就業(yè)視角下高校學(xué)生檔案管理與數(shù)字化創(chuàng)新研究

阮紅兵

摘要：在教育改革背景下，高校招生范圍逐漸增加，為高校學(xué)生檔案管理工作提出了全新要求，同時(shí)也對(duì)高校畢業(yè)生就業(yè)產(chǎn)生了直接影響。高校檔案管理屬于綜合性較強(qiáng)的文獻(xiàn)資源管理工作，可以直接反映學(xué)校的管理水準(zhǔn)與教學(xué)水平，為保證學(xué)校管理體制，逐漸創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，高校需要逐漸提升檔案管理效果，在就業(yè)角度，分析高校檔案管理存在的現(xiàn)實(shí)問題，綜合現(xiàn)實(shí)需求提出完善方案，提升檔案管理數(shù)字化建設(shè)效果。

關(guān)鍵詞：就業(yè)視角;學(xué)生檔案管理;數(shù)字化建設(shè)

引言：

在高校管理角度來看，檔案管理屬于不可缺少的重要部分，對(duì)學(xué)生個(gè)人發(fā)展與學(xué)校整體發(fā)展都有著直接影響。通過檔案管理的方式，可以直接了解學(xué)生個(gè)人成績(jī)情況，同時(shí)也能直接反映高校教學(xué)效果，為保證教學(xué)發(fā)展正確性，教學(xué)體制得以創(chuàng)新，需要將檔案管理工作作為核心，為日后發(fā)展提供理論基礎(chǔ)。對(duì)于高校發(fā)展而言，檔案管理有著不可替代的效果，在進(jìn)入信息化發(fā)展的背景下，高校檔案管理需要在現(xiàn)實(shí)角度出發(fā)，逐漸完善已有的管理模式，合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，切實(shí)做好檔案服務(wù)與管理工作，逐漸增強(qiáng)檔案管理實(shí)效。本文主要針對(duì)高校檔案管理存在的問題進(jìn)行深入了解，希望通過完善檔案管理制度的方式，為學(xué)生就業(yè)提供良好基礎(chǔ)，探尋全新的高校發(fā)展思路，同時(shí)也能保證數(shù)字化技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域得到合理使用。

1高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題

1.1高校學(xué)生檔案管理不具有服務(wù)功能

高校學(xué)生檔案管理工作開展需要重視自身的服務(wù)功能，目前高校開展檔案管理工作時(shí)，服務(wù)功能整體喪失，造成這種情況的主要原因?yàn)椋簷n案管理工作人員綜合素質(zhì)不足，直接影響檔案管理水平。檔案管理工作人員由于缺乏責(zé)任心和專業(yè)素養(yǎng)，無法及時(shí)了解檔案管理工作流程，對(duì)學(xué)生檔案處理過于注意，從而造成數(shù)據(jù)丟失問題發(fā)生。其次為學(xué)生檔案內(nèi)容不具有真實(shí)性，存在重要數(shù)據(jù)缺失現(xiàn)象。我國高校在進(jìn)行檔案收入和檔案管理工作時(shí)，將學(xué)生成績(jī)作為重點(diǎn)，沒有真實(shí)記錄學(xué)生的在校表現(xiàn)和社會(huì)經(jīng)歷，從而形成了檔案記錄不完善現(xiàn)象。最后是檔案管理方法過于陳舊。目前高校在檔案管理工作開展中，依然使用傳統(tǒng)工作方法，不光耗費(fèi)了大量人力和物力資源，同時(shí)也無法保證檔案管理的真實(shí)性。

1.2檔案管理數(shù)字化建設(shè)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

目前高校檔案管理呈現(xiàn)出不標(biāo)準(zhǔn)和不統(tǒng)一現(xiàn)象，數(shù)字化程度較低，導(dǎo)致檔案管理體系存在問題。高校中不同學(xué)院各自為政，對(duì)檔案管理都有屬于自己的標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)校對(duì)于各學(xué)院的檔案管理工作開展統(tǒng)一化要求不高，直接制約了高校檔案管理發(fā)展。高校歸中國教育部直接管轄，不同地區(qū)的高校，在檔案管理工作開展中都有自己的特色，檔案管理工作開展受到軟件配置和硬件配置的影響，各校檔案管理開展的智能化程度有所差異。在數(shù)字化檔案管理體制建設(shè)過程中，學(xué)校需要自行采購所需設(shè)備，這也是造成檔案管理無法統(tǒng)一的主要原因。高校檔案管理工作開展，受到經(jīng)費(fèi)和軟硬件設(shè)備的影響，導(dǎo)致檔案管理工作無法達(dá)到理想目標(biāo)。

1.3系統(tǒng)存在安全隱患

高校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)已經(jīng)開始應(yīng)用了檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)運(yùn)行中需要得到校園網(wǎng)絡(luò)和其他網(wǎng)絡(luò)的支持，由于檔案管理系統(tǒng)預(yù)防能力相對(duì)較弱，可能存在病毒侵入和黑客入侵等風(fēng)險(xiǎn)。另外，系統(tǒng)運(yùn)行情況和管理人員綜合素質(zhì)有著直接聯(lián)系，部分管理人員網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)較弱，沒有查殺病毒和預(yù)防黑客的敏感性，在遇到系統(tǒng)問題時(shí)束手無策，從而限制了系統(tǒng)使用效果。高校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)沒有實(shí)現(xiàn)宏觀計(jì)劃，使用數(shù)據(jù)庫規(guī)模無法滿足檔案管理需求，若是出現(xiàn)學(xué)生檔案泄露情況，導(dǎo)致的后果無法想象。

2高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化建設(shè)

2.1提高檔案管理意識(shí)創(chuàng)新管理機(jī)制

在信息化快速發(fā)展背景下，高校需要加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作，合理應(yīng)用信息技術(shù)，對(duì)高校檔案管理意識(shí)進(jìn)行逐漸強(qiáng)化，保證檔案管理工作迅速完成轉(zhuǎn)型，從而滿足新時(shí)代發(fā)展要求。高校在構(gòu)建檔案管理制度過程中，需要制定完善的考核標(biāo)準(zhǔn)，做好檔案體制宣傳工作，為學(xué)生就業(yè)提供全方位指導(dǎo)。在檔案日常管理工作開展中，需要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行實(shí)施，保證工作人員具備良好的服務(wù)意識(shí)，確保數(shù)據(jù)獲取的真實(shí)性與可靠性，為學(xué)生就業(yè)提供良好保障。

2.2構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫

為保證檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，首先需要針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題進(jìn)行解決，根據(jù)現(xiàn)實(shí)需求制定檔案管理數(shù)據(jù)庫。高校檔案管理工作開展中，需要將文件資料作為核心，保證資料錄入效果，在資料錄入后需要進(jìn)行及時(shí)校對(duì)。對(duì)于部分無法查找的資料，需要使用數(shù)字化技術(shù)盡量還原，合理推廣成熟的檔案管理模式，全方位應(yīng)用軟件系統(tǒng)。在系統(tǒng)開發(fā)中需要大膽、創(chuàng)新，綜合現(xiàn)實(shí)工作需求，尋求檔案管理的全新路徑，在系統(tǒng)開發(fā)后需要注重推廣，從而解決檔案管理局限性問題。

2.3建設(shè)和完善高校檔案管理系統(tǒng)

通過已有網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行系統(tǒng)連接過程中，需要對(duì)服務(wù)器和客戶終端機(jī)進(jìn)行區(qū)別，保證傳統(tǒng)文件共享處理效果，只有將系統(tǒng)處理方式進(jìn)行合理劃分，才能為數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供穩(wěn)定條件。在構(gòu)建數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)時(shí)，部分用戶只能觀察到系統(tǒng)界面，若想調(diào)取數(shù)據(jù)庫中某些數(shù)據(jù)，需要發(fā)出數(shù)據(jù)調(diào)取請(qǐng)求，在系統(tǒng)作出響應(yīng)后，將指令傳輸給工作站。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)具有工作站特點(diǎn)，需要確保軟件運(yùn)行效果，根據(jù)軟件運(yùn)行需求配置硬件系統(tǒng)。在檔案管理工作時(shí)需要依靠系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)，完成數(shù)據(jù)資源充分利用，逐漸提升檔案數(shù)據(jù)管理效率。

結(jié)束語：

綜上所述，本文主要針對(duì)高校學(xué)生檔案管理與數(shù)字化創(chuàng)新進(jìn)行深入研究，綜合現(xiàn)實(shí)需求提出，在高校管理角度來看，檔案管理已經(jīng)成為重點(diǎn)，若想保證檔案管理工作為學(xué)生就業(yè)提供良好基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展，在初始階段需要根據(jù)發(fā)展需求構(gòu)建數(shù)字化管理平臺(tái)，明確高校檔案管理工作未來發(fā)展方向。由于我國高校檔案管理工作缺乏理論基礎(chǔ)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，在信息化創(chuàng)新過程中依然遇到多種問題，在未來發(fā)展中仍需大膽突破，將重點(diǎn)放在系統(tǒng)開發(fā)和創(chuàng)新方面，將信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，構(gòu)建強(qiáng)大的數(shù)字化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的合理創(chuàng)新。

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