紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理并軌發(fā)展分析

張曉梅

摘要：現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展讓電子檔案逐漸成為記錄和保存各項(xiàng)工作開展情況的重要載體，相對于紙質(zhì)檔案來說，電子檔案表現(xiàn)出多方面的優(yōu)勢，但在實(shí)際的檔案管理過程中也應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到紙質(zhì)檔案管理的重要性，促進(jìn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的并軌發(fā)展，在不完全摒棄紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上積極開發(fā)利用電子檔案，充分發(fā)揮出檔案管理工作的價(jià)值與作用，推動單位各項(xiàng)工作的有序開展。本文結(jié)合筆者實(shí)際工作研究，對此問題展開探討。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案;電子檔案;并軌發(fā)展;管理

電子檔案屬于現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理相融合的產(chǎn)物，轉(zhuǎn)變了過去那種陳舊的管理模式，促進(jìn)了檔案開發(fā)利用效率的提升。但也應(yīng)當(dāng)意識到，電子檔案自身表現(xiàn)出一定的局限性，不能夠完全取代紙質(zhì)檔案。所以在未來的實(shí)際工作中必須要推動電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理的并軌發(fā)展，促進(jìn)二者的有效融合，依托雙方的優(yōu)勢來讓檔案管理工作更好服務(wù)單位各項(xiàng)工作的開展。

一、紙質(zhì)檔案與電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)分析

（一）紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

一方面是紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)。在當(dāng)前這樣一個信息化時(shí)代背景下，紙質(zhì)檔案管理依舊占據(jù)著重要的地位，這和紙質(zhì)檔案自身的原始性和安全性存在非常密切的關(guān)系。其一是紙質(zhì)檔案通常選擇人工記錄的辦法，一直以來逐漸形成了較為系統(tǒng)化的歸檔管理機(jī)制，使用者在查閱時(shí)也能夠得到直觀的一手材料，表現(xiàn)出真實(shí)性的突出特征。其二是紙質(zhì)檔案歸檔之后可以有效確保其安全性，若存在故意篡改檔案內(nèi)容的情況必然會產(chǎn)生修改痕跡，讓使用者可以有效鑒別檔案材料的真?zhèn)?。其三是紙質(zhì)檔案管理相關(guān)的技術(shù)方法相對成熟，可以長期安全存放，一般不會發(fā)生損壞亦或是不能辨別的問題。

另一方面是紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)。其一是紙質(zhì)檔案的整理歸檔和存儲往往會占據(jù)較大空間，在長期的業(yè)務(wù)活動和工作實(shí)踐中所積累下的檔案材料越來越多，對存儲空間也提出了更高的要求，也在很大程度上提高了檔案管理工作的成本與難度。雖然現(xiàn)階段紙質(zhì)檔案的歸檔管理措施逐漸優(yōu)化，然而依舊表現(xiàn)出文件數(shù)量龐大、分類難、工作量大的問題。其二是紙質(zhì)檔案歸檔時(shí)間往往是固定的，這就讓實(shí)際檔案管理過程中可能存在疏漏[1]。

（二）電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

一方面是電子檔案的優(yōu)點(diǎn)。進(jìn)入信息時(shí)代后電子檔案日益增多，電子檔案管理不單單是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，也能夠有效促進(jìn)檔案管理效率的提升。首先，電子檔案依托于信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，能夠?yàn)槭褂谜邘砀鼮楸憬莞咝У牟殚喎?wù);其次，電子檔案所占存儲空間更小，管理成本更低;最后，電子檔案能夠及時(shí)歸檔，促進(jìn)管理效率提升。

另一方面是電子檔案的缺點(diǎn)。即便它可以存儲海量信息數(shù)據(jù)，但存儲載體表現(xiàn)出一定的不穩(wěn)定性，若在電子檔案存儲管理時(shí)因?yàn)橥獠科渌蛩赜绊懚斐奢d體破壞，電子檔案也會受到損害。同時(shí)電子檔案的安全性相對來說較低，比如說電子檔案信息管理系統(tǒng)可能受到病毒影響或黑客入侵，導(dǎo)致檔案被惡意篡改或刪除。

二、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理并軌發(fā)展的基本原則

（一）共存原則

即便電子檔案表現(xiàn)出一定的優(yōu)勢，但依舊是在紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上逐漸發(fā)展和形成的，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)靈活運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)管理水平的提升，但并非完全摒棄過去紙質(zhì)檔案管理模式。另外針對電子檔案資源進(jìn)行管理時(shí)，可能存在檔案信息數(shù)據(jù)丟失或者泄漏的問題，為確保檔案資源的安全，應(yīng)當(dāng)將電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理充分結(jié)合起來，對電子檔案材料做好備份。與此同時(shí)，現(xiàn)階段部分單位檔案管理信息化建設(shè)還相對滯后，信息技術(shù)的應(yīng)用并未普及，部分檔案管理人員在實(shí)際工作中依舊較為依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。在這樣的情況下，應(yīng)當(dāng)確保紙質(zhì)檔案和電子檔案的共存，將二者充分聯(lián)系起來做好管理工作。

（二）互動原則

在實(shí)際工作中我們能夠了解到，紙質(zhì)檔案和電子檔案管理表現(xiàn)出不同的特征和要求，為促進(jìn)雙方的有效融合，充分發(fā)揮出紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)勢，應(yīng)當(dāng)推動雙方之間的互動。檔案管理人員需要根據(jù)單位實(shí)際需求來合理選擇科學(xué)的管理模式，推動紙質(zhì)檔案與電子檔案管理工作的不斷完善。對紙質(zhì)檔案管理而言，能夠借助于電子檔案管理的相關(guān)理念和技術(shù)方法來優(yōu)化基本流程，依靠高效的檢索功能來為使用者提供更加便捷化的服務(wù);對電子檔案管理而言，應(yīng)當(dāng)利用紙質(zhì)檔案管理模式的實(shí)體優(yōu)勢做好備份工作，確保檔案資源的安全性。加強(qiáng)雙方之間的互動才可以促進(jìn)檔案管理工作的一體化，最終形成更加系統(tǒng)完善的檔案管理模式。

三、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理并軌發(fā)展的對策

（一）進(jìn)行同步歸檔整理

近年來互聯(lián)網(wǎng)的普及發(fā)展讓信息技術(shù)在各個行業(yè)與領(lǐng)域中得以普及運(yùn)用，檔案管理工作亦是如此，在實(shí)際工作中逐漸建立了檔案信息化管理系統(tǒng)平臺，讓過去手工檔案管理開始朝著現(xiàn)代信息化管理邁進(jìn)。過去一直以來都是以紙質(zhì)檔案為主進(jìn)行管理，新時(shí)期下應(yīng)當(dāng)促進(jìn)電子檔案和紙質(zhì)檔案管理的充分融合，促進(jìn)管理效率和質(zhì)量的不斷提升。實(shí)際工作中首先應(yīng)當(dāng)確保電子檔案和紙質(zhì)檔案同步歸檔，紙質(zhì)檔案正式歸檔之前需要對其實(shí)施全面深入地審核后再予以歸檔，電子檔案信息也需要進(jìn)行仔細(xì)查驗(yàn)，歸檔時(shí)確保紙質(zhì)檔案與電子檔案的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)保持一致。其次需要對二者實(shí)施同步整理，對紙質(zhì)檔案與電子檔案實(shí)施同步整理，同一份檔案需要有對應(yīng)一致的編號，確保信息內(nèi)容保持一致，讓二者可以合二為一，規(guī)范整理流程。最后要確保紙質(zhì)檔案和電子檔案的同步鑒定。對電子檔案能夠選擇計(jì)算機(jī)實(shí)施鑒定，根據(jù)系統(tǒng)預(yù)設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)要求予以保存，紙質(zhì)檔案能夠隨時(shí)進(jìn)行鑒定，確保第一時(shí)間進(jìn)行歸檔。

（二）完善檔案管理制度

促進(jìn)紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的并軌發(fā)展和充分融合，必須要盡快構(gòu)建更加完善系統(tǒng)的檔案管理制度。要求檔案工作者應(yīng)當(dāng)充分了解在新時(shí)代背景下電子檔案管理工作的重要意義，基于目前的檔案管理工作模式把電子檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)融合其中，構(gòu)建二者協(xié)調(diào)互補(bǔ)的檔案管理制度，確保檔案管理工作能夠科學(xué)有序開展。同時(shí)必須要推進(jìn)實(shí)施統(tǒng)籌管理模式，把電子檔案和紙質(zhì)檔案分隔開來，確保二者既相互獨(dú)立又存在一定聯(lián)系。實(shí)際管理工作中需要分開設(shè)置針對電子檔案和紙質(zhì)檔案的獨(dú)立數(shù)據(jù)庫，確保兩個數(shù)據(jù)庫之間可以隨時(shí)對接，能夠傳輸共享各自的檔案信息資源。管理工作人員必須要發(fā)揮出兩種檔案自身的優(yōu)勢，在進(jìn)行檔案收集、存儲以及開發(fā)利用的過程中制定有針對性的方案對策，打造專門針對兩種檔案的管理體系，從而確保電子檔案和紙質(zhì)檔案在實(shí)際開發(fā)利用時(shí)能夠有效切換，促進(jìn)檔案管理服務(wù)實(shí)效性的提升[2]。

（三）強(qiáng)化共存和互動性

能夠預(yù)見到，紙質(zhì)檔案與電子檔案必然會保持長期共存管理的狀態(tài)，在現(xiàn)代信息技術(shù)持續(xù)發(fā)展革新的新時(shí)代下，二者之間的融合會更加深入。從現(xiàn)階段的實(shí)際情況來看，必須要強(qiáng)化雙方的共存與互動，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)充分融合。這里所說的共存性即單位內(nèi)部紙質(zhì)檔案材料和電子檔案資源的共同存在，對二者進(jìn)行共同管理。紙質(zhì)檔案是最先形成的，電子檔案是依托于信息技術(shù)而產(chǎn)生的，所以在管理過程中需要在開展好紙質(zhì)檔案管理工作的基礎(chǔ)上，利用電子檔案管理作為輔助。同時(shí)針對音視頻等檔案資源需要建設(shè)電子檔案存儲數(shù)據(jù)庫予以存檔，另外還可以通過刻錄光盤的方式來進(jìn)行實(shí)物存儲，如此一來二者即可共同存在，檔案資源的安全性與完整性也能夠得以保障。另外，檔案管理人員還需要在二者共同的前提下促進(jìn)它們之間的有效互動與聯(lián)系。紙質(zhì)檔案和電子檔案具有自身獨(dú)有的特征，做好紙質(zhì)檔案管理工作能夠?yàn)殡娮訖n案管理帶來穩(wěn)定支持，紙質(zhì)檔案管理過程中也需要靈活應(yīng)用信息技術(shù)的優(yōu)勢來彌補(bǔ)自身缺陷。電子檔案管理能夠?yàn)榧堎|(zhì)檔案管理帶來更多輔助，能夠促及紙質(zhì)檔案管理效率的提升。紙質(zhì)檔案和電子檔案的共存與互動屬于當(dāng)前檔案建設(shè)管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是推進(jìn)二者并軌發(fā)展的客觀要求。

（四）提升檔案人員素質(zhì)

推進(jìn)電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的并軌發(fā)展，首先檔案工作人員必須要革新自身的思想觀念，要加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)工作。在這一過程中應(yīng)當(dāng)定期組織檔案管理人員參與各類教育培訓(xùn)活動，讓其不單單能夠熟悉掌握紙質(zhì)檔案管理的具體方法和技巧，充分理解紙質(zhì)檔案管理的重要意義，同時(shí)還需要學(xué)習(xí)了解現(xiàn)代化的管理理論和專業(yè)知識，熟悉了解電子檔案管理技巧，充分發(fā)揮出信息技術(shù)在檔案管理活動中的優(yōu)勢與價(jià)值。借助于日常自主學(xué)習(xí)和積極參與培訓(xùn)活動，促進(jìn)檔案工作人員專業(yè)能力的持續(xù)提高，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方法和信息技術(shù)充分結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的同步科學(xué)管理。另外還能夠借助于引進(jìn)來、走出去的方式來促進(jìn)檔案管理人員隊(duì)伍整體素質(zhì)能力的提升，確保檔案管理工作的科學(xué)開展[3]。

四、結(jié)語

總而言之，推進(jìn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的充分融合屬于未來檔案管理工作的必然趨勢，在新時(shí)代下智慧生活與互聯(lián)網(wǎng)辦公開始成為常態(tài)，檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理人員要盡快更新自身思想觀念，堅(jiān)持從實(shí)踐工作出發(fā)，采用更加科學(xué)合理的方法促進(jìn)檔案管理水平的不斷提升。在實(shí)際工作中，要確保紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理工作的并軌發(fā)展，讓兩種不同的檔案管理模式充分融合，真正發(fā)揮出二者的優(yōu)勢，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升，真正發(fā)揮出紙質(zhì)檔案和電子檔案資源的價(jià)值與作用，助力單位各項(xiàng)工作的有序開展。

參考文獻(xiàn)

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