域內(nèi)企業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)，統(tǒng)一了概念與基本特征、基礎(chǔ)設(shè)施、目標(biāo)與原則、電子檔案管理系統(tǒng)、經(jīng)費(fèi)與人才保障、數(shù)字檔案資源、制度規(guī)范、步驟以及安全保密體系方面的建設(shè)，為企業(yè)數(shù)字檔案室的建設(shè)提供了參考標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)各企業(yè)數(shù)字檔案室的建設(shè)具備有序性、科學(xué)性和規(guī)范性，大力推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)工作有章可循、有法可依，從而促進(jìn)國(guó)家檔案信息資源的不斷豐富和充實(shí)。

3.數(shù)字檔案室的工作現(xiàn)狀

目前，伴隨科研技術(shù)的研究與發(fā)展，我國(guó)的數(shù)字檔案室管理水平有了顯著提升，不過(guò)在細(xì)節(jié)管理工作方面仍存在著一些問(wèn)題，具體表現(xiàn)為傳統(tǒng)管理理念的束縛、現(xiàn)代化技術(shù)資源有限、建設(shè)經(jīng)費(fèi)不足以及人才資源的匱乏。在實(shí)際的建設(shè)工作中，很多管理者缺乏對(duì)互聯(lián)網(wǎng)變革的正確認(rèn)識(shí)，沒有意識(shí)到數(shù)字檔案室建設(shè)的重要性，依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，無(wú)法滿足人民日益增長(zhǎng)的信息需求，極大地制約了檔案管理的精細(xì)化、現(xiàn)代化、數(shù)字化，難以發(fā)揮數(shù)字檔案室的真正價(jià)值。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字檔案室的發(fā)展變革

1.信息服務(wù)策略

從宏觀角度而言，數(shù)字檔案信息服務(wù)是整個(gè)數(shù)字檔案室的重要組成部分，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，龐大的數(shù)據(jù)資源環(huán)境中，數(shù)字檔案室能夠?qū)Y料進(jìn)行量化，進(jìn)一步提升信息服務(wù)策略的科學(xué)化和智能化。就微觀角度而言，數(shù)字檔案信息服務(wù)在識(shí)別用戶需求方面發(fā)揮著重要的作用，大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字檔案室的建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)更加精準(zhǔn)的個(gè)性化服務(wù)，進(jìn)而提出有針對(duì)性的解決方案和詳細(xì)措施。

2.信息技術(shù)水平

信息技術(shù)水平的高低，是決定數(shù)字檔案室提供信息服務(wù)的質(zhì)量保證。由于大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息是不同類型數(shù)據(jù)的集成和整合，想要快速檢索出有價(jià)值的信息資料，必須采用整體分析、非結(jié)構(gòu)化分析兩種方法，依據(jù)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行管理和儲(chǔ)存，綜合分析和提取有用的數(shù)據(jù)資料，為用戶提供適用、全面的智能化服務(wù)。

3.信息服務(wù)資源

大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)字檔案資源在數(shù)量和類型方面的信息服務(wù)基礎(chǔ)會(huì)出現(xiàn)明顯的增強(qiáng)，依據(jù)大數(shù)據(jù)技術(shù)概念，數(shù)字檔案室的建設(shè)范圍會(huì)不斷擴(kuò)張，形式也會(huì)多種多樣，以至于分散、復(fù)雜的信息必然會(huì)引起更多的關(guān)注。通過(guò)電子郵件、收集終端、政府網(wǎng)頁(yè)、社交媒體的傳播，進(jìn)而使內(nèi)部的信息服務(wù)資源更加豐富。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)的重要性

1.基層檔案管理方面

對(duì)于基層檔案管理而言，大數(shù)據(jù)時(shí)代最為直接的影響便是管理者思想理念的轉(zhuǎn)變。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，使基層檔案管理工作更加準(zhǔn)確、真實(shí)和高效。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，有效提升了檔案查詢和使用的效率，為檔案信息資源的收集和整理工作提供了技術(shù)支持。相較于傳統(tǒng)的檔案信息管理，數(shù)字檔案室的管理工作較為全面和綜合，尤其是對(duì)零散檔案信息資源的處理。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)建立具有現(xiàn)代化的檔案信息資源管理部門，能夠有針對(duì)性地提取和使用檔案信息，提升管理人員的工作效率和工作質(zhì)量。

除此之外，基層檔案信息資源必須服務(wù)于廣泛的人民群眾，以最精準(zhǔn)和快速的方式對(duì)基層檔案資源進(jìn)行分析和利用，為檔案用戶提供信息服務(wù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的價(jià)值和意義。通過(guò)對(duì)用戶行為和習(xí)慣的全面分析，提供智慧型的服務(wù)，以相互聯(lián)系的觀點(diǎn)為基礎(chǔ)，對(duì)每個(gè)獨(dú)立個(gè)體進(jìn)行預(yù)測(cè)和評(píng)估，實(shí)現(xiàn)不同類型檔案資源的無(wú)縫銜接和管理，確?；鶎訖n案管理的社會(huì)化、現(xiàn)代化、實(shí)用化以及智能化。

2.轉(zhuǎn)變受眾需求和利用方式

因傳統(tǒng)的檔案管理模式比較被動(dòng)，在檔案編輯和研究結(jié)果方面存在較多的紕漏和問(wèn)題，難以滿足用戶對(duì)歷史和文化記憶的需求。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，從根本上改善了這一現(xiàn)狀。大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字檔案管理室的建設(shè)，有助于及時(shí)處理零散的數(shù)據(jù)資料和詳細(xì)知識(shí)。憑借網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)積極推動(dòng)相關(guān)App的使用，提供符合公眾口味的知識(shí)產(chǎn)品，轉(zhuǎn)變受眾需求和利用方式，進(jìn)一步加深對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)方面的思考，明確未來(lái)數(shù)字檔案室建設(shè)和使用的方向，提升數(shù)字檔案室的吸引力。

3.應(yīng)用技術(shù)方面的突破

現(xiàn)階段，許多區(qū)域內(nèi)的數(shù)字檔案室管理僅僅為用戶提供書籍目錄、檢索、摘要以及在線全文閱讀的“目錄式”服務(wù)，而大數(shù)據(jù)時(shí)代倡導(dǎo)的是精準(zhǔn)分析受眾群體的需求，為其提供針對(duì)性服務(wù)，二者在理念上存在較大的偏差。因此，人們對(duì)數(shù)字檔案室的建設(shè)提出了更高的要求，借助“互聯(lián)網(wǎng)+”的新思路、新思想，創(chuàng)建一體化的數(shù)字檔案室，既要保證具備高效的存儲(chǔ)系統(tǒng)，還應(yīng)在信息收集和數(shù)據(jù)挖掘程序方面取得一些突破。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字檔案室建設(shè)存在的困境

1.數(shù)字檔案室內(nèi)部管理制度與體系不完善

由于部分檔案管理部門在檔案管理運(yùn)行機(jī)制方面的工作不嚴(yán)謹(jǐn)，使數(shù)字檔案室缺乏完善的管理制度與管理體系，無(wú)法對(duì)檔案管理工作人員的行為加以約束。首先，數(shù)字檔案室建設(shè)管理方面存在責(zé)任歸屬不明的情況，一旦發(fā)生問(wèn)題就會(huì)出現(xiàn)互相推諉的情況，增加了管理環(huán)節(jié)的漏洞和安全隱患。其次，監(jiān)督機(jī)制的不落實(shí)，使上級(jí)檔案信息管理人員無(wú)法有效監(jiān)督下級(jí)工作人員的真實(shí)行為，在加快數(shù)字檔案室的建設(shè)過(guò)程中，難以保證數(shù)據(jù)的隱私性和安全性，若出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)問(wèn)題或人員操作不當(dāng)問(wèn)題，極易造成檔案信息泄露、丟失、篡改的情況，無(wú)法充分保障檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程以及網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。加上有些激勵(lì)制度不具備科學(xué)化和合理化，很難調(diào)動(dòng)管理人員的工作熱情和動(dòng)力。

2.資源的開發(fā)與挖掘程度較為薄弱

受信息技術(shù)不斷發(fā)展的影響，檔案管理信息水平得到了較大提升，數(shù)字檔案室的建設(shè)工作也取得了一定的成績(jī)。隨著各地?cái)?shù)字檔案室建設(shè)工作的全面開展，數(shù)字檔案室存在的意義日漸凸顯，只不過(guò)有些方面仍存在較大的改善與發(fā)展空間。從紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字信息資源的開發(fā)來(lái)看，各個(gè)數(shù)字檔案室建設(shè)存在檔案信息資源開發(fā)與挖掘程度較為薄弱的情況。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，若檔案信息資源出現(xiàn)開發(fā)不足、層次不深的狀態(tài)，很難滿足用戶所需求的多元化和個(gè)性化信息，無(wú)法為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)、具備針對(duì)性的檔案信息服務(wù)。因此，如何利用大數(shù)據(jù)技術(shù)深入挖掘用戶的潛在信息需求，是現(xiàn)階段數(shù)字檔案室建設(shè)必須思考和解決的首要任務(wù)。

3.檔案管理專業(yè)人才匱乏

當(dāng)今時(shí)代既是科技實(shí)力的競(jìng)爭(zhēng)，也是人才的競(jìng)爭(zhēng)。人才作為建設(shè)數(shù)字檔案室的執(zhí)行者和實(shí)踐者，是保證數(shù)字檔案室建設(shè)工作的重要基礎(chǔ)。伴隨著數(shù)字檔案室建設(shè)進(jìn)程的大力推進(jìn)，對(duì)檔案管理人才的專業(yè)和技能有了更嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。在有關(guān)于數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)與服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)工作中，要求相關(guān)工作人員必須具備豐富的專業(yè)理論知識(shí)和道德素質(zhì)，能夠擁有檔案掃描、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存、圖像處理、數(shù)據(jù)更新、檔案系統(tǒng)后期維護(hù)、檔案數(shù)據(jù)遷移、檔案網(wǎng)站建設(shè)的信息技術(shù)應(yīng)用能力，然而在實(shí)際的建設(shè)工作中，部分企業(yè)檔案管理部門缺乏高端的管理人才、技術(shù)人才和應(yīng)用人才，阻礙了數(shù)字檔案室建設(shè)工作的發(fā)展進(jìn)程。

4.信息源存在較高的風(fēng)險(xiǎn)隱患

長(zhǎng)久以來(lái)，檔案信息資料安全一直是檔案管理環(huán)節(jié)的重中之重。一般情況下，傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案資源管理模式主要存在檔案實(shí)體儲(chǔ)存的安全問(wèn)題，只要做好有關(guān)的保密工作，就可以有效避免檔案信息的泄露和丟失。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息的傳播主要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，這就在某些方面增加了信息源的風(fēng)險(xiǎn)隱患。開放性、共享性的檔案數(shù)字資源，在給檔案管理人員帶來(lái)便利的同時(shí)，也增加了檔案信息面臨計(jì)算機(jī)病毒、黑客入侵的風(fēng)險(xiǎn)，加上信息資源的易改性和軟件設(shè)備系統(tǒng)的不兼容性，很難保證檔案信息資料的完整、真實(shí)和可靠。

五、大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字檔案室建設(shè)的有效路徑

1.強(qiáng)化數(shù)字檔案室建設(shè)的管理制度與管理體系

針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字檔案室建設(shè)存在的問(wèn)題，有關(guān)部門必須強(qiáng)化與完善檔案管理制度與管理體系，明確工作人員的管理目標(biāo)和管理內(nèi)容。根據(jù)不同類型的檔案數(shù)據(jù)，采取多元化的數(shù)字檔案室建設(shè)工作。第一，在完善檔案管理制度時(shí)，廣泛應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，簡(jiǎn)化檔案審批、處理、儲(chǔ)存、分類、歸納、應(yīng)用方面的流程，全面研究和分析社會(huì)的需求，提升檔案管理工作的準(zhǔn)確性和合理性。第二，建立科學(xué)、合理的激勵(lì)機(jī)制，既要保證工作人員的參與度，又要保證檔案管理工作的安全和有序。加大資金投入力度，為建設(shè)數(shù)字檔案室提供有力的物質(zhì)支持。第三，加強(qiáng)對(duì)工作人員的監(jiān)督和控制，注重工作人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)力度，提升其檔案管理能力和水平。依據(jù)檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)時(shí)更新和完善檔案系統(tǒng)，避免系統(tǒng)出現(xiàn)不穩(wěn)定、違規(guī)操作的情況，降低不良事件的發(fā)生概率。

2.深度開發(fā)和挖掘多方面的檔案信息資源

大數(shù)據(jù)時(shí)代，用戶所需要的檔案信息和數(shù)據(jù)更加復(fù)雜，數(shù)字檔案室建設(shè)必須遵循相關(guān)的建設(shè)要求，深度開發(fā)和挖掘多方面的檔案信息資源。管理人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)理念，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)主動(dòng)調(diào)查用戶的真實(shí)需求和信息行為，不斷探索研究有價(jià)值的資料，自主研發(fā)檔案信息資源和編研形式，比如：紙質(zhì)資料、視頻、音頻、網(wǎng)絡(luò)展覽、微電影等，充分利用多媒體展開數(shù)字檔案室的宣傳、推廣工作。

3.培養(yǎng)和引進(jìn)專業(yè)管理人才

為了解決檔案管理人才匱乏的困境，必須注重對(duì)現(xiàn)有管理人員的教育、培養(yǎng)以及信息化人才的引進(jìn)，在實(shí)際的檔案管理工作中，安排檔案管理的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，著重注意管理人員專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的繼續(xù)教育，結(jié)合單位的實(shí)際情況，開展檔案研究工作，及時(shí)了解和掌握檔案管理的熱點(diǎn)和重點(diǎn)，逐漸組建一支高質(zhì)量、高水平的尖端管理隊(duì)伍。

4.注重檔案信息資源的安全問(wèn)題

檔案信息安全是數(shù)字檔案室建設(shè)中的重要組成部分，相關(guān)的安全建設(shè)工作可以從以下幾個(gè)方面入手：第一，建立健全檔案信息安全保障機(jī)制，明確檔案管理的保密標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)要求，重視檔案信息流通與傳輸過(guò)程中的保密工作。第二，配置安全保障設(shè)施，依據(jù)不同檔案的保密標(biāo)準(zhǔn)，劃分出不同的安全等級(jí)要求，通過(guò)完善的軟件和硬件設(shè)施，強(qiáng)化檔案資料的安全保障技術(shù)。第三，制定預(yù)警機(jī)制和應(yīng)急預(yù)案，提前對(duì)潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)和評(píng)估，及時(shí)備份重點(diǎn)的檔案資料，提升數(shù)字檔案室的應(yīng)急處理能力和抗風(fēng)險(xiǎn)能力。

六、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代為數(shù)字檔案室的建設(shè)工作帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。各行各業(yè)都應(yīng)時(shí)刻注意時(shí)代的變化趨勢(shì)和發(fā)展勢(shì)態(tài)，有針對(duì)性地改進(jìn)與創(chuàng)新管理模式，制定科學(xué)、有效的現(xiàn)代化管理制度，使其能夠與社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程相契合。在建設(shè)數(shù)字檔案室時(shí)，必須加大資金和設(shè)備的投入，完善數(shù)字檔案室的管理機(jī)制，創(chuàng)新檔案服務(wù)模式與方法，注重現(xiàn)有檔案管理人員的繼續(xù)教育。結(jié)合自身發(fā)展的實(shí)際情況，積極引進(jìn)高質(zhì)量的尖端專業(yè)人才，不斷提升數(shù)字檔案室建設(shè)管理的質(zhì)量和水平。另外，面對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)存在的資源開發(fā)程度不深、信息資源風(fēng)險(xiǎn)較高的問(wèn)題，制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略方針和有效的監(jiān)管機(jī)制，增加軟件與硬件方面的技術(shù)支持，使數(shù)字檔案室的建設(shè)工作有序開展。

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（作者單位：福建省三明市清流縣綜治中心）